Temat pracy kontrolnej: Zastosowanie komputera i urządzeń wspomagających w pracy biurowej.

W pracy biurowej wykorzystywane są wszelkie urządzania, których zadaniem jest przyspieszenie i polepszenie jakości tworzenia i rejestracji dokumentacji, łączności czy komunikacji. Urządzenia te można ogólnie podzielić ze względu na zastosowanie na służące do:
* łączności i komunikacji (np. telefony)
* liczenia pisania (maszyny do pisania, komputery)
* ewidencji (kartoteki)
* powielania i produkcji (kopiarki, skanery)

W dzisiejszym biurze instalowane są najczęściej komputery wyposażone dodatkowo w kilka urządzeń, takich jak drukarka, modem, skaner itp. Z jego pomocą oraz stosując odpowiednie oprogramowanie możliwa jest obsługa większości prac biurowych.

Środki Łączności

Telefon - jest urządzeniem służącym do przekazywania informacji głosowej na odległość za pomocą sieci telekomunikacyjnej. Warunkiem użytkowania każdego rodzaju telefonu jest świadectwo homologacji. Homologacja to badania prowadzone przez Państwową Agencję Radiową, mające na celu zatwierdzenie i wydanie zgody na produkcję i użytkowanie aparatu telefonicznego. Na podstawie tych badań Ministerstwo Komunikacji i Łączności wydaje świadectwo homologacji, pozwalające na użytkowanie tego aparatu telefonicznego.

Podział telefonów:
- Telefony komórkowe cyfrowe
- Telefony bezprzewodowe (tzw. konferencyjne)
- Telefony przewodowe

Telefax- to urządzenie dzięki, któremu można przesyłać wszystko, co można nanieść na papier i co zmieści się na formacie A4.Wykorzystują one sieć telefoniczną do przekazywania wiadomości w formie obrazów nieruchomych, np. rysunków, nut, zdjęć, maszynopisów, rękopisów i innych dokumentów.

Obraz jest przesuwany przed skanerem przetwarzającym go na sygnały elektryczne przesyłane linią telefoniczną do odbiornika, który przetwarza je ponownie w obraz.

Radiowe systemy przywoławcze- - to urządzenia służące do jednostronnego komunikowania się, w przypadku, gdy osoba, która powinna otrzymać wiadomość nie znajduje się w zasięgu telefonu.

System przywoławczy składa się z centralnych nadajników i niewielkich odbiorników osobistych tzw. Pagerów. Do przesyłania informacji wykorzystywane są fale radiowe. Informacja przekazywana jest telefonicznie poprzez centralny nadajnik do posiadacza pagera.

Sposób przekazywania informacji poprzez pager może być:

• świetlany - zapalenie lampki sygnalizacyjnej

• Numeryczny- wyświetlanie cyfr na ekranie aparatu (najczęściej jest to nr telefonu kontaktowego)

• Tekstowy - wyświetlanie tekstu na osiemdziesięcioznakowym ekranie LCD

Pagery świetlne i numeryczne - służą do alarmowania i przywoływania osób (informują o potrzebie kontaktu z umówionym numerem telefonu). Szczególnie przydatny dla pracowników służb specjalnych, lekarzy, prokuratorów, służb utrzymania ruchu w zakładach pracy itp.

Pagery tekstowe mogą być wykorzystane do przywoływania, niemniej jednak za ich pomocą możliwe jest jednostronne przesłanie informacji tekstowych. W zależności od typu urządzenia, mogą one przechować w swojej pamięci do 40 informacji o łącznej długości 6400 znaków (około 3 stron maszynopisu). Informacje w pamięci sortowane są na trzy grupy: 20 informacji przyjętych przez odbiornik najwcześniej, druga grupa - 10 informacji - w tzw. „koszu” oraz trzecia grupa - 10 informacji w tzw. „pamiętniku” - z nieokreśloną „datą ważności”.

