1.Wyjaśnij istotę opisów pracy i kompetencji w kierowaniu ludźmi

Opis stanowiska pracy stanowi podstawowy element dokumentacji struktury organizacyjnej. Właściwe jego przygotowanie umożliwia prawidłową budowę struktury. Opis jest wykorzystywany również w innych obszarach, jak np. rekrutacja czy wartościowanie pracy. Opis stanowiska jest także podstawą do opracowania zakresu czynności dla pracownika. W zależności od potrzeb, można wprowadzać różne formularze opisu stanowiska, np.: karty zadań stanowisk pracy, karty zadań stanowisk kierowniczych. W ramach karty opisu stanowiska powinny się znaleźć co najmniej informacje dotyczące:

-stosunków z innymi stanowiskami (komunikacja, podległość, zastępowanie),

-głównych zadań, uprawnień i odpowiedzialności

-środków wykorzystywanych w procesie realizacji zadań,

-wymagań w zakresie kwalifikacji i doświadczenia.

Prawidłowo przygotowany zakres czynności daje szereg korzyści zarówno pracownikom, jak i kierownictwu:

-pozwala unikać sprzeczności i podwójnej pracy dzięki jej dokładnemu, zawartemu na piśmie, podziałowi,

-odciąża kadrę kierowniczą od wykonywania poszczególnych zadań,

-stanowi podstawę doboru i rekrutacji nowych pracowników oraz systemu zarządzania kadrami,

-umożliwia dokonania oceny miejsca pracy i wartościowanie zadania przeznaczone do realizacji, co pozwala na opracowanie poprawnego systemu wynagrodzeń,

-jasno zakreśla stosunek na linii "przełożony - podwładny" oraz "pracownik - współpracownik",

-daje podstawy ku lepszej samokontroli poprzez specyfikację celów dla poszczególnych stanowisk pracy,

-stwarza możliwość pełniejszego zrozumienia znaczenia własnego wkładu pracy do generalnych zadań przedsiębiorstwa, dając zwiększone szanse samorealizacji.

Opis kompetencyjny stanowiska pracy określa zestaw kompetencji zawodowych szczególnie pożądanych u pracownika. Wynikają one ze specyfiki pracy na konkretnym stanowisku w określonym miejscu (firmie, branży).

2. Opisz zadania i kompetencje kierownika

- planowanie i podejmowanie decyzji

- organizowanie pracy

- przewodzenie ludziom i ich motywowanie

- kontrolowanie pracowników

- dawanie przykładu pracownikom

- stałe poszukiwanie nowych informacji i doświadczeń

- obiektywne ocenianie

- właściwe analizowanie i wyciąganie wniosków

- przygotowanie merytoryczne do przewodzenia ludźmi

Kierownicy mogą być najwyższego szczebla- wyznaczają cele organizacji, jej strategię oraz politykę operacyjną.

Kierownicy średniego szczebla- odpowiadają za realizację polityki i planów opracowanych na najwyższym szczeblu, odpowiadają za nadzorowanie i koordynację działań managerów niższego szczebla.

Kierownicy pierwszej linii- nadzorują i koordynują działania pracowników wykonawczych.

Kierownicy marketingu- zajmują się pozyskiwaniem konsumentów i klientów dla nabycia produktów i usług organizacji.

Kierownicy finansów- odpowiadają za takie działanie jak rachunkowość, zarządzanie zasobami pieniężnymi, inwestycje.

Kierownicy eksploatacji- zajmują się konstruowaniem systemów wytwarzających produkty i usługi.

Kierownicy administracyjni- dysponują podstawową znajomością wszystkich dziedzin funkcjonalnych zarządzania, ale nie mają specjalistycznego wykształcenia.

Kierownicy zasobów ludzkich- zatrudnianie i rozwój pracowników.

Inni- inne zadania w zależności od specyfiki organizacji.

3. Opisz funkcję planowania

Określanie celów organizacji i decydowanie o najlepszym sposobie ich osiągnięcia.

