I. Zakres zagadnień przyjętych w niniejszym dokumencie.

NA ŻÓŁTO  WSKAZANO OBSZARY, KTÓRE TRZEBA ZINDYWIDUALIZOWAĆ

Zgodnie z art. 10 ustawy z dnia 29.09.1994r o rachunkowości -( tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223, nr 157, poz. 1241 i nr 165, poz. 1316) Ustala się następujące zasady rachunkowości, obowiązujące w przedsiębiorstwie od dnia1 stycznia 2010.

Zasadniczym celem przedstawionych niżej zasad jest obowiązek stosowania rozwiązań przewidzianych w ustawie o rachunkowości oraz umożliwienie osiągnięcia niżej wymienionych celów:

• Rzetelnego i prawidłowego ustalenia oraz jasnego odzwierciedlenia stanu majątkowego i finansowego spółki,

• Prawidłowego ustalenia wyniku finansowego i rentowności,

• Sporządzenia prawidłowych sprawozdań finansowych,

• Ustalenia podstaw do rozliczeń z tytułu podatków, opłat, składek, itp. 

• Prawidłowego ustalenia stanów rozliczeń z kontrahentami,

• Stworzenia skutecznej kontroli wewnętrznej dokonywanych operacji gospodarczych.

Wszelkie zmiany dotyczące ustalonych zasad wymagają formy pisemnej.

Przyjęta do stosowania dokumentacja dotycząca zasad prowadzenia  rachunkowości obejmuje:

• Wykaz kont księgi głównej i kont pomocniczych oraz zasady prowadzenia kont ksiąg  pomocniczych.

• Ogólne zasady klasyfikacji i ujmowania w księgach rachunkowych zdarzeń gospodarczych.

• Zasady wyceny aktywów i pasywów.

• Zasady i terminy przeprowadzania inwentaryzacji.

• Ustalenie rodzajów dowodów księgowych oraz wymogów stawianych dowodom księgowym. 

• Zasady dokonywania zapisów księgowych w księgach rachunkowych.

• Zasady kwalifikowania składników majątkowych do środków trwałych i zasady ich umarzania.

• Zasady ewidencji rzeczowych składników aktywów obrotowych.

• Zasady ewidencji, rozliczania i kalkulacji kosztów.

• Opis zasad ustalania wyniku finansowego.

• Sporządzanie, zatwierdzanie i ogłaszanie sprawozdań finansowych.

• Ogólne zasady funkcjonowania programu komputerowego do prowadzenia ksiąg rachunkowych.

• Opis stosowanych zasad ochrony danych, programów i sprzętu informatycznego.

Polityka rachunkowości uwzględnia a w szczególności przedmiot działalności spółki tj: zagospodarowanie i sprzedaż nieruchomości, kupno i sprzedaż nieruchomości na własny rachunek, wynajem  nieruchomości na własny rachunek, zarządzanie nieruchomościami na zlecenie.

Księgi rachunkowe
2.1.     Miejsce, czas oraz technika prowadzenia ksiąg rachunkowych
Księgi rachunkowe są prowadzone w.... 
albo
Prowadzenie ksiąg rachunkowych powierzono podmiotowi uprawnionemu do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jest nim ......
/podać adres siedziby lub wskazać inne miejsce lub podmiot prowadzący usługowo księgi Jednostki/

Rokiem obrotowym jest okres kolejnych dwunastu miesięcy kalendarzowych rozpoczynający się z dniem np. 1 stycznia.

Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej, zgodnie z postanowieniami art. 9 i art.11 ust.1 ustawy. 

Księgi rachunkowe otwierane na początek każdego roku obrotowego, a zamykane  na dzień kończący rok obrotowy. 

W skład roku obrotowego wchodzą śródroczne okresy sprawozdawcze, którymi są kolejne miesiące kalendarzowe. 

Księgi rachunkowe są prowadzone przy użyciu komputera z wykorzystaniem oprogramowania wspomagającego ich prowadzenie. Program komputerowy zabezpiecza powiązanie poszczególnych zbiorów stanowiących księgi rachunkowe w jedną całość odzwierciedlającą dziennik i księgę główną. Dziennik umożliwia uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej. 

Ewidencja księgowa na kontach księgi głównej spełnia podstawowe zasady:
•    Zasadę podwójnego księgowania 
•    Systematycznego i chronologicznego prowadzenia ewidencji na kontach księgi głównej
•    Odnośnie zapisów w dzienniku – zapewnia chronologiczne ujęcie wszystkich zdarzeń, kolejną numerację, ciągłość liczenia sum zapisów i umożliwienie jednoznacznego powiązania ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi.
•    Zapisy w księgach powinny być dokonane w sposób zapewniający ich trwałość przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych
2.2.    Podstawa zapisów w księgach rachunkowych i korekta błędów

Księgi rachunkowe SPÓŁKI. Winny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone rzetelnie, jeżeli dokonane nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletne i poprawnie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:

• Udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych,

• Zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów umożliwiających sporządzenie sprawozdania finansowego i innych sprawozdań, w tym podatkowych oraz dokonanie rozliczeń finansowych,

• W związku z prowadzeniem ksiąg rachunkowych za pomocą komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych,

• Zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów w księgach rachunkowych,

Księgi rachunkowe SPÓŁKI uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli spełniają trzy podstawowe kryteria:

• Pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązującym sprawozdań finansowych, deklaracji podatkowych,

• Zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej na poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, a za rok – nie później niż do 85 dnia po dniu bilansowym,

• Ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

SPÓŁKA dopuszcza stwierdzone błędy w zapisach poprawiać przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie na niej daty - poprawki takie muszą być dokonane przed zamknięciem miesiąca lub przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi. W razie ujawnieniu błędów po zamknięciu okresu sprawozdawczego dozwolone są tylko korekty za pomocą dowodu korygującego błędy również tylko zapisami dodatnimi albo ujemnymi.

2.3.    Dowody księgowe
2.3.1.     Cechy dowodu księgowego

SPÓŁKA za podstawę zapisów w księgach rachunkowych przyjmuje, że są to dowody wymienione w ustawie o rachunkowości (art. 20 ust. 2 i 3) zawierające co najmniej dane określone w art. 21 tej ustawy.
Dowód księgowy powinien zawierać:

• Określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny,

• Określenie stron dokonujących operację,

• Opis operacji oraz jej wartość,

• Podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

• Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych poprzez wskazanie miesiąca oraz sposobu dekretacji, a także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazanie.

Można zaniechać zamieszczania dekretacji i podpisów, jeżeli dane operacje gospodarcze wynikają z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Wartość na dowodzie może być pominięta, jeżeli w toku przetwarzania danych wyrażonych  jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem. 

Dowód księgowy opiewający w walucie obcej powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie chyba, że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie tych walut, a wykonanie przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika majątkowego aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo jest dowodem zastępczym, podpisy osób mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów sporządzonych w języku obcym. 

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, zezwala się na udokumentowanie operacji gospodarczych za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji i zatwierdzonych przez głównego księgowego oraz zarząd spółki.

Dotyczy to następujących operacji gospodarczych:

• Usług obcych, na które nie otrzymano dowodów źródłowych,

• Opłat, na które nie otrzymano decyzji właściwych organów,

• Opłat skarbowych, pocztowych na które nie otrzymano dowodów wpłat.

Zastępcze dowody księgowe – oświadczenia powinny w każdym przypadku zawierać następujące dane:

• Datę dokonania operacji gospodarczych,

• Datę wystawienia dowodu,

• Cel poniesienia wydatku,

• Przedmiot i wartość operacji gospodarczych przy zakupie( z zastrzeżeniem, że przedmiotem nie mogą być zakupy opodatkowane podatkiem vat), rodzaj składników majątkowych i cena jednostkowa

• Podpis osoby, która bezpośrednio dokonała wydatku i podpis kierownika jednostki zatwierdzający ten wydatek,

• Inne niezbędne informacje potwierdzające rzetelność i wiarygodność operacji gospodarczych.

2.3.2.    Kontrola dowodów księgowych

Zarząd SPÓŁKI. wprowadza kontrolę dowodów księgowych. Dowody księgowe obejmuje się kontrolą merytoryczną, formalną i rachunkową, której celem jest sprawdzenie legalności, rzetelności i prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych wyrażonych w tych dowodach. 
Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy dane zawarte w dokumencie są zgodne z zamówieniem, umową, zleceniem i obowiązującymi przepisami oraz sprawdzeniu, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza jest celowa z punktu widzenia ekonomicznego jednostki.

Kontrola merytoryczna dokonywana jest przez:

• Pracownika SPÓŁKI. W zakresie celowości zdarzenia, jakie dokumentuje dowód księgowy oraz prawidłowości merytorycznej;

• Osobę upoważnioną do wprowadzenia danych do ksiąg rachunkowych w zakresie poprawności udokumentowania zdarzenia pod względem zgodności z przepisami prawa.

Kontrola formalna polega na stwierdzeniu zgodności formy i elementów dokumentu w szczególności zgodności z wymogami wobec dowodów księgowych określonymi w art. 20, 21 i 22 ustawy o rachunkowości oraz przepisach dotyczących podatku od towarów i usług (VAT). Kontroli dokonuje osoba upoważniona do wprowadzenia dokumentu do ksiąg rachunkowych.

Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu poprawności arytmetycznej danych sprawozdawczego oraz sposobu ujęcia w księgach (dekretacja) oraz potwierdzenie wykonania tej czynności podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Dekretacja na dokumentach księgowych wskazująca sposób ujęcia w księgach może nastąpić odręcznie lub automatycznie w przypadku gdy dany rodzaj dowodu jest zawarty w dowodzie księgowym. Osoby sprawdzające dowód księgowy powinny na znak wykonania tych czynności zamieścić swoje podpisy na dowodzie.

2.3.3.     Dekretacja dowodów księgowych

Każdy dowód podlegający ujęciu w księgach rachunkowych, po sprawdzeniu powinien zostać zakwalifikowany do ujęcia w księgach rachunkowych przez uprawnioną osobę. Stwierdzenie zakwalifikowania dowodu polega na wskazaniu miesiąca w którym dokument powinien zostać ujęty w księgach rachunkowych oraz kont na których operacja winna zostać zaksięgowana. 
Nie ma potrzeby umieszczania tych danych, jeśli  dowód księgowy jest przygotowywany za pomocą komputera, a technika przetwarzania danych wskazuje jednoznacznie sposób księgowania tego rodzaju dowodów.

 Nie wymaga się umieszczania dekretów na dowodach księgowych bezpośrednio przekazywanych z modułów sprzedażowych, o ile zapewniona zostaje integralność zapisów w systemie finansowo-księgowym i sprzedażowym a faktury sprzedaży ujmowane są w module FK wg ich numerów danych w module sprzedażowym.

Kierownik jednostki zarządza konieczność umieszczania danych dotyczących rodzaju kosztu i rodzaju projektu, którego ten koszt dotyczy na każdym dokumencie potwierdzającym poniesienie nakładów kosztowych. Osoba odpowiedzialną na umieszczenie tych informacji jest pracownik SPÓŁKI. bądź bezpośrednio odpowiedzialny za poniesienie tego kosztu lub osoba przez niego wskazana.

3.    Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych i sprawozdawczości

3.1.1.    Nadrzędne zasady rachunkowości

Obowiązkiem SPÓŁKI. jest prowadzenie rachunkowości według podstawowych (nadrzędnych) zasad w celu jasnego i rzetelnego przedstawienia obrazu sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku spółki. W związku z powyższym wprowadza się nadrzędne zasady rachunkowości:

3.1.1.1.    Zasada rzetelnego obrazu (wiarygodności) 
Spółka jest zobowiązana stosować określone ustawą zasady rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.

3.1.1.2.    Zasada przewagi treści nad formą
Zasada przewagi treści nad formą oznacza, że sprawozdanie finansowe powinno przedstawiać informacje odzwierciedlające ekonomiczną treść zdarzeń i transakcji, a nie tylko ich formę prawną.

