Politechnika Wrocławska Wałbrzych, maj 2013r

ZZOD w Wałbrzychu Rok akademicki 2012/13

Wydział Budownictwa Lądowego i Wodnego

Podstawy negocjacji

Autor: Maciej Kosal, nr indeksu 202995

Wykładowca: dr Jerzy Kordas

Kurs: Socjologia organizacji i kierowania

Na negocjacjach opiera się cała współczesna gospodarka i polityka, ale również codzienne życie każdego z nas. Pojęciem negocjacji od dawna zajmują się dwaj wybitni socjologowie: Roger Fisher i William Ury z Uniwersytetu Harvarda – autorzy publikacji „Dochodząc do TAK. Negocjowanie bez poddawania się”, światowego bestsellera przetłumaczonego na ponad 20 języków i sprzedanego w ponad 5 milionach egzemplarzy.

Umiejętność skutecznego dojścia do porozumienia jest ceniona przez pracodawców, dlatego też warto zapoznać się z podstawowymi zasadami i technikami negocjacji.

W niniejszym opracowaniu przybliżę 12 podstawowych zasad i technik negocjacji tych małych i dużych.

Negocjacje to dwustronny proces komunikowania się, którego celem jest osiągnięcie porozumienia, gdy przynajmniej jedna strona nie zgadza się z daną opinią lub z danym rozwiązaniem sytuacji ¹. Jest to proces wzajemnego poszukiwania takiego rozwiązania, które satysfakcjonowałoby wszystkie zaangażowane w konflikt strony. Należy tutaj zaznaczyć, że zgodnie z przyjętymi przez Fishera i Ury’ego zasadami, po zakończeniu negocjacji – handlowych czy każdych innych – żadna ze stron nie może czuć się przegrana. To tzw. Zasada win-win:

„W sytuacji WIN-WIN chodzi o to, jak obie strony czują się po zakończonych rozmowach. Jaki jest poziom ich satysfakcji i zadowolenia z przeprowadzonych rozmów. Rozwiązanie WIN-WIN ma na celu pozostawić każdą ze stron w poczuciu osiągniętego sukcesu nawet, jeśli któraś ze stron nie zdobyła tego, na czym jej zależało” ².

1. Sztuka ustępowania

Jedna z najważniejszych umiejętności negocjatora. W wyniku zamierzonych ustępstw nasz partner ma przekonanie, że to on jest bardziej umiejętnym i szanowanym rozmówcą.

Nie można przesadzać z ustępowaniem drugiej stronie. Zależy nam na własnym zysku a nie poddaniu się bez walki. Gary Karrass w swojej książce „Dobić targu” przedstawił kilka wskazówek dotyczących sztuki ustępowania: ³

• Ustępstwa powinny być niewielkie: drobne ustępstwa mogą usatysfakcjonować partnera w podobnym stopniu, co ustępstwo o większych rozmiarach;

• Ustępstwa powinny stopniowo maleć: powoduje to wrażenie, że strona ustępująca zbliża się do z góry ustalonego limitu swoich możliwości i dalsze naleganie na może doprowadzić do zerwania rozmów;

• Ustępować należy powoli i niełatwo: rozmówca będzie miał wrażenie, że rezygnujemy z czegoś cennego;

• Nie każde ustępstwo musi być odwzajemnione;

• Unikaj zasady „dzielenia różnicy na pół”: może to być niekorzystne dla jednego z partnerów;

• Należy ostrożnie traktować „absurdalną propozycję” drugiej strony: wysuwając absurdalną ofertę negocjator może chcieć dowiedzieć się, czy jego oponent jest skłonny do dużych ustępstw;

• Nie idź pierwszy na ustępstwa w ważnych sprawach: ustępujący bardzo osłabia swoją pozycję;

• Nie należy eskalować ustępstw pod koniec negocjacji.

1. Mierz wysoko

Faktem jest, że wysokie żądania negocjatora korzystnie wpływają na osiągane przez niego rezultaty oraz (w razie konieczności) umożliwiają ustępstwa na korzyść partnera.

Trzeba jednak wiedzieć, że zbyt wysokie żądania – oceniając obiektywnie – mogą zirytować partnera, a w konsekwencji utrudnić prowadzenie z nim rozmowy.

