Koszty jakości w normach
Koszty jakości, to wszystkie koszty działań mających na celu osiągnięcie odpowiedniej jakości oraz koszty wynikające z niewłaściwego nadzoru (czyli inaczej straty poniesione na skutek braku pożądanej, zadawalającej jakości). Koszty jakości są to ściśle określone nakłady związane z uzyskaniem danego poziomu jakości, które (najczęściej w sposób ukryty) przejawiają się w różnych rodzajach i stanowiskach kosztów. Zarządzanie tymi kosztami sprowadza się do doboru takiej struktury nakładów, przy której łączna suma strat i kosztów ponoszonych na zapewnienie jakości będzie mniejsza.
Koszty jakości w normie ISO 9004:2000 [6.8 Zasoby finansowe] (1)
Zaleca się, aby zarządzanie zasobami objęło działania określające potrzeby i źródła zasobów finansowych. Zaleca się, aby nadzorowanie zasobów finansowych obejmowało porównywanie rzeczywistego wykorzystania z planami i podejm. niezbędnych działań.
Zaleca się, aby kierownictwo planowało, udostępniało i nadzorowało zasoby finansowe niezbędne do wdrożenia i utrzymania skutecznego i efektywnego systemu zarządzania jakością i do osiągnięcia celów organizacji. Zaleca się, aby kierownictwo rozważyło opracowanie innowacyjnych metod finansowego wsparcia i zachęcania do doskonalenia funkcjonowania organizacji.
Koszty jakości w normie ISO 9004:2000
Doskonalenie skuteczności i efektywności systemu zarządzania jakością może wpływać pozytywnie na wyniki finansowe organizacji, np.: wewnętrznie poprzez redukcję zakłóceń procesu i uszkodzeń wyrobu, strat w materiałach i czasie albo,
zewnętrznie poprzez redukcję wad produktów, kosztów odszkodowania w ramach gwarancji i rękojmi oraz kosztów utraconych klientów i rynków.
Koszty jakości w normie ISO 9004:2000 [6.8 Zasoby finansowe] (3)
Sporządzenie sprawozdań dotyczących tych spraw może także dostarczać środki do określania nieskutecznych lub nieefektywnych działań i do inicjowania odpowiednich działań doskonalących.
Zaleca się wykorzy. sprawozdań finansowych dot.działań związanych z funkcjonow. sys. zarządzania jakością i zgodnością wyrobu podczas przeglądu zarządzania.
Przekrój rodzajowy (1)
koszty jakości dobre - kwoty wydatkowane na zapewnienie, że poziom świadczonych usług czy dostarczanych produktów spełni lub przewyższy oczekiwania klientów, czyli są to kwoty wydatkowane na sprawność ogółu procesów gospodarczych; zaliczyć tutaj można np.: szkolenia, planowanie, właściwy przepływ informacji, efektywne konstruowanie procesów;
koszty jakości złe - koszty, których można by uniknąć, gdyby produkty i procesy były perfekcyjne; to koszty niewłaściwego wykonawstwa i wynikające z tego koszty ponownego wykonania, a także koszty inspekcji i usunięcia usterek.
Przekrój rodzajowy - model kosztów jakości PAF
koszty prewencji (prevention cost) - są to koszty działań mające na celu uniknięcie wadliwości lub koszty doskonalenia jakości;
koszty oceny (appraisal cost) - koszty badania, kontroli; sprawdzenie, czy są spełnianie wymagania jakościowe;
koszty błędów (failure cost) - koszty wynikające z niespełnienia wymagań.
Koszty utraconych możliwości (koszty alternatywne)
różnica pomiędzy obecnymi przychodami a przychodami potencjalnymi (które mogłyby zaistnieć jeżeli produkty i usługi byłyby dobrej jakości).
Koszt związany z jakością, typowy dla organizacji, należy zidentyfikować i monitoro.