Planowanie oznacza, że kierownicy z góry obmyślają swoje cele i działania oraz że ich działania oparte są na jakiejś metodzie, planie czy logice, a nie na przeczuciu. Plany wyznaczają cele organizacji i określają najlepsze procedury ich realizacji. Ponadto plany są wytycznymi, dzięki którym:

- organizacja uzyskuje i przydziela środki potrzebne do realizacji celów

- członkowie organizacji działają zgodnie z wybranymi celami i procedurami

- sprawdza się i mierzy postępy w realizacji celów, tak aby można było podjąć działania korygujące, jeżeli postępy te są niedostateczne.

W planowaniu pierwszym celem jest wybór celów organizacji. Następnie określa się cele dla każdej z jednostek i komórek organizacji, jej filii, wydziałów. Po wyznaczeniu celów wyznacza się programy jej systematycznej realizacji. Planowanie prowadzi do stworzenia obrazu pożądanych warunków w przyszłości przy uwzględnieniu obecnie dostępnych zasobów, poprzednich doświadczeń, itp. Plany sporządzone są przez kierownictwo, które ponosi odpowiedzialność za organizację jako całość. Plany mogą określać cele długofalowe, np. 10 lat lub krótkofalowe, np. następny dzień.

4. Opisz funkcję organizowania

Określenie najlepszego sposobu grupowania typów działań i zasobów. Organizowanie to proces porządkowania i przydzielania pracy, uprawnień organizacyjnych i zasobów poszczególnych członkom organizacji w taki sposób, aby mogli realizować jej cele. Różne cele wymagają różnych struktur. Organizacji, która produkuje komputery potrzebna jest inna organizacja, niż firmie produkującej ubrania. Kierownicy powinni dostosowywać strukturę organizacji do jej celów i zasobów, co nazywamy projektowaniem organizacji. W organizowaniu najważniejszą rolę pełni czas i stosunki między ludźmi. Organizowanie prowadzi do utworzenia struktury tych stosunków wewnątrz organizacji.

5. Opisz funkcję przewodzenia – motywowania

Motywowanie załogi organizacji do pracy w interesie organizacji. Przewodzenie polega na kierowaniu pracownikami, wywieraniu na nich wpływu i motywowaniu ich w taki sposób, by wykonywali istotne zadania. Przewodzenie stanowi główny element stosunków kierownika z każdym z pracujących dla niego ludzi. Kierownik przewodzi innym w dążeniu do zachęcenia ich do wspólnego z nim osiągania celów w przyszłości, wyłaniających się z etapów planowania i organizowania. Przez tworzenie najlepszego klimatu kierownicy ułatwiają swoim podwładnym możliwie najlepsze wykonywanie pracy.

6. Opisz funkcję kontrolowania

Obserwowanie i wprowadzanie korekt do bieżących działań dla ułatwienia sposobu realizacji celów. Kierownik musi upewniać się, że działania członków organizacji rzeczywiście zbliżają organizację do przyjętych przez nią celów. Kontrola obejmuje takie elementy jak:

- ustalenie norm efektywności

- pomiar bieżącej efektywności

- porównanie tej efektywności z przyjętymi normami

- w razie odkrycia odchyleń- podejmowanie działań korygujących.

Z pomocą funkcji kontrolowania kierownik utrzymuje organizację na właściwym torze. Kierownicy muszą zajmować się kontrolowaniem dlatego, że w miarę upływu czasu wyniki zorganizowanych stosunków nie zawsze są zgodne z planami.

7. Opisz siły kształtujące zarządzanie

Siły polityczne, Siły ekonomiczne i Siły kulturowe.

Globalizacja, konkurencja, jakość, wydajność, obniżanie kosztów, zmniejszenie zatrudnienia, wzrost wykształcenia, etyka społeczna, odpowiedzialność, ekologia, media.