Wideofon - telefon połączony z monitorem, aby osoby prowadzące rozmowę telefoniczną mogły się nawzajem widzieć (urządzenie to, mimo że inwestowano w nie miliony dolarów, nie miało powodzenia).

Dyktafon - to przenośny magnetofon lub urządzenie cyfrowe z wbudowanym mikrofonem, umożliwiające nagrywanie dźwięku. Nośnikiem dźwięku może być kaseta magnetofonowa o różnym czasie nagrania i wielkości lub układ elektroniczny zapisujący w formie cyfrowej skompresowany dźwięk.

Palmtop (także: PDA, Personal Digital Assistant, komputer kieszonkowy) - mały, przenośny komputer osobisty. Mniejszy od laptopa - z powodzeniem mieści się w dłoni lub w kieszeni (ang. palm - dłoń, top - na wierzchu). Palmtopy są komputerami programowalnymi - można w nich instalować oprogramowanie, np. pobrane lub zakupione w Internecie.Zastosowanie palmtopów jest bardzo szerokie. Mogą służyć zarówno w życiu prywatnym, jak i służbowym. Podstawowe funkcje: kalendarz, terminarz, kalkulator, notatnik (także notatki odręczne), książka adresowa.

Komputer (z ang. computer od łac. computare - obliczać, dawne nazwy używane w Polsce: mózg elektronowy, elektroniczna maszyna cyfrowa, maszyna matematyczna) - urządzenie elektroniczne służące do przetwarzania wszelkich informacji, które da się zapisać w formie ciągu cyfr albo sygnału ciągłego. Wykorzystywane w łączności do wideorozmów, korespondencji mailowej, rozmów przez różne obecnie popularne komunikatory .

Środki Do Liczenia

Obok środków łączności w biurach stosowane są urządzenia liczące.

Mała mechanizacja obejmuje maszyny do liczenia wykonujące podstawowe działania rachunkowe. Najpopularniejsze urządzenia liczące stosowane w biurach to elektroniczne maszyny kalkulacyjne.

Średnia mechanizacja obejmuje maszyny do wykonywania prac związanych z księgowaniem oraz sporządzaniem list płac i rachunków.

Elektroniczne maszyny cyfrowe służą do automatycznego przetwarzania danych.

Podstawowe znaczenie w nowoczesnym biurze mają komputery - wykonują one w biurze wielorakie funkcje. W zależności od używanego oprogramowania komputer może mieć zastosowanie: do obliczeń, do księgowania, do opracowywania tekstów, do sporządzania kalkulacji i kosztorysów, do gromadzenia danych. Komputery w zależności od ich mocy obliczeniowej można podzielić na komputery duże, mikrokomputery i minikomputery.

Kalkulator to niewielkich rozmiarów, przenośne (najczęściej kieszonkowe) elektroniczne urządzenie liczące (początkowo mechaniczne), służące do wykonywania obliczeń matematycznych. Dawniej zdolne do wykonywania jedynie podstawowych operacji arytmetycznych. Obecnie bardziej zaawansowane urządzenia umożliwiają pisanie programów, wykonywanie operacji algebraicznych, na funkcjach matematycznych oraz graficzną prezentację wykresów funkcji - a tym samym coraz bardziej upodobniają się do komputerów.

Środki Ewidencyjne

Do środków tych zalicza się kartoteki, tablice informacyjne, notesy komputerowe, laptopy zwane tez notebookami..

Do najważniejszych rodzajów kartotek zalicza się kartoteki pionowe, poziome, wiszące.

W kartotece pionowej karty ułożone są w specjalnym pudełku lub w skrzynce w pozycji pionowej, lekko pochylonej.

Kartoteki poziome - w nich karty ułożone są na sztywnych podkładkach metodą łuskowatą, tzn. w ten sposób, że spod każdej karty wystaje brzeg następnej karty o szerokości od kilku do kilkunastu milimetrów.

Kartoteki wiszące charakteryzują się tym, że teczki z dokumentami umieszczonymi w specjalnych pojemnikach zawieszone są na szynach w szafie kartotekowej lub w szufladzie biurka.