Istotne jest, aby klasyfikacja danych kosztów była związana i spójna z innymi praktykami księgowymi w danym przedsiębiorstwie, tak, aby można było dokonywać porównań pomiędzy okresami kosztów lub powiązanymi działaniami.
Koszty związane z jakością są dającą się zidentyfikować podgrupą kosztów działalności gospodarczej; księgowi mogą wykorzystać do ich prowadzenia księgę dodatkową lub noty księgowe.
Dla celów kontrolnych konieczne jest przydzielenie kosztów jakości do pewnego działania, a wykurz. systemu kont w ramach stanowisk kosztów jest jedną z wygodnych metod. Przydzielenie kosztów jest istotne dla analizy i zapobiegania niepowodzeniom. Przydzielenie takie nie może być dokonane wyłącznie przez księgowego; może być konieczne uzyskanie porady ze strony osoby o przygotowaniu technicznym.
BS 6143, pkt 4, Identyfikacja danych kosztowych
Rachunek kosztów jakości to gromadzenie na kontach (bilansowych i pozabilansowych)
wszystkich kosztów związanych z jakością produkcji, powstających we wszystkich sferach realizacji wyrobów oraz analiza kształtowania się tych kosztów. Rachunek kosztów jako umożliwia podejm. działań na rzecz poprawy jako. i optym. tych kosztów.
CEL RACHUNKU KOSZTÓW JAKOŚCI
Sterowanie kosztami (controlling) dla działań zapewniających jakość Zadania jednostki organizacyjnej (w tym działu kosztów / płac) Zadania jednostki organizacyjnej ds. zapewnienia jakości. Ujmowanie i ocena wszystkich ponoszonych w zakładzie kosztów Zestawienie tych kosz., które zaliczyć należy do kosz. jakości Badanie kosztów w celu stworzenia impulsów do poprawy racjonalności działań w zakresie jakości i ogólnej gospodarności Stworzenie bazy inform. dla obliczania oraz planowania kosztów w zakładowym rachunku kosztów. Planowanie i kontrola wszystkich kosztów
Cel prowadzenia rachunku kosztów jakości
ocena efektywności zarządzania jakością za pomocą relacji kosz. do korzyści osiąganych poprzez działania pro jakościowe; stworzenie podstaw dla wew. programów poprawy jakości poprzez identyfikowanie problemów do rozwiązania, obszarów priorytetowych działań lub szans; wzrost wartości firmy wyrażonej w jej cenie.
Funkcje rachunku kosztów jakości
funkcja informacyjna - zbieranie i agregacja danych,
funkcja analityczna - dostarczanie indor. umożliwiających przeprowadzenie analizy poziomu i dynamiki w czasie kosz. jakości według grup kosz. i miejsc ich powstania,
funkcja optymalizacyjna,
funkcja motywacyjna - ustalanie jakościowych mierników dokonań poszczególnych ośrodków odpowiedzialności oraz stworzenie systemu bodźców finansowych i nie finansowych, które by stymulowały do pożądanych zachowań.
funkcja kontrolna - dostarczanie informacji kosztowych umożliwiających dokonanie oceny stopnia wykonania przez ośrodki odpowiedzialności podstawowych zadań jakościowych oraz wykorzystanie postawionych do dyspozycji środków finansowych na redl.tych zadań Rachunek kosztów jakości powinien dostarczać informacji na temat:
wielkości kosztów, ich struktury, dynamiki rozwoju, miejsc powstawania.
Wiedząc gdzie i jakie kosz. powstają, możemy szukać przyczyny takiego stanu rzeczy a poprzez to wpływać na ich obniżenie.