3.1.1.3.    Zasada ciągłości
Przyjmuje się założenie ciągłości w formie jednolitej długości okresu sprawozdawczego, powiązania bilansu zamknięcia z bilansem otwarcia, ciągłości przyjętych zasad wyceny aktywów i pasywów, kwalifikacji, prezentacji oraz metod zaliczania przychodów i rozliczania kosztów, zapewniających porównywalność informacji finansowych za kolejne lata obrotowe. Zmiana dotychczas stosowanych zasad na inne przewidziane w ustawie wymaga podania w informacji dodatkowej uzasadnienia zmian, wpływu na wynik finansowy, przeliczenia pozycji sprawozdania finansowego roku poprzedzającego według zasad roku w którym dokonano zmiany w celu uzyskania porównywalności.

3.1.1.4.     Zasada memoriału
W księgach rachunkowych SPÓŁKI należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na ich rzecz przychody oraz obciążające je koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.
Koszty dotyczące danego okresu są to koszty poniesione oraz koszty, które zostaną poniesione w następnych okresach, jeżeli dotyczą danego okresu.
Przez związek kosztów z przychodami danego roku należy rozumieć powiązanie w sposób bezpośredni z konkretnym przychodem tego roku lub w sposób pośredni z ogółem przychodów, co oznacza, że w przyszłości nie będzie można tych kosztów przyporządkować do konkretnego przychodu. Koszty te obciążą wynik finansowy okresu, w którym zostały poniesione.

3.1.1.5.    Zasada współmierności 
Dla zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów zaliczane będą koszty przypadające na ten okres sprawozdawczy mimo, że jeszcze nie zostały poniesione. Z kolei przychody lub koszty dotyczące przyszłych okresów zostaną ujęte drugostronnie w aktywach bilansu. Zasada obowiązuje w zakresie kosztów dotyczących ich przychodów ze sprzedaży produktów oraz towarów, a także operacji finansowych. Nie dotyczy kosztów ogólnego zarządu i handlowych – jako zależnych tylko od upływu czasu oraz pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych, jak też zysków i strat nadzwyczajnych. Pozostałe przychody i koszty operacyjne oraz zyski i straty nadzwyczajne uznaje się za powstałe w momencie realizacji lub uzyskania pewności, że realizacja nastąpi. Zaś pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne – w momencie powzięcia informacji o ich poniesieniu.

3.1.1.6.    Zasada kontynuacji działania
Zasada kontynuacji działania zakłada, że jednostka będzie kontynuowała w dającej się przewidzieć przyszłości działalność w niezmniejszonym istotnie zakresie, jeżeli nie jest to niezgodne z przepisami prawa lub rzeczywistością gospodarczą. Przyjęcie takiego założenia uzasadnia wycenę posiadanych zasobów i ich stopniowego zużycia na podstawie faktycznie poniesionych kosztów (zasada kosztu historycznego). Kierownik SPÓŁKI jest odpowiedzialny za uzasadnienie założenia kontynuacji działalności. 

3.1.1.7.    Zasada ostrożności 
Poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie ceny lub koszty niezbędne do ich wytworzenia, z zachowaniem zasady ostrożności. W tym celu należy w wyniku finansowym spółki uwzględnić:

• Zmniejszenia wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów, w tym również dokonane odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe,

• Wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne,

• Wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne,

• Rezerwy na znane spółce ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń,

Zdarzenia należy uwzględnić także wtedy, gdy zostaną ujawnione między dniem bilansowym a dniem, w którym rzeczywiście następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych.

3.1.1.8.    Zasada istotności 
Przyjęta przez SPÓŁKĘ polityka rachunkowości zapewnia wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego przy zachowaniu zasady ostrożności.
Istotność zależy od kwoty i charakteru pozycji ocenianych w konkretnych okolicznościach. Podejmując decyzję o tym czy dana pozycja lub pozycje zagregowane są istotne, charakter i rozmiary pozycji oceniać należy łącznie.

3.1.1.9.    Zasada podwójnego zapisu
Każda operacja wyrażana wartościowo ma być rejestrowana w księgach rachunkowych co najmniej na dwóch kontach po przeciwstawnych stronach tych kont, tzn. Po stronie WN jednego konta i równocześnie po stronie MA konta przeciwstawnego z zachowaniem równowartości kwot po obu stronach.

3.1.1.10.    Zasada kompletności i chronologii zapisów
W księgach rachunkowych SPÓŁKI ma być zapewniona kompletność ujęcia operacji gospodarczych zarówno w porządku chronologicznym jak i systematycznym z tym, że poszczególne operacje mają być ujęte w okresach sprawozdawczych których dotyczą. 
Zapisy dokonane w księgach rachunkowych uważa się za kompletne jeżeli wszystkie operacje dokonane w danym okresie sprawozdawczym (miesiącu sprawozdawczym) zostaną ujęte w księgach rachunkowych tego okresu. 
Dla zapewnienia kompletności zapisów księgowych, operacje gospodarcze o charakterze ciągłym, powtarzające się, należy dzielić i ujmować co najmniej w okresach miesięcznych (oddzielnie każdy miesiąc). Dotyczy to także operacji księgowanych na podstawie dowodów zbiorczych (raportów, zestawień), w których ujmuje się kolejno następujące po sobie operacje – w sposób zapewniający ich księgowanie w miesiącu, którego dotyczą. Obowiązek zapisów chronologicznych uważa się za spełniony, jeżeli operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych w kolejności następowania po sobie zdarzeń, procesów i zjawisk na podstawie których wprowadzono je do ksiąg rachunkowych. 

3.1.2.    Błąd  wpływający na jakość sprawozdania finansowego

Błąd  istotny (podstawowy) to błąd w następstwie, którego nie można uznać sprawozdania finansowego sporządzonego i zatwierdzonego w poprzednich okresach za spełniające wymagania prawidłowości, rzetelności i jasności odnosi się na kapitał własny jako zysk (strata) z lat ubiegłych. Korekty pozostałych błędów wpływają na wynik roku bieżącego.

Nie stanowią błędu podstawowego:

• Skutki zdarzeń, które nie wpływały istotnie na dane wykazane w sprawozdaniach finansowych za lata ubiegłe i wobec tego nie podważały wiarygodności tych sprawozdań (konieczne jest łączne rozpatrywanie ogółu błędów, których kumulacja może zniekształcić sprawozdanie finansowe).

• Skutki ustawowych lub dokonanych przez jednostkę zmian zasad (polityki) rachunkowości z wyjątkiem gdy przepisy wprowadzające zmiany przewidują odniesienie wywołanych tym skutków na kapitał własny,

• Skutki zmian szacunków jak na przykład stawek amortyzacyjnych, wysokość odpisów aktualizujących lub rezerw,

• Skutki zdarzeń które do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego- mimo dołożenia należytych starań – nie mogły być jednostce znane.

Ujawnienie błędu istotnego wymaga uwzględnienia w rozliczeniach podatku dochodowego za lata podatkowe, w których błędnie ustalono wynik, a tym samym podstawę opodatkowania.

4.    Opis stosowanych metod wyceny aktywów i pasywów

4.1.    Podstawowe kategorie wyceny ( definicje) 

Do wyceny aktywów i pasywów stosuje się następujące kategorie:

• Cena nabycia

• Cena sprzedaży netto,

• Wartość godziwa

• Kwota wymaganej lub wymagająca zapłaty

• Wartość nominalna, 

• Trwała utrata wartości,

• Koszt wytworzenia

• Skorygowana cena nabycia

Cena nabycia (art. 28 ust. 2 ustawy o rachunkowości) to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, upusty i inne zmniejszenia lub odzyski.

Cena sprzedaży netto (art. 28 ust 5 ustawy o rachunkowości) to możliwa do uzyskania na dzień bilansowy cena jego sprzedaży pomniejszona o przypadający od sprzedaży podatek vat oraz akcyzę, pomniejszoną o rabaty, opusty i inne podobne zmniejszenia oraz koszty związane z przystosowaniem składnika aktywów do sprzedaży i dokonaniem tej sprzedaży, a powiększoną o należną dotacje przedmiotową.

Wartość godziwa (art. 28 ust. 6 ustawy o rachunkowości) obejmuje kwotę, za jaką dany składnik aktywów mógłby zostać wymieniony, a zobowiązanie uregulowane na warunkach transakcji rynkowej pomiędzy zainteresowanymi i dobrze poinformowanymi, niepowiązanymi ze sobą stronami. Wartość godziwą stosuje się wtedy, gdy nie jest możliwe bezpośrednio ustalenie ceny sprzedaży lub kursu giełdowego danego składnika majątku. Wówczas na dzień bilansowy ustala się jej wartość w oparciu o wycenę dokonaną przez rzeczoznawcę.
Wyrażone w walutach obcych środki pieniężne, papiery wartościowe, należności i zobowiązania przelicza się na dzień bilansowy na złote po kursie średnim dla danej waluty ustalonym przez NBP.

Kwota wymaganej (wymagająca) zapłaty jest to kwota wyrażona w złotych należności której zapłaty przez kontrahenta według stanu na dzień bilansowy oczekuje jednostka lub kwota zobowiązania która powinna zostać zapłacona kontrahentowi. 
Wartość nominalna środków pieniężnych (gotówka, czeki, wyemitowane przez jednostkę papiery wartościowe np.: akcje, obligacje, bony depozytowe) jest uwidoczniona na tych środkach pieniężnych. Jeśli gotówka, czeki lub papiery wartościowe opiewają na waluty obce, to wycenia się je po ustalonym przez NBP na dzień bilansowy średnim kursie tych walut.

Trwała utrata wartości (art. 28 ust 7 ustawy o rachunkowości) jako kategoria wyceny oznacza istnienie dużego prawdopodobieństwa, że kontrolowany przez spółkę składnik aktywów nie przyniesie w przyszłości w znacznej części lub całości przewidywanych korzyści ekonomicznych. Fakt ten uzasadnia dokonanie odpisu aktualizującego doprowadzającego wartość składnika aktywów wynikającą z ksiąg rachunkowych, do ceny sprzedaży netto, a w przypadku jej braku do ustalenia w inny sposób wartości godziwej.
Koszt wytworzenia produktu obejmuje koszty pozostające w bezpośrednim związku z danym produktem oraz uzasadnioną część kosztów pośrednio związanych z wytworzeniem tego produktu. Koszty bezpośrednie obejmują wartość zużytych materiałów bezpośrednich, koszty pozyskania i przetworzenia związane bezpośrednio z produkcją i inne koszty poniesione w związku z doprowadzeniem produktu do postaci i miejsca, w jakich się znajduje w dniu wyceny. Do uzasadnionej, odpowiedniej do okresu wytwarzania produktu, części kosztów pośrednich zalicza się zmienne pośrednie koszty produkcji oraz tę część stałych, pośrednich kosztów produkcji, które odpowiadają poziomowi tych kosztów przy normalnym wykorzystaniu zdolności produkcyjnych. Za normalny poziom wykorzystania zdolności produkcyjnych uznaje się przeciętną, zgodną z oczekiwaniami w typowych warunkach, wielkość produkcji za daną liczbę okresów lub sezonów, przy uwzględnieniu planowych remontów. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie kosztu wytworzenia produktu, jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży netto takiego samego lub podobnego produktu, pomniejszonej o przeciętnie osiągany przy sprzedaży produktów zysk brutto ze sprzedaży, a w przypadku produktu w toku - także z uwzględnieniem stopnia jego przetworzenia.

Do kosztów wytworzenia produktu nie zalicza się kosztów:

1) będących konsekwencją niewykorzystanych zdolności produkcyjnych i strat produkcyjnych; 
2) ogólnego zarządu, które nie są związane z doprowadzaniem produktu do postaci i miejsca, w jakich się znajduje na dzień wyceny;
3) magazynowania wyrobów gotowych i półproduktów, chyba że poniesienie tych kosztów jest niezbędne w procesie produkcji;
4) kosztów sprzedaży produktów.

Koszty te wpływają na wynik finansowy okresu sprawozdawczego, w którym zostały poniesione.

