RAPORT

OCENA SYSTEMU ZARZĄDZANIA ZASOBAMI LUDZKIMI W URZĘDZIE GMINY KUNICE

Wstęp

Urząd Gminy Kunice jest jednostką organizacyjną, przy pomocy której wójt wykonuje zadania ( własne i zlecone) z zakresu administracji publicznej wynikające z ustawy o samorządzie gminnym.

OPIS INSTYTUCJI

1. Opis stanowisk pracy.

Opis stanowiska pracy - dokument organizacyjny zawierający informacje dotyczące stanowiska pracy, ze szczególnym uwzględnieniem zadań na danym stanowisku, odpowiedzialności i wymaganych kompetencji.

Stanowisko pracy - podstawowy, najmniejszy element struktury organizacyjnej urzędu, ze ściśle przyporządkowanym zakresem zadań. (Załącznik nr 1)

Opis stanowiska pracy pracownika urzędu zawiera w sobie dziewięć części: nazwę stanowiska, lokalizację w strukturze urzędu, krótką charakterystykę, zakres obowiązków (na podstawie Regulaminu organizacyjnego Urzędu Gminy Kunice), bezpośredniego przełożonego, formy relacji z innymi pracownikami i podmiotami, środki służące do pracy, warunki pracy i wynagrodzenie przewidziane na danym stanowisku. (Załącznik nr 2)

Opis stanowisk pracy jest jasno i precyzyjnie sformułowany. Dokładnie określa obowiązki i zakres kompetencji pracowników urzędu. Zapobiega to nadmiernemu wykorzystywaniu pracowników (do wykonywania np. osobistych zleceń pracodawcy niewchodzących w zakres obowiązków na danym stanowisku). Jak również zapobiega wchodzeniu sobie w kompetencje poszczególnych wydziałów urzędu.

2. Procedura rekrutacji i selekcji kadr.

Procedura rekrutacji i selekcji kard w urzędzie gminy Kunice realizowana jest na podstawie "Regulaminu naboru na wolne stanowiska urzędnicze", opartym o ustawę z dnia 22 marca 1990r. o pracownikach samorządowych. Nabór kandydatów na wolne stanowisko ma charakter otwarty i konkurencyjny.

a) Podjęcie decyzji o rozpoczęciu procedury rekrutacyjnej na wolne stanowisko.

Decyzję o rozpoczęciu procedury rekrutacyjnej podejmuje Wójt Gminy w oparciu o informacje przekazane przez Sekretarza lub Skarbnika Gminy o wolnym stanowisku. Sekretarz lub Skarbnik Gminy zobowiązani są również do opracowania projektu opisu stanowiska na wolne miejsce pracy i przedłożenia go Wójtowi do akceptacji.

b) Powołanie komisji rekrutacyjnej

Wójt gminy powołuje komisję rekrutacyjną. Dokonuje ona oceny kandydatów i przeprowadza procedurę naboru na wolne stanowisko. Komisja jest powołana każdorazowo dla poszczególnego naboru. W skład komisji wchodzą co najmniej 4 osoby: wójt gminy, skarbnik, sekretach i inne osoby powołane przez wójta. Komisja działa do chwili zakończenia procedury naboru.

c) Etapy nabory :

Etap I.. Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko urzędnicze.

To komisja ustala treść ogłoszenia o naborze i przekazuje ją do publikacji w BIP, na tablicy informacyjnej w siedzibie urzędu . Możliwe jest też umieszczenie ogłoszeń w innych miejscach, m.in.

• - w prasie,

• - urzędach pracy,

• - lokalnym radiu.

• Ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko zawiera:

• a) nazwę i adres jednostki,

• b) określenie stanowiska urzędniczego,

• c) określenie wymagań związanych ze stanowiskiem urzędniczym zgodnie z opisem danego stanowiska i ze wskazaniem, które z nich są niezbędne, a które dodatkowe,

• d) wskazanie zakresu zadań wykonywanych na stanowisku urzędniczym,

• e) wskazanie wymaganych dokumentów,

• f) określenie terminu i miejsca składania dokumentów.