Ewidencja kosztów jakości
Schemat ewidencji kosztów jakości
Rachunek uwzględniający rodzaje kosztów
Rachunek uwzględniający miejsca powstania kosztów jakości
Rachunek z uwzględnieniem nośników kosztów
Na co koszty zostały poniesione
Podejście procesowe - Model kosztów procesu
może zostać opracowany dla dowolnego procesu w ramach danej organizacji;
może być wykorzystywany do identyfikowania i monitorowania kosztów procesu w ramach jednego konkretnego aspektu organizacji (np., system fakturowania, system dystrybucji zamówień czy system rekrutacji); może być także stosowany do monitorowania kosztów ogólnych (np. dla danego wydziału);
model kosztów konstruowany jest poprzez zidentyfikowanie wszystkich kluczowych działań, które mają być monitorowane i określenie ich albo jako COC albo jako CONC;
dokładne przygotowanie modelu kosztów ma decydujące znaczenie dla sukcesu techniki i jest pierwszym zadaniem właściciela procesu. Kiedy model zostanie przygotowany, może być wykorzystywany do regularnego podawania sprawozdań dotyczących osiągów;
należy sprawić, by model był stabilny, dzięki czemu możliwe będzie dokonywanie porównań z poprzednimi okresami;
model należy weryfikować we wczesnej fazie jego stosowania, celem zapewnienia jego efektywności, a następnie dokonywać tego okresowo, celem utrzymania tej efektywności;
Koszt zgodności (cost of conformance, COC)
wewnętrzny (integralny) koszt w pełni efektywnego dostarczenia produktów lub usług według deklarowanych standardów za pośrednictwem podanego, określonego procesu.
Koszt niezgodności (cost of nonconformance, CONC)
koszt straconego czasu, materiałów i możliwości (zasobów) związany z procesem w zakresie otrzymania, produkcji, dostawy i naprawy towarów i usług nie zadowalających.
Koszt procesu - koszt totalny zgodności i niezgodności w odniesieniu do danego procesu.
Kroki: 1. Opracowanie schematu blokowego - określenie kluczowych działań w ramach procesu 2. Identyfikacja elementów procesu 3. Identyfikacja kosztów 4. Raport kosztów
5. Proces usprawnień
2. Identyfikacja elementów procesu - WEJŚCIE PROCES WYJŚCIE
sprzężenie zwrotne kontrola zasoby
Proces - wszelka aktywność, która powoduje przetworzenie wejść na wyjścia za pomocą zasobów i która podlega określonej kontroli.
UWAGA: Wejścia, wyjścia i zasoby stanowią część procesu.
Wejścia - materiały i/lub dane, które w trakcie procesu zostają przetworzone na wyjścia.
Wyjścia - rezultaty przetworzenia wejść.
UWAGA: W praktyce, wyjścia obejmują: to, co jest zgodne z wymogami, to, co nie jest zgodne, straty, informacje o procesie.
Kontrola wejścia, które definiują, regulują i/lub wywierają wpływ na proces.
UWAGA: obejmuje proced., metody, plany, normy, politykę, strategię i ustawodawstwo.
Zasoby - czynniki, które wyw. wpływ, ale nie ulegają przetw. i nie powst. z nich wyjścia.
UWAGA: Przykładem zasobów są ludzie (pojedyncze osoby lub grupy), wyposażenie, materiały, zakwaterowanie i wymogi środowiskowe.
Właściciel procesu osoba, która dysponuje pełną odpowiedzialnością za przebieg procesu i ma nad nim pełną kontrolę.
3. Identyfikacja kosztów elementy kosztów związane z procesem można zidentyfikować i zapisać w jednej z następujących kategorii: ludzie, wyposażenie, materiały, środowisko.
Każdy pojedynczy element kosztów również można zidentyfikować jako koszt zgodności (COC) i/lub koszt niezgodności (CONC) oraz jako źródło rejestrowanych danych.
4. Raport kosztów organizacja powinna przyjąć jednolity format raportów kosztów. Raport powinien zawierać pełny wykaz elementów kosztów zgodności i niezgodności, podając: identyfikację wszystkich wejść, wyjść, kontroli i zasobów rozważanego procesu,
określenie, czy stosowane są koszty faktyczne czy syntetyczne, sposób obliczeń dla każdego elementu kosztów, źródło danych o kosztach.
