Szczegółowy opis czynności zaplanowanych wraz z przydzielonymi zasobami ludzkimi

1.Formalności

1.1 Uzyskanie pozwolenia na zorganizowanie konferencji. W celu zorganizowania międzynarodowej konferencji niezbędne jest uzyskanie zgody organów decyzyjnych na Uniwersytecie Technologiczno – Przyrodniczym. Chcemy wykorzystać jedną z sal audytoryjnych, gdyż jest ona w pełni przystosowana do przeprowadzania tego typu spotkań. W związku z tym zaplanujemy wstępnie spotkanie z władzami uczelni, aby omówić wszystkie kwestie dotyczące tego przedsięwzięcia. Osobą, która może nam takiego pozwolenia udzielić jest dr hab. inż. Antoni Bukaluk. Odpowiedzialny za uzyskanie takiej zgody jest w tym przypadku kierownik i to on jest w pełni zaangażowany w to zadanie.

1.2 Zorganizowanie spotkania z pracownikami Uniwersytetu Technologiczno- Przyrodniczego. Aby nasze przedsięwzięcie związane z przeprowadzeniem międzynarodowej konferencji przebiegło sprawnie i właściwie, zorganizujemy spotkanie z osobami bezpośrednio zaangażowanymi w podobne programy. Planujemy spotkać się z koordynatorem uczelnianym mgr Joanną Siołkowską, pełnomocnikiem ds. Współpracy Międzynarodowej- dr inż. Małgorzatą Michalcewicz- Kaniowską oraz i rektorem- dr hab. inż. Antoni Bakulak. Spotkanie ma na celu uzyskanie niezbędnych informacji dotyczących przebiegu programu Erasmus w latach ubiegłych, a także bazy danych studentów uczestniczących w tym projekcie. Osobami, które zajmą się realizacją tego zadania będą kierownik oraz pracownik ds. administracji.

1.3 Przygotowanie planu konferencji. Niezbędnych, a zarazem kluczowym elementem zorganizowania konferencji na jak najwyższym poziomie jest bez wątpienia opracowanie precyzyjnego planu konferencji. Będzie on obejmował wszystkie szczegóły wchodzące w przebieg projektu, tzn. całą organizację od strony przygotowań, a także wystąpienia zaproszonych gości. Plan taki powinien być zgodny z wszelkimi wymogami dotyczącymi organizacji konferencji na taką skalę oraz właściwy i zgodny z rzeczywistością. Do tego zadania zaangażowano trzech członków zespołu projektowego. Będzie to kierownik wraz z pracownikiem ds. administracji i pracownikiem ds. obsługi technicznej.

1.4 Omówienie tematów z osobami, które mają wystąpić. Aby konferencja przebiegała sprawnie uznaliśmy za konieczne precyzyjne omówienie zagadnień jakie będą poruszane podczas spotkania. W tym celu drogą elektroniczną przeprowadzimy rozmowy z wszystkimi osobami, które będą bezpośrednio uczestniczyć w tym elemencie. Przedstawimy swoje pomysły i propozycje, aby ułatwić i pomóc prelegentom. W tym zadaniu uczestniczył jeden pracownik i był to opiekun gości i jednocześnie pomocnik w przygotowaniach konferencji

Czas trwania: 5 dni

Rezultat: Dzięki uzyskanemu pozwoleniu, możemy planować kolejne działania mając wsparcie pracowników uczelni.

2.Przygotowania do konferencji

2.1 Utworzenie bazy potencjalnych uczestników. To zadanie ma na celu określenie listy osób, które chcielibyśmy zaprosić do uczestnictwa w naszej konferencji międzynarodowej. Obejmować będzie prelegentów z naszego kraju, ale przede wszystkim z uczelni zagranicznych, gdyż naszym celem jest pozyskanie jak największej liczby studentów chcących podjąć naukę na kierunkach z naszej oferty edukacyjnej. Do tego zadania postanowiliśmy zaangażować cały zespół projektowy, gdyż wymaga ono dużo pracochłonności. W skład zespołu wchodzą: kierownik, pracownik ds. administracji, pracownik ds. księgowości, pracownik ds. obsługi technicznej oraz opiekun gości i jednocześnie pomocnik w przygotowaniach do konferencji.