Dobrze opisał to Paweł Dąbrowski: „najprawdopodobniej najlepszą strategią jest wysuwanie takich żądań, które partner uzna za spore (budzi to bowiem respekt i po prostu jest korzystne), ale nie przesadne (co mogłoby powodować irytację i stanowić przyczynę poszukiwania innego partnera negocjacji)” ⁴.

1. Nie zgadzaj się zbyt szybko

Wynika to z co najmniej dwóch powodów:

• druga strona rozpoczyna rozmowy zwykle od wygórowanych żądań (por. pkt 1, 2),

• przystanie na pierwszą propozycję może wywołać u partnera poczucie braku pełnej satysfakcji, ponieważ będzie sądził, że mógł uzyskać więcej.

Więc „zanim się ostatecznie zgodzisz przynajmniej raz powiedz nie” ⁵.

1. „Muszę zapytać szefa…”

W prosty sposób można zyskać przewagę nad partnerem, jeżeli będziemy się zasłaniać brakiem uprawnień do podejmowania ważnych decyzji. Strona mająca pełne kompetencje do prowadzenia rozmów, często ustępuje łatwiej i szybciej, sądząc, że jej działania zostaną zrównoważone, a wcale tak być nie musi.

1. Sytuacja hipotetyczna: „co by było, gdyby...”

Polega ona na zadaniu partnerowi pytania typu „co by było, gdyby...” i oczekiwaniu ewentualnych propozycji. Można w ten sposób poznać prawdziwe intencje partnera i uzyskać od niego wiele istotnych informacji.

W przypadku stosowania tej techniki należy zwracać uwagę na reakcje niewerbalne, gesty naszego rozmówcy.

1. „dobry i zły”

Chodzi o upozorowanie sporu między partnerami po tej samej stronie. Jeden z nich jest „zły”, a drugi „dobry”. Negocjacje rozpoczyna „zły”. Ma on za zadanie postawić wygórowane żądania, jest agresywny, oczekuje licznych ustępstw. Natomiast drugi przedstawia korzystniejszą opcję, nieznacznie zmniejsza żądania poprzednika, jest grzeczny, uprzejmy, spokojny, ciągle wychodząc na swoje.

W takiej sytuacji rozmówca może wybrać wersję „miłego człowieka” mimo, że wcale nie jest ona dla niego całkowicie satysfakcjonująca.

1. Czas to pieniądz

Czas ma ogromny wpływ na rezultat negocjacji. Zależą od niego zarówno sukces jak i klęska całego procesu znajdowania porozumienia. Jest kilka technik z nim związanych:

• celowe przedłużanie czasu trwania rozmów,

• unikanie podjęcia decyzji – strona dąży do przedłużania negocjacji do momentu, w którym układ sił zmieni się na jej korzyść,

• terminy ostateczne (ang. deadline);

a także:

• „przesadne analizowanie drobiazgów,

• oczekiwanie na dalsze instrukcje,

• prowokowanie rozbieżności i utarczek słownych,

• zmiana składu delegacji,

• podnoszenie starych problemów,

• naleganie na pełne tłumaczenie tekstów,

• żądanie zmiany miejsca negocjacji,

• późniejsze rozpoczynanie,

• wcześniejsze kończenie,

• odwoływanie spotkań” ⁶.

Szczególnie ciekawą kwestią jest wybór pory dnia na prowadzenie rozmów. Pora „wcześniejsza korzystna jest dla tzw. „skowronków”, których preferowany tryb pracy przypada na godziny poranne i przedpołudniowe, a późniejsza – dla „sów”, świetnie funkcjonujących do późnej nocy, lecz mającym trudności ze skoncentrowaniem się nawet do godz. 11-tej w ciągu dnia” ⁷.

Nie bez znaczenia jest również wiek negocjatora. Można przypuszczać, że ludzie starsi gorzej znoszą długie i wyczerpujące negocjacje.

1. Kontrprzykład

Konieczność przeprowadzenia procesu negocjacji wynika z odmiennych przekonań stron. Jeżeli stanowisko rozmówcy jest błędne, zawsze można podać przykład który je podważy.

1. Technika wskazania ewentualnych konsekwencji.

„Jeśli można przeciwnikowi dać do zrozumienia, że gdyby jego zdanie zwyciężyło, zaszkodziłoby to dotkliwie jego interesom, wówczas odrzuci je tak prędko, jak gdyby nieostrożnie dotknął gorącego żelaza” ⁸.