8. Opisz role menedżerskie wg Minzberga

Role interpersonalne:

- reprezentant (udział w uroczystym otwarciu nowego zakładu),

- przywódca (zachęcanie pracowników do zwiększania wydajności),

- łącznik (koordynacja działań dwóch grup projektowych)

Role informacyjne:

- obserwator (śledzenie sprawozdań branżowych w celu nadążania za rozwojem grup projektowych),

- propagator (wysyłanie notatek prezentujących nowe inicjatywy organizacji),

- rzecznik (wygłaszanie przemówienia omawiającego plany wzrostu)

Role decyzyjne:

- przedsiębiorca (opracowanie nowych pomysłów innowacyjnych),

- przeciwdziałający zakłóceniom (rozwiązywanie konfliktu między podwładnymi),

- dysponent zasobów (dokonywanie przeglądów i rewizji wniosków budżetowych),

-negocjator (negocjowanie porozumienia z kluczowym dostawcą albo związkiem zawodowym)

9. Opisz proces zarządzania w oparciu o cele

Zarządzanie przez cele (ZPC) wykracza poza wyznaczanie rocznych zadań jednostek organizacyjnych. W systemie tym wyznacza się cele do osiągnięcia przez poszczególnych pracowników. Obejmuje ono sformalizowane procedury, rozpoczynające się od ustalania celów i prowadzące do ostatecznej oceny ich celów. Zakresy odpowiedzialności każdego pracownika są wyraźnie określone w postaci wymiernych oczekiwanych wyników. Oceny wyników dokonuje się wspólnie w sposób ciągły, systematycznie przeprowadza się przy tym okresowe przeglądy efektywności. ZPC jest sposobem integrowania i nakierowywania wysiłków wszystkich członków organizacji na osiągnie celów przyjętych przez wyższe kierownictwo, zgodnie z nadrzędną strategią organizacji. Istotną cechą ZPC jest nacisk na czynne angażowanie się kierowników i pracowników na wszystkich szczeblach organizacji. Pracownicy i kierownicy powinni sami ustanawiać swoje cele albo przynajmniej czynnie zaangażować się w ten proces. W przeciwnym razie ludzie mogliby odmawiać współpracy albo jedynie zdawkowo uczestniczyć w realizacji cudzych celów. Proponuje się też, aby kierownicy wszystkich szczebli brali udział w ustalaniu celów osób zajmujących stanowiska na wyższym szczeblu w przekonaniu, że ułatwi to im zrozumienie ogólniejszej strategii firmy i miejsca zajmowanego przez ich własne cele. Poszczególne systemy ZPC bardzo się między sobą różnią. W większości tych systemów występuje 6 elementów:

1. Zaangażowanie

2. Ustalanie celów na najwyższym szczeblu zarządzania

3. Cele indywidualne

4. Uczestnictwo

5. Samodzielność w wykonywaniu planów

6. Przeglądy efektywności

Cele stanowią wskazówkę i nadają jednolity kierunek działania ludziom, motywują i są skutecznym mechanizmem oceny i kontroli. Wyznaczenie celu to nie wszystko: należy stworzyć warunki do realizowania celów, realizować je zgodnie z wyznaczonym planem i monitorować, ewentualnie weryfikować.

10. Opisz regułę SMART

•Specific – precyzyjny, zrozumiały

•Measurable –wymierny

•Achievable –możliwy do osiągnięcia

•Relevant – odpowiedni co do kompetencji

•Time Based – określony w czasie

Wyznaczanie celów tylko wtedy będzie skuteczną metodą, jeśli spełni kilka podstawowych warunków. Warunki te nazwano od pierwszych liter zasadą SMART. Cele muszą być: ---

-Skonkretyzowane - należy je określać możliwie konkretnie,

-Mierzalne - każdy cel musi mieć swój wskaźnik, na podstawie którego będzie oceniana jego realizacja,

-Akceptowalne - pracownicy, którzy będą realizować cel, muszą go akceptować, inaczej nie zechcą go realizować,

-Realne - posiadane zasoby muszą być wystarczające dla realizacji celu,

-Terminowe - cele powinny posiadać termin wykonania.