W pracy biurowej do przedstawiania danych poza tablicami stosuje się tabele i wykresy. Do przedstawiania danych w sposób obrazowy służą wykresy. Każdy wykres składa się z tytułu, właściwego wykresu i legendy. Tabele wykorzystywane są do przedstawiania danych liczbowych, każda tabela składa się z tytułu i makiety. Schemat budowy tabeli składa się z: rubryk, główki, boczku, wierszy i pozycji zapisu. Formularze są to odpowiednio opracowane druki z wypisanym tekstem stałym, niezadrukowanymi polami przeznaczonymi do wypełnienia. Formularze dzielimy ze względu na: zastosowanie, upowszechnienie, technikę, rozliczanie.
Papier jest to materiał w postaci wstęgi lub arkuszy otrzymywany w wyniku procesu produkcyjnego z włókien, głównie roślinnych z odpowiednimi dodatkami. Rodzaj papieru określa ogólne przeznaczenie papieru. Gatunek papieru określa główne zastosowanie użytkowe papieru: papier do pisania, zwykły, powielaczowy, przebitkowy. Gramatura papieru określa ciężar jednego metra kwadratowego papieru, co również określa jego grubość. Barwa papieru może być zróżnicowana.
W biurze do przechowywania różnego rodzaju akt stosuje się: segregatory, skoroszyty, teczki, obwoluty. Poza papierami, innymi materiałami biurowymi powszechnie stosowanymi w pracy biurowej są koperty i kalki. Koperty dzieli się na: standardowe, okienkowe, gabinetowe, aktowe.

Laptop (ang. lap - kolana, top - na wierzchu), to mały komputer przenośny, ze zintegrowaną klawiaturą i monitorem tworzącymi jedną całość, który po zamknięciu ma rozmiary zbliżone do dużego notatnika (i dlatego zwany też notebookiem); można z nim podróżować i używać go bez zewnętrznego źródła energii (do wyczerpania akumulatorów umieszczonych w obudowie).

Palmtop (z ang. na dłoni) - komputer rozmiarami podobny do kalkulatora, używa się go trzymając w jednej dłoni, należy do kategorii urządzeń mobilnych.

Środki Do Reprografii

Reprografia - jest technologią produkcji i reprodukcji dwuwymiarowych środków komunikacji wizualnej, służącej głównie do czynności handlowych i administracyjnych. Reprografia obejmuje: powielanie dokumentów, kopiowanie dokumentów, reprodukowanie rysunków i planów technicznych, drukowanie metodami małej poligrafii, mikrofilmowanie, fotografowanie. Najstarszą techniką reprodukcji dokumentów było powielanie.

Urządzenia zaliczane do tej grupy to: powielacze, kserokopiarki, drukarki.

Skaner - urządzenie służące do przebiegowego odczytywania: obrazu, kodu paskowego lub magnetycznego, fal radiowych itp. do formy elektronicznej (najczęściej cyfrowej). Skaner przeszukuje kolejne pasma informacji odczytując je lub rejestrując. Skaner optyczny w komputerach to peryferyjne urządzenie wejściowe umożliwiające przetworzenie statycznego obrazu rzeczywistego obiektu (np. kartka papieru, powierzchnia ziemi, siatkówka ludzkiego oka) do postaci cyfrowej, w celu dalszej obróbki komputerowej.

Skanery optyczne stosuje się w celu przygotowania do obróbki graficznej obrazu, rozpoznawania pisma, w systemach zabezpieczeń i kontroli dostępu, badaniach naukowych, medycznych itd.

Kserokopiarki - urządzenia do kopiowania. Oryginał wykorzystywany jest do wytworzenia odpowiedniego rozkładu ładunków na światłoczułym bębnie, na który następnie nakładany jest toner. Z tego obrazu toner przyklejany jest na papier i utrwalany w wysokiej temperaturze.