• Ogłoszenie jest ważne 14 dni od dnia umieszczenia. (Załącznik nr 3)

Etap II. Składanie wymaganych dokumentów.

Wymagane dokumenty aplikacyjne należy składać w zamkniętych kopertach z dopiskiem „Nabór do pracy” osobiście lub za pośrednictwem poczty (decyduje data stempla pocztowego) w terminie do nie później niż 14 dni od dnia opublikowania w BIP. Dokumenty składane za pośrednictwem poczty elektronicznej nie są brane pod uwagę. Aplikacje, które wpłyną do Urzędu (Jednostki) po wyżej określonym terminie nie będą rozpatrywane.

Etap III. Wstępna selekcja kandydatów.

W celu wstępnej selekcji kard komisja rekrutacyjna zapoznaje sie z dokumentami nadesłanymi przez kandydatów. Celem analizy tych dokumentów jest porównanie danych, zawartych w aplikacjach z wymaganiami formalnymi określonymi w ogłoszeniu.

Etap IV. Ogłoszenie listy kandydatów.

• Po dokonaniu wstępnej selekcji umieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej listę kandydatów, którzy spełniają wymagania formalne określone w ogłoszeniu. (Załącznik nr 4)

Etap V. Ocena merytoryczna kandydatów.

Komisja rekrutacyjna dokonuje oceny merytorycznej kandydatów opartej np. o wynik testu, sposób rozwiązania zadań problemowych, przebieg rozmowy kwalifikacyjnej.

-Zazwyczaj test zawiera pytania dotyczące przepisów prawnych (z ustaw, kpa) i danych z dziedzin obowiązujących na danym stanowisku

-Rozmowa kwalifikacyjna służy przede wszystkim weryfikacji informacji zawartych w CV (dokumenty aplikacyjne : pytania dotyczące wykształcenia i doświadczenia zawodowego, pytania o zainteresowania, pytania o samoocenę kandydata i jego osiągnięcia, pytania z zakresu dotyczącego pracy urzędu i danych obowiązków, pytania dotyczące względem pracy , rozwoju, pracodawcy (cele zleceniodawcy)

Etap VI. Podsumowanie naboru i wyłonienie kandydata. Po dokonaniu oceny merytorycznej komisja wyłania kandydata poprzez głosowanie. W wypadku, gdy kandydaci mają po równej liczbie głosów decydujące zdanie należy do przewodniczącego komisji. Wyłoniony zostaje kandydat z największa liczbą głosów.

Etap VII. Sporządzenie protokołu. Komisja sporządza protokół z przeprowadzonego postępowania, który zawiera uzasadnienie wyboru. (Załącznik nr 5)

Etap VIII. Ogłoszenie wyników naboru.

Wyniki z wyboru kandydata ogłaszane są w Biuletynie Informacji Publicznej i w gablocie informacyjnej w urzędzie gminy, w ciągu 14 dni od dnia zatrudnienia wybranego kandydata. Ogłoszenie widnieje przez okres trzech miesięcy. (Załącznik nr 6)

3. System oceny pracowników.

W urzędzie gminy Kunice występuje system oceny pracowników, jednak dokumenty i szersze informacje nie zostały nam przekazane. Wiemy jedynie, że ocena ta oparta jest o przepisy ustawy z dnia 21. 11. 2008 r. o pracownikach samorządowych.

4. Plan szkoleń i rozwoju zawodowego.

W urzędzie gminy Kunice brak wyraźnie wyodrębnionego systemu szkoleń.

5. System motywowania personelu.

W urzędzie gminy brak systemu motywacji pracowników.

ZDEFINIOWANIE PROBLEMU

W Urzędzie Gminy Kunice brakuje, zarówno zarządzania zasobami ludzkimi za pomocą systemu szkoleń pracowników, jak i systemu motywowania pracowników.

