Zakres czynności na stanowisku pomocy administracyjno - biurowej w dziale obsługi klienta

Zadaniem pomocy administracyjnej biurowej jest wykonywanie różnych, drobnych prac administracyjno- biurowych.

Pomoc administracyjna - biurowa wykonuje następujące czynności:

- obsługa urządzeń biurowych

• pomoc w sporządzaniu sprawozdań finansowych,

• pisanie na komputerze,

• gromadzenie i przechowywanie akt prawnych i zarządzeń wewnętrznych,

• ewidencjonowanie faktur ,

• obsługa centrali telefonicznej,

• czuwanie nad terminowym realizowaniem poleceń i załatwianiem korespondencji,

- zaopatrzenie w niezbędną dokumentację do działalności podstawowej organizacji.

- wykonywanie czynności związanych z rozliczeniem inwentaryzacji jednostek objętych

obsługą organizacji oraz składników majątkowych organizacji,

• prace pomocnicze w zakresie spraw związanych z wysyłką, segregacją i rejestracją

korespondencji,

- wykonywanie innych, wynikających z zakresu obowiązków służbowych, czynności zleconych przez kierownika organizacji oraz stała współpraca z pozostałymi pracownikami organizacji i dyrektorami.

Obowiązkiem pracownika jest dbałość o estetykę i porządek w miejscu pracy.

Z tytułu swojego stanowiska pracownik ma dostęp do wielu akt i uczestniczy w rozmowach mających charakter tajemnicy służbowej, dlatego pracownik zobowiązany jest do bezwzględnego zachowania tajemnicy służbowej i państwowej.

Osoba pracująca na tym stanowisku podlega kierownikowi działu obsługi klienta.

OPIS STANOWISKA PRACY

CHARAKTERYSTYKA STANOWISKA

1. Nazwa zakładu - Miejski Zespół Oświaty (MZO)

2. Nazwa stanowiska - pomoc administracyjna- biurowa

3. Charakter stanowiska

jednoosobowe/ niepełno-etatowe

4. Nazwa stanowiska bezpośrednio nadrzędnego - Kierownik MZO

5. Stanowiska bezpośrednio podległe - Nie dotyczy

6. Docelowe stanowisko służbowe - Samodzielny referent

7. Główny cel istnienia stanowiska

Zapewnienie sprawnego funkcjonowania MZO oraz prawidłowego merytorycznie i formalnie wykonywania zadań.

8. Obowiązki służbowe (uszeregować według czasochłonności obowiązków od najbardziej do najmniej czasochłonnych)

1) Prowadzenie rejestrów, terminowe sporządzanie poleceń przelewów,

2) Sprawdzanie rozliczeń z tytułu żywienia z jednostek współpracujących,

3) Obsługa programu komputerowego w zakresie powierzonych obowiązków,

4) Współpraca z pracownikami szkół,

5) Współpraca z innymi instytucjami i organizacjami w zakresie powierzonych obowiązków,

9. Odpowiedzialność służbowa:

a) odpowiedzialność za prawidłowe pod względem merytorycznym, formalno-prawnym wykonywanie zadań,

b) odpowiedzialność za terminowe wykonywanie zadań,

c) odpowiedzialność za powierzone mienie, sprzęt komputerowy i oprogramowanie,

d) odpowiedzialność za przestrzeganie tajemnicy danych osobowych

e) odpowiedzialność za właściwe przechowywanie, zabezpieczenie, udostępnianie dokumentów urzędowych.

10. Uprawnienia na stanowisku. Samodzielność decyzyjna.

1) Uprawnienia do wystawiania zaświadczeń o wynagrodzeniach pracowników MZO i szkół,

2) Uprawnienia do przetwarzania danych osobowych w systemie informatycznym MZO.

11. Kontakty służbowe niezbędne w celu wykonywania zadań.

11.1 Kontakty wewnętrzne.

1) wewnątrz MZO

Ze wszystkimi stanowiskami w MZO w zakresie przekazywania informacji związanych organizacją i prawidłowym funkcjonowaniem Zespołu, a także terminowe załatwianie spraw.

2) z innymi jednostkami oświatowymi:

Szkołami - przekazywanie dokumentów dotyczących spraw finansowych, kadrowych i innych słuzbowych.

11.2 Kontakty zewnętrzne.

Z instytucjami w zakresie prowadzonych spraw służbowych.

12. Zastępstwa na innych stanowiskach.

Nie dotyczy

13. Środki techniczne, organizacyjne i inne niezbędne do realizacji zadań.

a) komputer z oprogramowaniem,

b) kserokopiarka,

a) telefon,

b) obowiązujące formularze druków.