Przystępując do wykonania kopii, należy umieścić oryginał na szybie, zgodnie z oznaczeniami, przycisnąć go klapą górną. Następnie ustawia się parametry reprodukcji tj. liczbę kopii, ilość dozowanego tonera, wielkość kopii oraz kasetę, z której ma być pobierany papier. W przypadku kopii dwustronnych należy zwrócić uwagę na pozycję papieru. Po naciśnięciu przycisku start otrzymujemy potrzebne kopie. Papier do kopiowania musi być odpowiedniej jakości, żeby nie dochodziło do zacinania się wewnątrz kopiarki.

Przy wyborze kserokopiarki do firmy należy się kierować następującymi czynnikami:

• Wielkość oryginałów i otrzymywanych kopii,

• Szybkością kopiowania,

• Czasem oczekiwania (nagrzewania się) na wykonanie pierwszej kopii,

• Liczbą maksymalną kopii wykonywanych w cyklu,

• Możliwością automatycznego dwustronnego kopiowania,

• Możliwością automatycznego podawania oryginałów (uwaga! nie mogą być wówczas zgniecione czy podarte),

• Możliwością ręcznego podawania papieru,

• Obciążeniem oraz okresem użytkowania,

• Wysokością kosztów eksploatacji,

• Oszczędnością energii - zmniejszony pobór w czasie spoczynku.

Aby te urządzenia dobrze pełniły swą funkcję należy w ich otoczeniu unikać:

• Wysokiej temperatury i nasłonecznienia,

• Raptownych zmian temperatury,

• Dużej wilgotności,

• Zakurzonych, źle wentylowanych miejsc,

• 
  Oparów substancji chemicznych, rozcieńczalnika, itp.,

• miejsc z wibracjami i nierównych płaszczyzn.

Drukarki komputerowe - przenoszą na papier dokumenty i grafikę przygotowane za pomocą komputera. W biurach używa się trzech typów drukarek.

Drukarki igłowe działają podobnie jak maszyny do pisania. Zamiast młoteczków mają jednak mikroskopijne igły uderzające w papier poprzez taśmę barwiącą. Ze względu na niską jakość wydruku, głośną pracę i wolne tempo drukowania ten typ drukarki spotyka się raczej tylko wtedy, gdy wymagane jest drukowanie w dwóch lub większej ilości egzemplarzach.

Drukarki atramentowe wyposażone są w pojemniki z atramentem, który jest „wypluwany” przez małe dysze w postaci kropelek trafiających na papier. Możemy na nich uzyskać dość wysoka jakość wydruku - zwłaszcza tekstów i nieskomplikowanych obrazów graficznych. Są dość popularne ze względu na niską cenę zakupu i dużą szybkość drukowania. Wadą są wysokie koszty eksploatacji (drogie atramenty i droższy specjalny papier).

Drukarki laserowe działają na podobnej zasadzie jak kserokopiarki, wykorzystując do tworzenia obrazu na papierze cienki strumień lasera. Są to najlepsze i najdroższe spośród wszystkich drukarek komputerowych. Zapewniają najwyższą jakość wydruku i najlepiej ze wszystkich typów nadają się do drukowania grafiki. Ich bardzo drogie modele dają wydruki o fotograficznej jakości. Zaletą są stosunkowo niskie koszty eksploatacji i duża szybkość druku (ok. 8-12 stron /minutę).

Środki Do Pisania

Do nich zaliczmy urządzenia, których używamy w celu zapisywania i tworzenia przeróżnych dokumentów, pism itp. Są to m.in. wspomniany już wcześniej komputer (ma on, bowiem wszechstronne zastosowania) jak również maszyny do pisania.

Maszyny do pisania to mechaniczne, elektromechaniczne lub elektroniczne urządzenie posiadające klawisze, które naciskane powodują wydrukowanie określonych znaków (zwykle na papierze).

Inne Środki Techniczne Pomocne w Pracy Biurowej

Środki techniczne pomocne w gromadzeniu, selekcjonowaniu i przechowywaniu informacji w postaci dokumentów to: laminatory, bindownice, gilotyny-obcinarki, niszczarki.

