Nazwa ośrodka: Stowarzyszenie “Wolna Przedsiębiorczość” , Oddział Terenowy
Gdańsk
Tytuł pakietu: Outsourcing w firmie
Grupa tematyczna: Zarządzanie przedsiębiorstwem
Autor: Katarzyna Matuszak
Aktualizacja: Paweł Czyż
Jednym z celów jakie stawiają przed sobą menadżerowie firmy jest zapewnienie przewagi na rynku wobec konkurencji oraz uzyskanie najtańszej formy rozwoju przedsiębiorstwa w różnych obszarach jego funkcjonowania. W tym celu firmy poszukują coraz lepszych metod zarządzania i wykorzystywania własnego majątku. Jedną z takich metod, która obecnie znajduje coraz więcej zwolenników również wśród małych i średnich firm jest outsourcing.
Outsourcing jest to zarządzanie przedsiębiorstwem polegające na korzystaniu z zewnętrznych usług, co odciąża bieżącą działalność przedsiębiorstwa i pozwala skoncentrować się pracownikom na najistotniejszych zadaniach, czyli działalności, do której takie przedsiębiorstwo zostało powołane.
Zwrot outsourcing pochodzi z języka angielskiego i jest kolejnym przykładem określenia anglojęzycznego, które na stałe zadomowiło się w naszym rodzimym świecie finansów, bankowości i zarządzania. Określenie outsourcing tłumaczy się jako zlecanie prac na zewnątrz, ponieważ pochodzi ono niejako genetycznie od zlepka dwóch słów: out, czyli “na zewnątrz” i czasownika to source albo sourcing, czyli znajdowanie źródeł, z których można coś pozyskać.
Przez wprowadzanie outsourcingu w ramach działalności firmy dąży się do uszczuplania kosztów, które ponosi przedsiębiorstwo, gdy nie korzysta z usług wewnętrznych, ale zatrudnia na miejscu pracowników z danej dziedziny. W wyniku outsourcingu wiele z zadań firmy przekazywanych jest firmom zewnętrznym, wszelkiego typu kooperantom czy też podwykonawcom.
Firmy świadczące usługi na zasadzie outsourcingu inwestują, aby zapewnić wysoką jakość usług, ale koszt rozkłada się na wielu klientów, co pozwala im na elastyczność cenową. Zakup usługi zewnętrznej wiąże się jedynie z miesięczną opłatą, na którą klient otrzymuje fakturę VAT. Umowa podpisana z firmą zewnętrzną może zostać w każdej chwili rozwiązana. Co więcej, od samego jej zawarcia standard świadczonych usług pozostaje na niezmienionym poziomie.
Outsourcing stosowany jest zwykle, gdy zasoby zewnętrzne są dostępne, wyższej jakości i tańsze od wewnętrznych. Każda firma realizuje co jakiś czas określony projekt, który wymaga zatrudnienia ekspertów zewnętrznych. Dysponują oni niezbędną wiedzą i doświadczeniem w realizacji podobnych projektów oraz umiejętnościami ich koordynacji i zarządzania.
Polityka korzystania z usług zewnętrznych firm zależy jednak od zdolności menedżerskich osób zarządzających przedsiębiorstwem. Należy zatem podpisać odpowiednie umowy o wzajemnej współpracy i jakości świadczonych usług oraz odpowiednich karach stosowanych przy nie wywiązywaniu się z zastrzeżonych terminów. Obecnie na rynku jest bardzo duża konkurencja wśród firm outsourcingowych różnych specjalności (informatyków, księgowych, prawników, agencji reklamowych, firm transportowych itd.). Konkurencja ta podwyższa jakość świadczonych usług, pozytywnie wpływa na cenę oferowanych świadczeń oraz umożliwia skorzystanie z alternatyw w przypadku niezadowolenia z jakości wykonywanych prac.