Nieprawidłowe budowanie celów powoduje, że organizacja nie osiąga swoich celów lub wręcz idzie w innym od zamierzonego kierunku. Cel jest konkretny, jeżeli pracownik wie czego dotyczy oraz jakie efekty są oczekiwane. Mierzalność można osiągnąć na kilka sposobów, poprzez określenie: ścisłego poziomu wskaźnika (np. "trzech nowych klientów miesięcznie"), konkretnego miejsca w rankingu wraz z podaniem kryteriów (np. "pierwszy hotel w Krynicy względem liczby przyjmowanych gości"), zakresu dopuszczalnych wartości (np. "pierwsza dziesiątka hoteli w Polsce względem obrotów"). Akceptację celów kierownictwo musi uzyskać prezentując je pracownikom i przekonując ich do realizacji przewidzianych zadań. Cele mogą być także uzgadniane z pracownikami (metoda taka nosi nazwę zarządzania przez cele). Realność przewidzianych zadań zarząd musi sprawdzić na podstawie własnych doświadczeń, znajomości rynku i przedsiębiorstwa. Każdy cel musi zostać ściśle określony w czasie. Termin jego realizacji jest jednocześnie momentem kontroli wykonania.

11. Opisz zintegrowany model motywowania

Krok 1 – Wytyczania celów, określanie zadań

Krok 2 – Dobranie środków motywujących

Krok 3 – Realizacja zadań

Krok 4 – Ocena efektu działań

Krok 5 – Realizacja ewentualnej nagrody

Krok 6 – Satysfakcja pracowników

12. Opisz style kierowania

Styl to sposób postępowania przełożonego w stosunku do podwładnych. Nie istnieje jeden uniwersalny styl kierowania efektywny w każdej sytuacji, nie ma przepisu na sukces przywódcy.

STYL ZORIENTOWANY NA ZADANIA- przywódca zwraca swoją uwagę przede wszystkim na właściwe wykonanie zadania i osiąganie celów organizacyjnych. Sprawuje kontrolę nad podległymi mu pracownikami i nadzór nad wykonywanymi zadaniami i procedurami. Stara się przede wszystkim dopilnować wykonanego zadania, nawet kosztem potrzeb pracowników.

STYL ZORIENTOWANY NA PRACOWNIKÓW- przywódca zwraca swoją uwagę przede wszystkim na stosunki panujące w grupie pomiędzy pracownikami i ich zadowolenie. Stara się zintegrować zespół, ponieważ uważa, że dobra atmosfera wpływa na efektywność w pracy. Interesuje się emocjami, potrzebami swoich pracowników.

To są tyle kierowania wg K. Blancharda

Styl dyrektywny:

-lider wyznacza cele i zadania

-wskazuje sposób realizacji zadań

-określa standardy i normy wydajności

-wyznacza terminy realizacji zadań

-ściśle kontroluje pracę podwładnych

-koryguje błędy, egzekwuje decyzje

Styl konsultacyjny:

-lider wyznacza cele i zadania

-wysłuchuje opinie i pomysły

-prowadzi dyskusje z pracownikami

-zachęca do pracy zespołowej

-utrzymuje partnerskie stosunki z pracownikami

-podejmuje ostateczną decyzję

Styl partycypacyjny:

-lider wyjaśnia zespołowi sytuację, cele

-zachęca zespół do podawania pomysłów

-lider podejmuje decyzje wspólnie z zespołem

-zachęca do podejmowania odpowiedzialności

-pracownicy podejmują bieżące decyzje podczas realizacji zadania

-lider dodaje wiary i mobilizuje

Styl delegujący:

-lider wyznacza cele długoterminowe

-lider przekazuje uprawnienia i odpowiedzialność

-pracownicy ustalają sposób realizacji celów

-lider pozostawia swobodę i nie ingeruje

-zespół podejmuje bieżące decyzje i rozwiązuje problemy

-lider mobilizuje, zachęca i udziela pomocy

13. Opisz determinanty wyboru stylu kierowania

SIŁY ZWIĄZANE Z OSOBĄ MENEDŻERA

•Własne przekonanie i inklinacje do przewodzenia

•Zaufanie do zespołu

•Tolerowanie stanu niepewności

SIŁY W ZESPOLE

•Potrzeby samodzielności

•Tolerancja niepewności Niektórzy podwładni źle znoszą uczucie niepewności w sytuacji, gdy mają swobodę decydowania. Wolą jasne dyrektywy. Inni lubią ryzyko i większą swobodę.

•Oczekiwanie odnośnie stylu przewodzenia

•Możliwość zobaczenia problemu Podwładni nie będą efektywnie uczestniczyć w sprawie, której nie znają.

