Międzyorganizacyjny system informacji - określenie wymagań informacyjnych
Określenie wymagań informacyjnych dla systemu informacyjnego jest bardzo trudnym procesem. Wcześniej analitycy po prostu pytali menedżerów jaką informację potrzebują. Zakładali oczywiście, że menedżerowie potrafią określić jaką informację potrzebują w sposób, który pozwoli analitykom na stworzenie systemu informacyjnego. Często było to mylne założenie. Menadżerowie nie wiedzieli jakie informacje są im aktualnie potrzebne. Próbowali sprecyzować swoje potrzeby zakładając, że analitycy uzupełnią braki. Z drugiej strony analitycy nie wiedzieli o tym ,że potrzebne informacje różnią się od tych określonych przez menadżerów. Prowadziło to do gromadzenia nikomu niepotrzebnej informacji, a kiedy systemy były wprowadzane pierwszą rzeczą o jaką prosili menadżerowie były zmiany.
Określenie wymagań informacyjnych stało się jeszcze większym problemem, kiedy próbowano określić te wymagania między organizacjami. Szczególnie się to sprawdzało przy projektowaniu zarządzania łańcuchem dostaw.
Określenie wymagań informacyjnych jest jedną z najważniejszych rzeczy do rozważenia podczas tworzenia IOIS. Podczas badania 12 dużych IOIS stwierdzono, że żadna organizacja nie ma formalnej struktury do zarządzania IOIS, ale wszystkie chciałyby taką mieć, aby polepszyć wymianę informacji. Sugeruje się, że osoby z każdej z organizacji powinny się spotkać ze sobą i określić wymagania informacyjne każdej ze stron. Stworzone w ten sposób grupy powinny też określić standardy ułatwiające wprowadzenie IOIS. Więc jednym z wyzwań tych grup jest określenie wymagań informacyjnych, co jest trudnym przedsięwzięciem. Niestety wiele wymagań informacyjnych zostaje przeoczonych. Z tego powodu grupy te muszą sobie zdawać sprawę z najczęstszych błędów związanych z procesem.
Cztery podstawowe błędy określania wymagań informacyjnych:
Patrzenie na system jako na narzędzie dla jednej firmy, a nie dla całego łańcucha dostaw.
Wywiady z menadżerami indywidualnie zamiast zbiorowo.
Nie przeprowadzenie okresu „prób i błędów”
Zadawanie złych pytań podczas wywiadów.
Patrzenie na system jako na narzędzie dla jednej firmy, a nie dla całego łańcucha dostaw jest częstym błędem podczas określania wymagań informacyjnych. Dużo informacji potrzebnych, aby podjąć decyzję w jednej firmie (bądź jej gałęzi) pochodzi ze źródeł spora tej firmy. Dlatego jest konieczne uwzględnienie wszystkich źródeł informacji w systemie informacyjnym. Projektując system informacyjny dla członków łańcucha dostaw należy uwzględnić informacje wymagane do podjęcia decyzji pochodzące od innych organizacji.
Przeprowadzanie wywiadu indywidualnego z menadżerami, pomimo, że było do tej pory praktykowane powoduje dużo problemów. Obecnie najbardziej popularną metodą jest przeprowadzanie wywiadów zbiorowych znanych jako JAD (join application design). Umożliwia to zebranie wszystkich potrzebnych informacji poprzez uczestnictwo w spotkaniu różnych menadżerów, reprezentujących wszystkie istotne funkcje. Zebranie wszystkich potrzebnych informacji jest rudne do osiągnięcia gdy wywiady są przeprowadzane indywidualnie. Zbudowanie efektywnego IOIS jest praktycznie niemożliwe bez przeprowadzenia JAD, dla określenia wymagań informacyjnych.
Kolejnym błędem jest zadawanie złych pytań przez analityków. Na przykład analityk może zapytać menadżera: „ jakich informacji potrzebujesz od nowego systemu?” Pomimo że to się wydaje oczywistym pytaniem, to nie pomaga ono menadżerom w określeniu wymagań informacyjnych dotyczących potrzebnych im informacji. Takie zadawanie pytań prowadzi do otrzymywania niepotrzebnej informacji.
Aby poprawnie określić wymagania informacyjne w przedsiębiorstwach, należy użyć zbiory metod określania wymagań informacyjnych. Pomimo, że to może prowadzić do duplikowania określania wymagań informacyjnych, da to pewność, że wszystkie wymagania informacyjne będą uwzględnione. Dlatego, aby poprawnie określić wymagania informacyjne dla IOIS należy użyć trzy wymienione poniżej metody.
Planowanie systemów biznesowych (BSP buisness systems planning) jest ustruktualizowaną techniką wywiadu rozwiniętą przez IBM. Skupia się ona na identyfikacji problemów i decyzji przedsiębiorstwem i określeniu jakie informacje będą potrzebne do ich rozwiązania. Dla zarządzania łańcuchem dostaw IOIS analitycy muszą zidentyfikować problemy zarządzania łańcuchem dostaw oraz problemy przedsiębiorstw członkowskich. Rezultatem tego procesu jest zbiór tablic opisujących problemy, które trzeba rozwiązać, decyzje, które muszą być podjęte w łańcuchu dostaw oraz informację potrzebną do rozwiązania tych problemów i podjęcia decyzji.
Kluczowe czynniki sukcesu (CSF critical success factors) - skupiają się na obszarach których efektywne funkcjonowanie jest konieczne dla organizacji oraz na informacji związanej z tymi obszarami. W łańcuchu dostaw kluczowe czynniki sukcesu muszą być zdefiniowane dla każdego z przedsiębiorstw. Jak możne zgadnąć wiele organizacji ma wspólne CSF. Kiedy się zdefiniuje CSF należy zidentyfikować informację związaną z tymi obszarami.
Końcowe/ ważne analizy (ends/means analysis) skupiają się na rzeczach które sprawiają, że organizacje są efektywne i działają właściwie oraz na informacjach potrzebnych do takiego działania.
Tradycyjny rozwój systemów nie pozwalał na metody prób i błędów w trakcie tworzenie systemu informacyjnego. W wyniku tego powstały systemy, które w dniu implementacji musiały być zmieniane lub w gorszym przypadku systemy całkowicie nieużyteczne. Robienie prototypów wprowadzono jako metodę na te problemy, gdyż system jest w trakcie jego budowy sprawdzany i testowany tak aby uniknąć błędów lub aż do momentu gdy jego użytkownicy są całkowicie zadowoleni.