ZARZĄDZANIE CZASEM NA PODSTAWIE WŁASNEGO ZAKŁADU PRACY

SPIS TREŚCI

I. Pojęcie zarządzania czasem

Zarządzanie czasem to proces ściśle związany z podstawowymi uwarunkowaniami egzystencji ludzkiej. Reguluje go czas zegarowy, biologiczny
i jednakowa hierarchia potrzeb człowieka. Czas, jaki mamy do zagospodarowania jest w miarę stały dla wszystkich i wcale nie jest go tak dużo, jak może się pozornie wydawać. Czas jest pożytkiem ograniczonym w formacie ilościowym, który co więcej nie daje się cofnąć, składować, nie można go kupić, zwielokrotnić, nie daje się niczym zastąpić i nieustannie upływa.

II. Charakterystyka zakładu pracy

Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa (ARiMR) powstała w 1994r. w celu  wspierania rozwoju rolnictwa i obszarów wiejskich. Zajmuje się wdrażaniem instrumentów współfinansowanych z budżetu Unii Europejskiej oraz udziela pomocy ze środków krajowych.

Agencją Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa kieruje Prezes powołany przez Premiera RP na wniosek Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi oraz Ministra Finansów. Struktura ARiMR jest trzypoziomowa - Centrala, 16 Oddziałów Regionalnych oraz 314 Biur Powiatowych.

Rys. 1. Struktura organizacyjna

(źródło: opracowanie własne)

Głównymi odbiorcami działań realizowanych przez ARiMR są rolnicy, mieszkańcy wsi, przedsiębiorcy i samorządy lokalne.

W ciągu całego roku dla ARiMR najtrudniejszym czasem, jest okres, w którym beneficjenci składają wnioski o dofinansowanie swych działalności, generalnie jest
to okres 3 miesięcy, a największe obciążenie przypada zawsze na ostatni miesiąc naboru wniosków.

Aby usprawnić pracę pracownikom ARiMR oraz ułatwić beneficjentom złożenie wniosku w wyznaczonym terminie trzeba już wcześniej podjąć pewne działania, które pozwolą nam wypracować obopólne korzyści.

III. Organizacja czasu pracy biura powiatowego ARiMR

W swej pracy skupimy się na organizacji pracy w biurach powiatowych, to właśnie na nich spoczywa obowiązek bezpośredniego kontaktu z beneficjentem w czasie składania przez niego wniosku oraz weryfikacji danych w nim zawartych.

W ciągu roku biura powiatowe obsługują beneficjentów od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 16:00.

Głównymi zadaniami stawianymi przed biurami powiatowymi ARiMR są zadania związane z obsługą beneficjenta, zbieraniu oraz przetwarzaniu informacji
o prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, stanie inwentarza, wszelkich zmianach zachodzących w gospodarstwach (zwiększenia bądź zmniejszenia areału gruntów, zmiana stanu inwentarza, przeniesienie własności na inna osobę).

Codzienną pracę biura wspomaga system komputerowy, który jest podstawowym narzędziem pracy każdego pracownika. System pełni funkcję bazy danych, która nie tylko przechowuje informacje o beneficjentach, ale również stoi na straży przestrzegania wszelkich terminów istotnych w pracy biura ARiMR. System komputerowy jest systemem wspólnym dla wszystkich placówek wchodzących
w skład struktury organizacyjnej ARiMR (ten sam program obsługuje pracę centrali, oddziałów regionalnych i biur powiatowych, różnią się tylko uprawnienia
dla użytkowników). Dla zapewnienia sprawnego przepływu informacji w systemie oraz zabiegając o jak najmniejszą jego awaryjność, system jest często poddawany pracom konserwacyjnym. Aby nie paraliżować pracy biura konserwacje systemu
są z góry zaplanowane i informacje o terminach prac konserwacyjnych są rozsyłane do biur w postaci „tygodniowego zestawienia dostępności systemu” dzięki czemu
w czasie prowadzenia prac konserwacyjnych pracownicy wykonują zadania,
do realizacji których nie muszą korzystać z systemowej bazy danych.

Zdarza się tak, że system ze względu na konserwację, może być dłużej niedostępny. W takich sytuacjach pracownicy wykorzystują przysługujące im urlopy, bądź wcześniej wypracowane godziny nadliczbowe.

