Rachunkowość w firmie polega na ewidencjonowaniu transakcji gospodarczych w sposób chronologiczny (następstwo zdarzeń w czasie) i systematyczny (uporządkowany), pozwalający ustalić okresowo wyniki gospodarcze firmy. Określa też stan zasobów materialnych (np. surowców do produkcji), oszczędności, należności (np. należności za wykonaną pracę, zużyty gaz) i zobowiązań (np. czy spłacane są raty kredytu bankowego). Rachunkowość jest więc ważnym źródłem informacji o funkcjonowaniu firmy. Umożliwia także bieżącą kontrolę działalności gospodarczej firmy.
W rachunkowości obowiązuje zasada, że każde zdarzenie gospodarcze wpływające na zmianę majątku firmy (np. zakup maszyn) i źródła jej finansowania (np. zaciągnięty kredyt bankowy) musi być zarejestrowane.
Podstawowe zasady rachunkowości w firmie to:
prowadzenie ewidencji księgowej,
chronologiczne zapisywanie wszystkich operacji gospodarczych,
sprawdzanie prawidłowości zapisów księgowych, które powinny być oparte na prawidłowo wystawionych dowodach księgowych,
dokonywanie w odpowiednich terminach prawidłowych zapisów w księgach i uzgadnianie ksiąg ze sobą.
Z przedstawionych zasad rachunkowości wynikają jej funkcje:
informacyjna – pozwala na uzyskanie informacji potrzebnych do zarządzania finansami firmy,
kontrolna – umożliwia wykrycie niedoborów w majątku firmy powstałych na skutek np. kradzieży lub złego zarządzania,
analityczna – pozwala na weryfikację wyników finansowych firmy (poprzez analizy ekonomiczne).
Odzwierciedleniem zdarzeń gospodarczych w firmie są dowody księgowe (dowody transakcji finansowych, np. faktury kupna towarów i sprzedaży wyrobów, przelewy bankowe). Są one podstawą ewidencji – należy nimi udokumentować każde zdarzenie gospodarcze.
Dowód księgowy powinien zawierać m.in.:
określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny,
opis operacji, jej wartość (np. 1000 zł) i wielkość (np. 1000 bochenków chleba),
datę przeprowadzenia operacji,
datę sporządzenia dowodu,
podpis wystawcy dowodu i jego pieczątkę.
Jeśli wystawiony dowód zawiera błędy lub uchybienia, należy je skorygować u sprzedającego towar. Korekta dokumentu polega na anulowaniu wadliwego dokumentu i wystawieniu nowego. W dowodach wewnętrznych firmy należy skreślić poprzednią informację i czytelnie wpisać nową.
Księgowość to ewidencjonowanie transakcji finansowych składających się na procesy gospodarcze, będące przedmiotem działalności firmy.
Każda firma powinna prowadzić księgowość według przepisów ustawy o rachunkowości. Właściciel firmy powinien zadbać, aby księgowość prowadziła osoba wykształcona w zawodach ekonomisty, księgowego lub finansisty. Przed zatrudnieniem takiej osoby należy sprawdzić jej referencje, czy ukończyła studia ekonomiczne, czy ma odpowiednie doświadczenie zawodowe. Prowadzenie księgowości można zlecić również wyspecjalizowanemu biuru rachunkowemu.
Księgi rachunkowe muszą być prowadzone rzetelnie, terminowo, chronologicznie, zgodnie ze stanem faktycznym, według zasad wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości. Wszelkie kontrole w firmach rozpoczyna się od ksiąg rachunkowych.
Rozpoczęcie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością jej ewidencjonowania i płacenia podatku dochodowego.
Jeśli sprzedaż towarów lub usług firmy, prowadzącej działalność handlową lub usługową i będącej osobą fizyczną lub spółką cywilną, nie przekroczyła w roku poprzednim 250 tys. euro, można płacić podatek w formie ryczałtu ewidencjonowanego. Kiedy wartość sprzedaży przekroczy 250 tys. euro, należy ewidencjonować działalność gospodarczą w książce przychodów i rozchodów. Składa się ona z dwustronnych, numerowanych kart, z których każda ma 17 kolumn przeznaczonych do ewidencji (odnotowywania) zdarzeń gospodarczych.
Przed samodzielnym wypełnianiem księgi przychodów i rozchodów należy zapoznać się z ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. oraz z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Terminem "kreatywna księgowość" określa się przede wszystkim ukrywanie strat przedsiębiorstwa i przedstawianie w pozytywnym świetle jego wyników finansowych w celu wprowadzenia w błąd akcjonariuszy i przyciągnięcia inwestorów. Można w ten sposób określić również wszelkie przypadki księgowania operacji finansowych przedsiębiorstwa sprzeczne z zasadami księgowania lub ze stanem faktycznym. Najczęstszym sposobem jest zawyżanie wyceny posiadanych zasobów. Działania takie są niezgodne z prawem i z zasadami etycznymi.
Istnieje wiele powodów stosowania kreatywnej księgowości. Najczęstszy z nich to chęć zmniejszenia obciążeń podatkowych, inny – ukrywanie nielegalnych transferów pieniędzy, zwykle mających związek z korupcją lub z nielegalną działalnością (np. pranie brudnych pieniędzy). Przyczyną najbardziej spektakularnych spośród ujawnionych przypadków kreatywnej księgowości była jednak chęć zatajenia prawdy o trudnej sytuacji finansowej firmy i tym samym niedopuszczenie do jej bankructwa. Dzięki temu przedsiębiorstwa te mogły utrzymywać wysoki kurs akcji na giełdzie i sprawiać wrażenie wiarygodnego partnera w biznesie.