Dokumenty aplikacyjne - typologia, funkcje, popełniane błędy.
Dokumenty aplikacyjne są swoistą reklamą kandydata ubiegającego się o pracę.
Dokumenty aplikacyjne (życiorys zawodowy i list motywacyjny) stanowią ważne ogniwo w procesie poszukiwania pracy.
Sposób, w jaki przedstawimy własną osobę poprzez życiorys czy list motywacyjny może skutkować zaproszeniem na rozmowę kwalifikacyjną bądź skazywać nas na ciągłe niepowodzenia.
Właściwe przygotowanie dokumentów aplikacyjnych to umiejętność, którą możemy opanować, pamiętając o podstawowych zasadach:
Nie istnieje uniwersalny wzorzec życiorysu i listu motywacyjnego. Każdą aplikację powinniśmy tworzyć indywidualnie, uwzględniając nasze predyspozycje, doświadczenia i umiejętności selekcjonowane pod kątem oczekiwań konkretnego pracodawcy.
Wysyłając aplikację starajmy się dotrzeć nie do jak największej liczby pracodawców, ale do tych właściwych, których listę tworzymy zgodnie z zaplanowaną ścieżką własnej kariery zawodowej. Strategia ilościowa, czyli odpowiedzi na wszystkie napotkane oferty powinna ustąpić strategii jakościowej, czyli świadomej selekcji . Odpowiadając na przypadkowe oferty nie uda nam się wykazać, że to właśnie my jesteśmy najlepszym kandydatem, odpowiednio zmotywowanym do objęcia konkretnego stanowiska pracy.
Zanim napiszemy list motywacyjny dokładnie przeanalizujmy wybraną ofertę, aby poznać wymagania pracodawcy w obszarze kompetencji twardych (wykształcenie, szkolenia, umiejętności językowe i specjalistyczne poparte certyfikatami, doświadczenie zawodowe) oraz kompetencji miękkich (np. umiejętności interpersonalnych, pracy w grupie, gotowości do zmian itp., wynikających z zakresu obowiązków na danym stanowisku i jego usytuowania w strukturze firmy).
Zbierzmy informacje o firmie sięgając do wszelkich dostępnych źródeł (prasa branżowa, Internet, bezpośredni kontakt z pracownikami, materiały promocyjne publikowane przez firmę) aby dobrze poznać specyfikę potencjalnego miejsca pracy
Zasady pisania dokumentów aplikacyjnych:
• Dokładnie przeczytaj ofertę i określone w niej wymagania
• Pisz na komputerze, na białym czystym papierze
• Wyróżnij najważniejsze elementy
• Pisz tylko prawdę!
• Nie używaj skrótów
• Jeżeli oferta jest napisana w języku obcym, w takim samym języku
przygotuj dokumenty aplikacyjne
• Do dokumentów aplikacyjnych nie dołączaj żadnych kopii dyplomów,
rekomendacji i innych dokumentów
• Nie rozsyłaj identycznych dokumentów aplikacyjnych do różnych
pracodawców Główne elementy CV
• Dane personalne (imię, nazwisko, adres, data urodzenia, telefon kontaktowy, e-mail)
• Cel (dlaczego szukasz pracy, dlaczego w tej firmie chcesz pracować)
• Wykształcenie (podajemy tylko szkoły wyższe i średnie, nie piszemy o szkole podstawowej)
• Doświadczenie zawodowe (tak jak wykształcenie piszemy w chronologii
odwrotnej, od najaktualniejszego)
• Umiejętności i kwalifikacje (podajemy ukończone kursy, znajomość języków obcych, prawo jazdy)
• Osiągnięcia (zawodowe i niezawodowe)
• Zainteresowania zawodowe
• Zainteresowania pozazawodowe
• Referencje (podajemy z jakiej firmy i wpisujemy: „dostępne na życzenie”)
Rodzaje dokumentów aplikacyjnych
1.Życiorys zawodowy - Curriculum vitae (CV), tłumaczone z języka łacińskiego jako linia, bądź program życia.
2. List motywacyjny, stosowany w odpowiedzi na konkretną ofertę pracy, prezentujący nasze umiejętności, wiedzę i kwalifikacje odnoszące się do wymagań stanowiska pracy.
3. List intencyjny, pisany w sytuacji gdy firma wydaje się być idealnym miejscem dla nas, lecz nie posiadamy informacji o wolnych miejscach pracy. Tworzymy ogólną charakterystykę kandydata, eksponując swoje atuty i osiągnięcia.