•Czy są zainteresowani problemem i są przekonani, że rozwiązanie go jest ważne?

•Czy mają odpowiednią wiedzę by się nim zajmować?

•Czy rozumieją cele organizacji i czy są zobowiązani do uczestnictwa w ich realizacji?

•Odpowiedzi na te pytania wskażą rodzaj i rozmiar decyzji, które menedżer może delegować.

SIŁY WYNIKAJĄCE Z SYTUACJI

•Klimat w organizacji

•Naciski na pracę menedżera

Styl przewodzenie tylko częściowo wynika z charakteru menedżera. Zależy on również istotnie od stanowiska.

•Problem sam w sobie Problem, który wymaga raczej oceny i doświadczenia niż bardzo specjalistycznej wiedzy, może być lepiej rozwiązany przy współprzewodzeniu. Jest bardziej prawdopodobne, że grupa podejmie ryzyko. Natomiast jeśli fakty są złożone i rozwiązanie powinno być kompleksowe, lepiej będzie zwrócić się do jednej osoby. Zasadnicze pytania jakie powinien sobie postawić menedżer brzmi: „Czy wysłuchałem opinii każdego, kto może wnieść przydatną wiedzę i pomysły?”

•Presja czasu

14. Opisz czynniki wpływające na efektywność stylu kierowania

•styl przełożonego

•styl preferowany w firmie

•oczekiwania kolegów

•wpływ kultury i powszechność pewnych stylów

•stopień rozwoju zespołu

15. Opisz sposoby wpływania na innych według Golemana

Wizja

•posiada atrakcyjną i dobrze określoną wizję tego, co jest do osiągnięcia.

•Jest silnie w tę wizję zaangażowany i umie „zarażać” tym zaangażowaniem innych.

•umie przekazać pracownikom to, co im się opłaca zrobić i uzasadnić dlaczego. Taka osoba dysponuje silną wiarą w konieczność osiągnięcia wizji.

•Ma ją dobrze przemyślaną i bardzo skutecznie uczy innych cieszyć się tym, że także mogą tę wizję osiągać. Warto teraz określić, co to jest wizja.

•Wizja to atrakcyjny model przyszłej rzeczywistości.

•Szef wizjoner określa wizję i uczy innych jak się nią posługiwać w celu zwiększenia skuteczności działania.

•Wizja silnie motywuje i ukierunkowuje. Jest doskonałym narzędziem wpływu na efektywność pracy zarówno zespołu

Rozwój

•W podejściu tym najpierw jest CZŁOWIEK a dopiero później WYNIKI działalności zawodowej.

•polega na dbaniu o rozwój własnych ludzi.

•Kierownik używający tej strategii część swojego czasu pracy i energii inwestuje w to, by jego ludzie prawidłowo się rozwijali.

•Oznacza to, że interesuje się ich życiem i aspiracjami.

•Rozmawia z nimi na ten temat, pozwala im się wygadać, zachęca, podpowiada, doradza.

•Warto tu podkreślić, że nie są to działania ukierunkowane wprost na szybkie wyniki zawodowe.

Relacje

•polega na dbaniu o jakość relacji z innymi.

•lider spędza dużo czasu rozmawiając z ludźmi.

•Rozumie, że dobre relacje stanowią spoiwo zespołu.

•Dzięki temu ludzie chętniej przychodzą do pracy, lepiej się tu czują i dostają więcej uwagi i wsparcia.

•Dobre relacje dają kierownikowi sporo popularności i łatwy dostęp do pracowników.

•Dzięki temu ma lepszą informację o tym, co się dzieje w zespole. Taka atmosfera stabilizuje także zespół. Dbanie o relacje wymaga sporo czasu.

•Kierownik angażuje się tu w rozmowy indywidualne i spotkania grupowe. Jeśli może, to robi wyjazdy integracyjne, dla o to by ludzie dobrze się czuli i dobrze bawili.

Wyczyn

•bardzo silnie prze na wynik.

•Działają tak ludzie, którzy lubią i cenią osiągnięcia.

