1. Podstawowe funkcje kodów.
numer identyfikacyjny – to symbol/kod za pomocą którego można jednoznacznie i bezbłędnie rozpoznać, określić i nazwać dane kodowane obiektu. Jest to numer niepowtarzalny dla danego obiektu, czyli ten sam kod nie może zostać dwukrotnie nadanyKod ident powinien spełniać wymagania:- jednoznaczność – każdy z kodowanych obiektów powinien posiadać tylko jeden numer identyfikacyjny w ramach systemu kodowania- niezmienność – kod identyfikacyjny powinien być tak długo nie zmieniany jak długo istnieje kodowany obiekt
kody klasyfikacyjne – są to kody za pomocą których dany obiekt można przyporządkować do pewnej grupy (klasy) utworzonej zgodnej z podanymi kryteriami np: numery rejestracyjne, kod kreskowy, pesel. Klasę ustala się poprzez pewną liczbę wybranych cech charakteryst.Służy ona wybraniu elementów, które posiadają pewne wyszczególnione cechy w logiczną całość, oraz w odróżnieniu ich od innych grup obiektów.Przedmioty o takim samym symbolu identyfikacyjnym są jednakowe pod względem wyznaczonym (kodowanym) cech charakterystycznych, natomiast nie są identyczne

3. Podstawowe elementy systemu informatycznego

Sprzęt – zbiór składający się z urządzeń technicznych tj. komputer, monitor, router, kamera, stacje robocze, serwery, infrastruktura teleinformatyczna. Oprogramowanie (systemy operacyjne, aplikacje użytkowe, systemy bazodanowe). Zasoby osobowe: personel obsługujący system informatyczny, użytkownicy oraz osoby tworzące i programujące system.
Organizacja – sprawia, że poszczególne elementy systemu stanowią całość. Zawiera w sobie strategię rozwoju, procedury, politykę, reguły i zasady korzystania.

4. Klasyfikacja systemów informatycznych zarządzania.

-systemy dziedzinowe – np. finansowo - księgowe (FK), kadrowo-płacowe (KP), gospodarki magazynowej (GM) – tylko w ograniczonym zakresie przydatne dla controllingu(np. FK - GMG, Rewizor GT, HMS/efka);

-oprogramowanie branżowe: koncentracja na wspomaganiu „codziennych” procesów typowych dla danej branży, również mało przydatne dla controllingu (np. iPlan, Celina);

-oprogramowanie niezależne od branży: dobre funkcje controllingowe szczególnie w obszarze przetwarzania danych rzeczywistych; jednakże wysoka elastyczność w dopasowaniu do specyfiki branży (np. IFS, proALPHA, TETA, R3);

-specjalistyczne oprogramowanie do controllingu: problem organizacji do „systemu matki” poprzez to, analizy możliwe tylko na podstawie syntetycznych wartości wskaźnikowych;

-inne oprogramowanie specjalistyczne (np. systemy baz wiedzy, e-commerce): także problem utworzenia łącza; najczęściej mogą służyć tylko jako narzędzia dodatkowe.

5. Pojęcie zintegrowanego systemu informatycznego (ZSI).

Zintegrowany system informatyczny, to modułowo zorganizowany system informatyczny, obsługujący wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa począwszy od marketingu, poprzez techniczne przygotowanie produkcji.

Jest systemem, w którym: -Użytkownik korzysta z własnej stacji roboczej i jest w stanie skorzystać z dowolnej funkcji systemu

-W obrębie całego systemu użytkownicy korzystają z jednakowego interfejsu. -Dane są wprowadzone do systemu tylko jeden raz i automatycznie się uaktualniają.
Podstawowe cechy: Kompleksowość obejmuje wszystkie działy funkcjonowania organizacji; Integracja danych i procesów (wewnątrz organizacji <pomiędzy jej modułami> i jej otoczeniem; Elastyczność strukturalna i funkcjonalna; Otwartość- musi być tak zbudowany, aby można było go rozbudowywać i aby mógł się komunikować z innymi systemami; Zaawansowanie merytoryczne- dostosowany do aktualnej wiedzy i narzędzi wykorzystywanych w organizacji; Zaawansowanie technologiczne- zgodny z aktualnymi standardami sprzętowo-programowymi oraz możliwość przenoszenia na nowe platformy sprzętowe;Zgodność z przepisami np. z Ustawą o rachunkowości

Korzyści ZSI:- centralna baza danych, ogólna dla wszystkich,

- brak konieczności wprowadzania danych wielokrotnie, -dostępność danych pomiędzy modułami; - automatyczne przekazywanie danych i inf. między modułami; - możliwość planowania finansowego we wszystkich możliwych przekrojach i analiza konsekwencji.

