Doradca Podatnika 34/2004
Księgowość

VAT w księgach rachunkowych

W naszej spółce występuje sprzedaż opodatkowana stawkami 7 i 22 proc. VAT oraz sprzedaż zwolniona z tego podatku. Wśród otrzymywanych dokumentów są m.in. faktury za paliwo do użytkowanych przez spółkę samochodów osobowych oraz faktury za usługi noclegowe i gastronomiczne z nieodliczalnym VAT, jak również faktury za tzw. media, z których VAT możemy odliczyć dopiero w następnym okresie sprawozdawczym ze względu na wskazany termin płatności

w miesiącu następnym niż miesiąc wystawienia faktury. W jaki sposób prowadzić ewidencję VAT, aby była poprawna oraz pomocna w sporządzeniu deklaracji podatkowej VAT-7?
  

Przedmiot i zakres ewidencji księgowej w VAT jest ściśle związany z wielofazowym charakterem i określonym prawnie mechanizmem rozliczania i poboru tego podatku. Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535) w art. 109 ust. 3 wymaga, aby ewidencja VAT była prowadzona w sposób zapewniający dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej VAT-7. Konieczne jest zatem oddzielne ustalenie kwoty podatku należnego z tytułu sprzedaży towarów i usług, kwoty podatku naliczonego z tytułu nabycia towarów i usług, obniżającej kwotę podatku należnego, oraz  kwoty VAT podlegającej wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu. Możliwość obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego jest uzależniona od wyodrębnienia kwot VAT w cenach towarów i usług. Służy temu fakturowy system rozliczeń, polegający na obowiązku fakturowania każdorazowo dokonywanych transakcji

kupna-sprzedaży towarów i usług.
   

Zasadniczo VAT nie jest elementem rachunku zysków i strat (podatek należny nie jest przychodem, a podatek naliczony nie jest kosztem), lecz stanowi przedmiot rozliczeń między jednostką a urzędem skarbowym, dlatego ewidencja księgowa prowadzona jest na kontach rozrachunkowych. Jednak VAT może czasami obciążać koszty działalności

operacyjnej jednostki. Tak jest wówczas, gdy podatek naliczony nie podlega odliczeniu od podatku należnego zgodnie z przepisami

ustawy o podatku od towarów i usług, a więc nie podlega rozliczeniu z urzędem skarbowym. Sytuacje takie występują m.in. w przypadku sprzedaży zwolnionej z VAT, nabycia paliw silnikowych, oleju napędowego oraz gazu, wykorzystywanych do napędu samochodów osobowych oraz innych pojazdów samochodowych o dopuszczalnej ładowności mniejszej niż określona według ustawowego wzoru, oraz nabycia usług noclegowych i hotelowych (art. 88 ust. 1 pkt 3 i 4 ustawy o VAT). Z kolei w przypadku nabycia usług o charakterze powszechnym (tzw. media) prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym przypada termin płatności określony w fakturze (art. 86 ust. 10 pkt 3 ustawy o VAT). Często termin ten przypada w miesiącu następnym po miesiącu wystawienia faktury. Dotyczy to dostaw energii elektrycznej i cieplnej oraz gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych

, radiokomunikacyjnych, usług rozprowadzania wody, gospodarki ściekami oraz wywozu i unieszkodliwiania odpadów, usług sanitarnych i pokrewnych. W zależności od indywidualnych potrzeb jednostki oraz z uwagi na konieczność uzyskania niezbędnych danych do sporządzenia deklaracji podatkowej VAT-7 może ona wykorzystywać następujące konta syntetyczne:

•  „VAT należny i jego rozliczenie” - analityka według stawek podatkowych;

•  „VAT naliczony i jego rozliczenie” - analityka:

- „VAT naliczony związany ze sprzedażą opodatkowaną do odliczenia w bieżącym miesiącu”,

- „VAT naliczony związany ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną do odliczenia w bieżącym miesiącu”,

- „VAT naliczony związany ze sprzedażą opodatkowaną do odliczenia w następnych miesiącach”,

- „VAT naliczony związany ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną do odliczenia w następnych miesiącach”;

•  „VAT naliczony niepodlegający odliczeniu” - analityka:

- „VAT naliczony od paliw silnikowych” - poz. 57 deklaracji VAT-7,

- „VAT naliczony od innych nabyć” - poz. 58 deklaracji VAT-7,

- „VAT naliczony pozostały”;

•  „Rozrachunki publicznoprawne” - analityka: „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu podatku VAT”;

•  „Podatki i opłaty” - analityka: „VAT niepodlegający odliczeniu”.