Powodzenie umowy outsourcingowej zależy w dużej mierze od jej fazy początkowej. Outsourcing powinien być w firmie wdrażany etapami i wszystkie te etapy powinny być precyzyjnie zapisane w umowie. Przejęcie odpowiedzialności nad określoną sferą działalności firmy przez drugą firmę wymaga dobrego poznania się i zdobycia zaufania przez obie strony. Główne elementy umowy to jej długookresowość, wynagrodzenie stałe zryczałtowane płatne w ratach miesięcznych, wynagrodzenie dodatkowe za godziny przepracowane ponad uzgodniony limit lub za wykonanie obowiązków ponad uzgodniony zakres.
Kolejne etapy wdrożenia umowy outsourcingowej w firmie:
Inwentaryzacja sprzętu lub przegląd dokumentacji używanej przez zleceniodawcę.
Podpisanie umowy na czas określony np. 3 miesiące, w tym czasie następuje dokładne określenie potrzeb zleceniodawcy i wypracowanie procedur współpracy obu stron z uwzględnieniem lokalnej specyfiki.
Po upływie umowy na czas określony następuje analiza przebiegu dotychczasowej współpracy i naniesienie poprawek do umowy.
Podpisanie stałej umowy.
Obecnie outsourcing najczęściej stosuje się w następujących dziedzinach:
Księgowość
Usługi finansowo-analityczne
Controlling
Zarządzanie jakością
Projekty w zakresie restrukturyzacji i reorganizacji
Zarządzanie personelem
Zarządzanie dokumentami
Zarządzanie projektami informatycznymi
Logistyka.
Charakterystyka usług outsourcingowych na wybranych przykładach:
Coraz więcej średnich i małych firm ma infrastrukturę teleinformatyczną. Do nadzoru nad nią niezbędne jest zatrudnienie administratorów (sieci lokalnej, baz danych, serwisów internetowych itp.), najczęściej zwanych po prostu informatykami.
Nieliczni przedsiębiorcy mogą sobie pozwolić na zatrudnienie specjalistów znających się na wszystkich aplikacjach i urządzeniach.
Gdy
firma zdecyduje się na outsourcing informatyczny, systemy zazwyczaj
przenoszone są do centrum danych firmy outsourcingowej, a u klienta
zostają tylko terminale (mogą to być normalne pecety) pozwalające
na zdalny dostęp do danych. Wyprowadzenie informacji poza
przedsiębiorstwo często rodzi obawy o ich bezpieczeństwo i
poufność. Profesjonalne centrum danych, obsługujące wielu
klientów, dysponuje najczęściej znacznie lepszymi zabezpieczeniami
na wypadek awarii serwera, zerwania łącza, braku prądu czy pożaru.
Outsourcing zapewnia stały poziom kosztów przynajmniej na kilka lat. Jego zaletą jest też stosunkowo tani dostęp do najnowszych technologii. Firmie specjalizującej się w takiej działalności znacznie łatwiej ponosić wydatki na modernizację sprzętu i uaktualnianie aplikacji. Ponadto w razie potrzeby może ona bardzo szybko - na stałe lub czasowo - udostępnić dodatkowe zasoby. Co najważniejsze, z klienta spada odpowiedzialność za pozyskanie wysokiej klasy specjalistów, a ich wynagrodzenia rozkładają się między kilka lub kilkanaście podmiotów.
Firmy analityczne oceniają, że outsourcing może ograniczyć wydatki na IT nawet o kilkadziesiąt procent.
Istnieje wiele korzyści ze zlecenia zadań logistycznych wyspecjalizowanemu operatorowi. Firma może wówczas osiągnąć np. lepszą efektywność dzięki zmienności kosztów (prowadzenie logistyki we własnym zakresie pociąga za sobą ponoszenie kosztów stałych. Gdy jednak zleci się to zadanie firmie zewnętrznej, wysokość wydatków uzależniona jest od realizowanego obrotu). Umożliwia to także przedsiębiorstwu korzystanie z nowoczesnych rozwiązań logistycznych, zgodnych z tendencjami rynkowymi, a przede wszystkim możliwość skoncentrowania się na swoim głównym obszarze działania.