6. System dedykowany: to rodzaj syst inform dopasowanego do indywidualnych potrzeb, sporządzony na zamówienie klienta. Oparty przede wszystkim na wytycznych docelowego użytkownika. Proces tworzenia systemu dedykowanego ma na celu zaspokojenie potrzeb przedsiębiorstwa i poszczególnych sektorów jego działalności. Dopasowany do takich szczegółów jak np.: drukowanie dokumentów danego działu. Skomplikowana faza projektowania, wysokie nakłady na wdrożenie.np duże instytucje sektora publicznego,finansowego
System standardowy: to system przygotowany dla anonimowego odbiorcy. Zaletą jest uniwersalność, dostępność w każdym momencie, niższa cena. Są mniej elastyczne od syst dedyk i wymagają dostosowania szeregu rozwiązań organizacyjnych do specyfiki systemu. Mają prostą fazę projektowania. Niższe nakłady na wdrożenie. Branża produkcyjna, usługowa, handlowa.

7. Pojęcie procesu produkcyjnego. Zestaw wzajemnie powiązanych zasobów, które przetwarzają stan wejściowy w wyjściowy. Logiczny ciąg czynności, uporządkowanych celowo, wykonywanych w toku produkcji począwszy od pobrania materiału wejściowego z magazynu, poprzez wszystkie operacje technologiczne, transportowe, magazynowe, a także procesy naturalne aż do dostarczenia klientowi określonego wyrobu zgodnego z jego wymaganiami.

WEJŚCIE-> PROCES PRZETWARZANIA->WYJŚCIE

8. Model procesu produkcyjnego w przedsiębiorstwie handlowym. Potrzeby rynku=> Opracowanie katalogu towarów-> zaopatrzenie-> zamawianie dostawy; ->Przyjęcie zam-> magazynowanie towarów >sprzedaż, wydanie, fakturowanie->serwis monitoring =>Realizacja potrzeb rynku. Plus z boku są kadry, płace, finanse i księgowość

9. Podstawowe funkcje modułu Zamówienia Obce (ZO) systemu Rekord.ERP. Zarządzanie kartoteką klientów; Ewidencja zamówień; Ewidencja i kalkulacja wstępna zapytań ofertowych zgłaszanych przez odbiorców; Monitorowanie procesu obsługi zamówień; Emisja elektroniczna potwierdzeń zamówień

10. Powiązania modułu ZO z pozostałymi modułami systemu Rekord.ERP. ZO-> TPP (dane do kalkulacji); ZO-> GM (dostawy wyrobów i towarów); ZO <->Klient (oferty, zamówienie); ZO-> Fakturowanie (zamówione pozycje); ZO<-> Zarz.produkcją (zapotrzebowanie na wyroby, zaawansowanie realizacji zlecenia); ZO->Zamówienia własne (zapotrzebowanie na towary)

11. Sposoby ustalanie ceny wyrobów/towarów handlowych.

Cennik: ogólny- w zakładce sprzedaż ustalane jest 6 cen podstawowych z możliwością przypisania ich do kontrahenta; indywidualny- (dla konkretnego kontrahenta)na dokumentacji handl możemy wprowadzić prostsze nazwy; zasady cenowe rabaty powyżej konkretnej kwoty; promocje- na pewien okres dla konkretnej grupy indeksów (%-pewien ciąg znaków) ustalenie określonej ceny dla jednego lub grupy kontrahentów; kalkulacja ofertowa na podstawie TKW.

12. Różnica pomiędzy ofertą i zamówieniem. Oferta jest przygotowywana jako odpowiedz na zapytanie ofertowe potencjalnego klienta lub przez dział handlowy w ramach akcji pozyskiwania nowych odbiorców. Zamówienie jest zobowiązaniem przedsiębiorstwa do dostarczenia wyrobu lub realizacji usługi zgodnie z uzgodnionymi warunkami. W szczególnych przypadkach może istnieć konieczność podpisania umowy.

13. Podstawowe elementy oferty: cena, termin realizacji,określenie wyrobu/usługi, ilość, warunki dostawy, warunki płatności, datę ważności (czyli do kiedy obowiązuje).
Zamówienie zawiera to co oferta, czyli co, ile, za ile, kiedy, jak zapłacą, jak dostarczymy, oprócz terminu obowiązywania.

14. Podstawowe funkcje modułu Zamówień Własnych (ZW) systemu Rekord.ERP. prowadzenie kartoteki kontrahentów; prowadzenie kartoteki ofert od dostawców; tworzenie zamówień zaopatrzeniowych; monitorowanie realizacji zamówień zaopatrzeniowych.