Skorygowana cena nabycia aktywów finansowych i zobowiązań finansowych to cena nabycia (wartość), w jakiej składnik aktywów finansowych lub zobowiązań finansowych został po raz pierwszy wprowadzony do ksiąg rachunkowych, pomniejszona o spłaty wartości nominalnej, odpowiednio skorygowana o skumulowaną kwotę zdyskontowanej różnicy między wartością początkową składnika i jego wartością w terminie wymagalności, wyliczoną za pomocą efektywnej stopy procentowej, a także pomniejszona o odpisy aktualizujące wartość.
4.2.    Bieżąca i bilansowa wycena aktywów i pasywów
4.2.1.     Aktywa trwałe

Do aktywów trwałych zalicza się kontrolowane przez Spółkę zasoby majątkowe o określonej wartości, powstałe w wyniku zdarzeń przeszłych, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych. Korzyści ekonomiczne mogą być osiągnięte na:

• Sprzedaży składników majątkowych,

• Otrzymaniu zapłaty (spłata należności długoterminowych),

• Zużyciu na własne potrzeby środków trwałych w postaci amortyzacji,

• Pobraniu pożytków w postaci czynszu od lokali

• Otrzymaniu odsetek od papierów wartościowych,

• Otrzymaniu dywidend od posiadanych akcji i udziałów

Do aktywów trwałych zaliczamy: 

• Wartości niematerialne i prawne,

• Rzeczowe aktywa trwałe, 

• Należności długoterminowe,

• Inwestycje długoterminowe,

• Długoterminowe rozliczenia międzyokresowe,

4.2.1.1.    Wartości niematerialne i prawne    
Za wartości niematerialne i prawne uznaje się nabyte przez Spółkę zaliczane do aktywów trwałych, prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, przeznaczone do używania na potrzeby spółki, a w szczególności:

• Nabyte autorskie prawa majątkowe, licencje, koncesje,

• Nabyte prawa do wynalazków, patentów, znaków towarowych, wzorów użytkowych oraz zdobniczych,

• Know-how,

• Koszty prac rozwojowych zakończonych wynikiem pozytywnym, który zostanie wykorzystany do produkcji,

• Nabytą wartość firmy.

Wycena 
Wartości niematerialne i prawne wycenia się według ceny nabycia lub kosztów wytworzenia (koszt wytworzenia dotyczy tylko pozytywnie zakończonych prac rozwojowych). Cenę nabycia zwiększają koszty obsługi zobowiązań zaciągniętych na zakup wartości niematerialnych i prawnych, do czasu ich oddania do użytkowania. Z uwagi na fakt, że w zakresie wartości niematerialnych i prawnych nie występuje pojęcie ulepszenia, każde rozszerzenie wartości niematerialnych i prawnych, jeśli nie ma związku  z uzu¬pełnieniem lub korektą, traktowane jest jako osobny tytuł.

Na dzień bilansowy wartości niematerialne i prawne wycenia się:

• Według ceny nabycia po pomniejszeniu o dokonane odpisy amortyzacyjne.

4.2.1.2.    Koszty zakończonych prac rozwojowych
Prace badawcze są nowatorskim i zaplanowanym poszukiwaniem rozwiązań podjętym z zamiarem zdobycia i przyswojenia nowej wiedzy naukowej i technicznej. Natomiast przez prace rozwojowe rozumie się praktyczne zastosowanie odkryć badawczych lub też osiągnięć innej wiedzy w planowaniu lub projektowaniu produkcji nowych lub znacznie udoskonalonych materiałów, urządzeń, produktów, procesów techno¬logicznych, systemów lub usług, które ma miejsce przed rozpoczęciem produkcji seryjnej lub ich zastosowaniem.
Wszelkie koszty poniesione na etapie prac badawczych są odnoszone w ciężar rachunku zysków i strat okresu, w którym zostały poniesione. Jeśli dokonanie podziału procesu powstawania składnika aktywów na etap prac badawczych oraz etap prac rozwojowych nie jest możliwe, to spółka traktuje nakłady na przedsięwzięcie prowadzące do wytworzenia składnika wartości niematerialnych, tak jakby zostały poniesione wyłącznie na etapie prac badawczych.

Składnik wartości niematerialnych powstały w wyniku prac rozwojowych powinien być ujęty wtedy i tylko wtedy, gdy spółka jest w stanie udowodnić:

• Możliwość ukończenia składnika wartości niematerialnych tak, aby nadawał się do użytkowania lub sprzedaży (ocena z technicznego punktu widzenia),

• Zamiar ukończenia składnika oraz jego użytkowania lub sprzedaży,

• Zdolność do użytkowania lub sprzedaży składnika,

• Sposób, w jaki składnik będzie wytwarzał prawdopodobne przyszłe korzyści ekonomiczne (m.in. Jednostka powinna udowodnić istnienie rynku na produkty powstające dzięki składnikowi lub na sam składnik, lub - jeśli składnik ma być użytkowany przez jednostkę - użyteczność składnika wartości niematerialnych),

• Dostępność stosownych środków technicznych, finansowych i innych, które mają służyć ukończeniu prac rozwojowych oraz użytkowaniu lub sprzedaży składnika oraz

• Możliwość wiarygodnego ustalenia nakładów poniesionych w czasie prac rozwojowych, które można przyporządkować temu składnikowi.

Amortyzacja
Spółka odpisów amortyzacyjnych dokonuje drogą systematycznego, planowego rozłożenia ich wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Rozpoczęcie dokonywania odpisów amortyzacyjnych następuje w miesiącu, w którym nastąpiło przyjęcie wartości niematerialnych i prawnych do użytkowania, zaś zakończenie - nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych z wartością początkową. Stawki, okres i metody amortyzacji ustala się na dzień przyjęcia wartości niematerialnej i prawnej do użytkowania, uwzględniając między innymi tempo postępu techniczno –ekonomicznego, prawne i inne ograniczenia czasu użytkowania wartości niematerialnych i prawnych. Ustalona metoda amortyzacji pozostaje niezmienna przez cały okres użytkowania wartości niematerialnej i prawnej.

W Spółce dla celów bilansowych kontynuowane są zasady amortyzacji wartości niematerialnych i prawych według przepisów ustawy  o podatku dochodowym od osób prawnych. Dla wartości niematerialnych i prawnych o jednostkowej wartości początkowej poniżej 3500zł stosuje się odpis amortyzacyjny w wysokości 100% w miesiącu (zakupu) wprowadzenia wartości niematerialnej i prawnej do użytkowania (amortyzacja jednorazowa).

Zasady tworzenia kont analitycznych
Dla ewidencji wartości niematerialnych i prawnych tworzy się konta analityczne w odnie¬sieniu do grup poszczególnych praw i tytułów, wyróżniając:

• Autorskie prawa majątkowe, licencje

• Koszty zakończonych wynikiem pozytywnym prac rozwojowych,

• Know-how,

• Wartości niematerialne i prawne otrzymane w leasing finansowy,

Konta analityczne są ustalane odrębnie dla ujęcia wartości początkowej, umorzenia.
 
4.2.1.3. Środki trwałe
Środki trwałe to rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi o przewidywanym okresie użyteczności dłuższym niż 1 rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby Spółki środki trwałe oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub innej umowy o podobnym charakterze, zalicza się do aktywów trwałych jednej ze stron umowy, zgodnie z warunkami określonymi w art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Przy wprowadzeniu środków trwałych do ksiąg i ujęcia w bilansie nie jest konieczne, aby środki trwałe stanowiły własność lub współwłasność spółki. 

Do środków trwałych zalicza się:

• Nieruchomości - grunty, prawo wieczystego użytkowania gruntu, budowle i budynki, a także będące odrębną własnością lokale, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,

• Maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,

• Ulepszenia w obcych środkach trwałych,

• Inwentarz żywy.

Wycena
W ciągu roku obrotowego środki trwałe wycenia się według ceny nabycia. 
Cena nabycia obejmuje cenę zakupu powiększoną o cło – w przypadku nabycia środka trwałego z importu – oraz o niepodlegający odliczeniu podatek vat i akcyzowy, pomniejszoną o ewentualne rabaty i upusty.

Wartość początkową środka trwałego powiększają koszty jego ulepszenia polegające na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji. W przypadku nabycia przez spółkę nieodpłatnego – np. w wyniku darowizny – wycena w ciągu roku obrotowego następuje według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego środka trwałego.

Jeżeli środki trwałe uległy ulepszeniu polegającemu na przebudowie, rozbudowie, rekonstrukcji, adaptacji lub modernizacji, to wartość początkową tych środków powiększa się o sumę wydatków na ich ulepszenie; wydatki na nabycie części składowych lub peryferyjnych zalicza się do ulepszeń, jeżeli jednostkowa cena nabycia takiej części przekracza 3500 zł.

Na dzień bilansowy środki trwałe wycenia się według ceny nabycia pomniejszonej o odpisy amortyzacyjne.

Amortyzacja
Odpisów amortyzacyjnych w Spółce dokonuje się drogą systematycznego, planowego rozłożenia ich wartości początkowej na ustalony okres amortyzacji. Rozpoczęcie amortyzacji następuje w miesiącu przyjęcia środka trwałego do użytkowania, a jej zakończenie – nie później niż z chwilą zrównania wartości odpisów amortyzacyjnych z wartością początkową. Okres, stawki i metody amortyzacji ustala się na dzień przyjęcia środka trwałego do ewidencji. Przy ustalaniu stawki amortyzacyjnej środków trwałych uwzględnia się:

• Tempo postępu techniczno-ekonomicznego,

• Prawne lub inne ograniczenia czasu używania,

Najliczniejszą grupą składników majątkowych w Spółce Stanowią zespoły komputerowe, pozostałe to wyposażenie i drobny sprzęt biurowy. 

Ustala się następujące zasady amortyzacji środków trwałych:
- metodę amortyzacji bilansowej jednorazowej dla środków trwałych o jednostkowej wartości początkowej w przedziale do 3.500,00 zł – odpis 100% jest dokonywany w miesiącu wprowadzenia środka trwałego do użytkowania ( w dacie zakupu). 

Metodę amortyzacji bilansowej liniowej (comiesięcznego odpisywania rat) dla samochodów przez okres 5 lat.

Metodę amortyzacji bilansowej liniowej (comiesięcznego odpisywania rat) dla pozostałych środków trwałych, dla których okres i stawki amortyzacji są ustalane indywidualnie.

Momentem rozpoczęcia amortyzacji jest miesiąc wprowadzenia środka trwałego do użytkowania. 

W Spółce przyjęte zasady amortyzacji składników majątkowych analizowane są pod kątem zgodności do przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. 

Zasady tworzenia kont analitycznych

Dla kont- środki trwałe tworzy się w spółce analityki w odniesieniu do grup środków, według klasyfikacji rodzajowej środków trwałych, na podstawie rozporządzenia rady ministrów z dnia 30.12.1999r (dz.u. 112/99 poz. 1317 ze zm.) W sprawie klasyfikacji środków trwałych, uwzględniając zmiany w ustawie o rachunkowości.

Szczegółowe informacje o każdym środku trwałym zawierają prowadzone odrębnie:

• Księgi inwentarzowe poszczególnych obiektów,

• Księgi inwentarzowe poszczególnych grup,

• Szczegółowa informacja w zakresie gruntów, 

Konta analityczne prowadzi się odrębnie dla ujęcia wartości początkowej, umorzenia.

4.2.1.4. Należności długoterminowe 
Zaliczane do aktywów trwałych należności, które stają się wymagalne w okresie dłuższym niż 12 miesięcy od dnia bilansowego. Do należności długoterminowych zalicza się również kaucje wpłacone z tytułu leasingu lub wynajmu lokalu, jeżeli zawarte umowy wygasają w okresie dłuższym niż rok po dniu bilansowym.

Wycena 
W ciągu roku obrotowego w Spółki wycenia się należności długoterminowe wg:

• W walucie krajowej – według wartości nominalnej,

• W walucie obcej - według kursu kupna danej waluty obcej banku, z którego usług korzysta spółka z dnia realizacji przelewu (dotyczy zapłaty należności),

• W walucie obcej – według średniego kursu ustalonego dla danej waluty przez NBP, chyba, że w zgłoszeniu obcym lub innym dokumencie obciążającym spółkę ( odprawa sad) został ustalony inny kurs, 

Na dzień bilansowy:

• W walucie krajowej - w kwocie wymaganej zapłaty, łącznie z należnymi odsetkami  

• W walucie obcej - według średniego kursu NBP obowiązującego w tym dniu.