1. Technika bagatelki

Technika drobnych kroków: jeże1i nie możemy osiągnąć porozumienia w głównej sprawie, to dążymy do osiągnięcia go najpierw w małych sprawach. W ten sposób chcemy przełamać opory drugiej strony poprzez udowodnienie, że mimo trudności potrafimy się jednak dogadać.

1. Ultimatum

Polega na manifestacji siły, aby zmusić drugą stronę do konstruktywnych rozmów lub do ustępstw. Polega ona na przedstawieniu propozycji w formie ultimatum: albo ... albo ...

1. Technika oświadczenia publicznego

Oświadczenia składane publicznie przez jedną ze stron na ogół wiążą się z przyjęciem sztywnego stanowiska przez składającą je stronę. Wiąże się to z presją w stosunku do osób, które słyszały oświadczenia, a także w stosunku do negocjatorów ⁹.

W ww. pracy przedstawiłem jedynie ważniejsze techniki negocjacyjne. Wszystkich sposobów dojścia do konsensusu jest zdecydowanie więcej, przy czym te wymienione są najbardziej znane i powszechnie stosowane.

Umiejętność negocjowania wymaga stosowania w praktyce wiedzy z zakresu wielu dziedzin. Wymaga również zdolności, pewnych osobistych predyspozycji jak i osobistego zaangażowania negocjatora. Szczególnie ważna jest doskonała znajomość problemów stanowiących przedmiot negocjacji.

Zapoznanie się z przedstawionymi technikami umożliwi sprawniejsze i bardziej efektywne (o ile nie efektowne) prowadzenie rozmów z klientem, inwestorem, przełożonym i podwładnym.

BIBLIOGRAFIA

1. Dąbrowski P. J., Praktyczna teoria negocjacji, SORBOG, Warszawa 1990r.

2. Karrass G., Dobić targu, Wydawnictwo Businessman, Sopot 1991r.

3. Raba A., Zasada WIN-WIN w negocjacjach! [online], IICD, [dostęp: 01-05-2013], Dostępny w Internecie: www.negocjowanie.com.pl/?jaonegocjacjachisprzedazy,000014

4. Schopenhauer A., Erystyka, czyli sztuka prowadzenia sporów, Almapress, Warszawa 1986r.

5. Stalmaszczyk M., Negocjacje kontraktów handlowych. Poradnik dla eksporterów i importerów, Centrum Doskonalenia Kadr Handlu Zagranicznego, Warszawa 1992r.

6. Urban S., Podstawowe metody negocjacji i warunki ich stosowania [online], Otwarty Uniwersytet Ekonomiczny, [dostęp: 04-05-2013], Dostępny w Internecie: www.wiedzainfo.pl/wyklady/127/podstawowe_metody_negocjacji_i_warunki_ich_stosowania.html

7. Ury W., Fisher R., Dochodząc do TAK. Negocjowanie bez poddawania się, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2007r.

---

1. R. Fisher, W. Ury, Dochodząc do TAK. Negocjowanie bez poddawania się, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2007r., s. 13.↩

2. A. Raba, Zasada WIN-WIN w negocjacjach! [online], IICD, [dostęp: 01-05-2013], Dostępny w Internecie: www.negocjowanie.com.pl/?jaonegocjacjachisprzedazy,000014↩

3. G. Karrass, Dobić targu, Wydawnictwo Businessman, Sopot 1991r., s. 10.↩

4. P. J. Dąbrowski, Praktyczna teoria negocjacji, SORBOG, Warszawa 1990r., s. 69.↩

5. G. Karrass, Dobić targu, Wydawnictwo Businessman, Sopot 1991r., s. 88.↩

6. M. Stalmaszczyk, Negocjacje kontraktów handlowych. Poradnik dla eksporterów i importerów, Centrum Doskonalenia Kadr Handlu Zagranicznego, Warszawa 1992r., s. 116.↩

7. P. J. Dąbrowski, Praktyczna teoria negocjacji, SORBOG, Warszawa 1991r., s. 94.↩

8. A. Schopenhauer, Erystyka, czyli sztuka prowadzenia sporów, Almapress, Warszawa 1986r., s. 137.↩

9. S. Urban, Podstawowe metody negocjacji i warunki ich stosowania [online], Otwarty Uniwersytet Ekonomiczny, [dostęp: 04-05-2013], Dostępny w Internecie: www.wiedzainfo.pl/wyklady/127/podstawowe_metody_negocjacji_i_warunki_ich_stosowania.html↩