Bardzo ważny, z punktu widzenia kierownictwa ARiMR, jest poziom wiedzy pracowników. Od tego ile wie pracownik w bardzo dużej mierze zależy praca biura. Dlatego pracownicy systematycznie odbywają szkolenia. Każde szkolenie jest zakończone egzaminem. System komputerowy jest głównym narzędziem pracy biura ARiMR, ale to właśnie od poziomu wiedzy pracownika zależy poprawność danych
do niego wprowadzanych. Wszelkie nie prawidłowości wychwycone przez system muszą być skorygowane. System sam generuje „wezwania do wyjaśnień”, które
są wysyłane do rolników.

Na każde wezwanie beneficjent (lub ustanowiony przez niego pełnomocnik) musi stawić się osobiście w biurze powiatowym ARiMR, w celu złożenia stosownych wyjaśnień w formie pisemnej. Często bywa tak, że placówka biura powiatowego ARiMR jest znacznie oddalona od miejsca zamieszkania rolnika co stanowi duże utrudnienie dla właścicieli gospodarstw, ponieważ niejednokrotnie muszą poświęcić cały dzień na dojazd do biura i wyjaśnienie sprawy.

Systematyczne kursy i szkolenia dla pracowników pozwalają maksymalnie ograniczyć takie sytuacje. Dzięki stałemu podnoszeniu swej wiedzy pracownicy mają możliwość wychwycenie wielu błędów już w momencie zgłaszania przez rolnika informacji w postaci złożonego wniosku lub innego dokumentu stanowiącego podstawę do zmiany danych zawartych w systemie.

IV. Organizacja czasu pracy biura w okresie ogłoszenia naboru wniosków.

Na okres naboru wniosków kierownicy biur powiatowych zmuszeni są zmienić organizację czasu pracy oraz zatrudnić pracowników sezonowych.

W początkowym okresie naboru (tak do około 1,5 miesiąca od ogłoszenia)
w placówkach ARiMR nie ma konieczności wprowadzania większych zmian organizacyjnych, ponieważ ruch związany ze składaniem wniosków jest niewielki,
nie zakłóca on normalnego rytmu pracy w biurze.

W połowie drugiego miesiąca, gdy wzrasta zainteresowanie beneficjentów składaniem wniosków o dofinansowanie konieczne jest wprowadzenie zmiany
w godzinach pracy biura. Zostaje wprowadzony dwuzmianowy system pracy. Obecnie pracownicy pracują w godzinach:

• Od 6:00 do 14:00 pierwsza zmiana

• Od 14:00 do 22:00 druga zmiana

Przy czym na drugą zmianę przychodzi 1/3 część załogi pracującej,
a na pierwszą zmianę zaplanowano pracę 2/3 części pracowników.

W trzecim miesiącu naboru wniosków konieczne jest wprowadzenie kolejnych usprawnień. To już ostatni miesiąc naboru, więc ilość beneficjentów odwiedzających placówkę w celu złożenia wnioski jest zdecydowanie większa niż w ubiegłych miesiącach. W związku z powyższym zostaje utrzymany dwuzmianowy system pracy oraz do czasu zamknięcia naboru wniosków zostają wstrzymane urlopy wypoczynkowe. Pracownik może wziąć urlop tylko w nagłym wypadku
po uzgodnieniu tego z kierownikiem.

Aby odciążyć pracę biura powiatowego a przy okazji skrócić beneficjentowi drogę jaką musi pokonać z wnioskiem, kierownictwo zdecydowało się nawiązać współpracę z Urzędami Gmin z terenu powiatu na którym Biuro Powiatowe prowadzi swą działalność. Opisywane przez nas Biuro Powiatowe działa w powiecie garwolińskim na terenie, którego jest 10 urzędów gmin.

Na podstawie porozumienia zawartego pomiędzy Biurem Powiatowym ARiMR a Urzędem Gminy, Urząd udostępnia lokal, w którym oddelegowani pracownicy ARiMR przyjmują wnioski od beneficjentów z danej gminy.

Oddelegowani pracownicy przyjmują wnioski w godzinach pracy Urzędów Gmin, na koniec każdego dnia zebrane wnioski odwożą do Biura Powiatowego ARiMR.

W ostatnim tygodniu naboru czas pracy w Biurze Powiatowym w razie konieczności zostaje wydłużony. Należy rozumieć to w następujący sposób: pracownicy nie opuszczą swych stanowisk pracy dopóki nie zostanie obsłużony ostatni beneficjent. Wypracowane w ten sposób, przez pracowników, nadgodziny
są przez nich odbierane po uprzednim ustaleniu terminu z kierownikiem placówki.

3

---