Koszty jakości
Koszty jakości w normach
Koszty jakości, to wszystkie koszty działań mających na celu osiągnięcie odpowiedniej jakości oraz koszty wynikające z niewłaściwego nadzoru (czyli inaczej straty poniesione na skutek braku pożądanej, zadawalającej jakości). Koszty jakości są to ściśle określone nakłady związane z uzyskaniem danego poziomu jakości, które (najczęściej w sposób ukryty) przejawiają się w różnych rodzajach i stanowiskach kosztów. Zarządzanie tymi kosztami sprowadza się do doboru takiej struktury nakładów, przy której łączna suma strat i kosztów ponoszonych na zapewnienie jakości będzie mniejsza.
Koszty jakości w normie ISO 9004:2000
[6.8 Zasoby finansowe] (1)
Zaleca się, aby zarządzanie zasobami objęło działania określające potrzeby i źródła zasobów finansowych. Zaleca się, aby nadzorowanie zasobów finansowych obejmowało porównywanie rzeczywistego wykorzystania z planami i podejmowanie niezbędnych działań.
Zaleca się, aby kierownictwo planowało, udostępniało i nadzorowało zasoby finansowe niezbędne do wdrożenia i utrzymania skutecznego i efektywnego systemu zarządzania jakością i do osiągnięcia celów organizacji. Zaleca się, aby kierownictwo rozważyło opracowanie innowacyjnych metod finansowego wsparcia i zachęcania do doskonalenia funkcjonowania organizacji.
Koszty jakości w normie ISO 9004:2000
Doskonalenie skuteczności i efektywności systemu zarządzania jakością może wpływać pozytywnie na wyniki finansowe organizacji, np.:
- wewnętrznie poprzez redukcję zakłóceń procesu i uszkodzeń wyrobu, strat w materiałach i czasie albo,
- zewnętrznie poprzez redukcję wad produktów, kosztów odszkodowania w ramach gwarancji i rękojmi oraz kosztów utraconych klientów i rynków.
Koszty jakości w normie ISO 9004:2000
[6.8 Zasoby finansowe] (3)
Sporządzenie sprawozdań dotyczących tych spraw może także dostarczać środki do określania nieskutecznych lub nieefektywnych działań i do inicjowania odpowiednich działań doskonalących.
Zaleca się wykorzystywanie sprawozdań finansowych dotyczących działań związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania jakością i zgodnością wyrobu podczas przeglądu zarządzania.
Przekrój rodzajowy (1)
koszty jakości dobre - kwoty wydatkowane na zapewnienie, że poziom świadczonych usług czy dostarczanych produktów spełni lub przewyższy oczekiwania klientów, czyli są to kwoty wydatkowane na sprawność ogółu procesów gospodarczych; zaliczyć tutaj można np.: szkolenia, planowanie, właściwy przepływ informacji, efektywne konstruowanie procesów;
koszty jakości złe - koszty, których można by uniknąć, gdyby produkty i procesy były perfekcyjne; to koszty niewłaściwego wykonawstwa i wynikające z tego koszty ponownego wykonania, a także koszty inspekcji i usunięcia usterek.
Przekrój rodzajowy - model kosztów jakości PAF
koszty prewencji (prevention cost) - są to koszty działań mające na celu uniknięcie wadliwości lub koszty doskonalenia jakości;
koszty oceny (appraisal cost) - koszty badania, kontroli; sprawdzenie, czy są spełnianie wymagania jakościowe;
koszty błędów (failure cost) - koszty wynikające z niespełnienia wymagań.
Koszty utraconych możliwości (koszty alternatywne)
różnica pomiędzy obecnymi przychodami a przychodami potencjalnymi (które mogłyby zaistnieć jeżeli produkty i usługi byłyby dobrej jakości).
Koszt związany z jakością, typowy dla organizacji, należy zidentyfikować i monitorować.
Istotne jest, aby klasyfikacja danych kosztów była związana i spójna z innymi praktykami księgowymi w danym przedsiębiorstwie, tak, aby można było dokonywać porównań pomiędzy okresami kosztów lub powiązanymi działaniami.
Koszty związane z jakością są dającą się zidentyfikować podgrupą kosztów działalności gospodarczej; księgowi mogą wykorzystać do ich prowadzenia księgę dodatkową lub noty księgowe.
Dla celów kontrolnych konieczne jest przydzielenie kosztów jakości do pewnego działania, a wykorzystanie systemu kont w ramach stanowisk kosztów jest jedną z wygodnych metod. Przydzielenie kosztów jest istotne dla analizy i zapobiegania niepowodzeniom. Przydzielenie takie nie może być dokonane wyłącznie przez księgowego; może być konieczne uzyskanie porady ze strony osoby o przygotowaniu technicznym.
BS 6143, pkt 4, Identyfikacja danych kosztowych
Rachunek kosztów jakości
Rachunek kosztów jakości to gromadzenie na kontach (bilansowych i pozabilansowych)
wszystkich kosztów związanych z jakością produkcji, powstających we wszystkich sferach
realizacji wyrobów oraz analiza kształtowania się tych kosztów. Rachunek kosztów jakości umożliwia podejmowanie działań na rzecz poprawy jakości i optymalizacji tych kosztów.