15. Powiązania modułu ZW z pozostałymi modułami systemu Rekord.ERP. ZW-> TPP (dane do kalkulacji); ZW-> GM (dostawy materiałów,towarów); ZW <->Klient (oferty, zamówienie); ZW-> Fakturowanie (zamówione pozycje); ZW<-> Zarz.produkcją (zapotrzebowanie na materiały, zaawansowanie realizacji zlecenia); ZW-> Zamówienia obce (zapotrzebowanie na towary)

16. Wyjaśnić pojęcie zapotrzebowania zależnego wynikające z zapotrzebowania na wyroby wyższej złożoności. Powinno być szczegółowo wyliczone na podstawie relacji zapisanych w opisie struktury wyrobu. Model zmiennego cyklu i zmiennej wielkości dostawy.

Zapotrzebowanie niezależne: Zapotrzebowanie nie pozostające w związku z innymi zapotrzebowaniami na dany element, np. zapotrzebowanie na elementy przeznaczone na sprzedaż lub wynikające z potrzeb serwisu. Zapotrzebowanie to jest na ogół prognozowane. Niezależność zapotrzebowania rozumiemy także jako wynikającą z faktu, że zapotrzeb to powstaje poza przedsiębiorstwem (na rynku). Model stałej wielkości i stałęgo cyklu zamawiania).

17. Różnica między zapotrzebowaniem zależnym i niezależnym od popytu. W zależnym jedną z danych wejściowych jest zamówienie własne(np. na produkcje) lub zapotrzebowanie na towary wynikające z zamówień obcych (gdy jest zamówienie obce wtedy zamawiamy). Natomiast w zapotrzebowaniu niezależnym brane są pod uwagę tylko minimalne i normatywne stany magazynowe z KIM oraz stany magazynów z GM. (to co jest w magazynie i to co powinno być) W zaopatrzeniu zależnym zamawiamy tyle ile np. wynika z zamówień klientów, a w zaopatrzeniu niezależnym jak nam spadnie zapas do zapasu min, albo normatywnego to zamawiamy jakąś ilość (zawsze taką samą)

18. Przykład danych wejściowych i wyników określania zapotrzebowania w układzie niezależnym od popytu.

Brane są pod uwagę tylko minimalne i normatywne stany magaz z KIM i stany magazynów z GM. Określa się zapotrzebowanie-> zamówienie zaopatrzen ->dostawce.

Tworzenie zamówień zaopatrzeniowych w oparciu o zapotrzebowanie niezależne jest racjonalne, gdy towary są sprzedawane w sposób ciągły, regularny lub występuje konieczność utrzymywania określonego poziomu zapasów ze względu na cykl realizacji dostaw – cykl realizacji dostaw długi w porównaniu z cyklem realizacji zamówienia.

20. Stan kartoteki potrzeb materiałowych (MRP) w kolejnych etapach realizacji procesu produkcyjnego w przedsiębiorstwie handlowym = przykład. (tabelki)

21. Wyjaśnić znaczenie kartoteki ofert od dostawców (jakie zawiera podstawowe dane i do czego one służą).

Kartoteka Ofert dostawców wg indeksu zawiera w górnym oknie listę indeksów a w dolnym informacje o wszystkich ofertach dostawców na dany indeks.
Kartoteka Ofert dostawców wg dostawcy zawiera w górnym oknie listę dostawców a w dolnym informacje o wszystkich ofertach od danego dostawcy. Oferty te można edytować:

Określając nazwę dostawcy lub skorzystać można z katalogu kontrahentów. Użytkownik może także dokonać wyboru typu poddostawcy jako kwalifikowanego, niekwalifikowanego, specjalnego itp. Konieczne jest również określenie pozycji dni dostawy (czas potrzebny na dostarczenie pozycji zamówienia od kontrahenta do odbiorcy, od momentu potwierdzenia zamówienia) oraz % udziału w dostawach ( dla indeksu zamawianego u kilku kontrahentów), gdyż informacje te są potrzebne dla systemu do obliczania punktów zamawiania. Oferta zawiera również cenę, min i max wielk. zamówienia, indeksy i nazwy towarów(własny i obcy)

23. Podstawowe funkcje modułu Gospodarki Magazynowej (GM).

-prowadzenie kartoteki kontrahentów

-wprowadzenie i archiwizacja dokumentów obrotu magazynowego

-ewidencja stanów magazynowych materiałów/towarów, detali, półfabrykatów, wyrobów z dokładnością do partii (ilościowa i wartościowa)

-przeprowadzenie inwentaryzacji

24. Scharakteryzować podstawowe dokumenty obrotu magazynowego
PZ - przyjęcie zewnętrzne.Używany przy zakupie materiału oraz nieodpłatnym przyjęciu (wymagana adnotacja „nieodpłatne przyjęcie”). Dokument wystawiany w 3 sztukach (oryginał + 2 kopie), wystawiany przez odpowiedniego pracownika magazynu na podstawie faktury lub rachunku uproszczonego.