Odpisy aktualizujące należności 
Odpisów aktualizujących dokonuje się na należności spółki, których ściągalność jest wątpliwa, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty stosując następujące zasady:

• Od należności zgłoszonych likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym, od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości,

• W pełnej wysokości należności, dla należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego,

• Do wysokości należności określonej zapisami postępowania układowego, jako kwoty przewidzianej do umorzenia lub w pełnej wysokości, w przypadku, gdy kontrahent zalega z zapłatą uzgodnionych rat postępowania układowego.

Do wyżej wymienionych tytułów należności, stosuje się odpisy aktualizujące w sposób obligatoryjny. Odpisy aktualizujące wartość należności odnosi się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych dla należności głównej oraz w ciężar kosztów finansowych dla odsetek od należności głównej. W sytuacji, gdy ustanie przyczyna, dla której dokonano odpisu z tytułu trwałej utraty wartości, dokonuje się przywrócenia dokonanego odpisu do wartości pierwotnej. Przyjmuje się zasadę, że jeśli odpis z tytułu utraty wartości był dokonany w tym samym roku obrotowym to przywrócenie jego wartości pierwotnej następuje poprzez dokonanie zapisów korygujących (zapisy ujemne). Natomiast przywrócenie wartości pierwotnej dla odpisu dokonanego w latach ubiegłych następuje poprzez zapis na dobro pozostałych przychodów operacyjnych lub przychodów finansowych w zależności, czego dotyczył odpis.

Zasady tworzenia kont analitycznych
Dla ewidencji należności długoterminowych w spółce wyodrębniono z analityki kont rozrachunkowych tylko konta z tytułu postępowania układowego, upadłościowego i likwidacyjnego. Kryterium decydującym o wyodrębnieniu takich należności długoterminowych jest zawarty z dłużnikiem harmonogram spłaty wierzytelności oraz klasyfikacja należności według rodzajów.

4.2.1.5. Inwestycje długoterminowe 
Inwestycje długoterminowe to takie aktywa trwałe, których okres dysponowania jest dłuższy niż 12 miesięcy. Zostały nabyte przez spółkę w celu osiągnięcia korzyści ekonomicznych, które wynikają z przyrostów ich wartości w postaci odsetek, dywidend lub innych pożytków. Zaliczamy do nich: udziały i akcje, inwestycje w dłużne papiery wartościowe, jednostki uczestnictwa, udzielone pożyczki długoterminowe, a także nieruchomości i wartości niematerialne i prawne, nieużytkowane przez Spółkę, lecz nabyte i/lub posiadane w celu osiągnięcia korzyści.

Wycena 
W ciągu roku obrotowego:

• Nieruchomości oraz wartości niematerialne i prawne - według ceny nabycia,

• Długotrwałe aktywa finansowe – według ceny nabycia lub ceny zakupu, jeżeli koszty przeprowadzenia i rozliczenia transakcji nie są istotne,

• Udziały w innych jednostkach oraz długoterminowe papiery wartościowe i inne długoterminowe aktywa finansowe wyrażone w walutach obcych – według kursu, który obowiązywał w dniu zakupu.

Na dzień bilansowy inwestycje długoterminowe wycenia się:

• Nieruchomości, wartości niematerialne i prawne zaliczane do inwestycji - według ceny nabycia uwzględnieniem odpisów amortyzacyjnych i odpisów z tytułu trwałej utraty wartości,

• Udziały i akcje w innych jednostkach nabyte w celu sprawowania nad nimi kontroli, współkontroli lub wywierania znaczącego wpływu na ich działalność – według ceny nabycia lub ceny zakupu, jeżeli koszty przeprowadzenia i rozliczenia transakcji nie są istotne,

• Aktywa finansowe przeznaczone do obrotu – według wartości godziwej,

• Udzielone pożyczki – w wysokości skorygowanej ceny netto,

• Aktywa finansowe dostępne do sprzedaży - według ceny rynkowej lub ceny nabycia. 

Dla aktywów finansowych dostępnych do sprzedaży (udziałów w innych jednostkach i papierów wartościowych) wycenianych według wartości rynkowej, różnicę pomiędzy wyższą ceną rynkową od ich ceny nabycia odnosi się na kapitał z aktualizacji wyceny. Różnica ta wpływa na wynik finansowy dopiero z chwilą rozchodowania tych aktywów. W przypadku obniżenia wartości rynkowej, w pierwszej kolejności różnicę pokrywa się z poprzednio ustalonej nadwyżki ceny rynkowej nad ceną nabycia (zmniejszenie kapitału z aktualizacji wyceny), a pozostałą kwotę odnosi w ciężar wyniku finansowego. Jeśli następuje trwałe przywrócenie wartości tych inwestycji to ich wzrost do wysokości pierwszej ceny zwiększa przychody operacyjne lub finansowe (w zależności od rodzaju inwestycji), a pozostałą nadwyżkę odnosi się na kapitał z aktualizacji wyceny. Wartość inwestycji długoterminowych w walutach obcych na dzień bilansowy wycenia się po kursie kupna stosowanym w tym dniu przez bank, z którego usług korzysta spółka, nie wyższym jednak od kursu śred¬niego ustalonego dla danej waluty przez NBP na dzień bilansowy. Jeśli bank, z którego usług korzysta spółka nie ustala kursu na dzień bilansowy, to kurs tych walut określa się w relacji do wskazanej przez jednostkę waluty odniesienia, której kurs jest ustalany przez NBP.

Odpisy z tytułu trwałej utraty wartości
W przypadku akcji i papierów wartościowych notowanych na giełdzie o trwałej utracie wartości świadczy kurs giełdy utrzymujący się na niższym poziomie niż wynosiła ich cena nabycia przez okres, co najmniej 3 miesięcy. Decyzję o dokonaniu odpisu aktualizującego wartości akcji i udziałów, które posiada Spółka Podejmuje zarząd spółki w oparciu o dokumentacje finansową spółek powiązanych w przypadku pozostałych inwestycji długoterminowych decyzję o dokonaniu odpisów aktualizujących podejmuje zarząd Spółki w oparciu o analizę ekonomiczną i finansową.

Zasady tworzenia kont analitycznych
Dla ewidencji inwestycji długoterminowych tworzy się konta analityczne z wyodrębnieniem grup aktywów (nieruchomości, akcje, udziały, pożyczki). Ewidencja szczegółowa zapewnia możliwość ustalenia wartości początkowej i odpisów aktualizujących z podziałem na inwestycje w podmiotach powiązanych i pozostałych. 

4.2.1.6. Długoterminowe rozliczenia międzyokresowe
Rozliczenia międzyokresowe kosztów, których termin rozliczenia jest dłuższy niż 12 miesięcy od dnia bilansowego. Szczególnym rodzajem rozliczeń międzyokresowych kosztów są aktywa z tytułu podatku odroczonego. Aktywa te tworzone w związku z ujemnymi przejściowymi różnicami między wykazywaną w księgach rachunkowych wartością aktywów i pasywów, a ich wartością podatkową oraz stratą podatkową możliwą do odliczenia w przyszłości. Bez względu na czasookres ich rozliczenia traktowane są, jako rozliczenia długoterminowe.

Wycena 
Poniesione koszty do rozliczenia znajdujące odzwierciedlenie w dokumentacji ekonomiczno-technicznej. Aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego ustala się w wysokości kwoty przewidzianej w przyszłości do odliczenia od podatku dochodowego, przy uwzględnieniu stawek podatku dochodowego obowiązujących w roku powstania obowiązku podatkowego. 

Dla ewidencji poniesionych kosztów wyodrębniono konto syntetyczne z analityką pozwalającą ustalić tytuły dokonywanych rozliczeń.

4.1.1. Aktywa obrotowe
    
Aktywa obrotowe spółki obejmują:

1. Zapasy materiałów, produktów gotowych, półproduktów, towarów - przeznaczone do zbycia lub zużycia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego,

2. Należności krótkoterminowe –należności z tytułu dostaw i usług bez względu na termin ich wymagalności, a także całość lub część należności z innych tytułów niezaliczonych do aktywów finansowych, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego,

3. Inwestycje krótkoterminowe- aktywa pieniężne, a także inne aktywa płatne i wymagalne lub przeznaczone do zbycia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego, 

4. Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe – rozliczenia poniesionych wydatków lub zarachowanych kosztów do rozliczenia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego.

4.1.1.1. Zapasy 
Do zapasów zalicza się:

• Materiały – nabyte w celu zużycia na potrzeby własne,

• Towary – zakupione w celu dalszej ich odsprzedaży,

Wymienione wyżej składniki majątkowe stanowią własność Spółki mogą znajdować się na terenie spółki i poza nią.

Wycena
Przyjęcie na magazyn wycenia się:

• Materiały – według cen zakupu

• Towary – według cen nabycia, 

• Produkty gotowe - 

Rozchód z magazynu wycenia się:

• Materiały – według cen zakupu

• Towary – według cen nabycia

Spółka zakupuje materiały na bieżące potrzeby działalności, w związku, z czym nie prowadzi magazynu i nie ma potrzeby wyceniania ich na dzień bilansowy, bo nie posiada zapasów towarów i materiałów. 

W przypadku potrzeby magazynowania towarów i materiałów zarząd spółki dokona stosownych zmian w polityce rachunkowości.

Odpisy 
W przypadku stwierdzenia utraty przydatności składników rzeczowych aktywów obrotowych spółka zobowiązana jest do dokonania oceny ich wartości i ujęcia odpisu aktualizacyjnego w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych.

4.1.1.2. Należności krótkoterminowe
Należności krótkoterminowe obejmują:

• Ogół należności z tytułu dostaw i usług,

• Ogół należności z tytułu czynszów mieszkalnych

• Całość lub część należności z innych tytułów, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. 

Wycena
W ciągu roku obrotowego w Spółka. należności i roszczenia wyrażone w walucie krajowej ujmuje się w wartości nominalnej, ustalonej w chwili powstania operacji gospodarczej. Wycenę wyrażonych w walutach obcych operacji gospodarczych ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich powstania odpowiednio:

• Po kursie kupna lub sprzedaży walut stosowanym przez bank, z którego spółka korzysta – w przypadku operacji sprzedaży lub kupna walut oraz operacji zapłaty należności lub zobowiązań,

• Po kursie średnim ustalonym dla danej waluty przez NBP na dzień poprzedzający przeprowadzenie operacji chyba, że w zgłoszeniu celnym lub innym wiążącym jednostkę dokumencie ustalony został inny kurs w przypadku pozostałych operacji,

Na dzień bilansowy należności i roszczenia wyrażone:

• W walucie krajowej - wycenia się w kwocie wymaganej zapłaty (z ustaleniem należnych odsetek za zwłokę w zapłacie należności) z uwzględnieniem zasady ostrożności.

• W walutach obcych wycenia się według średniego kursu ustalonego na dzień wyceny danej waluty przez NBP oraz po uwzględnieniu odpisów z tytułu aktualizacji wyceny.

Różnice kursowe ustalone w trakcie roku lub na moment bilansowy odnosi się w ciężar kosztów finansowych lub na dobro przychodów finansowych.

Odpisy aktualizujące należności
Odpisów aktualizujących dokonuje się na należności, których ściągalność jest wątpliwa, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty stosując następujące zasady:

• Od należności zgłoszonych likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym, od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości,

• W pełnej wysokości należności, dla należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego,

• Do wysokości należności określonej zapisami postępowania układowego, jako kwoty przewidzianej do umorzenia lub w pełnej wysokości, w przypadku, gdy kontrahent zalega z zapłatą uzgodnionych rat postępowania układowy,

• Od należności czynszowych objętych prawomocnym wyrokiem sądowym

Do wyżej wymienionych tytułów należności, stosuje się odpisy aktualizujące w sposób obligatoryjny.

