Czym jest biznes plan?

 

Biznes plan jest zestawem dokumentów, w których na podstawie oceny sytuacji strategicznej firmy oraz danych historycznych zawarta jest projekcja celów firmy i sposobów ich osiągania, przy uwzględnieniu wszystkich istniejących uwarunkowań natury finansowej, rynkowej, marketingowej, organizacyjnej, kadrowej i technologicznej. Obejmuje on działalność bieżącą oraz okres od trzech do pięciu następnych lat.

 

 

Struktura biznes planu

 

Każdy biznes plan opiera się na konstrukcji ujmującej w swych ramach zagadnienia wewnętrzne i z otoczenia organizacji. Merytoryczny zakres dokumentu jakim jest biznes plan jest wyznaczany przez 3 grupy tematyczne. Są to :

• badanie przedsiębiorstwa (opis i analiza, oszacowanie możliwości wprowadzenia zmian) ogólnie mówiąc opinia o przyszłej działalności

• opracowanie zasadniczego planu (obejmujące szczegółową analizę oraz plan przekształceń i rozwoju)

• plan wprowadzenia w życie (plan wdrożenia, powołanie zespołów lub osób odpowiedzialnych za realizację oraz wyznaczenie jej nieprzekraczalnych terminów)

 

Ogólnie mówiąc układ wszystkich planów jest podobny lecz może mieć różną objętość i ilość załączników w zależności od rozmiaru firmy i skali zaplanowanych przedsięwzięć. Jednakże dla celów informacyjnych można przedstawić typową strukturę biznes planu:

 

5% - Krótka prezentacja organizacji

15% - Analiza otoczenia

15% - Analiza organizacyjna

30% - Rozwiązania strategiczne

30% - Plan działania

5% - Wnioski

 

Należy pamiętać, że podstawowym celem biznes planu jest przekonanie potencjalnych inwestorów o sukcesie zamiarów firmy (ewentualnie rozważając wewnętrzne wykorzystanie do pełnienia funkcji efektywnego narzędzia zarządzania ). Warto, uwzględniając ten właśnie cel jak i specyfikę i wielkość przedsiębiorstwa, mieć na uwadze poniższy układ biznes planu. Ze względu na konkretny przypadek przedsiębiorstwa tylko interesujące nas, z punktu widzenia zarządu, elementy powinny być uwzględnione w jego konstrukcji.

 

 

Wzór biznes planu

 

• streszczenie projektu przedsięwzięcia

• profil i zakres działania firmy

• założenia planu strategicznego przedsięwzięcia

• plan techniczny

• plan marketingowy

• plan organizacyjny

• plan finansowy

• dane niezbędne do wypełnienia typowego wniosku kredytowego

• wnioski i podsumowanie

• załączniki

 

 

Streszczenie projektu przedsięwzięcia

 

Aby krótko zapoznać inwestorów z zawartością biznes planu i by ich zachęcić do dalszej analizy przedstawionych zamierzeń na samym początku umieszcza się streszczenie. Nie powinno ono być zbyt długie (około dwóch stron) a zawarte w nim informacje powinny obrazować bieżący stan firmy oraz zamierzenia na przyszłość. Oto kilka składników, których uwypuklenie w biznes planie gwarantuje w miarę kompleksową, jak na swoją objętość, wizję firmy i jej celów dla potencjalnego inwestora:

• cel sporządzenia planu i opis spodziewanych korzyści

• wysokość środków finansowych potrzebnych do osiągnięcia celu

• krótki opis produktu i rynku

• zestawienie najważniejszych elementów planów finansowych

• opis kadry menedżerskiej (a szczególnie jej doświadczenia w zarządzaniu) - szczególnie gdy chodzi o przedsiębiorstwa rozpoczynające działalność lub powołujące nowe kierownictwo

 

 

Profil i zakres działania firmy

 

Rozdział ten jest zamieszczany w biznes planie aby w maksymalnie skrótowej formie zapoznać zainteresowanych z działalnością firmy od jej założenia aż do chwili obecnej. Dlatego też zaleca się podział rozdziału na dwie części:

 

Historia firmy:

• data i forma założenia firmy

• najważniejsze dane finansowe firmy

• najbardziej znaczące osiągnięcia firmy ( uwzględniając wyroby, ich rozwój czy sukcesy rynkowe)

• dane o poprzednich i aktualnych udziałowcach

• obecny stan prawny, finansowy i organizacyjny przedsiębiorstwa.