4. Raport kosztów rganizacja powinna przyjąć jednolity format raportów kosztów. Powinien on zawierać pełny wykaz elementów koszt. zgodności i niezgodności, podając:
identyfikację wszystkich wejść, wyjść, kontroli i zasobów rozważanego procesu, określenie, czy stosowane są koszty faktyczne czy syntetyczne, sposób obliczeń dla każdego elementu kosztów, źródło danych o kosztach.
Źródłem danych o kosztach może być koszt faktyczny lub koszt syntetyczny.
Koszt faktyczny - koszt, którego odrębna identyfikacja i zarejestrowanie są wymagane przez system finansowy organizacji,
Koszt syntetyczny - koszt nie identyfikowany i nie rejestrowany jako odrębny koszt faktyczny, ale wyprowadzony na jasno określonych zasadach z dostępnych danych, np. ilość godzin poświęcona na wykonanie zadania x stawka godzinowa.
Relacje pomiędzy podejściami do kosztów jakości - tradycyjnym (PAF) i przez koszty procesu
wiele kosztów można uzasadnić jako pasujące do którejkolwiek z tych trzech kategorii.
Przykładowo: sprawdzanie projektu może być kosztem zapobiegania; zasadniczo czynność ta należy jednak do etapu sprawdzania, może więc być jako taka traktowana jako koszt szacowania; kiedy jest jednak wprowadzona dla wychwytywania ewentualnych wad projektu we wczesnych fazach, może być traktowana jako koszt niepowodzenia;
przydzielenie kosztów do zapobiegania, szacowania lub niepowodzenia odwraca uwagę od faktycznych celów sporządzania raportów kosztów, którymi powinno być nieustające dążenie do uzyskiwania mniejszych kosztów;
Powody niepowodzenia systemu kosztów jakości
Pominięcie działu księgowości ze względu na brak zainteresowania jego pracowników współdziałaniem w zakresie systemu kosztów jakości. Domaganie się przez dział jakości nie wyodrębniania spornych kosztów. Upowszechnienie przez zespół działu jakości uzyskanych wyników bez wcześniejszego zapoznania z nimi kierownictwa wydziałów podlegających badaniom. Nieprzekazywanie środków na podejmowanie dodatkowych działań prewencyjnych.Brak starań o uzyskanie danych potrzebnych do identyfikacji powodów występowania problemów. Nieuwzględnienie różnorodności wydziałów powodujące dokonywanie niesprawiedliwych porównań.
Oczekiwanie, że same publikacje wyników wpłyną na poprawę jakości.
Koncentracja na uzyskiwanych wynikach.
Skłonność działu jakości, traktującego system jako swój własny, do przejmowania pełnej jego obsługi i kontroli.
1 i 2. Koszty ewidencjonowane oraz koszty jakości jakie mogą i
powinny być ewidencjonowane
Przekrój rodzajowy
koszty jakości dobre - kwoty wydatkowane na zapewnienie, że poziom świadczonych usług czy dostarczanych produktów spełni lub przewyższy oczekiwania klientów, czyli są to kwoty wydatkowane na sprawność ogółu procesów gospodarczych; zaliczyć tutaj
można np.: szkolenia, planowanie, właściwy przepływ informacji, efektywne konstruowanie procesów;
koszty jakości złe - koszty, których można by uniknąć, gdyby produkty i procesy były perfekcyjne; to koszty niewłaściwego wykonawstwa i wynikające z tego koszty ponownego wykonania, a także koszty inspekcji i usunięcia usterek.
Koszt zgodności (cost of conformance, COC)
wewnętrzny (integralny) koszt w pełni efektywnego dostarczenia produktów lub usług według deklarowanych standardów za pośrednictwem podanego, określonego procesu.
Koszt niezgodności (cost of nonconformance, CONC)
koszt straconego czasu, materiałów i możliwości (zasobów) związany z procesem w zakresie otrzymania, produkcji, dostawy i naprawy towarów i usług nie zadowalających.