4. Formularz aplikacyjny, rodzaj kwestionariusza, zawierającego pytania przygotowane pod potrzeby danego pracodawcy.
Formularz aplikacyjny jest formą coraz chętniej stosowaną przez pracodawców, zwłaszcza firmy międzynarodowe, gdyż koncentrując się na informacjach o zasadniczym znaczeniu dla danego stanowiska pracy pozwala na szybką analizę, porównanie i selekcję zgłoszeń oraz obniża koszty związane z poszukiwaniem nowych pracowników.
Stosując formularz, w odróżnieniu od CV kandydat ma mniejsze możliwości wpływu na wybór informacji, uwypuklenie czy pominięcie pewnych faktów, związanych z doświadczeniem czy wykształceniem oraz nie wyróżni się poprzez szatę graficzną, czy układ dokumentu.
Spotkać się możemy z różnymi rodzajami formularzy aplikacyjnych:
- w wersji drukowanej,
- elektronicznymi ( on-line),
- otwartymi (bez określonego stanowiska pracy),
- celowymi ( gdy ubiegamy się o konkretne stanowisko),
- o charakterze informacyjnym ( zawierające informacje o kandydacie podobnie jak w liście motywacyjnym czy CV),
- bardzo szczegółowymi (w sposób rozbudowany badającymi predyspozycje kandydata).
Jak napisać dokumenty aplikacyjne?
Curriculum Vitae. Poszukiwanie pracy powinniśmy rozpocząć od rzetelnego i bardzo starannego przygotowania dokumentów aplikacyjnych czyli życiorysu (Curriculum Vitae - CV) i listu motywacyjnego.
Gdy samodzielnie zgłaszamy się do firmy, odpowiadamy na ogłoszenie prasowe, czy też prosimy kogoś z kręgu znajomych i przyjaciół o pomoc w znalezieniu pracy, musimy przekazać dokumenty aplikacyjne.
Definicja: co to jest list motywacyjny?
List motywacyjny to dokumentem, pismo, które towarzyszy cv, kiedy wysyłamy swoją aplikację do potencjalnego pracodawcy. Bez listu motywacyjnego pracodawca musiałby domyślać się, jakie stanowiska nas interesują, do kogo kierujemy swoje cv, jakie są nasze oczekiwania oraz tego, co nas wyróżnia.
Podstawowe informacje
List motywacyjny jest naszym pierwszym kontaktem z potencjalnym pracodawcą. Powinien być napisany tak, żeby pierwsze wrażenie o nas było dobre.
List motywacyjny
• Poprawnie napisany list motywacyjny podaje odpowiedzi na pytania:
• Dlaczego się starasz o pracę
• Dlaczego uważasz, że się do niej nadajesz
• Jakie fakty z twojego życia o tym świadczą
Do zasadniczych części listu motywacyjnego można zaliczyć:
• Wstęp (powinien zawierać informacje o ogłoszeniu, tytuł prasowy, data publikacji ogłoszenia)
• Część zasadnicza (udowodnienie, że posiadana wiedza i doświadczenie
odpowiadają oczekiwaniom pracodawcy, powołanie się na przydatne
doświadczenia, podkreślenie swoich atutów, które mają związek z posadą).
• Zakończenie (zachęcenie pracodawcy do zaproszenia cię na rozmowę kwalifikacyjną).
Funkcja i struktura współczesnego listu motywacyjnego
Napisanie cv z reguły nie stanowi problemu. Wystarczy szablon dostępny w sieci lub od znajomych, wypełnienie go treścią i już mamy jakiś start, który można udoskonalić. Z listem motywacyjnym sprawa jest bardziej skomplikowana. Podstawową barierą już na początku staje się to, że nie wiadomo do końca, co ma się w liście znaleźć. Wiadomo, że zajmuje on około 3/4 strony, wiadomo że jest adresowany do pracodawcy, wiadomo, że wysyłamy go razem cv, ale co ma być w środku?. List motywacyjny pełni funkcję:
Informacyjna - list informuje pracodawcę o tym, na jakie stanowisko aplikujemy, streszcza nasze kwalifikacje
Marketingowa - list pełni funkcję pisma „reklamowego”, mówi o naszej motywacji, unikalności, wyjątkowości, specjalnych cechach wyróżniających.
Wstęp i zakończenie - mają głównie charakter informacyjny
Treść główna - raczej przeważa charakter marketingowy, podkreślanie swoich zalet. W żadnym wypadku w liście nie piszemy o negatywnych stronach.