 

Do informacji o wyrobie, klientach, rynkach, zasobach i branży, w której firma działa dołącza się wyszczególnienie słabych stron planowanego przedsięwzięcia oraz analizę przeszłych wyników finansowych. Zamieszcza się wcześniejsze straty wraz z ich przyczynami oraz środkami podjętymi w celu usunięcia tychże. Należy pamiętać o podkreśleniu roli kierownictwa, które powinno wskazać kroki do usunięcia podobnych problemów w przyszłości. W tym rozdziale podaje się ogólną charakterystykę branży wraz ze statystyką otoczenia.

Ważne jest podanie wymagań dotyczących produktu wprowadzanego na rynek:

• potrzeby nabywców i wyroby które te potrzeby zaspokajają

• opis wszystkich zalet i słabych stron produktów

• cechy produktu wraz z udogodnieniami, które stanowią o umocnieniu pozycji na rynku w odniesieniu do sytuacji u konkurencji

• możliwość ekspansji w zakresie produkcji i sprzedaży wyrobów

 

Zamierzenia na przyszłość - podpunkt powinien korzystać z danych odnoszących się do przeszłości firmy tak by na ich podstawie można było ocenić skuteczność przedsięwziętych zamierzeń. Projektowane cele działania powinny wprost wynikać z zaprezentowanej sytuacji firmy. Jeśli natomiast mamy do czynienia z nowo powstającą działalnością to należy ją uzasadnić.

Omawiany podpunkt to również dobre miejsce do określenia

• dewizy firmy

Czyje potrzeby chce spełniać firma?

Jaki produkt je zaspokaja?

Jakie kwalifikacje ma kadra menedżerska?

Jakie możliwości stwarza rynek?

Jakie zagrożenia stwarza konkurencja?

 

• celu działania

określa założenia firmy na 5 lat:

wysoki zysk

zachowanie płynności finansowej

zwiększenie udziału w rynku

zwiększenie wartości firmy

• celu konstrukcji planu - zdobycie środków finansowych niezbędnych do realizacji przedsięwzięcia ocena opłacalności przedsięwzięcia

 

Założenia planu strategicznego przedsięwzięcia

 

Analiza strategiczna - powinna zawierać opis:

• elementów otoczenia

czynniki ekonomiczne

czynniki polityczne

czynniki estetyczne

technologiczne

czynniki społeczne

• zasobów firmy

zasoby fizyczne

kadra menedżerska

cechy produktu

 

• celów i oczekiwań właścicieli firmy wraz z komentarzem oceniającym wpływ wymienionych czynników na szanse realizacji przedsięwzięcia.

 

Wybór strategii - ta część biznes planu powinna zawierać elementy według, których generuje się warianty planu działania oraz zasadę ich oceny wraz z uzasadnieniem wyboru wariantu przeznaczonego do realizacji.

Ocenę przeprowadza się na podstawie oceny wpływu na działanie firmy pięciu czynników:

• możliwość pojawienia się konkurenta

• siły przetargowej dostawców

• siły przetargowej nabywców

• możliwości pojawienia się substytucyjnych wyrobów (np. dostęp do internetu; chcemy produkować modemy telefoniczne musimy brać pod uwagę pojawienie się modemów kablowych etc.)

• poziomu rywalizacji między dotychczasowymi konkurentami

 

Wdrożenie strategii - tu opisuje się sposób wdrożenie innowacji tak aby zrealizować wszystkie założenia podjęte w deklaracji. Warto tu podkreślić, że wiele ciekawych pomysłów nie zostało zrealizowanych ze względu na przeszkody w fazie wdrożenia.

 

 

Plan techniczny

 

Głównym celem tego elementu biznes planu jest pokazanie, że firma jest w stanie wyprodukować dany wyrób lub dostarczyć usługę na odpowiednio wysokim poziomie. Dlatego też istotne jest umieszczenie w tej części taki bloków jak:

• opis wyrobu lub usługi + opis technologii produkcji

• zarys strategii produkcji

• opis niezbędnego majątku produkcyjnego

• sposób zorganizowania dostaw materiałów i surowców

• program produkcji

• specyfikacja kosztów produkcji

 

Opis wyrobu lub usługi

Produkt lub usługa musi zostać wszechstronnie opisany w biznes planie. Przedstawia się jego charakterystykę, istotne zalety szczególnie w porównaniu z wyrobami czy usługami aktualnie dostępnymi na rynku konkurencji, przy szczególnym skupieniu uwagi na wszystkich aspektach konkurencyjności. Wyrób jest jakby wymiernym efektem możliwości przedsiębiorstwa a jednocześnie podstawą wszelkich działań w celu zdobycia prymu na rozważanym rynku. Jeśli dany wyrób już istnieje to umieszczamy w tej części b.p. projekty dotyczące udoskonalenia, które mają na celu zwiększenie atrakcyjności oraz konkurencyjności. Ważne jest by zwrócić uwagę na jakość, trwałość oraz korzyści nabywców. (cechy wyróżniające produkt, dostępność)