2.2 Opracowanie materiałów, identyfikatorów, zaproszeń, plakatów, przygotowanie sali. W celu poinformowania wszystkich zaproszonych gości o szczegółowych elementach konferencji, postanowiliśmy opracować i przygotować materiały mające ułatwić zapoznanie się z programem. Zadaniem tym zajął się pracownik ds. księgowości. Dla wszystkich potencjalnych gości przygotowaliśmy zaproszenia. Zaproszenia zawierają dokładnie sprecyzowany cel naszej konferencji, z uwzględnieniem głównego problemu oraz tematu przewodniego. Określiliśmy również przewidywany termin, czas konferencji i miejsce. Uwzględniliśmy także prośbę o możliwie najszybszą odpowiedź na zaproszenie. Tym zadaniem zajęli się pracownicy ds. administracji i obsługi technicznej. Aby wysyłanie zaproszeń przebiegło szybko i sprawnie wybraliśmy do tego drogę elektroniczną. Za wykonanie tego zadania odpowiedzialny był pracownik ds. administracji. Organizując konferencję dotyczącą wymiany studentów między uczelniami z różnych krajów postanowiliśmy ogłosić ten fakt także wśród studentów z naszej uczelni. Poprzez opracowanie, a następnie wydrukowanie i rozwieszenie plakatów informacyjnych chcieliśmy dotrzeć do jak największej liczby osób, jednocześnie zapraszając ich do aktywnego wzięcia udziału w tym przedsięwzięciu. Dzięki temu będą mogli zapoznać się z ofertami edukacyjnymi innych uczelni zagranicą. Opracowaniem takich plakatów zajął się pracownik ds. administracji wraz z pracownikiem ds. księgowości

Czas trwania: 4 dni

Rezultat: Opracowując bazę danych jesteśmy wstanie dokonać selekcji dotyczącej zapraszanych przez nas gości. A dzięki opracowywaniu przez nas samych różnych wzorów zaproszeń ograniczamy koszty, które ponieślibyśmy zlecając projektowanie innej firmie.

3. Zlecenia i zamówienia

3.1 Zlecenie wydruku materiałów. Po szczegółowym przygotowaniu materiałów informacyjnych, zleciliśmy firmie „DRUKPOL” ich wydruk. Za to zlecenie odpowiedzialny był pracownik ds. administracji.

3.2 Zlecenie wydruku plakatów. Po dokładnym opracowaniu informacji, które mają znajdować się na plakatach zleciliśmy firmie „DRUKPOL” wydruk gotowych egzemplarzy. Plakaty były czytelne i ogólnodostępne w odpowiednio dużym formacie tak, aby dotrzeć do jak największego grona studentów. Osobą odpowiedzialną za zlecenie tego zadania był pracownik ds. administracji.

3.3 Zamówienie identyfikatorów. Aby ułatwić kontakty pomiędzy gośćmi podczas konferencji zleciliśmy firmie „DRUKPOL” wydruk identyfikatorów. To zadanie powierzyliśmy pracownikowi ds. księgowości.

3.4 Zlecenie wydruku biuletynów. W celu podręcznych informacji o prowadzonej konferencji, przygotowaliśmy dla uczestników biuletyny informacyjne. Wykonawcą była firma „DRUKPOL”, a zamówienie złożył pracownik ds. obsługi technicznej.

3.5 Zlecenie wydruku programu konferencji. Aby każdy znał dokładny przebieg konferencji, opracowaliśmy szczegółowy program realizowany przez 3 dni. Wydrukowała to dla nas firma „DRUKPOL”, a zlecił jej to opiekun gości.

3.6 Zamówienie sprzętu technicznego i obsługi technicznej. Do przeprowadzenia konferencji międzynarodowej na jak najwyższym poziomie niezbędnym elementem jest sprzęt techniczny. Umożliwi on bezpośredni kontakt między publicznością a mówcami. Podstawę stanowią mikrofony w odpowiedniej ilości oraz głośniki. Zaopatrzymy się również w rzutnik oraz projektor, dzięki któremu można będzie pokazać na dużym ekranie przykładowe wykresy czy prezentacje multimedialne. Sprawami technicznymi zajęli się pracownik ds. obsługi technicznej oraz opiekun gości i jednocześnie pomocnik przy przygotowaniach konferencji.

3.7 Wybór i zamówienie firmy cateringowej. Podczas konferencji ważnym elementem jest zapewnieniem obsługi cateringowej dla zaproszonych gości. W tym celu kierownik wraz z pracownikiem ds. administracji zapoznali się z listą firm oferujących takie usługi. Ostatecznie zdecydowali się na wybór oferty firmy „BlueBar”. Dokonali jednocześnie wyboru menu ustalając wszelkie szczegóły cateringu.

3.8 Odbiór zamawianych materiałów. Po tygodniowym okresie oczekiwania na zrealizowanie zlecenia kierownik, pracownik ds. obsługi technicznej i pracownik ds. administracji odebrali wszystkie drukowane materiały i sprzęt techniczny.

