Procesy zakupu stanowią istotny element w tworzeniu łańcucha logistycznego. Winny one zapewniać niezbędne dostawy we właściwej ilości, właściwym rodzaju, w odpowiednim czasie, przy najbardziej korzystnej formie dostawy, o pożądanej jakości i po optymalnej cenie. Istotne znaczenie dla jakości procesu zakupu ma elastyczność systemu zakupu, a także możliwość wycofywania się z zawartych umów bez ponoszenia strat bądź przy ich ograniczeniu.
Podstawowe kryteria determinujące wybór dostawców.
a) jakość oferowanych materiałów, surowców i półfabrykatów
b) poziom cen i ich stabilność c) rzetelność, niezawodność, szybkość
i terminowość dostawy, a także ich elastyczność d) odległość od źródła dostaw
e) oferowana skala i struktura rzeczowa dostaw oraz techniczna wewnętrzna spójność asortymentu oferowanego przez dostawcę, a także zgodność ze strukturą zapotrzebowania odbiorcy
f) warunki płatności g) oferowane lub możliwe do uzgodnienia terminy
dostaw elementów lub materiałów h) warunki reklamacji jakościowych i ilościowych oferowane przez dostawcę Mogą być uwzględnione inne kryteria mające wpływ na wybór dostawcy, takie jak:
a) image dostawcy b) możliwości prowadzenia wspólnych interesów c) zgodność norm, systemów zapewniania jakości, certyfikatów itp. Wybór źródła dostawy oznacza zakończenie etapu przygotowawczego procesu zakupu i stwarza podstawę do formalnego zawarcia umowy dostawy. Dokonanie ostatecznego wyboru źródła dostawy jest zadaniem złożonym, gdyż nie wszystkie przesłanki dokonywanego wyboru są mierzalne, tj. dają się bezspornie uzasadnić ekonomicznie.
W tej sytuacji największe zastosowanie ma metoda ekspertów (delficka), polegająca na wykorzystaniu opinii i ocen celowo dobranych ekspertów. Procedura wyboru składa się z kilku faz i trwa aż do momentu ustalenia stanowiska podzielnego przez większość ekspertów. Opierając się na źródłach literaturowych opracowano algorytm postępowania w wyborze dostawców. Algorytm ten składa się z następujących kroków: KROK 1 Sporządzenie zbioru potencjalnych dostawców poszukiwanego materiału, surowca lub elementów wyborów złożonych - Analiza ofert dostawców i ich wstępna selekcja pozwala na wybór kilku dostawców potencjalnych KROK 2 Ustalenie kryteriów oceny - Punktem wyjścia jest wybór kryteriów, które mają istotne znaczenie dla odbiorcy i są w pewnym stopniu mierzalne. Stanowią one podstawę do utworzenia sparametryzowanych kryteriów oceny. W oparciu o kryteria determinujące wybór dostawców zaproponowano następujące kryteria: jakość materiału, cena jednostkowa materiału, terminowość dostaw, kompletność dostaw, wielkość zamówienia, poziom obsługi (transport, poprawność dokumentacji wysyłkowej, reklamacje) KROK 3 Ustalenie zasad punktacji w odniesieniu do poszczególnych kryteriów Każdemu z wymienionych kryteriów przyznano 0-100 punktów, przy czym ustalono także punkty odniesienia pozwalające prawidłowo przeprowadzić ocenę. Punktacja poszczególnych kryteriów może wynikać z ocen i doświadczeń oceniającego, jak też z ofert poszczególnych dostawców, jeśli w zapytaniach ofertowych sprecyzowano kryteria wyboru KROK 4 Ustalenie wag dla poszczególnych kryteriów Przyjęte kryteria oceny mogą mieć różne znaczenie dla przedsiębiorstwa. Z tego względu opracowano wewnętrzny system wag, akcentujący te kryteria, które w danym przedsiębiorstwie uznaje się za najważniejsze i obniżające wagi pozostałych kryteriów. Spotyka się dwa podejścia: a) sumaryczna waga kryteriów wynosi 1 b) wagi przydzielane są oddzielnie dla każdego kryterium w skali 0-1, zakładając, że te, które uznaje się za najważniejsze, mają wysoką rangę, a te o mniejszym znaczeniu rangę niską. KROK 5 Ocena dostawców wg kryteriów i obliczenie wskaźników oceny Podstawowym źródłem informacji wykorzystywanym przez ekspertów w ocenie dostawców są zapisy z kontroli dostaw. Kontrola ta powinna być przeprowadzana przed formalnym przyjęciem dostawy, a jej wyniki rejestrowane w karcie kontroli dostaw. W kontroli powinni uczestniczyć pracownicy komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa. KROK 6 Analiza wyników obliczeń i wybór dostawcy O wyborze dostawców decyduje najwyższa łączna ocena obliczona w oparciu o wskaźniki oceny. Wybór zaproponowany przez ekspertów na podstawie wymienionych kryteriów, aczkolwiek trudny do ścisłego (matematycznego) uzasadnienia, jest jednak obiektywny. Decyzja wyboru dostawcy podejmowana tylko na podstawie oceny tych kryteriów musi być skonfrontowana z działaniami marketingowymi i strategią rynkową przedsiębiorstwa KROK 7 Sporządzenie arkusza oceny dostawcy W wielu przedsiębiorstwach opracowuje się dla każdego potencjalnego dostawcy arkusz oceny, który następnie staję się kartą bieżącą aktualizowanej kartoteki dostawców. W arkuszach tych, poza możliwie pełną informacją adresową, techniczno-ekonomiczną, ujmowane są wyniki oceny punktowej oraz ogólny wynik dokonanej oceny. Można również określić liczbę punktów kwalifikujących dostawcę do współpracy lub eliminujących taką możliwość.