Laminatory - urządzenia do powlekania warstwą folii dokumentów papierowych w celu ochrony przed szybkim zniszczeniem. Można w ten sposób zabezpieczać identyfikatory, regulaminy, plakaty formatu A3, mapy, menu, harmonogramy, legitymacje, karty członkowskie. Laminowanie polega na umieszczeniu dokumentu w folii termokurczliwej, która pod wpływem temperatury przykleja się do dokumentu. Laminator powleka materiały we wszystkich popularnych wymiarach obwolut, aż do formatu A3, folią o grubości 75, 125, 175, 250 mikronów. Lampka stanu gotowości i płynna regulacja temperatury umożliwiają użytkownikowi dostosowywanie pracy urządzenia do masy folii i rodzaju produktu w celu uzyskania optymalnych wyników.

Bindownice - urządzenia do oprawy dokumentów. Najprostszy sposób na oprawienie luźnych kartek w zwarty dokument - to oprawa w okładki (z tworzywa) i grzbiet (zaciskowa listwa z tworzywa), dzięki czemu otrzymujemy formę książkową. Aby przedziurkować plik kartek, wystarczy opuścić dźwignię. Urządzenie dziurkuje i oprawia dokumenty do formatu A4. Można dokupić okładki o różnej oprawie i fakturze, a do tego dobrać odpowiednie kolory opraw grzebieniowych. Dzięki tego typu oprawie kartki po rozłożeniu układają się płasko, co ułatwia kopiowanie i umożliwia dodawanie lub usuwanie kartek. Dostępne są uniwersalne bindownice mechaniczne oraz termobindownice elektryczne.

Gilotyny - obcinarki. Przy oprawie dokumentów bardzo ważną funkcję spełniają obcinarki, które służą do równego, dokładnego i szybkiego wyrównania przez obcinanie dokumentów za pomocą noża introligatorskiego.

Niszczarki - urządzenia, które tną na drobne paseczki kartki papieru (dokumenty przeznaczone do zniszczenia. W każdej firmie jest wiele dokumentów - kalkulacji, sprawozdań finansowych, danych osobowych, które nie są aktualnie potrzebne do pracy. Materiały te należy właściwie zarchiwizować, a niepotrzebne zniszczyć tak, aby nie dostały się w niepowołane ręce.

Skaner - wykorzystując skaner użytkownik może wprowadzić do komputera i zaprezentować innym, chociaż za pomocą Internetu swoje zdjęcia czy przedstawić własne kompozycje i obrazy. Skaner umożliwia również szybką i prostą cyfrową archiwizacją dokumentów, gazet i wszelkiego innego tekstu zapisanego na papierze. Po zapisaniu na dysku komputera dokumenty można przechowywać w specjalnym archiwum lub specjalnie zhierarchizowanym katalogu. Przy zastosowaniu specjalistycznego oprogramowania OCR (Optical Charakter Recognition - optyczne rozpoznawanie znaków) możliwe jest odczytanie przez komputer treści ze skanowanych dokumentów.
Rodzaje skanerów
Wśród skanerów możemy dokonać podstawowego podziału na:
a) Skanery ręczne - obsługa polega na przeciąganiu czytnikiem nad wprowadzanym dokumentem. Szerokość skanowanego pola nie przekracza p. 10 cm., więc nadają się one do najprostszych amatorskich zastosowań. Ze względu na ręczne prowadzenie czytnika każde drgnięcie ręki bądź nieregularne przesuwanie urządzenia powoduje trudne do skorygowania skazy.
b) Skanery płaskie - skanowany dokument układa się tu w łożu urządzenia, po czym precyzyjny mechanizm przesuwa układ optyczny pod powierzchnią dokumentu. Obraz jest dzięki temu skanowany równomiernie na całej powierzchni, szybko i bez deformacji.

Inne środki to dziurkacze, zszywacze, rozszywacie itp.

---