 

Strategia produkcji

Tu ujmuje się wszystkie problemy związane z opracowywaniem i projektowaniem wyrobu czy usługi, wraz z możliwością zatrudnienia specjalistów z zewnątrz, zamieszczenia terminów wprowadzenia produktów gotowych czy wreszcie poniesionych kosztów ( robocizna, materiały, doświadczenie z prototypami, doradztwo organizacyjne i techniczne).

Ważniejsze zagadnienia:

• zasady wprowadzania nowych wyrobów

• modernizacja dotychczasowych produktów

• dywersyfikacja (zróżnicowanie asortymentu)

• poziom jakości i nowoczesności wyrobu.

 

Majątek produkcyjny

W tym podpunkcie, najlepiej w formie tabeli wprowadza się wartość majątku zarówno wnoszonego jak i niezbędnego. Należy uwzględnić przede wszystkim takie środki trwałe jak:

• grunty

• budynki i budowle

• maszyny i urządzenia

• środki transportu

• inne środki trwałe

Dla zapewnienia całkowitej informacji o majątku firmy należy także podać powierzchnię zakładów produkcyjnych, biur, magazynów, rodzaj zastosowanych urządzeń, wielkość zatrudnienia niezbędnego do prowadzenia zamierzonej działalności, niezależnie od tego czy jest to istniejące przedsiębiorstwo czy dopiero planowana działalność.

 

Poziom zapasów wyrobów gotowych, materiałów i surowców

Brak terminowości i kompletności dostaw materiałów i surowców oraz ich wielkość są często czynnikami hamującymi realizację zaplanowanych działań. Należy więc określić:

• źródła zaopatrzenia

• dostawców najważniejszych elementów, komponentów i podzespołów

• decyzje o produkcji tych elementów lub ich zakupie

• stopień wykorzystania podwykonawców

Powinny się tu znaleźć informacje o możliwości zatrudnienia wykwalifikowanej siły roboczej.

Ogólnie mówiąc w tej części planu winny znaleźć się następujące informacje:

• określenie materiałów i surowców używanych w procesie produkcji

• dostępność materiałów

• czy istnieją alternatywne źródła dostaw materiałów

• czy ceny materiałów mogą być negocjowane

 

Zdolności produkcyjne i plan produkcji

Obecna i przewidywana zdolność produkcyjna charakteryzujące bazę produkcyjną powinny być głównym elementem tego punktu planu technicznego. Podkreślenie krytycznych momentów oraz elementów decydujących o sukcesie jest istotne w omawianiu tej cechy przedsiębiorstwa.

Ale przede wszystkim powinny się tu znaleźć takie dane jak:

• zdolności produkcyjne

• stopień wykorzystania tychże zdolności oraz skala produkcji

• czynniki, które decydują o możliwości osiągnięcia planowanej produkcji

Zaleca się przedstawienie tych danych w formie tabeli.

 

Wreszcie dochodzimy do kosztów produkcji, które choć są ważne z punktu widzenia przedsiębiorstwa jak i inwestora to są bardzo trudne do wcześniejszego określenia. A są one nie mniej ważne od aspektów technicznych czy produkcyjnych. Aby jakoś poradzić sobie z trudnością ich określenia zaleca się wprowadzenie rezerwy kosztów (10-20%). Plan kosztów z kolei jest częścią planu finansowego.

 

 

Plan marketingowy

 

Jako osobny, bardzo ważny rozdział biznes planu często wyodrębnia się marketing. Kształtuje on działalność i pozycję firmy na rynku.

Opisując pozycję marketingową przedsiębiorstwa należy mieć na uwadze zrobienie kompleksowego planu marketingowego, który będzie zawierał zagadnienia dotyczące cech produktu czy usługi, charakterystykę rynków zbytu, sposób prowadzenia sprzedaży oraz planowane działania reklamowe.

Wszystko to należy robić mając na względzie pozycję wyrobu na rynku w odniesieniu do wyrobów konkurencji w aspekcie jakości, ceny, obsługi klienta, obsługi serwisowej i gwarancji, etc.

