DOKUMENTACJA OBROTÓW MAGAZYNOWYCH
Dla prawidłowego zarządzania materiałami w magazynie stosujemy odpowiednią dokumentację odnośnie ich przepływu.
Stanowi ona główne źródło informacji na temat stanów magazynowych oraz realizowanego obrotu.
Dokumenty obrotu magazynowego możemy podzielić na:
*dokumenty przychodu materiałów
PZ (przyjęcie z zewnątrz)
PW (przyjęcie wewnętrzne),
ZW (zwrot wewnętrzny),
MM (przesunięcie międzymagazynowe)
*dokumenty rozchodu materiałów
WZ (wydanie na zewnątrz),
RW (rozchód wewnętrzny),
MM (przesunięcie międzymagazynowe)
Teraz krótko scharakteryzujemy te dokumenty
Dokument PZ – przyjęcie zewnętrzne
Używany przy zakupie materiału oraz nieodpłatnym przyjęciu
(wymagana adnotacja „nieodpłatne przyjęcie”).
Dokument wystawiany w 3 sztukach (oryginał + 2 kopie).
Wystawiany przez odpowiedniego pracownika magazynu na podstawie faktury lub rachunku uproszczonego.
Oryginał – składany do działu księgowości
Kopia – dołączana do faktury
Druga kopia – pozostaje w aktach magazynu
Dokument powinien zawierać:
pieczątkę i numer zakładu, nr dokumentu magazynowego, dokładny adres dostawcy oraz jego NIP i REGON, nr faktury VAT lub rachunku uproszczonego, dokładną nazwę materiału, otrzymana ilość, datę oraz podpis osób zarządzających przyjmowaniem materiałów.
Dokument ZW – zwrot materiałów
Podstawa udokumentowania zwrotu materiału.
Powodem zwrotu może być:
Pobranie materiału w ilości większej niż wymagana
Pomyłkowe pobranie niewłaściwego materiału, w efekcie zwrot
Osiągnięto oszczędność
Materiał jako zapas nieprawidłowy, wykryty podczas kontroli
Oryginał – dział księgowości
Kopia – dla jednostki zwracającej materiał
Druga kopia – przeznaczona dla magazynu
Dokument powinien zawierać:
pieczątka jednostki organizacyjnej zwracającej towar, numer magazynu przyjmującego materiał, numer kolejny dokumentu, nazwa materiału i jednostka miary, ilość materiału, indeks materiałowy, cena materiału, data i podpis osoby wystawiającej i zatwierdzającej ZW oraz osób odpowiedzialnych za magazyn
Dokument MM – przesunięcie międzymagazynowe
Podstawowy dokument potwierdzający przemieszczenie materiałów pomiędzy magazynami.
Oryginał – dział księgowości
Kopia – magazyn wydający
Druga kopia – magazyn przyjmujący
Dokument powinien zawierać:
symbol magazynu zdającego materiał, symbol magazynu przyjmującego materiał, dokładną nazwę materiału, ilość materiału, symbol PKWiU, jednostkę miary, cenę i datę.
Dokument RW – rozchód wewnętrzny
Dokument potwierdzający wydanie materiałów na potrzeby wewnętrzne jednostek organizacyjnych przedsiębiorstwa. Wystawiany przez jednostkę pobierającą materiał.
Oryginał – dział księgowości
Kopia – magazyn wydający materiał
Druga kopia – osoba pobierająca
Wystawiany dokument musi zawierać:
nazwę materiału, ilość, jednostkę miary, nazwę jednostki pobierającej (pieczęć), oryginalny podpis osoby zatwierdzającej, źródło finansowania.
Następnie magazyn uzupełnia dane:
data wydania, numer magazynu, numer bieżący dowodu, indeks, jednostka miary, ilość wydana, podpis osoby wydającej.
Dokumenty ułożone chronologicznie przekazywane są do działu księgowości przeważnie raz w miesiącu.
Dokument WZ – wydanie na zewnątrz
Służy do udokumentowania:
Rozchodu materiału przeznaczonego na sprzedaż
Rozchodu materiałów podlegających przerobowi we własnych jednostkach
organizacyjnych
Nieodpłatnego przekazania
Oryginał – dział księgowości
Kopia – odbiorca
Druga kopia – magazyn
Trzecia kopia wraz z zamówieniem – dział gospodarki materiałowej
Dokument powinien zawierać:
dokładne dane jednostki lub osoby zamawiającej, nr magazynu, nazwę materiału, indeks, jednostkę miary, cenę, ilość podaną w zamówieniu, ilość wydaną przez magazyn, datę wystawienia dokumentu, podpisy osób odpowiedzialnych za wydanie.
W dzisiejszych czasach klasyczne formy dokumentacji magazynowych wypierane są przez ich elektroniczną formę.
Przyczyniły się do tego systemy kodów kreskowych oraz rozwój urządzeń elektronicznych, prowadząc do stworzenia przenośnych terminali służących do odczytywania kodów z towaru i wykonywania na nich operacji w danych magazynu (przyjmowanie, wydawanie, kompletacja materiałów).