 

Wyjątkiem do tej reguły są:

• Należności płacone przez klientów ratami, za zgodą Spółka. Na podstawie pisemnego harmonogramu spłat (umowa lub mail)

• Należności, dla których pracownik Spółka. Uzasadnił brak ryzyka płatności, za zgodą szefa działu. 

Odpisy aktualizujące wartość należności odnosi się w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych dla należności głównej oraz w ciężar kosztów finansowych dla odsetek od należności głównej. 

W przypadku ustania przyczyny, dla której dokonano odpisu aktualizującego wartość należności dokonuje się przywrócenia do wartości początkowej. Przyjmuje się zasadę, że jeśli odpis z tytułu utraty wartości był dokonany w tym samym roku obrotowym to przywrócenie jego wartości pierwotnej następuje poprzez dokonanie zapisów korygujących (zapisy ujemne). Natomiast przywrócenie wartości pierwotnej dla odpisu dokonanego w latach ubiegłych następuje poprzez zapis na dobro pozostałych przychodów operacyjnych lub przychodów finansowych. W przypadku dokonania zapłaty wierzytelności przez dłużnika, następuje rozwiązanie dokonanego wcześniej odpisu aktualizującego na dobro pozostałych przychodów operacyjnych (dla należności głównej) lub przychodów finansowych dla odsetek. W przypadku zrealizowania przesłanek w oparciu, o które dokonano odpisu aktualizującego wierzytelności, wobec wyczerpania możliwości dochodzenia tej wierzytelności następuje wykorzystanie wcześniej dokonanego odpisu aktualizującego.

Zasady tworzenia kont analitycznych 
Dla ewidencji należności tworzy się konta syntetyczne z podziałem na tytuły rozrachunków zarówno wobec osób prawnych, jak i fizycznych, a także z podziałem na jednostki krajowe i zagraniczne. Analityki kont rozrachunkowych stanowią kolejne uszczegółowienie tytułów rozrachunków w ramach danej grupy kont syntetycznych. Wymagany jest podział na rozrachunki z jednostkami powiązanymi i pozostałymi.

Konta należności służą do ewidencji wszelkich rozrachunków dotyczących:

• Należności z tytułu sprzedaży materiałów, towarów, produktów, usług oraz przekazaniem zaliczek na poczet dostaw,

• Należności z tytułu czynszu

• Należności z tytułu odsetek za zwłokę w zapłacie należności,

• Należnych kosztów egzekucyjnych,

• Należności z tytułu nadpłaty podatków,

• Należności zasądzonych na podstawie wyroków sądowych lub nakazów zapłat,

• Należności zgłoszonych do masy upadłości, likwidacji,

• Należności objętych postępowaniem układowym,

• Należności od pracowników,

• Należności z pozostałych tytułów ( niewymienionych wyżej),

4.1.1.3. Inwestycje krótkoterminowe

 

Do inwestycji krótkoterminowych Spółka. zaliczamy:

• Instrumenty kapitałowe wyemitowane przez inne jednostki ( akcje, udziały)

• Inne aktywa finansowe - obligacje, weksle, czeki, bony skarbowe, płatne i wymagalne lub przeznaczone do zbycia w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego albo od daty ich złożenia, wystawienia, nabycia. 

• Aktywa pieniężne w formie krajowych środków płatniczych, walut obcych i dewiz.

• Inne inwestycje krótkoterminowe, do których zalicza się metale szlachetne, kosztowności, dzieła sztuki.

Wycena
W ciągu roku obrotowego, krótkoterminowe aktywa finansowe przeznaczone do obrotu (akcje i inne papiery wartościowe) – wycenia się według ceny nabycia lub ceny zakupu, jeżeli koszty przeprowadzenia i rozliczenia transakcji nie są istotne.Ś

• Środki pieniężne i inne aktywa pieniężne wyrażone w walucie krajowej – według wartości nominalnej,

• Środki pieniężne wyrażone w walutach obcych – według kursu kupna danej waluty obcej banku, z którego spółka korzysta

Na dzień bilansowy:

• Aktywa finansowe tj. Papiery wartościowe, akcje przeznaczone do obrotu – według wartości rynkowej albo ceny nabycia

• Dla inwestycji krótkoterminowych, dla których nie istnieje aktywny rynek – według ceny nabycia pomniejszonej o ewentualne odpisy aktualizujące,

• Udzielone pożyczki zaliczone do inwestycji – w skorygowanej cenie nabycia pomniejszonej o ewentualne odpisy aktualizujące,

• Lokaty terminowe – według wartości nominalnej, 

• Środki pieniężne i inne aktywa pieniężne wyrażone w walucie krajowej – według wartości nominalnej,

• Środki pieniężne i inne aktywa w walucie obcej – według średniego kursu nbp ogłaszanego dla danej waluty na ten dzień.

Różnice kursowe z tytułu wyceny walut w ciągu roku obrotowego, jak i na dzień bilansowy, zalicza się odpowiednio do przychodów (dodatnie) lub do kosztów (ujemne) finansowych.

Zasady tworzenia kont analitycznych
Ewidencja analityczna pozwala na podział inwestycji krótkoterminowych, co do rodzaju (weksle, czeki, bony, certyfikaty, pożyczki, akcje, udziały).
Ewidencja pozwala na ustalenie wartości pierwotnej na dzień nabycia aktywów oraz ustalone różnice z wyceny.

4.1.1.4. Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe
Rozliczenia międzyokresowe kosztów dokonywane są wówczas, jeżeli poniesione przez jednostkę koszty w danym okresie sprawozdawczym dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych, nie dłuższych niż 12 miesięcy od dnia bilansowego i dopiero w tym okresie będą wpływały na wynik finansowy. Ustala się następujące tytuły rozliczeń międzyokresowych:

• Odpisy roczne ZFŚS ( za lata, w których na podstawie odrębnych przepisów jest tworzony),

• Koszty ubezpieczeń rzeczowych, 

• I inne koszty o znacznej kwocie, które dopiero w kolejnym roku wpłyną na wynik finansowy

• Rozliczenia wynikające z wyceny umów o usługę budowlaną.

Wycena
W ciągu roku obrotowego ujmuje się je w wysokości poniesionych kosztów zgodnie z posiadaną dokumentacją, którą stanowi: 

• Dla odpisu rocznego ZFŚS – szczegółowe wyliczenie planowanego odpisu rocznego,

• Dla kosztów ubezpieczeń – zawarte polisy ubezpieczeniowe,

• Dla innych kosztów – stosowna dokumentacja ( umowa, faktura, itp.)

Na dzień bilansowy w spółce wycenia się je w wysokości poniesionych kosztów, które dotyczą przyszłych okresów sprawozdawczych, po upewnieniu się, co do osiągnięcia w tym czasie korzyści ekonomicznych.

Zasady tworzenia kont analitycznych
Ewidencja analityczna rozliczeń międzyokresowych pozwala dokonać podziału poniesionych kosztów.

5.1.1.    Pasywa 

Pasywa stanowią źródło finansowania posiadanych przez Spółkę aktywów trwałych i obrotowych. Pasywa dzielimy na kapitał własny i kapitał obcy, który obejmuje:

• Zobowiązania,

• Rezerwy, 

• Rozliczenia międzyokresowe przychodów przyszłych okresów, 

Pasywa to:

• Kapitał własny - kapitał akcyjny, kapitał zapasowy, kapitał rezerwowy, kapitał z aktualizacji wyceny,

• Rezerwy na zobowiązania,

• Zobowiązania długoterminowe,

• Zobowiązania krótkoterminowe,

• Fundusze specjalne,

• Rozliczenia międzyokresowe przychodów, 

5.1.2.    Kapitał własny
Kapitał własny Spółki obejmuje udział jej właściciela w aktywach pozostający po pokryciu zobowiązań. Dzieli się na:

• Kapitał podstawowy,

• Kapitał zapasowy,

• Wynik finansowy netto okresu sprawozdawczego ( strata lub zysk),

• Niepodzielony wynik finansowy lat ubiegłych ( strata lub zysk), 

Wycena 
Kapitał własny spółki Spółka. Wykazuje się w wartości nominalnej. Wartość tego kapitału podstawowego winna być zgodna z dokonanym wpisem jego wysokości w krs.

Zasady tworzenia kont analitycznych
Dla ewidencji księgowej tworzy się analitykę pozwalającą na określenie wartości początkowej stanu kapitałów, najczęściej spotykanych tytułów zwiększeń i zmniejszeń oraz stanu na dzień bilansowy. 

5.1.3.    Zobowiązania i rezerwy na zobowiązania

5.1.3.1.    Rezerwy na zobowiązania i rozliczenia międzyokresowe bierne
Rezerwy odzwierciedlają wynikający ze zdarzeń przeszłych obowiązek spółki do wykonania w przyszłości świadczeń, których kwotę można wiarygodnie oszacować, mimo, że ani kwota ani termin nie są pewne. Rezerwy tworzy się na przypadające na dany okres, jeszcze nie poniesione koszty w wiarygodnie oszacowanej wartości.

Spółka tworzy rezerwy i rozliczenia międzyokresowe bierne ( w zależności od charakteru zdarzenia) w szczególności na:

• Dodatkowe koszty sporządzenia sprawozdania finansowego

• Koszty bonusów i wyrównania premii.

Rozliczenia międzyokresowe bierne prezentowane są w bilansie w grupie pozostałe rezerwy.

Za okres, który będzie podlegał badaniu przez biegłego rewidenta jednostka ma obowiązek tworzyć rezerwy z tytułu odroczonego podatku dochodowego.

Wycena 
Rezerwy wycenia się:

• Na podatek odroczony – w wysokości podatku dochodowego wymagającej w przyszłości zapłaty w związku z występowaniem dodatnich różnic przejściowych, tj. Różnic, które spowodują zwiększenie podstawy obliczenia podatku dochodowego w przyszłości,

• Rezerwy na przyszłe zobowiązania – w wysokości oszacowanej kwoty zobowiązania, którego obowiązek będzie spółka miała wypełnić w przyszłości.

Rezerwy i rmb obciążają wynik finansowy. Na dzień bilansowy winna być przeprowadzona weryfikacja i aktualizacja stanu rezerwy i rozliczeń międzyokresowych biernych. Jeśli w wyniku weryfikacji stwierdzono nadmiernie utworzone rezerwy, to nie później niż na dzień bilansowy dokonuje się zmniejszenie rezerwy lub rmb

Zasady tworzenia kont analitycznych
Ewidencja analityczna do kont rezerw powinna zapewnić ustalenie rezerw z poszczególnych tytułów i ich wykorzystanie.

5.1.3.2.    Zobowiązania długoterminowe  
Zobowiązaniem takim jest wynikający z przeszłych zdarzeń obowiązek wykonania świadczeń o wiarygodnie określonej wartości, który spowoduje wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów jednostki, jeżeli jego zapłata przypada na okres dłuższy niż 12 miesięcy od dnia bilansowego. Wyjątek stanowią zobowiązania z tytułu dostaw i usług zaliczane w całości do krótkoterminowych.

Do zobowiązań długoterminowych zalicza się:

• Kredyty i pożyczki, których raty spłaty przypadają na okres dłuższy niż 12 miesięcy od dnia bilansowego,

• Długoterminowe zobowiązania z tytułu emisji dłużnych papierów wartościowych (obligacje),

• Zobowiązania leasingowe, jeżeli termin ich wykupu jest dłuższy niż 12 miesięcy od dnia bilansowego,

• Zobowiązania objęte postanowieniami układu lub programami naprawczym, jeżeli termin ich wykupu jest dłuższy niż 12 miesięcy od dnia bilansowego,

• Inne zobowiązania finansowe, jeżeli termin ich wykupu jest dłuższy niż 12 miesięcy od dnia bilansowego.

Wycena 
W ciągu roku obrotowego, zobowiązania w spółce długoterminowe wycenia się:

• Wyrażone w walucie krajowej – w wielkości nominalnej.

