Z pojęciem aktu administracyjnego wiąże się kwestia prawomocności aktu – mocy obowiązującej aktu w czasie.
* prawomocność formalna – to niezaskarżalność aktu przez adresata tego aktu za pomocą zwykłych środków zaskarżenia, np. upłynięcie czasu bądź wydanie aktu przez organ II instancji
prawomocność formalna = decyzja ostateczna
* prawomocność materialna – niewzruszalność aktu, tak przez adresata, jak i przez organ wyższego stopnia (wyjątek – wywłaszczenie prawa – minister w stosunku do decyzji organów rządowych oraz wojewoda w stosunku do organów samorządowych – może uchylić każdą decyzję ostateczną).
Struktura aktu administracyjnego (budowa aktu):
Akt administracyjny może być aktem sformalizowanym bądź odformalizowanym (można też powiedzieć aktach komunikowanych na piśmie, w postaci dokumentu elektronicznego bądź ustnie).
Akt sformalizowany musi mieć wymogi kodeksowe, np. kto wydał decyzję, do kogo, w jakiej sprawie, jakie rozstrzygnięcie, podpis itd.
Akty administracyjne mogą być sformalizowane bardziej niż przewiduje kodeks postępowania administracyjnego, ponieważ mogą być do niego dołączone klauzule dodatkowe, np. termin obowiązywania aktu (początkowy, końcowy) czy w postaci warunku (zdarzenie przyszłe i niepewne) – przykładem jest rozpoczęcie budowy – jeśli budowa nie rozpocznie się w ciągu 3 lat, pozwolenie wygasa. Możemy też dodać zlecenie – czyli obowiązek określonego zachowania się w przyszłości – jeżeli adresat nie wykona zlecenia, trzeba będzie uchylić cały akt główny.
Formy działania administracji:
W sferze wewnętrznej – akt administracyjny wewnętrzny.
Polecenie służbowe – jest to czynność władcza, indywidualna, stosowana w warunkach podległości organizacyjnej pomiędzy wydającym akt, a adresatem aktu.
Polecenia służbowe są uregulowane w dwóch ustawach – o pracownikach urzędów państwowych i o pracownikach samorządowych. Pracownik organu administracji publicznej ma obowiązek sumiennie i starannie wykonywać polecenia służbowe.
Są przypadki, w których pracownik musi podjąć odpowiednie czynności w związku z poleceniem służbowym – jeśli w jego ocenie polecenie jest pomyłką, godzi w interes społeczny, bądź jest niezgodne z prawem (innym niż karne) – pracownik powinien żądać potwierdzenia polecenia na piśmie. Pracownik powinien takie polecenie wykonać, zawiadamiając o tym kierownika przełożonego, który wydał polecenie.
Polecenia służbowego wykonać nie wolno:
* gdyby wykonanie stanowiło przestępstwo,
* gdyby wykonanie spowodowałoby niepowetowaną stratę materialną.
Formy niewładcze działania administracji:
*Ugoda administracyjna – ugoda w prawie polskim jest regulowana przepisami k.p.a., jest to instytucja bardzo rzadka, wręcz martwa.
* Umowa cywilno –prawna – administracja oprócz wykonywania zadań o charakterze administracyjnym (władczym) działa także jako dominium (właściciel). Musi w tej sferze posługiwać się formami charakterystycznymi dla prawa cywilnego – umową. Umowa jest nieraz niezbędna, aby realizować właściwie zadania.
Organ nie nabywa składników poprzez wydanie decyzji, ale poprzez umowę cywilno-prawną , np. zakup papieru do urzędu.
Administracja może też zbywać składniki majątkowe – np. ruchomości czy nieruchomości, mogące być przedmiotami obrotu.
Swoboda umów:
* wola (chęć) zawarcia umowy,
* wybór kontrahenta,
* treść (np. kwota sprzedaży). Administracja posługuje się umową cywilno-prawną w sferze dominium.
Kolejną formą niewładczą administracji publicznej jest porozumienie administracyjne – jest to dwustronne lub wielostronne oświadczenie woli podmiotów z zakresu administracji publicznej, dotyczące wspólnego wykonywania zadań publicznych. W takim porozumieniu mamy publiczne podmioty i publiczny przedmiot. Możemy mówić o dwóch typach porozumień:
I typ – wykonywanie zadania publicznego przez jedną stronę porozumienia przy finansowaniu zadania przez inne, np. jedna gmina buduje wysypisko, a inne finansują użytkowanie dla wszystkich,
II typ – podmioty uczestniczące w porozumieniu tworzą nową osobę prawną – zadanie jest wykonywane przez właśnie tą osobę prawną – związek międzygminny, wykonuje on zadania na rzecz gmin tworzących związek, np. związek komunikacyjny 16 gmin wykonujący zadania dotyczące lokalnego transportu zbiorowego.
Przyrzeczenie (promesa) – obietnica – jest to rodzaj zobowiązania się organu względem określonego podmiotu do określonego zachowania się w przyszłości. Bardzo rzadka instytucja w prawie polskim. Najbardziej znaną promesą jest promesa koncesji (spełnienie warunków = udzielenie koncesji).
Wiąże ona organ koncesyjny, ale są wyjątki – kiedy w sposób istotny zmienią się okoliczności faktyczne.