Temat: Planowanie
Planowanie jako element organizacji czasu pracy.
Aby prawidłowo zaplanować własny rozkład zajęć, należy:
wyznaczyć sobie cel, który powinien zostać jasno sformułowany,
trzeba pomyśleć, co chcemy zrealizować.
wyznaczamy sobie czas realizacji celu i określamy wszystkie dane, które pomogą ten cel osiągnąć.
Należy także zapisać swoje priorytety, które określą rangę załatwianych spraw. Układając swój plan, pamiętajmy o dostosowaniu priorytetów do planu, a nie odwrotnie.
Plan jest dobrze przygotowany, jeśli charakteryzuje się:
celowością (wykonanie zamierzonego celu w określonym terminie);
wykonalnością (możliwością realizacji);
przejrzystością (jest rozumiany przez tych, dla których został sporządzony);
elastycznością (daje się zmieniać w pewnych fragmentach).
Spotkania dłuższe planujemy na pełną godzinę, a krótsze - na niepełną. Mamy wtedy większą świadomość upływu czasu.
Sekretarka - współpracując z przełożonym - codziennie jest w stanie opracować albo udoskonalić własny plan działania i plan szefa. Obserwując styl i tryb pracy przełożonego, może wyłowić i ustalić elementy stale powtarzające się, co będzie podstawą do wypracowania odpowiedniego terminarza zajęć.
Prowadząc sekretariat, należy również ustalić pewne zasady załatwiania spraw.
Najpierw należy załatwić sprawy ważne i pilne, od których zależy terminowe i właściwe wykonanie zadań firmy, np. jeżeli nie wyślemy w terminie zgłoszenia na przetarg, to firma może ponieść straty. Zadaniem sekretarki jest przypomnienie szefowi o upływającym terminie takich spraw.
Są sprawy pilne, które powinny być wykonane natychmiast, ale nie należą do spraw ważnych, o nich też należy pamiętać - jeżeli zobowiązaliśmy się wysłać np. katalog swoich wyrobów w terminie 2 dni, a tego nie zrobimy, to wizerunek firmy na tym ucierpi.
Sprawy terminowe, to takie, które wymagają załatwienia w określonym czasie, nawet odległym. Jednak takie sprawy warto załatwić od razu, wtedy nie tracimy czasu na kontrolowanie terminu, przypominanie sobie szczegółów sprawy, np. notatka w sprawie zamiany przepisów bhp, które wchodzą w życie za dwa tygodnie. Są też sprawy mało ważne - trzeba się wtedy zastanowić: czy je realizować, czy z nich zrezygnować, czy zlecić je innym, czy odłożyć na później, np. prowadzenie kroniki firmy.