Zobowiązania długoterminowe w walutach obcych operacji gospodarczych ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich powstania odpowiednio:

• Po kursie kupna lub sprzedaży walut stosowanym przez bank, z którego spółka korzysta – w przypadku operacji sprzedaży lub kupna walut oraz operacji zapłaty należności lub zobowiązań,

• Po kursie średnim ustalonym dla danej waluty przez nbp na dzień, chyba, że w zgłoszeniu celnym lub innym wiążącym jednostkę dokumencie ustalony został inny kurs – w przypadku pozostałych operacji,

• Zobowiązania z tytułu importu – po kursie z dokumentu sad.

Na dzień bilansowy zobowiązania długoterminowe wycenia się:

• Kredyty i pożyczki – w kwocie wymaganej zapłaty, po doliczeniu należnych odsetek,

• Długoterminowe zobowiązania z tytułu emisji dłużnych papierów wartościowych (obligacje) – w skorygowanej cenie netto,

• Zobowiązania objęte postanowieniem układu lub programem naprawczym – w kwocie wymagalnej zapłaty, 

• Pozostałe zobowiązania – w kwocie wymaganej zapłaty.

Zobowiązania w walutach obcych wycenia się według średniego kursu ustalonego na dzień wyceny danej waluty przez nbp oraz po uwzględnieniu odpisów z tytułu aktualizacji wyceny. Różnice kursowe ustalone w trakcie roku lub na moment bilansowy odnosi się w ciężar kosztów finansowych lub na dobro przychodów finansowych

Zasady tworzenia kont analitycznych
Dla ewidencji zobowiązań długoterminowych z uwagi na konieczność osobnej prezentacji w bilansie stosuje się zasadę wydzielania odrębnych kont syntetycznych, do zaewidencjonowania zobowiązań o charakterze długoterminowym np.: zobowiązania objęte postępowaniem układowym, leasingowe, kredytowe.   

5.1.3.3.    Zobowiązania krótkoterminowe  
Zobowiązania krótkoterminowe jest to ogół zobowiązań z tytułu dostaw i usług, a także całość lub ta część pozostałych zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Dotyczą zobowiązań o charakterze cywilnoprawnym i publicznoprawnych. Są to zobowiązania krótkoterminowe oraz ta część długoterminowych, których spłata nastąpi w ciągu roku od dnia bilansowego. 

Do zobowiązań krótkoterminowych zalicza się:

• Krótkoterminowe kredyty i pożyczki,

• Krótkoterminowe zobowiązania z tytułu emisji dłużnych papierów wartościowych, 

• Inne zobowiązania finansowe,

• Zobowiązania z tytułu dostaw i usług, niezależnie od okresu spłaty,

• Zobowiązania z tytułu otrzymanych zaliczek na dostawy,

• Zobowiązania wekslowe,

• Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń 

• Zobowiązania z tytułu podatków i ceł,

• Inne (niewymienione wyżej) zobowiązania,

Wycena 
W ciągu roku obrotowego, zobowiązania krótkoterminowe wycenia się:

• Wyrażone w walucie krajowej – w wielkości nominalnej.

Zobowiązania w walutach obcych ujmuje się w księgach rachunkowych na dzień ich powstania odpowiednio:

• Po kursie kupna lub sprzedaży walut stosowanym przez bank, z którego spółka korzysta – w przypadku operacji sprzedaży lub kupna walut oraz operacji zapłaty należności lub zobowiązań,

• Po kursie średnim ustalonym dla danej waluty przez nbp na dzień, chyba, że w zgłoszeniu celnym lub innym wiążącym jednostkę dokumencie ustalony został inny kurs – w przypadku pozostałych operacji,

• Zobowiązania z tytułu importu – po kursie z dokumentu sad,

Na dzień bilansowy zobowiązania krótkoterminowe wycenia się:

• Kredyty i pożyczki – w kwocie wymaganej zapłaty, po doliczeniu należnych odsetek,

• Zobowiązania z tytułu zaliczek – w wysokości otrzymanej kwoty netto tj. Po potrąceniu podatku od towarów i usług vat,

• Zobowiązania wekslowe własne – w kwocie wymaganej zapłaty,

• Zobowiązania objęte postanowieniem układu lub programem naprawczym – w kwocie wymagalnej zapłaty,

• Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń – w kwocie nominalnej,

• Zobowiązania z tytułu podatków i ceł – w kwocie wymaganej zapłaty, 

• Pozostałe zobowiązania – w kwocie wymaganej zapłaty.

Zobowiązania w walutach obcych wycenia się według średniego kursu ustalonego na dzień wyceny danej waluty przez nbp. Różnice kursowe ustalone w trakcie roku lub na moment bilansowy odnosi się w ciężar kosztów finansowych lub na dobro przychodów finansowych.

Zasady tworzenia kont analitycznych
Dla ewidencji zobowiązań tworzy się analityki kont pozwalające na wyodrębnienie i grupowanie transakcji rozrachunkowych w ramach danej grupy kont. Do kont rozrachunkowych winna być sporządzona na koniec okresu sprawozdawczego specyfikacja kontrahentów.

5.1.3.4.    Rozliczenia międzyokresowe przychodów 

Wartość otrzymanych aktywów, które staną się przychodem w okresach przyszłych. Są to przypadające na przyszłe okresy rozliczenia:

• Otrzymanych dotacji, subwencji przeznaczonych na nabycie środków trwałych,

• Równowartości nieodpłatnie otrzymanych środków trwałych,

• Przedpłat i zaliczek

• Rozliczenia wynikające z kontraktów o usługę budowlaną.

Wycena 
Przychody przyszłych okresów wycenia się w wartości nominalnej.

Zasady tworzenia kont analitycznych
Dla ewidencji przychodów przyszłych okresów utworzy się analityki kont pozwalające na wyodrębnienie istotnych tytułów, które mogą w przyszłości zaistnieć w spółce.

Zasady ochrony i archiwizowania dokumentacji systemu rachunkowości

 

2.1.    System przetwarzania danych 

Księgi rachunkowe firmy Spółka prowadzone są przy użyciu programu finansowo-księgowego ……. Program jest aktualizowany przez producenta – autoryzowanego dystrybutora firmy …… z siedzibą w …….., zgodnie ze zmianami przepisów podatkowych oraz zmianami prawa bilansowego.
 

Program realizuje wszystkie podstawowe operacje księgowe - od tworzenia planu kont dostosowanego do potrzeb informacyjnych Spółka Sp. Z o. O.o. i łatwego księgowania dokumentów poprzez automatyczny bilans zamknięcia, pełne rozrachunki i rozliczenia, aż do gotowych lub zdefiniowanych przez zestawień i sprawozdań. 

Podstawowe funkcje programu wykorzystywane przez Spółka Sp. z o.o.
•    Możliwość wyboru długości roku obrachunkowego. Spółka nie wykorzystuje możliwości obsługi lat obrachunkowych przesuniętych względem lat kalendarzowych. 
•     Stworzenia planu kont powiązanego ze wzorami sprawozdań finansowych (w oparciu o dane podawane przy zakładaniu firmy). 
•    Możliwość dostosowania planu kont do potrzeb przedsiębiorstwa. 
•    Definiowanie rejestrów vat, układów bilansu, rachunku zysków i strat oraz parametrów stałych (np. Wysokości odsetek). 
•    Automatyczne księgowania różnic kursowych i odsetek za zwłokę, z wykorzystaniem definiowanych kont specjalnych. 
•    Definiowanie kont podpowiadanych przy wprowadzaniu dokumentów sprzedaży i zakupu poszczególnych typów. 
•    Możliwość definiowania własnych rodzajów dokumentów w oparciu o dokumenty wzorcowe. 
•    Prowadzenie rachunku kosztów w różnych układach. Automatyczne księgowania równoległe między zespołami "4" i "5". Kontrola kręgu kosztów. 
•    Tworzenie słowników - kartotek pełniących rolę grup kont analitycznych. 
•    Parametryzacja mechanizmów ułatwiających bieżącą pracę, np. Wyszukiwania rozrachunków, długości kwartałów dla kwartalnych rozliczeń vat. 
•    Zapewnienie ciągłości rozliczeń, np. Z kontrahentami, poprzez wprowadzenie nierozliczonych transakcji do obrotów rozpoczęcia. 
•    Pełna kontrola nad mechanizmem automatycznego przeksięgowania kosztów według zadanych kryteriów. 
•    Tworzenie kopii lub storna z wprowadzonego dokumentu - szablonu dla księgowania powtarzających się dokumentów. 
•    Rozbudowany mechanizm wzorców księgowania może być zastosowany niezależnie dla dekretacji i wpisów w rejestrach vat. 
•    Kontrola poprawności wprowadzonych danych pod względem rachunkowym oraz bilansowania się dokumentów. 
•    Prowadzenie raportu kasowego z możliwością wprowadzania faktur vat z uwzględnieniem rejestrów vat. 
•    Możliwość nadawania, poza księgami rachunkowymi, cech dokumentom i zapisom, pozwalających na otrzymywanie dodatkowych informacji, np. O kosztach reklamy limitowanej. 
•    Automatyczne wyliczanie bieżących różnic kursowych (z uwzględnieniem operacji w buforze), dokonywanie zestawień zobowiązań i należności w walutach. 
•    Wycena bilansowa wartości na kontach walutowych, wyrażonych w walutach miesięcznie i na dzień bilansowy. 
•    Pełna obsługa rozliczeń vat przy transakcjach zagranicznych, w tym obsługa transakcji wewnątrzunijnych (wnt i wdt). 
•    Rejestracja transakcji trójstronnych w ramach obsługi wewnątrzwspólnotowego nabycia i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów. 
•    Możliwość rozliczania pracowników z pobranych zaliczek, zarówno stałych, jak i jednorazowych. 
•    Kontrola sald kont rachunków bankowych podczas wprowadzania dokumentu typu wyciąg bankowy. 
•    Mechanizmy weryfikacji poprawności nip wszystkich krajów należących do ue.
•    Podpowiadanie skróconej nazwy konta podczas dekretacji dokumentu na kontach. 
•    Możliwość dołączania do każdego dokumentu dodatkowego opisu lub komentarza w formie notatki. 
•    Nadawanie dokumentom znaczników ułatwiających szybkie wyszukanie dokumentu na liście w księgach lub buforze. 
•    Pełna obsługa przelewów, możliwość eksportowania wykonywanych w programie przelewów do systemów bankowości elektronicznej. 
•    Możliwość prowadzenia bieżących, uwzględniających dane z bufora, rozrachunków z kontrahentami, pracownikami i urzędami. 
•    Automatyczne naliczanie odsetek za zwłokę w płatnościach. Możliwość wystawiania not odsetkowych ogólnych lub szczegółowych, z precyzyjną informacją o naliczeniach cząstkowych. 
•    Mechanizmy wyceny bilansowej należności i zobowiązań w kwocie wymagającej zapłaty. 
•    Drukowanie przelewów, wezwań do zapłaty, potwierdzeń sald i zestawień transakcji. 
•    Automatyczne zestawianie kompensaty rozrachunków wzajemnych z kontrahentem. Wydruk wezwania do kompensaty wysyłanego kontrahentowi. 
•    Kontrola wprowadzenia rozliczeń dla zapisów na kontach rozrachunkowych. 
•    Rozliczanie rozrachunków walutowych (w tym ze strefy euro). 
•    Notatki i znaczniki nadawane transakcjom w rozrachunkach dla zamieszczania dodatkowej informacji. 
•    Szybkie wyszukiwanie zbiorczych informacji na podstawie wielu różnych kryteriów. Możliwość dotarcia do pojedynczej informacji i odszukania dokumentu źródłowego. 
•    Możliwość sprawdzenia wpływu zapisów z dokumentów w buforze na stan kont, jeszcze przed ich ostatecznym zaksięgowaniem. 
•    Zapisywanie informacji z dokumentu źródłowego, raz wprowadzonego do komputera, we wszystkich stosownych miejscach. 
•    Automatyczne przenoszenie kwoty z rejestru na właściwe strony kont przy wprowadzaniu danych dla vat. 
•    Drukowanie raportów i zestawień sporządzanych w programie w tradycyjnej formie papierowej lub elektronicznej (format pdf). 
•    Łączność internetowa z kontrahentem, bezpośrednio z kartoteki kontrahentów. 
•    Dziennik księgowań prowadzony automatycznie przez program.
•    Raporty wchodzące w skład ksiąg rachunkowych.
•    Wydruki rejestrów vat i ich zestawień do deklaracji.
•    Zestawienie kontroli płatności vat pomocne przy określaniu limitu kwoty do zwrotu.
•    Automatyczny bilans oraz rachunek zysków i strat - obliczane w każdym momencie, z możliwością uwzględnienia dekretów w buforze.
•    Wykonywanie typowych raportów, w oparciu o dane zgromadzone na kontach (również zapisy i obroty konta lub grupy kont).
•    Zestawienia dokumentów według określonego typu, cechy, chronologii księgowania i innych kryteriów.
•    Przeprowadzanie różnorodnych analiz (np. Płynności finansowej przedsiębiorstwa), w oparciu o typowe wskaźniki finansowe zdefiniowane w programie.
•    Możliwość definiowania własnych zestawień przez użytkownika.
•    Przesyłanie zgromadzonych danych do programu arkuszy kalkulacyjnych
2.2.    Ochrona dokumentów i ksiąg rachunkowych
Fizyczne zabezpieczenie zewnętrzne zapewnia ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych do następujących elementów systemu rachunkowości i dokumentacji Spółka Sp. z o.o.:
•    Sprzętu komputerowego wspomagającego księgowość spółki,
•    Księgowego systemu informatycznego,
•    Zasad rachunkowości,
•    Ksiąg rachunkowych,
•    Dowodów księgowych,
•    Dokumentacji inwentaryzacyjnej,
•    Sprawozdań finansowych.