14. Warunki pracy.

Praca biurowa w 100%

15. Kryteria oceny

a) praca z interesantami: kompetencja, życzliwość, komunikatywność, ogólna wiedza merytoryczna spraw załatwianych w MZO,

b) praca z dokumentami: dokładność, terminowość, inicjatywa w organizowaniu własnej pracy i optymalne wykorzystanie czasu pracy, dbałość o poprawność merytoryczną i estetykę tworzonych dokumentów,

c) sprawność organizacyjna w zakresie rejestracji obiegu i wysyłki korespondencji,

d) jakość prowadzenia i utrzymania w stałej aktualności dokumentacji organizacyjnej MZO,

e) kwalifikacje zawodowe,

f) umiejętności zawodowe i społeczne,

g) dyscyplina pracy,

h) cechy osobowościowe pracownika.

WYMAGANIA OSOBOWE

16. Wymagany poziom i kierunek wykształcenia na stanowisku

Wykształcenie średnie.

17. Wymagany staż pracy i doświadczenie zawodowe

Rok pracy administracyjno-biurowej.

18.Wymagane uprawnienia zawodowe

Nie dotyczy

19.Wymagane umiejętności

a) umiejętność pracy z komputerem,

b) umiejętność sprawnej obsługi interesantów i współpracowników,

c) umiejętność pracy w zespole,

d) umiejętność poprawnego wysławiania się,

e) umiejętność samodzielnej i zdyscyplinowanej pracy,

f) praca w rozpraszających warunkach.

20. Inne umiejętności przydatne na danym stanowisku

Pomysłowe i praktyczne organizowanie przestrzeni do pracy - biurka i dokumentacji.

21. Niezbędne cechy osobowościowe

a) łatwość uczenia się, wyrażania myśli,

b) zdolność do samodzielnego podejmowania decyzji,

c) asertywność, empatia,

d) obowiązkowość, pracowitość, opanowanie,

e) odporność na stres, zrównoważenie emocjonalne,

f) rzetelność, dokładność, skrupulatność,

g) dyskrecja,

h) odpowiedzialność za funkcjonowanie i wizerunek MZO.

22. Inne istotne aspekty pracy na danym stanowisku

Upoważnienie do dostępu danych osobowych przetwarzanych w systemie informatycznym MZO

KARIERA

Po przepracowaniu 2 lat na stanowisku pomocy biurowej pracownik może starać się o awans na stanowisko asystenta kierownika działu. Następnie, po kolejnych 2 latach pracownik może ubiegać się o stanowisko zastępcy kierownika działu.

Pomoc biurowa/pomoc działku kadrowego - ocena punktowa stanowiska

1. wykształcenie wymagane na stanowisku: średnie o wymaganym profilu i aktualizacja wiedzy/ wyższe o wymaganym profilu i aktualizacja wiedzy (nie jestem tu pewna) ptk 35/60

2. doświadczenie: dla osiągnięcia samodzielności i wprawy konieczne staranne wprowadzenie i pewna praktyka ptk 8

3. samodzielność, innowacyjność: samodzielność realizacyjna i decyzyjna bez wymogu tworzenia nowych rozwiązań ptk 10

4. znajomość języków obcych: wymagana dobra znajomość określonego języka obcego w mowie i piśmie ptk 15

5. praca z komputerem: znajomośc edytora tekstu, arkusza kalkulacyjnego lub (i) innych prostych programów ptk 15

6. współdziałanie w firmie: prace wykonywane na ogół indywidualnie, wymagające jednak częstych kontaktów i uzgodnień z innymi stanowiskami ptk 10

7.zręczność: nie występują ptk 0

8. odpowiedzialność za wyniki: odpowiedzialna praca własna ptk 20

9. odpowiedzialnośc materialna: praktycznie nie występuje lub jest ograniczona do 3-miesięcznego wynagrodzenia ptk 0

10. odpowiedzialnośc za bezpieczeństwo innych: nie występuje lub odnosi się do prac o znikomym zagrożeniu wypadkowym

11. odpowiedzialnośc za kontakty zewnętrzne: kontakty sporadyczne ptk 0

12. wysiłek intelektualny: przeciętny, okresowo zwiększony, dominują prace średnio złożone i powtarzalne, okresowa aktualizacja pracy ptk. 15

13. obciążenie zmysłów i uwagi: wystepuje przeciążenie zmysłów lub (i) męcząca koncentracja uwagi przez część dnia (zmiany) (tutaj nie jestem pewna czy nie powinno być c?) ptk 9

14. wysiłek fizyczny: niewielki: wydatek energetyczny do 800 kcal na dzień (zmianę) ( tutaj tez nie jestem pewna czy może więcej dac?) ptk 5

15. nienormowany czas pracy: nie występuje, lub z uwagi na natężenie- nie powoduje istotnej uciążliwości ptk 0

Podsumowanie : łącznie 142 ptk. W siatce punktowej A jest to kategoria VI a w B V.

---