My zajmiemy się próbą rozwiązania braku systemu motywowania pracowników, gdyż uważamy, że jest to najbardziej potrzebny system. Gdy pracownicy nie są motywowani, to efekty ich pracy stają się coraz to niższe. Po czasie pracownicy przestają sie rozwijać i angażować w sprawne działanie urzędu. Zadowolenie i chęć do pracy mają wpływ na cała atmosferę w urzędzie. Pracownicy są wizytówką urzędu, dlatego dbanie o ich motywację do pracy i rozwój, powinno być priorytetem kierowników i przełożonych urzędu.

ANALIZA MOŻLIWYCH ROZWIĄZAŃ

Aby usprawnić system zarządzania kadrami w Urzędzie Gminy Kunice, należy należy wprowadzić model kapitału ludzkiego, dlatego że w urzędzie brak jest wyodrębnionych systemu szkoleń i motywacji pracowników.

Model przez nas wybrany dba o rozwój, dobre samopoczucie pracowników i atmosferę w pracy. Pracownicy doskonalą w nim swoje umiejętności poprzez szkolenia, kontynuacje edukacji i rozwijanie zainteresowań i zdolności.

Model ten zakłada ciągły rozwój pracownika (wedle zmieniających się standardów) i bezpieczeństwo pracy.

W interesie urzędu jest zagwarantowanie rozwoju pracownikom, dla późniejszych efektów ich pracy. Urząd powinien sam kierować lub organizować szkolenia i kursy dla pracowników.

Zarządzanie zasobami ludzkimi według modelu kapitału ludzkiego wymaga sporych nakładów finansowych, jednak równoważone one są tym, że pracownicy są bardziej zmotywowani do pracy, a ta praca jest bardziej efektywna, co daje korzyści pracodawcy.

REKOMENDACJE

Motywowanie pracowników urzędu do pracy, można osiągnąć za pomocą różnych narzędzi zwanych "motywatorami". Mogą to być "motywatory" ekonomiczne (finansowe) i nieekonomiczne (pozapłacowe).

W urzędzie powinna istnieć szeroka gama narzędzi umożliwiająca motywowanie pracowników. Chciałybyśmy zaproponować kilka możliwych, do wykorzystania, "motywatorów":

a) ekonomiczne

- premie uznaniowe,

- bony,

- dofinansowania,

b) pozaekonomiczne

- ocena pracownicza,

- szkolenia i kursy,

- rotacje pracownicze,

- dobre wyposażenie stanowisk pracy,

- paczki okazjonalne,

- karnet np. na basen,

- skracanie dystansu personalnego (imprezy, pikniki itp.)

ROZWIĄZANIE

Motywowanie pracowników oparte o sprecyzowany i wyodrębniony system szkoleń i kursów podnoszący kwalifikacje zawodowe pracowników.

Zarządzenie nr 128/10

Wójta Gminy Kunice

z dnia 28 grudnia 2010r.

w sprawie organizacji szkoleń pracowników Urzędu Gminy Kunice.

§1

1. Zarządzam obowiązek szkoleń pracowników Urzędu Gminy Kunice, określony dokładniej w "Regulaminie szkoleń i kursów", który stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

2. Terminy szkoleń rozłożone będą w systemie kwartalnym przypadającym na rok kalendarzowy.

3. Terminy szkoleń ustalane będą na podstawie składanych wniosków o skierowanie na szkolenie, który stanowi załącznik nr 2, w roku poprzedzającym rozpoczęcie nowego kwartału roku następnego.

§2

1. W wypadku zmieniających się przepisów prawa lub problemami związanymi z określonymi kategoriami spraw, pracownicy będą kierowani na szkolenia indywidualne, na wniosek bezpośredniego przełożonego.

§3

1. Każde szkolenie , będzie oceniane na Karcie Szkoleniowej, przez każdego uczestnika szkolenia. Karta Szkoleniowa stanowi załącznik nr 3 do zarządzenia.