CEL RACHUNKU KOSZTÓW JAKOŚCI
Sterowanie kosztami (controlling) dla działań zapewniających jakość Zadania jednostki organizacyjnej (w tym działu kosztów / płac) Zadania jednostki organizacyjnej ds. zapewnienia jakości
Ujmowanie i ocena wszystkich ponoszonych w zakładzie kosztów Zestawienie tych kosztów, które zaliczyć należy do kosztów jakości Badanie kosztów w celu stworzenia impulsów do poprawy racjonalności działań w zakresie jakości i ogólnej gospodarności Stworzenie bazy informacyjnej dla obliczania oraz planowania kosztów w zakładowym rachunku kosztów
Planowanie i kontrola wszystkich kosztów
Cel prowadzenia rachunku kosztów jakości
ocena efektywności zarządzania jakością za pomocą relacji kosztów do korzyści osiąganych
poprzez działania pro jakościowe;
stworzenie podstaw dla wewnętrznych programów poprawy jakości poprzez identyfikowanie
problemów do rozwiązania, obszarów priorytetowych działań lub szans;
wzrost wartości firmy wyrażonej w jej cenie.
Funkcje rachunku kosztów jakości
funkcja informacyjna - zbieranie i agregacja danych,
funkcja analityczna - dostarczanie informacji umożliwiających przeprowadzenie analizy poziomu i dynamiki w czasie kosztów jakości według grup kosztów i miejsc ich powstania,
funkcja optymalizacyjna,
funkcja motywacyjna - ustalanie jakościowych mierników dokonań poszczególnych ośrodków odpowiedzialności oraz stworzenie systemu bodźców finansowych i nie finansowych, które
by stymulowały do pożądanych zachowań.
funkcja kontrolna - dostarczanie informacji kosztowych umożliwiających dokonanie oceny stopnia wykonania przez ośrodki odpowiedzialności podstawowych zadań jakościowych oraz
wykorzystanie postawionych do dyspozycji środków finansowych na realizację tych zadań
Rachunek kosztów jakości powinien dostarczać informacji na temat:
wielkości kosztów,
ich struktury,
dynamiki rozwoju,
miejsc powstawania.
Wiedząc gdzie i jakie koszty powstają, możemy szukać przyczyny takiego stanu rzeczy a poprzez
to wpływać na ich obniżenie.
Ewidencja kosztów jakości
Schemat ewidencji kosztów jakości
Rachunek uwzględniający rodzaje kosztów
Rachunek uwzględniający miejsca powstania kosztów jakości
Rachunek z uwzględnieniem nośników kosztów
Na co koszty zostały poniesione
Podejście procesowe
Model kosztów procesu
może zostać opracowany dla dowolnego procesu w ramach danej organizacji;
może być wykorzystywany do identyfikowania i monitorowania kosztów procesu w ramach jednego konkretnego aspektu organizacji (np., system fakturowania, system dystrybucji zamówień czy system rekrutacji); może być także stosowany do monitorowania kosztów
ogólnych (np. dla danego wydziału);
model kosztów konstruowany jest poprzez zidentyfikowanie wszystkich kluczowych działań, które mają być monitorowane i określenie ich albo jako COC albo jako CONC;
dokładne przygotowanie modelu kosztów ma decydujące znaczenie dla sukcesu techniki i jest pierwszym zadaniem właściciela procesu. Kiedy model zostanie przygotowany, może być wykorzystywany do regularnego podawania sprawozdań dotyczących osiągów;
należy sprawić, by model był stabilny, dzięki czemu możliwe będzie dokonywanie porównań z poprzednimi okresami;
model należy weryfikować we wczesnej fazie jego stosowania, celem zapewnienia jego efektywności, a następnie dokonywać tego okresowo, celem utrzymania tej efektywności;
Koszt zgodności (cost of conformance, COC)
wewnętrzny (integralny) koszt w pełni efektywnego dostarczenia produktów lub usług według deklarowanych standardów za pośrednictwem podanego, określonego procesu.
Koszt niezgodności (cost of nonconformance, CONC)
koszt straconego czasu, materiałów i możliwości (zasobów) związany z procesem w zakresie otrzymania, produkcji, dostawy i naprawy towarów i usług nie zadowalających.
Koszt procesu
koszt totalny zgodności i niezgodności w odniesieniu do danego procesu.
Kroki
1. Opracowanie schematu blokowego - określenie kluczowych działań w ramach procesu
2. Identyfikacja elementów procesu
3. Identyfikacja kosztów
4. Raport kosztów
5. Proces usprawnień
2. Identyfikacja elementów procesu
WEJŚCIE PROCES WYJŚCIE
sprzężenie zwrotne
kontrola
zasoby
Proces
- wszelka aktywność, która powoduje przetworzenie wejść na wyjścia za pomocą zasobów i która podlega określonej kontroli.