Koszt procesu
koszt totalny zgodności i niezgodności w odniesieniu do danego procesu. Przekrój rodzajowy - model kosztów jakości PAF
koszty prewencji (prevention cost) - są to koszty działań mające na celu uniknięcie wadliwości lub koszty doskonalenia jakości;
koszty oceny (appraisal cost) - koszty badania, kontroli; sprawdzenie, czy są spełnianie wymagania jakościowe;
koszty błędów (failure cost) - koszty wynikające z niespełnienia wymagań.
KOSZTY JAKOŚCI
Koszty wewnętrznego zapewnienia jakości Koszty zgodności (koszty inwestycyjne) Koszty działań zapobiegawczych Koszty oceny Koszty niezgodności Koszty wadliwości wewnętrznej Koszty wadliwości zewnętrznej Koszty zewnętrznego zapewnienia jakości Koszty oceny zgodności systemu jakości przez instytucje certyfikacyjne Koszty badań
i oceny właściwości produktu przez niezależne ośrodki badawcze Koszty ponoszone przez użytkowników1) Koszty napraw: wymiana części, płace związane z wymianą części;3) Koszty strat na efektywności procesu: praca żywa niewykorzystana przed uruchomieniem procesu produkcyjnego, w trakcie i bezpośrednio po jego zakończeniu,
• dodatkowe wadliwe produkty wykonane przed przestojem, w czasie przestoju i bezpośrednio po nim; 5) Koszty konserwacji w celu uniknięcia braków: wyposażenie i materiały, płace bezpośrednie i pośrednie;7) Koszty szkód spowodowanych przez wadliwe elementy: wypadki przy pracy, kształcenie nowego personelu w celu zastąpienia tych, którzy ulegli wypadkom;
1) Utracony dochód: zysk z produkcji straconej w wyniku przestojów spowodowanych wadami, kary ponoszone na skutek przestojów spowodowanych wadliwymi elementami (niedotrzymanie terminów sprzedaży); 3) Dodatkowy koszt instalacji w porównaniu z kosztami instalacji produktów konkurencyjn Cechy wskaźników i mierników
jakie muszą spełniać mierniki i wskaźniki, aby właściwie pełniły swoje funkcje w zarządzaniu:
adekwatność - adekwatnie odzwierciedlać rzeczywistość,
istotność - przekazywać tylko informacje istotne dla danego procesu decyzyjnego,
rozległość - obejmować możliwie wiele stanów faktycznych dotyczących danego problemu decyzyjnego i wcześnie sygnalizować pojawienie się problemu,
kompletność - pole recepcji powinno być na tyle szerokie, aby obejmowało cały obszar danego problemu decyzyjnego, tych: specjalne zainstalowanie, koszty badania i konserwacji wyposażenia,
5) Dodat. kosz eksploatacji i konserwacji w porównaniu z produktami konkurencyjnymi: niższa wydajność w jednym cyklu operacyjnym, specjalna energia i paliwo.
4. Mierniki kosztów jakości Cechy wskaźników i mierników jakie muszą spełniać mierniki i wskaźniki, aby właściwie pełniły swoje funkcje w zarządzaniu:
adekwatność - adekwatnie odzwierciedlać rzeczywistość,
istotność - przekazywać tylko informacje istotne dla danego procesu decyzyjnego,
rozległość - obejmować możliwie wiele stanów faktycznych dotyczących danego problemu decyzyjnego i wcześnie sygnalizować pojawienie się problemu,
kompletność - pole recepcji powinno być na tyle szerokie, aby obejmowało cały obszar danego problemu decyzyjnego,
Cechy wskaźników i mierników
porównywalność wartości prezentowanych przez mierniki lub wskaźniki wewnątrz i na zewnątrz przedsiębiorstwa,
kompatybilność - istniejący system informacyjny powinien zapewniać dostarczanie informacji niezbędnych do stworzenia pewnego zestawu wzajemnie powiązanych
wskaźników,
efektywność - koszt ustalenia wartości danego miernika nie może przekraczać korzyści, jakie mają być osiągnięte z tego tytułu.