•muszą być w czołówce, a ich ludzie oczywiście też, ponieważ kierownik nie osiąga wyników w pojedynkę.

•Kierownik wyczynowiec mówi o osiągnięciach często i chętnie, z energią i zaangażowaniem.

•Dyktuje wysokie tempo, pomaga, popędza, naciska. Cieszy się z osiągniętych rezultatów i dba o to by pracownicy też doceniali własne osiągnięcia. Jest dla niego charakterystyczne, że nie spoczywa długo na laurach.

•Sukcesy świętuje krótko, ale z radością. Zaraz po tym przechodzi do następnych działań. To właśnie kolejne sukcesy najbardziej go cieszą.

•Porażki czy trudności traktuje jak przeszkody do pokonania. Najczęściej tylko zaostrzają one tylko jego apetyt na sukces. Lubi intensywne zdecydowane działanie.

Dyktatura

•kierownik mówi, co ma być zrobione a reszta karnie to wykonuje.

•W tym stylu oddziaływania nie toleruje się sprzeciwów.

•Polecenia są wydawane w silny i zdecydowany sposób.

•Kierownik dyktator wymaga posłuszeństwa i jak najlepszego wykonywania jego poleceń.

•Uważa, że ma najczęściej rację a jeśli nawet jego pomysł nie jest najlepszy to i tak dzięki

Demokracja

•korzysta z mądrości i doświadczenia innych osób w swoim zespole.

•Uważa, że każdy człowiek ma swoją mądrość i warto z niej korzystać.

•Często pyta się o zadanie poszczególnych pracowników lub całego zespołu. Uważnie słucha wypowiadanych opinii.

•Traktuje je serio nawet, jeśli w fazie podejmowania decyzji czy realizacji je odrzuca jako mniej trafne lub błędne.

• W tym stylu działania traktuje się ludzi partnersko i z szacunkiem.

•Jeśli zadanie jest narzucone lub oczywiste, to demokrację stosuje się do znalezienia najlepszej drogi realizacji.

•Szef Demokrata rozumie, że w ten sposób rozwija i angażuje ludzi. Ma także dzięki temu lepszą diagnozę ich nastawienia i możliwości.

16. Istota przywództwa i jego rodzaje

17. Opisz kategorie pracowników według Odiorno

gwiazdorzy (5 %): inicjują zmiany, bardzo zaangażowani, twórczy, kreatywni

konie pociągowe (45 %): wykonują prace zlecone przez gwiazdorów, rzetelnie, sumiennie, odpowiedzialnie, dobrzy specjaliści

przeciętniacy (25 %): pracują minimum wysiłku, poniżej swoich możliwości, trzeba ich motywować, maja wolne moce przerobowe

sportowcy (10 %): pracują akcyjnie, najlepiej pracują gdy szykują się podwyżki

uczniacy (10 %): dopiero przyszli do organizacji, poznają czynności i pracę, lub zmieniają właśnie stanowisko

pniaki (5 %): nie można od nich nic wyegzekwować, nic im się

18. Opisz istotę portfolio personalnego w kierowaniu ludźmi

19. Opisz techniki wywierania wpływu na pracowników

-technika prośby

-technika groźby

-technika zaangażowania

-technika wzajemności

-technika kontrastu

-technika sympatii

-technika niedostępności

20. Opisz instrumenty motywacji

Środki zachęty:

•ekonomiczne: (wynagrodzenia, materialne pozapłacowe),

•organizacyjne: (awans, szkolenia, rozwój zawodowy),

•techniczne: (warunki pracy, sprzęt)

Środki przymusu:

•kary, nagany, polecenia służbowe

Środki perswazji:

•negocjacje, partycypacja, dialog, budowanie konsensu

21. Opisz zasady skutecznej motywacji

•Umiejętność samomotywacji

•Umiejętność stawiania celów i zadań oraz ich konsekwentne egzekwowanie

•Delegować uprawnienia i odpowiedzialność

•Zaufanie i wiara w swoich podwładnych

•Umieć rozpoznawać potrzeby swoich pracowników

•Świecić przykładem

•Preferować motywowanie pozytywne!

•Dotrzymywać obietnic

•Chwalić i stosować jednominutowe reprymendy