 

Następujące informacje dają obraz sytuacji marketingowej firmy sporządzającej biznes plan:

• opis strategii marketingowej (ze szczególnym uwzględnieniem sposobu osiągnięcia celu przez firmę ) wraz z założeniami

• wyniki analiz i badań rynku

• opis polityki kształtowania cen wyrobów i usług

• działania w zakresie dystrybucji

• działania na rzecz reklamy i promocji sprzedaży

• koszty pozostałych działań marketingowych

 

W założeniach planu marketingowego należy ściśle określić:

• branżę, w której firma chce funkcjonować

• segment rynku, ewentualnie nisze rynkowe, które firma chce opanować

• sposoby organizacji kanałów dystrybucji wyrobu

• wielkość udziałów w rynku, które firma chce osiągnąć w ciągu kilku najbliższych lat

• sposób neutralizacji konkurencji (dlaczego klienci mogliby wybierać naszą firmę a nie konkurencję)

 

Aby przekonać inwestorów o właściwości naszych działań na konkretnym rynku musimy podać dokładną jego charakterystykę, zapewniając, że rynek jest wystarczająco duży w porównaniu z planowaną sprzedażą. Należy wskazać trendy panujące na tym rynku. Analiza ta winna być dogłębna gdyż plany marketingowe obejmują okres pięciu lat.

 

Ważne jest scharakteryzowanie klientów zarówno obecnych jak i przyszłych, ich lokalizacja, liczba i preferencje rynkowe. Charakterystyka klientów sprowadza się do określenia ich potrzeb, zwyczajów, nawyków, rozmiaru i sposobu zakupów oraz na odpowiedzi na pytania:

• kim są ostateczni użytkownicy naszego produktu

• dlaczego kupują właśnie te a nie inne towary

• kiedy i w jakich okolicznościach podejmują decyzję o zakupie

Omawianie tych problemów powinno uwzględniać aspekt sezonowości. W razie negatywnych reakcji nabywców należy omówić środki zaradcze związane z np.: zmianą preferencji.

Ważne jest także by doceniać siłę konkurencji (jej aktywność oraz możliwości). Taka dokładna informacja pozwoli określić w jaki sposób można będzie przejąć segmenty do tej pory zajęte przez konkurencję. Dane dotyczące kilku najważniejszych konkurentów warto zamieścić w biznes planie np.: w formie tabeli.

 

Reasumując powinno się dostarczyć czytelnikowi charakterystykę rynku zbytu przez określenie:

• cech produktu akceptowanego przez konsumentów

• charakterystykę klientów (wiek, dochody, płeć, zachowania, zawód, styl życia itp.)

• szans i zagrożeń związanych z produktami komplementarnymi i substytucyjnymi

• prognozy kształtowania się popytu

• udział rynku naszej firmy na tle konkurencji

• działania na rzecz zwiększenia sprzedaży

 

Wskazanie na skład cen naszych produktów (koszt produkcji + marża czy koszt produkcji + marża + sytuacja na rynku zbytu), zmienność tych cen w okresie objętym planem oraz konfrontacja z polityką cen głównych konkurentów pozwolą nam na ewentualne manewry cenowe ułatwiające zdobycie odpowiedniej pozycji na rynku oraz zapewnią odpowiednio wysoki poziom zysku.

 

Dane dotyczące wielkości sprzedaży, kanałów dystrybucji oraz ich geograficznego rozmieszczenia stanowią istotną informację na temat zasad dystrybucji.

 

Reklama dzwignią handlu. To stwierdzenie winno przyświecać każdemu przedsięwzięciu które oczekuje osiągnięcie założonych zysków ze swej działalności.. Należy tu omówić sposoby reklamy, jej koszty, udział tych kosztów w kosztach ogólnych oraz czas zwrotu nakładów.

 

Wszystkie te zamierzenia marketingowe powinny dalej zostać oszacowane w formie kosztów działań marketingowych.

 

 

Plan organizacyjny

 

W skład tego punktu wchodzą części dotyczące:

• organizacji pracy oraz posiadanych zasobów ludzkich

• kalendarza organizacji przedsięwzięcia

• kosztów zatrudnienia

Poziom kwalifikacji i doświadczeń kadry kierowniczej ma podstawowe znaczenie dla sukcesu zaplanowanego przedsięwzięcia, dlatego temat ten budzi szczególne zainteresowanie inwestorów. Dlatego jeśli starannie opracuje się problemy związane z zasobami ludzkimi to może to przynieść znaczne korzyści przedsiębiorstwu.