UWAGA: Wejścia, wyjścia i zasoby stanowią część procesu.
Wejścia
- materiały i/lub dane, które w trakcie procesu zostają przetworzone na wyjścia.
Wyjścia
- rezultaty przetworzenia wejść.
UWAGA: W praktyce, wyjścia obejmują:
to, co jest zgodne z wymogami,
to, co nie jest zgodne,
straty,
informacje o procesie.
Kontrola
- wejścia, które definiują, regulują i/lub wywierają wpływ na proces.
UWAGA: Kontrola obejmuje procedury, metody, plany, normy, politykę, strategię i ustawodawstwo.
Zasoby
- czynniki, które wywierają wpływ, ale nie ulegają przetworzeniu i nie powstają z nich wyjścia.
UWAGA: Przykładem zasobów są ludzie (pojedyncze osoby lub grupy), wyposażenie, materiały, zakwaterowanie i wymogi środowiskowe.
Właściciel procesu
- osoba, która dysponuje pełną odpowiedzialnością za przebieg procesu i ma nad nim pełną kontrolę.
3. Identyfikacja kosztów
Elementy kosztów związane z procesem można
zidentyfikować i zapisać w jednej z następujących
kategorii:
- ludzie,
- wyposażenie,
- materiały,
- środowisko.
Każdy pojedynczy element kosztów również można zidentyfikować jako koszt zgodności (COC) i/lub koszt niezgodności (CONC) oraz jako źródło rejestrowanych danych.
4. Raport kosztów
Organizacja powinna przyjąć jednolity format raportów kosztów. Raport powinien zawierać
pełny wykaz elementów kosztów zgodności i niezgodności, podając:
- identyfikację wszystkich wejść, wyjść, kontroli i zasobów rozważanego procesu,
- określenie, czy stosowane są koszty faktyczne czy syntetyczne,
- sposób obliczeń dla każdego elementu kosztów,
- źródło danych o kosztach.
4. Raport kosztów
Organizacja powinna przyjąć jednolity format raportów kosztów. Raport powinien zawierać
pełny wykaz elementów kosztów zgodności i niezgodności, podając:
- identyfikację wszystkich wejść, wyjść, kontroli i zasobów rozważanego procesu,
- określenie, czy stosowane są koszty faktyczne czy syntetyczne,
- sposób obliczeń dla każdego elementu kosztów,
- źródło danych o kosztach.
Źródłem danych o kosztach może być koszt faktyczny lub koszt syntetyczny.
Koszt faktyczny - koszt, którego odrębna
identyfikacja i zarejestrowanie są wymagane przez
system finansowy organizacji,
Koszt syntetyczny - koszt nie identyfikowany i nie rejestrowany jako odrębny koszt faktyczny, ale wyprowadzony na jasno określonych zasadach z dostępnych danych, np. ilość godzin poświęcona na wykonanie zadania x stawka godzinowa.
Relacje pomiędzy podejściami do kosztów jakości - tradycyjnym (PAF) i przez koszty procesu
wiele kosztów można uzasadnić jako pasujące do którejkolwiek z tych trzech kategorii.
Przykładowo:
sprawdzanie projektu może być kosztem zapobiegania; zasadniczo czynność ta należy jednak do etapu sprawdzania, może więc być jako taka traktowana jako koszt szacowania; kiedy jest
jednak wprowadzona dla wychwytywania ewentualnych wad projektu we wczesnych fazach, może być traktowana jako koszt niepowodzenia;
przydzielenie kosztów do zapobiegania, szacowania lub niepowodzenia odwraca uwagę od faktycznych celów sporządzania raportów kosztów, którymi powinno być nieustające dążenie do
uzyskiwania mniejszych kosztów;
Powody niepowodzenia systemu kosztów jakości
Pominięcie działu księgowości ze względu na brak zainteresowania jego pracowników współdziałaniem w zakresie systemu kosztów jakości.
Domaganie się przez dział jakości nie wyodrębniania spornych kosztów.
Upowszechnienie przez zespół działu jakości uzyskanych wyników bez wcześniejszego zapoznania z nimi kierownictwa wydziałów podlegających badaniom.
Nieprzekazywanie środków na podejmowanie dodatkowych działań prewencyjnych.
Brak starań o uzyskanie danych potrzebnych do identyfikacji powodów występowania problemów.
Nieuwzględnienie różnorodności wydziałów powodujące dokonywanie niesprawiedliwych
porównań.
Oczekiwanie, że same publikacje wyników wpłyną na poprawę jakości.
Koncentracja na uzyskiwanych wynikach.
Skłonność działu jakości, traktującego system jako swój własny, do przejmowania pełnej jego obsługi i kontroli.
Zadanie
1. Koszty ewidencjonowane
2. Koszty jakości jakie mogą i powinny być ewidencjonowane
3. Koszty ponoszone przez użytkowników
4. Mierniki kosztów jakości
5. Procedura ewidencji, analizy i optymalizacji kosztów jakości
6. Wpływ jakości na poziom kosztów jakości, kosztów wytwarzania i świadczenia usług,
utargów, zysków