PROBLEMY W ORGANIZACJI I SPOSOBY ICH ROZWIĄZYWANIA

I. ISTOTA I RODZAJE PROBLEMÓW W ORGANIZACJI

„O powodzeniu firmy decyduje nie tyle rozwiązanie problemów, co wynajdowanie okazji, albowiem rozwiązywanie problemów przywraca jedynie stan normalny, zaś wyszukiwanie okazji stwarza nowe możliwości.”
P. F. Drucker

SYTUACJA PROBLEMOWA - sytuacja wymagająca rozstrzygnięcia. Można ją określić jako dynamiczny układ interakcji między menedżerem a pracownikami i otoczeniem o określonym zakresie działania.

W ujęciu NAUKI O ZARZĄDZANIU: PROBLEM - to zadanie, którego człowiek nie może rozwiązać przy pomocy posiadanej wiedzy, wobec czego musi wymyślić (opracować) nowy oryginalny sposób jego rozwiązania.

W PRZEDSIĘBIORSTWIE: PROBLEM - to każdy napotkany przez nie zbiór warunków i ograniczeń, które poważnie zmniejszają efektywność jego działania i których rozwiązanie leży w kompetencjach kierownictwa.

ANALIZA PROBLEMU

1. Problem:

1. określenie faktów,

2. ocena sytuacji,

3. określenie dążeń.

2. Ustalenie, czy wcześniej zaistniała podobna sytuacja.

3. Co chce się osiągnąć?

4. Co zostało już osiągnięte?

5. Co musi być zrobione?

6. Właściwy problem.

7. Sprawdzenie. Zrozumienie. Zdefiniowanie.

8. Przedstawienie w postaci modelu.

Pozorna efektywność wypróbowanych rozwiązań jest pułapką, gdyż każda nowa sytuacja jest inna od poprzednich i wymaga postawienia nowej diagnozy.

KLASYFIKOWANIE PROBLEMÓW

Podział problemow ze względu ma ich złożoność:

1. Problemy proste

2. Problemy złożone

3. Problemy bardzo złożone

Podział problemów ze względu na ich charakter (Mikołajczyk):

1. Problemy dewiacyjne (dysfunkcji)

2. Problemy optymalizacyjne

3. Problemy innowacyjne (twórcze)

PROBLEMY I KONSEKWENCJE W RÓŻNYCH ETAPACH ROZWOJU ORGANIZACJI (Weber)

1. NARODZINY ORGANIZACJI

Krytyczne problemy	Kluczowe zagadnie-nia	Konsekwen-cje braku rozwiązania	Wyniki (po rozwiązaniu		Potrzebna wiedza planistycz-na	Potrzebne umiejętności osobiste
								poprawne	niewłaściwe
Utworzyć nową organizację	Czym ryzykować?	Frustracja i bezczynność	Powstanie nowej organizacji	Niedoinwestowanie, brak rozwoju.	Jasne cele krótkookre-sowe osoby stojącej na czele	Umiejętność przekształcenia wiedzy we własne działanie i w polecenia
Przetrwa-nie	Co poświęcić?	Upadek organizacji	Godzenie się z realiami, wyciągnięcie wniosków z doświad-czeń	Nie godzenie się z realiami otoczenia. Upadek lub pozostanie na marginesie	Cele krótkookre-sowe przekazane innym	Umiejętność przekazywa-nia informacji, zdolność dostosowania się do zmian

4. MŁODOŚĆ ORGANIZACJI

Krytyczne problemy	Kluczowe zagadnienia	Konsekwen-cje braku rozwiązania	Wyniki (po rozwiązaniu		Potrzebna wiedza planistyczna	Potrzebne umiejętności osobiste
								poprawne	niewłaściwe
Uzyskanie stabilizacji	Jak się zorganizować?	Organizacja reaktywna, kryzys, oportunizm	Organizacja sprawna, silna, elastyczna	Organizacja wraca do etapu przetrwania lub staje się nieelastyczna	Umiejętność tworzenia planów długookresowych	Umiejętność planowania i wyznaczania celów
Zdobyć reputację	Jak sprawdzać i oceniać?	Brak dobrego personelu i klientów. Zły wizerunek.	Dobry wizerunek. Wysoka jakość wyrobów i usług.	Nacisk na tworzenie wizerunku zamiast na tworzenie jakości.	Umiejętność planowania.	Dopuszczanie innych do podejmowania decyzji.