Zalecenia wstępne
List motywacyjny piszemy zawsze na maksimum jedną stronę formatu A4.
Tylko na wyraźną prośbę ze strony pracodawcy możemy odstąpić od tego standardu
Powinniśmy wysilić się na przynajmniej kilka zdań od siebie
Struktura nagłówka
List motywacyjny w odpowiedzi na ogłoszenie powinien w nagłówku zawierać imię i nazwisko, kontakt, ewentualnie dane adresowe lub e-mail. Powinniśmy też list zaopatrzyć w datę i miejscowość w formacie np. Warszawa, dn. 15 października 2006. Oprócz tego w liście w odpowiedzi na ogłoszenie nie powinniśmy zapomnieć o danych tej osoby/firmy, do której kierujemy nasz list tj. Nazwa pracodawcy i jego adres pod danymi dotyczącymi naszej osoby, pod datą i bliżej prawej strony.
JAN KOWALSKI
tel. 500 111-111
Warszawa, dn. 17 maja 2005
Nazwa firmy
Adres firmy
Szanowni Państwo,
Początek listu
Jeśli chodzi o treść listu, to składa się ona z 3-4-5 paragrafów. Celem pierwszego z nich jest wstępne określenie, dlaczego piszemy nasz list, w odpowiedzi na jaką ofertę oraz tego jak dowiedzieliśmy się o tym, że taka oferta jest dostępna. Może on brzmieć na przykład tak:
Przykład 1
W odpowiedzi na Państwa ogłoszenie zamieszczone w portalu www.pracnet.eu, dotyczące oferty pracy na stanowisku Przedstawiciela (numer referencyjny 2008/10), przesyłam moje dokumenty aplikacyjne. Uważam, że spełniam wymagania przedstawione w ogłoszeniu. Uprzejmie proszę o zapoznanie się z załączonym życiorysem zawodowym.
Przykład 2
W nawiązaniu do ogłoszenia dotyczącego oferty pracy na stanowisku Sprzedawcy (nr ref 2008/10), załączam cv. Uważam, że jestem kandydatem, który może stać się wartościowym członkiem Państwa zespołu sprzedażowego.
Przykład 3
Doceniając pozycję Państwa firmy na rynku chciałabym zaproponować swoją osobę, na stanowisko Księgowego. Jestem głęboko przekonana, że posiadam wszelkie predyspozycje, do bardzo dobrego wywiązywania się z powierzonych obowiązków. Dodatkowo chcę Państwa zapewnić o swojej lojalności i zaangażowaniu, co mam nadzieję będę mogła już niedługo udowodnić, pracując w Państwa firmie.
Treść główna listu motywacyjnego
W drugim paragrafie naszym celem jest takie przedstawienie swoich kwalifikacji, zalet, umiejętności, doświadczeń, certyfikatów, wyszkolenia i dokonań, które przekona pracodawcę, że jesteśmy odpowiednią osobą na stanowisko. List motywacyjny musi być odpowiedzią na ogłoszenie i odniesieniem się do wymagań, które zawarto w ogłoszeniu.. Nasze deklaracje powinny być poparte przykładami, bo dzięki temu staną się bardziej wiarygodne dla czytającego.
W paragrafie trzecim możemy przedstawić nasze mniej ważne kwalifikacje oraz umiejętności, które możemy zaoferować, informacje o przygotowaniu teoretycznym, lub na przykład podkreślić znajomość języków, opowiedzieć o naszych cechach, korzyściach, które przyjęcie nas przyniesie firmie oraz naszej motywacji i chęci pracy na oferowanym stanowisku. Można to napisać tak:
Jestem osobą otwartą i łatwo nawiązuję kontakty z innymi ludźmi. Co ważne na oferowanym przez Państwa stanowisku, posiadam doskonałą umiejętność organizacji czasu pracy i określania priorytetów. Wierzę, że Państwa oferta pozwoli mi na rozwój mojej kariery zawodowej oraz, że moje doświadczenia i kwalifikacje przyniosą wymierne korzyści Państwa firmie.
Zakończenie
W ostatnim paragrafie dziękujemy za uwagę, przedstawiamy formę i propozycję kontaktu oraz deklarujemy chęć współpracy i spotkania, która pomoże pracodawcy w dokonaniu dobrego wyboru. Zakończenie powinno składać się z 3-4 zdań i mieć raczej charakter formalny, zostawiając inicjatywę po stronie pracodawcy.