Konto „VAT należny i jego rozliczenie” służy do ewidencji VAT należnego od sprzedaży towarów i usług. Po stronie Ma księguje się na nim podatek należny wynikający z faktur VAT wystawianych odbiorcom za sprzedane im towary i usługi. Po stronie Wn księguje się przeniesienie, pod datą ostatniego dnia miesiąca, podatku należnego za dany miesiąc na konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu podatku VAT”.
   

Konto „VAT naliczony i jego rozliczenie” służy do ewidencji VAT naliczonego przy nabyciu towarów i usług, przy czym na odpowiednich kontach analitycznych odrębnie księguje się podatek naliczony związany tylko ze sprzedażą opodatkowaną oraz ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną oraz w podziale czasowym ze względu na miesiąc, w którym podlega odliczeniu. Po stronie Wn odpowiednich kont analitycznych księguje się podatek naliczony wynikający z faktur VAT otrzymanych od dostawców towarów i usług. Po stronie Ma kolejnych kont analitycznych księguje się:

•  pierwszego i drugiego: przeniesienie, pod datą ostatniego dnia miesiąca, podatku naliczonego podlegającego odliczeniu w bieżącym miesiącu na konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu podatku VAT”;

•  trzeciego i czwartego: przeniesienie, pod datą ostatniego dnia miesiąca, podatku naliczonego nieodliczonego w miesiącach poprzednich, a podlegającego odliczeniu w miesiącu bieżącym, na konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu podatku VAT”;

Należy pamiętać, że kwoty podatku naliczonego zaewidencjonowane na kontach analitycznych drugim i czwartym należy skorygować zgodnie z postanowieniami art. 90 i 91 ustawy o VAT. Ustaloną kwotę korekty podatku niepodlegającego odliczeniu księguje się: Wn konto „Podatki i opłaty” i Ma konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu podatku VAT”.
  

Na stronach Wn kont analitycznych konta „VAT naliczony niepodlegający odliczeniu” księguje się odpowiednie kwoty podatku niepodlegającego odliczeniu, wynikające z otrzymanych faktur VAT. Przedstawiona analityka do tego konta ułatwi późniejsze sporządzenie deklaracji VAT-7. Na stronie Ma pod datą ostatniego dnia miesiąca przeksięgowuje się nieodliczony podatek na konto analityczne konta „Podatki i opłaty”.
  

Konta syntetyczne: „VAT należny i jego rozliczenie” oraz „VAT naliczony niepodlegający odliczeniu”, i analityczne: „VAT naliczony związany ze sprzedażą opodatkowaną do odliczenia w bieżącym miesiącu” oraz  „VAT naliczony związany ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną do odliczenia w bieżącym miesiącu”, powinny wykazywać na koniec miesiąca zerowe salda. Konta analityczne: „VAT naliczony związany ze sprzedażą opodatkowaną do odliczenia w następnych miesiącach” i „VAT naliczony związany ze sprzedażą opodatkowaną i zwolnioną do odliczenia w następnych miesiącach”, mogą wykazywać salda Wn, które odzwierciedlają kwoty podatku naliczonego do odliczenia w przyszłych miesiącach.
   

Konto „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu podatku VAT” może wykazywać saldo Ma oznaczające zobowiązanie wobec urzędu skarbowego z tytułu podatku od towarów i usług, a jego wysokość powinna się zgadzać z poz. 50 deklaracji podatkowej VAT-7, lub saldo Wn oznaczające nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym, a jego wysokość powinna odpowiadać poz. 52 deklaracji. W zależności od konkretnego przypadku wykazana kwota może być zwracana na rachunek bankowy spółki lub przejść na następny miesiąc rozliczeniowy i zostać rozliczona z podatkiem należnym.

Edyta Rutkowska

PODSTAWA PRAWNA

ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535); ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.).

Edyta

---