7. DOJRZAŁOŚĆ ORGANIZACJI

Krytyczne problemy	Kluczowe zagadnienia	Konsekwen-cje braku rozwiązania	Wyniki (po rozwiązaniu		Potrzebna wiedza planistyczna	Potrzebne umiejętności osobiste
								poprawne	niewłaściwe
Osiągnięcie wyjątkowe-go charakteru i zdolności przystoso-wania	Czy i jak zmieniać firmę?	Złe postawy, utrata twórczego personelu	Zmiana organizacji w celu pełniejsze-go wykorzys-tania swych zasobów	Zbyt wąskie wyspecjalizo-wanie, brak ubezpieczeń-stwa w przyszłości	Kierownictwo powinno zrozumieć w jaki sposób podwładni ustalają cele	Umiejętność nauczenia innych planowania
Świadcze-nie na rzecz społeczeń-stwa	Czy i jak dzielić?	Brak społecznego szacunku	Społeczny szacunek	Zły wizerunek w oczach społeczeństwa	Zrozumienie celów organizacji i społeczeństwa przez kierownictwo	Zastosowani zasobów do rozwiązy-wania problemów społeczeń-stwa

PRIORYTETY W ROZWIĄZYWANIU PROBLEMÓW (Stoner)

• Czy sytuacja poznawcza jest problemem?

• Czym różni się ten problem od innych, podobnych?

• Czy łatwo można sobie poradzić z tym problemem?

• Czy problem może się sam rozwiązać?

• Czy dany problem musi koniecznie rozwiązać sam kierownik?

II. ROZWIĄZYWANIE PROBLEMÓW I TWORZENIE KONCEPCJI ROZWIĄZANIA

MOŻLIWOŚCI ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW ZALEŻĄ OD CZTERECH CZYNNIKÓW:

• Rodzaju rozwiązywanego problemu

• Sytuacji działania

• Świadomości działania

• Możliwości działania

ETAPY RACJONALNEGO ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW (Stoner):

• Zbadanie sytuacji

• Zdefiniuj problem

• Określ cele decyzji

• Przeprowadź diagnozę

• Opracowanie warunków rozwiązania

• Szukaj twórczych wariantów

• Nie oceniaj

• Dokonanie oceny wariantów rozwiązań

• Oceń warianty

• Wybierz najlepszy wariant

• Wdrożenie decyzji i śledzenie jej rezultatów

• Zaplanuj wdrożenie

• Wprowadź plan

• Sprawdź wdrożenie i dokonaj korekt

METODY ROZWIĄZYWANIA PROBLEMU (wg Hürlimanna):

• Metody recepcyjne

• Metody asocjacyjne

• Metody zbierania i porządkowania

• Metody kombinacyjne

• Metody dedukcyjne

• Metody modelowania (modele)

• Metody indukcyjne i rozwiązania kompleksowe

• Metody zintegrowane i kombinacje metod

TECHNIKI ROZWIĄZYWANIA PROBLEMÓW (Vidal):

• Techniki analityczne

• Techniki oparte na skojarzeniach przymusowych

• Techniki oparte na skojarzeniach swobodnych

• „Burza mózgów”

• Synektyka

• Techniki polegające na odwróceniu punktu widzenia

• Techniki projektowania idealnego

• Synektyka

• Twórca - W.J. Gordon

• Kojarzenie ze sobą różnych zjawisk (pozornie nie mających związku), prowadzących do zmiany postawy wobec problemu i ułatwiających generowanie niestereotypowych pomysłów

• Narzędziem jest zjawisko analogii. Rodzaje analogii:

1. Analogia bezpośrednia (prosta)

2. Analogia symboliczna

3. Analogia personalna (antropomorficzna)

4. Analogia fantastyczna (wyobrażeniowa)

Odmiany synektyki:

• Technika podświadomych źródeł pomysłów

• Technika wejść i wyjść

• Technika pobudzania skojarzeń

Wieloopcyjność w podejściu do problemu (Bittel):

• Analiza racjonalna

• Indywidualne podejście twórcze

• Grupowe podejście twórcze

Reguły rozwiązywania problemu (Strzałecki):

• Aktywny stosunek do problemu

• Transgresja

• Odpowiedzialność

• Otwartość

• Obiektywizm

• Poszukiwanie analogii

• Myślenie intuicyjne

• Postawa systemowa

• Giętkość

• Myślenie redukcyjne

• Myślenie modułowe

• Konserwatyzm

Literatura:

Biliński W., Wojeński J., Metoda synektyczna i jej zastosowanie, Przegląd Organizacji, 1981.

Bittel L. R., Krótki kurs zarządzania, Warszawa 1994.

Drucker P. F., Innowacja i Przedsiębiorczość, Warszawa 1992.

Mikołajczyk Z., Techniki organizatorskie w rozwiązywaniu problemów zarządzania, Warszawa 1994.

Nosal Cz., Umysł menedżera. Problemy - decyzje - strategie, Wrocław 1993.

Penc J., Decyzje w zarządzaniu. Wydawnictwo Profesjonalnej Szkoły Biznesu, Kraków 1995.

Stoner J. A. F., Wankel Ch., Kierowanie, Warszawa 1992.

Strzałecki A., Style działania Twórczego [w:] Stymulatory i inhibitory aktywności twórczej, Kraków 1991.

Trocki M., Metody rozwiązywania problemów, systematyzacja W. Hürlimanna, Przegląd Organizacji, 1988.

Weber R. A., Zasady zarządzania organizacjami, Warszawa 1990.

Vidal F., Techniki twórczego myślenia, Przegląd Organizacji, 1980.

---