§4

1. Nadzór nad przeprowadzaniem i realizacją szkoleń, powierzony jest osobie Sekretarza Urzędu Gminy Kunice.

§5

1. Kierownicy poszczególnych działów organizacyjnych urzędu, zgłaszają wnioski o zapotrzebowaniu na szkolenia Sekretarzowi Urzędu Gminy Kunice, które poprzedzone są Diagnozą potrzeb szkoleniowych, który stanowi załącznik nr 4.

§6

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Wójt Gminy Kunice

Załącznik nr 1 do zarządzenia Wójta nr 128/10 z dnia 28 grudnia 2010r.

Regulamin szkoleń

według przepisów z rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2010r. w sprawie szczegółowych warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej.

1. Szkolenia są dzielone na IV kwartały roku.

2. Termin każdego szkolenia przypadać będzie na trzeci miesiąc pracy każdego kwartału. Informacje o dokładniejszym terminie szkolenia będą zamieszczane w gablocie informacyjnej Urzędu Gminy lub przekazywane drogą mailową osobom kierowanym na szkolenia, najpóźniej na dwa tygodnie przed dniem rozpoczęcia szkolenia.

3. Dni przypadające na dni szkoleń będą traktowane jak dni przepracowane.

4. Szkolenia organizowane są w celu pogłębiania wiedzy i rozwijania umiejętności pracowników, niezbędnych do wykonywania zadań służby cywilnej.

5. Tematyka szkoleń obejmuje sprawy powszechnie występujące w urzędzie: 1) prawo administracyjne;

2) finanse publiczne i audyt wewnętrzny;

3) zamówienia publiczne;

4) dostęp do informacji publicznej;

5) ochronę informacji niejawnych oraz danych osobowych;

6) funkcjonowanie Unii Europejskiej;

7) informatykę;

8) języki obce;

9) standardy skutecznej i sprawnej pracy administracji;

10) rozwój umiejętności interpersonalnych;

11) zasady właściwych kontaktów z obywatelem;

12) zasady etyki w służbie cywilnej.

6. Gdy w urzędzie jest zapotrzebowanie na szkolenia nieobjęte tematyką szkoleń z punktu 5, kierownicy poszczególnych działów organizacyjnych, są zobowiązani do zgłoszenia zapotrzebowania na szkolenia inne Sekretarzowi Gminy.

7. Liczba osób przypadająca na jedno szkolenie nie może przekraczać więcej niż 25 osób.

8. Kierownicy poszczególnych działów organizacyjnych urzędu, zobowiązani są do wskazania list osób na dane szkolenie, które poprzedzone jest Diagnozą potrzeb szkoleniowych Osoby, kierowane na szkolenia muszą wykazywać się w pracy zaangażowaniem i chęcią rozwoju.

9. Osoby wyznaczone na szkolenie, które się nie stawią w dniu szkolenia we wskazanym miejscu i czasie, będą obciążone kosztami szkolenia przypadającymi na jedna osobę.

10. Ukończenie szkolenia potwierdzane jest zaświadczeniem o przebytym szkoleniu, wystawianym przez osobę kierującą szkoleniem.

11. Każdy uczestnik szkolenia podlega, podczas szkolenia, ocenie za wyniki z wiedzy, merytorycznej i praktycznej, nabytej podczas szkolenia. Wiedza ta sprawdzana jest za pomocą testu, sprawdzianu, rozmowy.

12. Pod koniec każdego roku kalendarzowego, władze urzędu będą przeprowadzały ogólne podsumowanie przebytych szkoleń i ich rezultatów.

13. Na podstawie oceny podsumowującej wyniki szkoleń i ich rezultatów, będą wyłaniane osoby z najlepszymi wynikami do nagród.

14. Nagradzane będą osoby, które uzyskały najwyższą ocenę, z zakresu przebytego szkolenia, i podwyższyły dzięki temu efekty swojej pracy.

15. Rodzaj nagrody określa Skarbnik Gminy.

16. Lista osób nagrodzonych, ogłaszane będą w Biuletynie Informacji Publicznej i w gablocie informacyjnej w Urzędzie Gminy.

Wójt Gminy Kunice

---