Oryginał – składany do działu księgowości

Kopia – dołączana do faktury

Druga kopia – pozostaje w aktach magazynu

Dokument powinien zawierać: pieczątkę i numer zakładu, nr dokumentu magazynowego, dokładny adres dostawcy oraz jego NIP i REGON, nr faktury VAT lub rachunku uproszczonego, dokładną nazwę materiału, otrzymana ilość, datę oraz podpis osób zarządzających przyjmowaniem materiałów.

RW – ruch wewnętrzny. Dokument potwierdzający wydanie materiałów na potrzeby wewnętrzne jednostek organizacyjnych przedsiębiorstwa. Wystawiany przez jednostkę pobierającą materiał.

Oryginał – dział księgowości

Kopia – magazyn wydający materiał

Druga kopia – osoba pobierająca

Jednostka pobierająca -> magazyn -> księgowość

Wystawiany dokument musi zawierać: nazwę materiału, ilość, jednostkę miary, nazwę jednostki pobierającej (pieczęć), oryginalny podpis osoby zatwierdzającej, źródło finansowania. Następnie magazyn uzupełnia dane: data wydania, numer magazynu, numer bieżący dowodu, indeks, jednostka miary, ilość wydana, podpis osoby wydającej. Dokumenty ułożone chronologicznie przekazywane są do działu księgowości przeważnie raz w miesiącu.

PW- przyjecie wewnętrzne Materiały, towary i produkty są przekazywane do magazynu przyjecie wewnętrzne.

Dokument wystawia tu mistrz odcinka produkcyjnego. Danymi, które wprowadza się: nazwa odcinka, symbol, nazwa wyrobu, materiału, ilość, typ zlecenia, numer zlecenia, data wprowadzenia. Dane o wyrobie, materiale, pobierane są z kartoteki wyrobów. Kontroli

ilościowej i asortymentowej dokonują pracownicy przyjmujący wyroby i materiały.

WZ – wydanie na zewnątrz. Służy do udokumentowania:

Rozchodu materiału przeznaczonego na sprzedaż,

Rozchodu materiałów podlegających przerobowi we własnych jednostkach organizacyjnych, Nieodpłatnego przekazania. Oryginał – dział księgowości. Kopia – odbiorca

Druga kopia – magazyn. Trzecia kopia wraz z zamówieniem – dział gospodarki materiałowej. Dokument powinien zawierać: dokładne dane jednostki lub osoby zamawiającej, nr magazynu, nazwę materiału, indeks, jednostkę miary, cenę, ilość podaną w zamówieniu, ilość wydaną przez magazyn, datę wystawienia dokumentu, podpisy osób odpowiedzialnych za wydanie.

MM – przesunięcie międzymagazynowe. Podstawowy dokument potwierdzający przemieszczenie materiałów pomiędzy magazynami. Oryginał – dział księgowości

Kopia – magazyn wydający. Druga kopia – magazyn przyjmujący. Dokument powinien zawierać: symbol magazynu zdającego materiał, symbol magazynu przyjmującego materiał, dokładną nazwę materiału, ilość materiału, symbol PKWiU, jednostkę miary ,cenę i datę.

ZW – zwrot materiałów. Podstawa udokumentowania zwrotu materiału. Powodem zwrotu może być: -Pobranie materiału w ilości większej niż wymagana,- Pomyłkowe pobranie niewłaściwego materiału, w efekcie zwrot,

Oryginał – dział księgowości, Kopia – dla jednostki zwracającej materiał, Druga kopia – przeznaczona dla magazynu. Dokument ten powinien zawierać następujące dane: pieczątka jednostki organizacyjnej zwracającej towar, numer magazynu przyjmującego materiał, numer kolejny dokumentu, nazwa materiału i jednostka miary, ilość materiału, indeks materiałowy, cena materiału, data i podpis osoby wystawiającej i zatwierdzającej ZW oraz osób odpowiedzialnych za magazyn.

26. Znaczenie inwentaryzacji porównanie rzeczywistych stanów magazynowych ze stanami w kartotekach.

Cele: - doprowadzenie danych z ksiąg do zgodności z rzeczywistością, -rozliczanie osób materialnie odpowiedzialnych za stan magazynów, -w przypadku nieprawidłowości (niedobór/nadwyżka) określenie z czego wynikają i zapobieganie im.

27. Rodzaje różnic
Nadwyżka- występuje gdy stan faktyczny konkretnego składnika majątku jest większy od ilości i wartości wynikającej z dokumentacji i ewidencji(systemu). Niedobór- jest odwrotnie.

Przykładowe powody powstawania:

- właściwości fizyko-chemiczne niektórych składników majątku (wysychanie, ulatnianie), niedokładności popełniane przy pomiarze przychodów i rozchodów, zdarzenia losowe (pożar, kradzież), pomyłki pracowników, dokumenty generowane automatycznie ustalane są na podstawie normatywów (bladne obliczenia systemu).