Firmy
logistyczne w Europie Zachodniej oferują outsourcing na:
Usługi
podstawowe: przewozy
- 96% , spedycja - 94% , magazynowanie - 92% , dostawy "just in
time" - 73% , konsolidacja, dekonsolidacja, cross-docking - 85%
, przewozy towarów
ponadgabarytowych
- 58%
Usługi komplementarne: doradztwo - 81% . konfekcjonowanie, co-packing - 65%, zarządzanie zapasami (stanem magazynowym) - 85%
Usługi finansowe: księgowość, inkaso - 42% , inne usługi finansowe - 19%
Wysokie koszty pracy nie sprzyjają dynamicznemu rozwojowi przedsiębiorstw, zwłaszcza w obecnej sytuacji rynkowej. Tym bardziej, że do kosztów dochodzi też potrzeba ciągłego dostosowywania się do zmian na rynku pracy - rosną wymagania, wciąż udoskonalane są techniki zarządzania kadrami. Firmy muszą być elastyczne i błyskawicznie reagować na potrzeby klienta.
Najczęściej poszukiwani pracownicy tymczasowi w ramach leasingu pracowniczego to:
recepcjonistki, sekretarki, osoby do najprostszych prac biurowych, osoby wspierające produkcję i prace magazynowe, np. pakowacze, operatorzy wózków widłowych, kasjerzy
tłumacze, asystentki , operatorzy komputera, pomoc w dziale obsługi klienta, pomoc w dziale finansowo-księgowym, wykwalifikowani informatycy, wykwalifikowani księgowi.
Firmy zajmujące się leasingiem pracowniczym przejmują na siebie większość obowiązków wynikających z kodeksu pracy, robią rozliczenia i wypłacają wynagrodzenia. Dokumentacja ze strony "ostatecznego" pracodawcy ograniczona jest do niezbędnego minimum.
Korzyści wynikające z outsourcingu pracowniczego to: ograniczenie kosztów związanych z zatrudnieniem personelu, brak kosztów rekrutacji i selekcji, ciągłość obsady stanowisk, obniżenie kosztów funkcjonowania działu kadr i płac, zwiększenie elastyczności pracy, brak przerw w pracy, ograniczenie czasu przeznaczonego na pozyskiwanie nowych pracowników, odciążenie od czynności związanych z administrowaniem wynajmowanym personelem, ominięcie limitu etatów, minimalizacja biurokracji, wykorzystanie pracowników tylko w takim wymiarze, w jakim są potrzebni, większa kontrola nad stałym personelem.
Wady wynikające z outsourcingu pracowniczego to: niezwiązanie pracowników tymczasowych z firmą, podwójne szefostwo dla pracownika - ze strony firmy leasingu pracowniczego i ze strony przełożonego w miejscu pracy, dostęp pracownika do dokumentów i informacji, które może wykorzystać konkurencja.
Źródła:
informacje o outsourcingu ze strony firmy Lido-Tech www.lido-tech.net
“Outsourcing – sposób oszczędzania”, Marta Biernat,Prawo Przedsiębiorcy 14/2001
“Zarządzanie finansami w małej firmie”, Stanisław Lisonek, Gazeta Prawna 171/2002
“Oddaj system”, Marcin Cymuta, Marcin Biegluk,, portal Onet.pl, Businessman Magazine
“Wydatki pod kontrolą”,Monika Kruszewska, portal Onet.pl, Businessman Magazine
“Ludzie do wynajęcia”, Monika Kruszewska, portal Onet.pl, Businessman Magazine
“OUTSOURCING: Let the Buyers Beware”, Thomas Craig,,www.ltdmgmt.com