Dla prawidłowej ochrony ksiąg rachunkowych stosowane są:
•    Nośniki danych odporne na zagrożenia,
•    Systematycznie tworzone – rezerwowe kopie zbiorów danych zapisanych na trwałych nośnikach informacji.

Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w oryginalnej postaci. Dokumenty przechowywane są w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze oraz w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. 
Ochronie danych podlegają również dane wprowadzone do programu płatnik. Dane te archiwizuje się na nośnikach danych (płyty cd) po każdej zmianie w programie, czyli co najmniej raz w miesiącu zgrywając bazę danych na nośnik.

2.3.    Ochrona danych wprowadzonych do programu finansowo - księgowego
Program stosowany przez Spółkę zapewnia ochronę danych zarówno przed dostępem osób niepowołanych jak i przed zniszczeniem w wyniku niewłaściwego działania użytkownika lub uszkodzenia systemu. Między innymi poprzez automatyczne przypominanie o konieczności wykonania kopii bezpieczeństwa. 

W programie istnieje możliwość prowadzenia listy operatorów, którzy mają dostęp do programu. Każdy z nich ma własny kod, który podaje w momencie wejścia do programu. Również każdy użytkownik może mieć ograniczone prawa do korzystania z programu tak, aby np. Tylko niektóre osoby mogły dokonywać nowych zapisów i korekt w zapisach, o inne jedynie je przeglądać i sumować.

Dane wprowadzane do programu są od razu zapisywane na twardym dysku komputera. W razie nagłego zaniku napięcia zasilania może być utracona jedynie pozycja akurat wpisywana. W celu ochrony przed uszkodzeniem i utratą danych znajdujących się na dysku twardym, w programie została przewidziana archiwizacja zapisów na przenośnych nośnikach danych. Zalecane jest wykonanie kopii bezpieczeństwa przynajmniej raz w miesiącu. Przy wykonaniu procedury archiwizacji wszystkie zbiory stanowiące księgi rachunkowe są kompresowane i zapisywane w katalogu podanym przez użytkownika. W ten sposób przechowywane są kopie archiwalne na dyskach elastycznych oraz na dodatkowym dysku twardym. W programie została przewidziana również funkcja odwrotna, to jest odtworzenie danych z innych nośników informacji. 

Z uwagi na fakt, że Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie posiada licencji na używanie oprogramowania – licencja jest udzielona podmiotowi, któremu zlecono prowadzenie ksiąg rachunkowych - księgi rachunkowe przenoszone są na papier raz w miesiącu.
 

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu.
Pozostałe zbiory przechowuje się co najmniej przez okres:
1) księgi rachunkowe - 5 lat; 
2) karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;
3) dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;
4) dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione; 
5) dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;
6) dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;
7) dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat;
8) pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.
Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

CHARAKTERYSTYKA  SYSTEMU
PRZETWARZANIA  DANYCH

1.    Wykaz programów komputerowych dopuszczonych do stosowania w systemie przetwarzania danych w e SPÓŁKI

Dopuszcza się stosowania w SPÓŁKI z dniem 1 stycznia 2010 roku pro-
gram XXX nabyty od xxxxx jako program podstawowy służący do prowadzenia ksiąg rachunkowych (zbiorów tworzących księgi rachunkowe)  SPÓŁKI, składający się z następujących modułów:

1)    „Finanse i Księgowość” obejmujący :
a)    „Księgę Handlową”,
b)    „Środki Trwałe”,
c)    „Kasę, Banki, Rozrachunki”;

2)    „Sprzedaż” obejmujący:
a)    „Sprzedaż”,
b)    „Zakupy”,
c)    „Kasa, Bank i Rozrachunki”;

3)    „Kadry i Płace” obejmujący:
a)    „Kadry i Płace”,
b)    „Kasę, Banki, Rozrachunki”.

2.    Wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera

Ogólne zasady działania programu XXXi lokalizację zbiorów tworzących księgi
 rachunkowe ustala się następująco.
Zbiory danych tworzące księgi rachunkowe  SPÓŁKI znajdującej się w serwerze o nr seryjnym ……….. oraz na płytach w Wydziale Finansowo-Ekonomicznym SPÓŁKI.
Serwer działa w oparciu o system operacyjny LINUX zainstalowany na komputerze 
o numerze seryjnym …………… i wykorzystuje jego zbiory danych niezbędne do prawidłowego funkcjonowania.
Szczegółową lokalizację i wykaz zbiorów programu : XXX oraz zbiorów tworzących księgi rachunkowe  SPÓŁKI ustala w następujący sposób.

Wykaz zbiorów danych odpowiedzialnych za prawidłowe
funkcjonowanie programu XXX

 

Dyskkatalogpodkatalog	Nazwa zbioru	Funkcja	Powiązania

 

Wykaz zbiorów tworzących księgi rachunkowe SPÓŁKI:

 

Dyskkatalogpodkatalog	Nazwa zbioru	Funkcja	Powiązania

Wykaz zbiorów danych tworzących archiwum SPÓŁKI:

 

Lokalizacja	Nazwa zbioru	Funkcja	Powiązania
Nagrana płyta CD	pliki *.*.zip	skompresowane programem pakującym ZIP	brak

 

3.    Opis systemu przetwarzania danych
System przetwarzania danych tworzą programy wymienione w wykazie programów komputerowych dopuszczonych do stosowania (w p-kcie 1).
Ustala się wzajemne powiązania oraz kierunki przepływu danych pomiędzy poszczególnymi modułami systemu przetwarzania danych według następującego schematu.

SYSTEM  PRZETWARZANIA  DANYCH

 

 

4. Charakterystyka programów przetwarzania danych
Ogólna charakterystyka i funkcje programu (modułu)
„KSIĘGA HANDLOWA ”
Moduł „Księga Handlowa” stanowi główną część systemu przetwarzania danych. 
W module tym prowadzone są:

1) dziennik oraz księga główna, które służą do chronologicznego i systematycznego ujęcia wszystkich zdarzeń i operacji gospodarczych, jakie wystąpiły w danym okresie sprawozdawczym,

2) następujące pomocnicze księgi rachunkowe:

• rozrachunki z odbiorcami i dostawcami według kontrahentów,

• ewidencja szczegółowa transakcji w walutach obcych,

• rozrachunki publicznoprawne,

• ewidencja szczegółowa dla potrzeb VAT (rejestry zakupów i sprzedaży),

• ewidencja szczegółowa kosztów operacyjnych według ich rodzajów oraz miejsc ich powstawania.

Główną część programu „Księga Handlowa” stanowi zakładowy plan kont dostosowany do wymogów przyjętego w zakładowych zasadach (polityce) rachunkowości wykazu ksiąg rachunkowych, dostosowany do ustalonych tu zasad prowadzenia ewidencji szczegółowej do poszczególnych kont księgi głównej wymagającej takiej ewidencji.
Otwieranie i zamykanie ksiąg rachunkowych.
Bilans otwarcia roku obrotowego generowany jest automatycznie na podstawie bilansu zamknięcia roku poprzedniego zapewniając możliwość kontrolowania, przez operatora programu, poprawności wykonania tej czynności.
Program „Księga Handlowa” umożliwia zamkniecie ksiąg rachunkowych zgodnie z postanowieniami art. 12, ust. 5 ustawy o rachunkowości, które polega na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących zamknięte księgi rachunkowe i tak powinien być wykorzystywany.
Komputerowe  wydruki  danych

Komputerowe wydruki danych powinny spełniać wymagania określone w art. 13 ust. 2-6 ustawy o rachunkowości a w szczególności:

1) powinny być trwale oznaczone nazwą skróconą  SPÓŁKI lub jej jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej, której dotyczą, oraz zrozumiałą nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej,

2) powinny być wyraźnie oznaczone, co do roku obrotowego, co do miesiąca i co do daty sporządzenia,

3) powinny posiadać automatycznie numerowane strony z oznaczeniem pierwszej i ostatniej (koniec wydruku) oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w miesiącach i w roku obrotowym, 

4) powinny być oznaczone nazwą programu przetwarzania danych.

Wszystkie dowody księgowe, przenoszone za pośrednictwem urządzeń łączności, powinny być oznaczane, przez ich zakwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych, w sposób automatyczny wcześniej zdefiniowany i zgodny z przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości.
Transmisja danych powinna następować po ich sprawdzeniu przez osobę odpowiedzialną i być możliwą tylko i wyłącznie po podaniu hasła „unikalnego”, znanego jedynie osobie odpowiedzialnej, przez co następuje jej identyfikacja.

Przenoszenie zbiorów danych tworzących pomocnicze księgi rachunkowe do podstawowego systemu FK (nastąpi po synchronizacji programów pomocniczych z programem FKwedług poniższych zasad)

Zapisy księgowe pochodzące z modułów – zbiorów, tworzących pomocnicze księgi rachunkowe - ewidencję szczegółową, powinny być wprowadzane do modułu głównego  „ Księga Handlowa” automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności. Zapisy te powinny spełniać warunki określone w art. 20, ust 5 ustawy o rachunkowości, w szczególności z następujących powodów:

a) zapewnienia ich trwałej i czytelnej postaci,

b) umożliwienia stwierdzenia źródła ich pochodzenia,

c) zapewnienia możliwości sprawdzenia poprawności przetworzenia określonych danych,

d) zapewnienia ochrony danych źródłowych w miejscu ich wprowadzania na zasadach określonych w zakładowych przepisach dotyczących ochrony danych.