Przykładowe mierniki oceny jakości
Miernikimierniki nakładów na realizację planów jakości,
mierniki produkcyjności (wolumen wytworzonej produkcji i usług o danym poziomie jakości w ramach danego programu i przy danych nakładach),
mierniki wydajności (porównanie osiągniętych wyników z kosztami,
mierniki efektywności (porównanie wyników rzeczywistych i docelowych),
mierniki kosztochłonności efektów (poziom kosztów uzyskania zamierzonej efektywności),
mierniki efektywności nakładów (porównanie nakładów na realizację programu z jego efektami),
mierniki rentowności (wpływ wzrostu poziomu jakości na wielkość osiągniętego zysku przy zaangażowaniu określonych aktywów firmy, na obrót czy majątek firmy.
Syntetyczne Wskazują, jaki wpływ na poziom przychodów ze sprzedaży, poziom kosztów oraz zysk firmy wywierają zmiany poziomu jakości będące efektem
Doskonalenia jakości.
Mierniki analityczne wskaźniki niezgodności, straty z powodu braków wewnętrznych i
zewnętrznych, koszty przestojów, koszty przedwczesnych i opóźnionych oraz wadliwych dostaw, nadjakość, sprawność procesów, dyspozycyjność, niezawodność.
Mierniki kosztów jakości dynamika kosztów jakości, wewnętrzna struktura kosztów,
udział kosztów jakości w kosztach wytwarzania, przychodach ze sprzedaży,zyskach.
Wskaźniki w ujęciu procesowym
1) Proces zakupów:
a) wskaźniki strat: wartość dostaw odrzuconych / wartość dostaw wartość dostaw przyjętych z zastrzeżeniem /wartość dostaw; b) wskaźniki kosztów zapobiegania i oceny:
• koszty kontroli wejściowej / wartość dostaw;
Wskaźniki w ujęciu procesowym
1) Proces produkcji
a) wskaźniki strat: koszty błędów wewnętrznych / wynagrodzenie
pracowników bezpośrednio produkcyjnych, koszty napraw / wartość produkcji,
koszty braków naprawialnych / wartość produkcji, koszty braków wewnętrznych / wartość produkcji, koszty przecen i opustów / wartość produkcji;
b) wskaźniki kosztów zapobiegania i oceny: koszty oceny / koszty produkcji;
Wskaźniki w ujęciu procesowym
1) Proces marketingu i sprzedaży
a) wskaźniki strat: koszty reklamacji / wartość sprzedaży, koszty gwarancji i rękojmi /wartość sprzedaży, wartość zwrotów / wartość zbytu, wartość szkód podczas transportu / wartość zbytu, koszty zwrotów / wartość zbytu;
b) wskaźniki kosztów zapobiegania i oceny: koszty badań potrzeb, wymagań i satysfakcji
klientów / koszty ogółem
Wskaźniki w ujęciu procesowym
1. Proces zarządzania jakością
a) wskaźniki strat: braki wewnętrzne / koszty jakości, braki zewnętrzne / koszty jakości,
koszty braków łącznie / zysk;
b) wskaźniki kosztów zapobiegania i oceny: koszty zapobiegania / koszty jakości,
koszty oceny / koszty jakości, koszty zapobiegania / zysk;
c) wskaźniki na poziomie organizacji: Koszty jakości / przychody ze sprzedaży, Zysk i straty jakości / przychody ze sprzedaży, Zyski i straty jakości / koszty jakości;
5. Procedura ewidencji, analizy i optymalizacji kosztów jakości
Zawartość procedury:
1) tytuł,
2) cel,
3) zakres (również zaznaczenie obszarów, których nie
dotyczy),
4) odpowiedzialność i uprawnienia
5) opis działań,
6) zapisy,
7) załączniki,
8) dokumenty związane
9) przegląd, zatwierdzenie, nowelizacja,
10) identyfikacja zmian.
Sprawdzanie, czy dokumenty dotyczą