Czas trwania: 10 dni

Rezultat: Korzystając z usług innych firm nasze materiały są najlepszej jakości, a sprzęt, obsługa techniczna i firma cateringowa spełniają nasze oczekiwania.

4. Hotel

4.1 Wybór hotelu. Dla zapewnienia komfortu naszych gości zagranicznych kierownik, pracownik ds. administracji i pracownik ds. księgowości dokonali wyboru jak najlepszego, a jednocześnie najbardziej opłacalnego hotelu. Ostatecznie zdecydowali się na hotel „Słoneczny Młyn”.

4.2 Przygotowanie listy gości do hotelu. Po ostatecznym wyborze hotelu 4 członków zespołu tj. kierownik, pracownik ds. administracji, pracownik ds. obsługi technicznej oraz opiekun gości i jednocześnie pomocnik przy przygotowaniach konferencji opracowali szczegółowo listę wszystkich gości . Określili konkretną liczbę wraz z imieniem i nazwiskiem poszczególnych osób.

4.3 Zarezerwowanie pokoi hotelowych. Po przekazaniu listy gości pracownik ds. administracji dokonał ostatecznej rezerwacji pokoi hotelowych zapewniając tym samym wszystkim osobą komfort i nocleg podczas wyjazdu.

Czas trwania: 5 dni

Rezultat: Wybierając hotel gwarantujemy noclegi o wysokim standardzie dla wszystkich naszych gości.

5. Transport

5.1 Rezerwacja biletów lotniczych dla 100 osób z 5 różnych krajów. Biorąc pod uwagę, że zapraszamy gości z pięciu różnych krajów Europy jesteśmy zobowiązani ponieść wszelkie koszty związane z ich przybyciem. Zapoznając się z ofertami kilku linii lotniczych wybraliśmy firmę „Ryanair”. Dokonaliśmy więc rezerwacji łącznie 100 biletów lotniczych uwzględniając jednocześnie drogę powrotną. Osobami odpowiedzialnymi za to zadanie byli pracownik ds. księgowości, który czuwał nad finansami oraz pracownik ds. obsługi technicznej.

5.2 Rezerwacja 2 autokarów na okres 3 dni. Na dzień przylotu zaproszonych gości, a także pozostałe dni konferencji postanowiliśmy wynająć dwa autokary, które odbiorą wraz z opiekunem, prelegentów z lotniska i zawiozą ich do hotelu. Następnie zapewnią im przejazd na Uniwersytet Technologiczno- Przyrodniczy oraz po zakończonej konferencji odwiozą do hotelu i ostatecznie na lotnisko. W tym celu spośród oferty kilku firm przewozowych wybraliśmy najbardziej korzystną, a jednocześnie zapewniającą wysoki komfort i wygodę ofertę „Silverbus”.

5.3 Organizacja odbioru gości z lotniska i transportu w ciągu trzech dni trwania konferencji. Po przylocie gości zagranicznych na lotnisko w Bydgoszczy należy zapewnić wszystkim bezpieczny transport do hotelu „Słoneczny Młyn”. Również należy dopilnować, aby w ciągu 3 dni trwania konferencji mogli bez problemu przemieszczać się z hotelu na UTP, z UTP do hotelu, a ostatniego dnia z hotelu na lotnisko. Całą organizacją i bezpośrednią opieką nad prelegentami zajmą się pracownik ds. administracji, pracownik ds. księgowości, pracownik ds. obsługi technicznej oraz opiekun gości i jednocześnie pomocnik przy przygotowaniach konferencji.

Czas trwania: 5 dni

Rezultat: Rezerwując bilety lotnicze dla wszystkich zaproszonych gości zagranicznych zapewniamy im bezpieczeństwo i komfort podczas podróży.

6. Kontrola

6.1 Kontrola nad prawidłowym przebiegiem przygotowań konferencji. Aby konferencja przebiegła prawidłowo należy nieustannie sprawować kontrolę nad właściwym jej przygotowaniem. Osobą odpowiedzialną za taką kontrolę podczas tego projektu będzie kierownik, gdyż piastuje on w tym przypadku najwyższe stanowisko.

6.2 Kontrola nad pracą innych członków zespołu projektowego. Taką kontrolę sprawuje również kierownik. To on sprawdza prawidłowość wykonywanej pracy przez pozostałych członków zespołu. Wspólne zaangażowanie przyczynia się w dużej mierze do sukcesu danego przedsięwzięcia.

Czas trwania: 29 dni

Rezultat: Sprawując kontrolę nad przygotowaniami konferencji oraz pracą wszystkich członków zespołu staramy się zapewnić jak najlepszą organizację przedsięwzięcia.