PROGRAM  POMOCNICZY – „ŚRODKI TRWAŁE” (będzie funkcjonował po synchronizacji z programem FK w następujący sposób) Program pomocniczy (moduł) „Środki Trwałe” służy do ewidencji szczegółowej składników rzeczowych aktywów trwałych oraz ich umorzeń (amortyzacji). Na podstawie uprzednio wprowadzonych lub zmodyfikowanych danych dotyczących środków trwałych, w momencie ich przyjęcia do użytkowania, program powinien automatycznie generować dane liczbowe dotyczące: a) naliczania odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych) i aktualizacyjnych z uwzględnieniem zarówno przepisów ustawy o rachunkowości jak i ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, b) aktualizowania wartości początkowej środków trwałych i dokonywanych od nich odpisów umorzeniowych (aktualizacyjnych) w/g odrębnych przepisów. Na koniec każdego miesiąca, na komendę operatora, program powinien generować polecenie księgowania dotyczące naliczenia odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych) i aktualizacyjnych, które powinno być, za pośrednictwem urządzeń łączności, transmitowane do modułu „Księga Handlowa” gdzie podlega ujęciu zbiorczo na odpowiednich kontach księgi głównej: Dt konto  – „Amortyzacja” i Ct konto– „Umorzenia i odpisy aktualizacyjne środków trwałych”. PROGRAM  POMOCNICZY – „SPRZEDAŻ  I  ZAKUPY” (będzie funkcjonował po synchronizacji z programem FK w następujący sposób) Program pomocniczy (moduł) „Sprzedaż i Zakupy” służy do ewidencji szczegółowej (ilościowej i wartościowej) materiałów, towarów i produktów według poszczególnych magazynów. W module tym wystawiane są, przez osoby uprawnione, dokumenty przyjęcia materiałów i tworów od dostawców np. dowody PZ oraz dowody przyjęcia produktów z produkcji do magazynu jak również dowody wydania materiałów, towarów i produktów z magazynu np. dowody Wz i Rw. Ewidencja szczegółowa materiałów i towarów prowadzona jest w rzeczywistych cenach nabycia (zakupu), a produktów w rzeczywistym koszcie wytworzenia w zależności od ustaleń w zakładowym planie kont. Rozchód materiałów, towarów i produktów wyceniany jest automatycznie na podstawie jednej z przyjętych zasad ustalonych w zakładowym planie kont. Wszystkie dane wynikające z dokumentów (dowodów księgowych), ujęte w module „Sprzedaż i Zakupy” na polecenie operatora programu, powinny być przenoszone automatycznie, za pośrednictwem urządzeń łączności, do modułu „Księga Handlowa” i ujmowane zbiorczo na odpowiednich kontach zespołu 3, 6 i 7 według zasad określonych w zakładowym planie kont. W programie (module) pomocniczym „Sprzedaż i Zakupy” powinna być prowadzona także ewidencja szczegółowa przychodów ze sprzedaży według poszczególnych asortymentów (rodzajów) produktów, usług, towarów i materiałów oraz według ich odbiorców, według miejsc jej wykonywania oraz stawek podatku VAT a także sprzedaży zwolnionej lub nie objętej tym podatkiem. W programie powinny być wystawiane automatycznie faktury VAT, za pośrednictwem urządzeń łączności a następnie przenoszone do modułu „Księga Handlowa” oraz ujmowane zbiorczo na odpowiednich kontach zespołu 2 i 7 według zasad określonych w zakładowym planie kont. PROGRAM  POMOCNICZY „KADRY  I  PŁACE” (będzie funkcjonował po synchronizacji z programem FK w następujący sposób) Program pomocniczy (moduł) „Kadry i Płace” służy do ewidencji szczegółowej rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń oraz do ewidencji rozrachunków z tytułu ubezpieczeń społecznych i świadczeń na rzecz pracowników oraz podatku dochodowego od osób fizycznych. Ewidencja szczegółowa rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń powinna być prowadzona w tym programie w postaci imiennych kart wynagrodzeń. Na podstawie danych charakteryzujących każdego pracownika, w programie „Kadry i Płace” powinna być automatycznie generowana lista płac oraz naliczane zobowiązania wobec ZUS i Urzędu Skarbowego z tytułu składek ZUS oraz podatku dochodowego od osób fizycznych. Oprócz danych identyfikujących pracownika, niezbędnych do powyższych rozrachunków, każdy pracownik powinien być określony cechą pozwalającą na precyzyjne ustalenie miejsca jego pracy. Na podstawie tej cechy koszty wynagrodzeń i przypisane im koszty świadczeń na rzecz pracowników powinny być, na podstawie automatycznie tworzonego rozdzielnika, automatycznie przenoszone do modułu „Księga Handlowa” na konta zespołu 4 – „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie” oraz równolegle na konta zespołu 5 – „Koszty według typów działalności i ich rozliczenie”  i ewentualnie na odpowiednie konta zespołu 6 – „Produkty i rozliczenia międzyokresowe”. W programie „Kadry i Płace” powinna być prowadzona ewidencja szczegółowa dla potrzeb rozrachunków z ZUS oraz dla potrzeb rozliczeń z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych.  Program „Kadry i Płace” powinien ściśle współpracować z programem „Płatnik – Teletransmisja”, przez co deklaracje rozliczeniowe z ZUS będą automatycznie, za pośrednictwem urządzeń łączności, przekazywane do ZUS. Wszystkie dokumenty wystawione w module „Kadry i Płace” powinny być przenoszone automatycznie, za pośrednictwem urządzeń łączności, do modułu „Księga Handlowa” i ujmowane zbiorczo na odpowiednich kontach zespołu 2,4, i 6 według zasad ustalonych w zakładowym planie kont.

PROGRAM   POMOCNICZY – „KASA , BANK I ROZRACHUNKI”
(będzie funkcjonował po synchronizacji z programem FK w następujący sposób)

W programie pomocniczym (module) „Kasa, Bank i Rozrachunki” powinna być prowadzona ewidencja szczegółowa przychodów gotówki do kasy oraz rozchodów gotówki z kasy w tym na rachunek bankowy a także wpływy i wypływy z rachunków bankowych. Na podstawie danych, na koniec każdego dnia, powinien być generowany raport kasowy pośrednictwem urządzeń łączności, podlega przeniesieniu do modułu „Księga Handlowa” gdzie powinien być ujmowany na odpowiednich kontach zespołu 1, 2 i 7 według zasad określonych w zakładowym planie kont.
Szczegółowe opisy działania każdego z powyższych  programów stanowiących system przetwarzania danych zawarte są w odpowiednich instrukcjach obsługi, które podlegają zabezpieczeniu i starannemu przechowywaniu w dziale Finansowo-Ekonomicznym  SPÓŁKI oraz w biurach poszczególnych jednostek organizacyjny – samobilansujących – nie posiadających osobowości prawnej.

5.    Zasady ochrony danych i ich zbiorów generowane z komputerowych programów przetwarzania

Przetwarzane dane w systemie komputerowym podlegają szczególnej ochronie ze względu na możliwość: 

• całkowitej utraty danych,

• częściowej utraty danych,

• uszkodzenia danych podczas przetwarzania,

• celowego wprowadzenia błędnych danych przez osoby nieuprawnione,

• wejścia w posiadanie danych przez osoby nieuprawnione.

Mając na względzie powyższe zagrożenia wprowadza się obowiązek codziennej archiwizacji danych. Jest ona tworzona automatycznie na serwerze oraz raz na tydzień nagrywane są płyty z danymi tygodniowymi, a w szczególności: 

1) płyty zawierające zarchiwizowane dane muszą być przechowywane, do czasu ponownego wykorzystania, pod zamknięciem; wskazane jest przechowywanie ich w innym pomieszczeniu niż znajduje się komputer zawierający dane,

2) płyty zawierające dane zarchiwizowane, w dniu zamknięcia kolejnego miesiąca i sporządzenia wydruków, o których mowa w art. 14, ust. 4 ustawy o rachunkowości, powinny być przechowywane, co najmniej do dnia ostatecznego zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy; płyty te przechowuje się bezwzględnie pod zamknięciem w innym pomieszczeniu niż znajduje się komputer zawierający dane; w miarę możliwości należy je przechowywać w odpowiednio zabezpieczonym miejscu poza siedzibą danej Jednostki SPÓŁKI a przynajmniej w oddalonym pomieszczeniu,

3) do płyt instalacyjnych programu oraz ich kopii zapasowych stosują się odpowiednio postanowienia punktu 6 przedmiotowej charakterystyki.

Wprowadza się następujące zasady ochrony danych przed możliwością całkowitej lub częściowej ich utraty, w wyniku różnych zdarzeń, a w szczególności: 

1) od kradzieży sprzętu komputerowego; pomieszczenie w którym znajduje się komputer zawierający chronione dane musi być zamykane w okresie, gdy nie przebywa w nim żaden z pracowników oraz odpowiednio zabezpieczone przed możliwością włamania,

2) od całkowitego zniszczenia sprzętu komputerowego w wyniku pożaru, zalania lub innych zdarzeń losowych; przechowywanie zapasowych kopii danych i programu instalacyjnego powinno być, zgodne z wyżej ustalonymi zasadami; obowiązuje też zapewnienie nadzoru nad pomieszczeniami Jednostki SPÓŁKI poza godzinami pracy,

3) od uszkodzenia sprzętu komputerowego spowodowanego niewłaściwymi parametrami zasilania z sieci energetycznej; wymagane jest zapewnienie właściwego stanu instalacji zasilającej, stosowanie wyłącznie instalacji z uziemieniem oraz zasilaczy awaryjnych tak zwanych UPS lub co najmniej urządzeń zapewniających eliminację przepięć występujących w sieci energetycznej,

4) od świadomego usunięcia danych z twardego dysku; obowiązuje maksymalne ograniczenie dostępu do komputera zawierającego dane księgowe a także bezwzględny zakaz pozostawiania włączonego komputera (lub terminalu) w sieci bez opieki lub możliwości uruchomienia programu oraz dokonywania w nim jakiekolwiek operacji z klawiatury bez podania hasła,

5) od przypadkowego usunięcia danych przez użytkownika; obowiązuje szczególna uwaga przy wykonywaniu operacji usuwających zbiory (kasowanie, formatowanie),

6) od przypadkowego usunięcia lub modyfikacji danych w wyniku działania innego programu (wirusa); obowiązuje bezwzględny zakaz wykorzystywania komputera do odtwarzania danych i uruchamiania programów z jakichkolwiek nośników nie poddanych uprzednio sprawdzeniu programem antywirusowym i bezpośrednich połączeń z rozległymi sieciami. 

Ochrona danych przed uszkodzeniem w trakcie przetwarzania powinna być zapewniona przez stosowanie przetestowanego uprzednio sprzętu i właściwych parametrów zasilania.

Ochrona danych przed celowym ich zniekształceniem przez osoby niepowołane polega na przestrzeganiu powyższych ustaleń zawartych w punkcie 4-tym oraz zdefiniowaniu dla każdego użytkownika programu księgowego jego identyfikatora i hasła. W przypadku użytkowania komputera w sieci lokalnej, administrator sieci obowiązany jest dodatkowo ograniczyć dostęp do katalogów z programem księgowym wyłącznie do użytkowników uprawnionych. 

Ochrona przed wejściem w posiadanie danych przez osoby nieuprawnione polega na: 

1) przestrzeganiu postanowień dotyczących fizycznego ograniczenia dostępności sprzętu, 

2) przestrzeganiu postanowień dotyczących zabezpieczeń programowych (definicji użytkowników haseł, przestrzegania zachowania poufności haseł), 

3) ograniczeniu do niezbędnego minimum możliwości zdalnej pracy (spoza siedziby Jednostki SPÓŁKI na komputerze zawierającym dane księgowe,

4) bezwzględnym przestrzeganiu zasad przechowywania kopii archiwalnych. 

Zapewnienie prawidłowych zasad sytemu bezpieczeństwa danych polega na:

1) wyznaczeniu jednego administratora odpowiedzialnego za nadawanie określonych uprawnień pozostałym operatorom programu,

2) posiadaniu przez wszystkich użytkowników programu identyfikatora elektronicznego i hasła umożliwiających rozpoznanie zapisów dokonywanych przez te osoby.

Wyznaczenie administratorów sieci oraz dopuszczenie innych osób do danych księgowych w systemie oprogramowania a także do kontrolowania przestrzegania przez te osoby postanowień ustalonych w tej części przyjętych zasad (polityki) rachunkowości należy do obowiązków głównego księgowego SPÓŁKI oraz zastępcy G-K SPÓŁKI lub z ich upoważnienia do osoby prowadzącej księgi rachunkowe danej Jednostki.

Archiwum
1) Archiwum dotyczy modułów (programów) wymienionych w wykazie programów komputerowych dopuszczonych do stosowania
2) Pełne archiwum zbiorów i programów wykorzystywane jest na stanowisku do spraw promocji i informatyki w każdą środę między 7.00-8.00 oraz są zapisywane na nośnik CD i składowane w bezpiecznym miejscu.