List kończymy zwrotem, Z wyrazami szacunku lub Z poważaniem, oraz podpisujemy imieniem i nazwiskiem. Jeśli wysyłamy dokumenty w formie papierowej należy je podpisać odręcznie. Przykładowe zakończenie może wyglądać tak:
Przykład 1
Szczegółowych informacji dotyczących moich umiejętności chętnie udzielę na spotkaniu. W przypadku zainteresowania, proszę o kontakt pod numerem telefonu 500 111-111.
Z poważaniem,
Jan Kowalski
Przykład 2
Jeśli moja kandydatura wydała się Państwu interesująca, bardzo proszę o kontakt pod numerem 500 111-111. Chętnie spotkam się w dogodnym dla Państwa terminie by bardziej szczegółowo opowiedzieć o swoich umiejętnościach, zaprezentować posiadaną wiedzę, oraz omówić możliwość podjęcia pracy w Państwa firmie.
Z poważaniem
Anna Kowalska
Przykład 3
W przypadku zainteresowania uprzejmie proszę o kontakt telefoniczny pod podanym numerem telefonu. Jestem gotowy w każdej chwili stawić się na rozmowie kwalifikacyjnej. Mam nadzieję, że bezpośredni kontakt umożliwi mi dokładniejsze opowiedzenie o mojej motywacji, zaangażowaniu oraz umiejętnościach.
Z poważaniem,
Anna Kowalska
Curriculum Vitae
Curriculum Vitae powinno spełniać 3 funkcje. Podstawową jego funkcją jest spowodowanie zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną. Drugą to pomoc w prowadzeniu rozmowy kwalifikacyjnej, trzecia natomiast ma na celu ukazanie profilu zawodowego kandydata. Przede wszystkim jest dokumentem marketingowym, dającym kandydatowi możliwość jak najlepszego pokazania swoich doświadczeń i kompetencji zawodowych.
Jedną z najważniejszych dla pracodawców sekcji jest ta dotycząca umiejętności. Osoba zatrudniająca chce wiedzieć, co możemy zrobić dla jego firmy, co do niej wniesiemy. Dlatego, aby sprzedać siebie musimy opisać swoje umiejętności i pokazać, jak zamierzamy wesprzeć potencjalnego pracodawcę. Zanim zaczniemy wpisywać umiejętności w CV, poświęćmy trochę czasu i postarajmy się zrozumieć, jakie są wymagane lub pomocne umiejętności na stanowisku, o które się ubiegamy.
Pracodawcy najwięcej uwagi poświęcają czytając historię zatrudnienia. To właśnie ta część CV musi przekonać potencjalnego pracodawcę, że idealnie pasujemy na oferowane stanowisko!
Dobrze przygotowany życiorys powinien zawierać:
- dane personalne,
- cel zawodowy,
- wykształcenie,
- doświadczenie zawodowe,
- pozostałe doświadczenie,
- kursy, szkolenia,
- umiejętności,
- zainteresowania
Podstawowe cechy i zasady pisania życiorysu:
- pisz zwięźle i rzeczowo, powinien być napisany zrozumiałym językiem oraz warto stosować się do „zasady jednej strony” - pamiętaj o odpowiedniej formie graficznej, estetycznej (czysty, staranny i przejrzysty) - informacje należy podawać w odwrotnym porządku chronologicznym, tak aby zaakcentować to, co się ostatnio robiło - dostosuj swoje CV do stanowiska o które się ubiegasz.
Jak nie należy pisać CV?
Zanim zaczniesz czytać poniższy artykuł postaw się przez chwilę na miejscu pracodawcy... Czy zatrudniłbyś osobę, której CV jest niechlujne, zawiera błędy albo nieprawdziwe informacje? Oczywiście, że NIE, prawda?
CV - nasza wizytówka.
Curriculum vitae to nasza zawodowa wizytówka, forma pierwszego kontaktu z potencjalnym pracodawcą, element, który wpływa na to, czy zostaniemy zaproszeni do dalszych etapów procesu rekrutacji.
Wśród setek CV przesłanych przez kandydatów w odpowiedzi na ogłoszenie rekrutacyjne są oczywiście takie, które wyróżniają się profesjonalizmem formy i treści. Niestety, równie często aplikacje z uwagi na różne błędy nie spełniają oczekiwań i są przyczyną odrzucania kandydatów z dalszych etapów selekcji. Mimo, że o zasadach pisania dokumentów aplikacyjnych napisano wiele, kandydaci wciąż popełniają te same błędy...