Opis struktury organizacyjnej łącznie z podaniem obsady personalnej stanowisk kierowniczych oraz skład rady nadzorczej jest główną częścią opisu zasobów ludzkich przedsiębiorstwa. Można powiedzieć, iż chodzi o wykazanie kompetencji i umiejętności kierownictwa w celu udowodnienia ich roli w dążeniu do realizacji planowanego celu.

Metody motywowania, system bodźców wpływający na skuteczność działań kadry kierowniczej są w kręgu szczególnego zainteresowania inwestorów. Często rozważa się także możliwość współpracy z organizacjami świadczącymi fachowe porady prawnicze, marketingowe czy bankowe o czym również należy wspomnieć w planie w aspekcie obniżania kosztów zatrudnienia. Istotna jest siła robocza uwzględniania w planach rozwojowych firmy o czym nie można zapominać.

W tym planie rozważa się także opisanie informatycznych systemów zarządzania, ponieważ brak baz danych oraz sprawnie funkcjonujących systemów uniemożliwia skuteczne zarządzanie przedsiębiorstwem.

 

A więc elementy takie jak:

• struktura organizacyjna firmy

• kadra menedżerska

• stali doradcy konsultanci

• potrzeba uzupełnienia kadry menedżerskiej

• charakterystyka pozostałych pracowników

powinny koniecznie znaleźć się w naszym biznes planie. Wszystkie cele biznes planu winny być wykonywane zgodnie z terminarzem, w którym następuje gradacja ważności tzn. terminy w pierwszym roku traktuje się jako nieprzekraczalne w układzie miesięcznym, w roku drugim jako nieprzekraczalne w układzie trzymiesięcznym i tak dalej aż do układu rocznego w ostatnim - piątym roku realizacji założeń biznes planu. Czas trwania zadań musi być dokładnie oznaczony.

W tym miejscu tzn. w planie organizacyjnym można już oszacować koszty wykorzystania zasobów ludzkich, znane jest bowiem zapotrzebowanie na kadrę menedżerską, konsultantów, doradców a także pozostałych pracowników.

 

 

Plan finansowy

 

To dane finansowe firmy dotyczące sprzedaży, zysków i strat, wydatków na badania, rozwój i marketing także płynności finansowej a także zapotrzebowania na gotówkę. Tutaj to właśnie podaje się źródła pochodzenia funduszy oraz sposobów i terminów ich wykorzystania. Plam finansowy pozwala na określenie potencjalnej efektywności oraz potrzeb kapitałowych. Taki plan jest doskonałym sposobem dla inwestorów by zaznajomić się z sytuacją firmy.

Dlatego też w planie finansowym powinny naleźć się:

• źródło danych wejściowych

• założenia prognoz finansowych

• założenia wariantów

• rachunek wyników

• bilans

• zestawienie przepływów środków pieniężnych

• analiza wskaźnikowa

• ocena efektywności przedsięwzięcia

 

Dodatkowo w planie finansowym należy podać nazwiska akcjonariuszy i liczbę akcji przez nich posiadanych.

 

 

Podsumowanie

 

Pozwala uściślić problemy związane z wprowadzeniem przedsięwzięcia w życie. W podsumowaniu należy skupić się na tych zagrożeniach, których zaistnienie będzie warunkowało powodzenie całego zaplanowanego zamierzenia oraz trzeba wskazać propozycje kierownictwa prowadzące do eliminacji tych problemów, lub przynajmniej ich złagodzenia.

Ukazanie sposobów reagowania w przypadku wystąpienia trudności podnosi rangę kierownictwa w oczach inwestora. Z tej przyczyny nie należy unikać przedstawiania prawdopodobnych zagrożeń jakie mogą wyniknąć podczas realizowania planu. Do najbardziej typowych zagrożeń należą:

• niekorzystne trendy w branży

• zachowania konkurencji (obniżenie cen, wprowadzenie atrakcyjniejszych produktów)

• niedobór siły roboczej

• przekroczenie wielkości kosztów projektowania

• złe oszacowanie wielkości produkcji, sprzedaży, wyników finansowych

• złe zaplanowanie terminu wdrożenia przedsięwzięcia

• trudności w uzyskaniu kredytów.

 

 

Załączniki

 

• słownik używanych zwrotów i terminów

• dane techniczne i produkcyjne

• specyfikacje techniczne

• badania rynku i plan marketingu

• stan zamówień i zapytań na oferowane wyroby

• lista akcjonariuszy

• schematy organizacyjne

• życiorysy kadry kierowniczej

• dodatkowe dane finansowe nie zamieszczone w planie finansowym

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

---