PR
Podstawowe definicje PR
Z ang. są to „stosunki z publicznością”, po polsku PR brzmi „stosunki społeczne” lub „relacje społeczne”. Definicję możemy podzielić przede wszystkim na 2 grupy, które różnią się podejściem do istoty zagadnienia. 1) PR rozumie je jako 5 element marketingu-mix (reklama, marketing bezpośredni, promocja sprzedaży , PR i publicity oraz sprzedaż osobista). 2) szersze ujęcie PR reprezentuje m.in. Międzynarodowe Stowarzyszenie PR (IPRA): „PR jest funkcją zarządzania o ciągłym i planowym charakterze, dzięki której organizacja pozyskuje i podtrzymuje zrozumienie, sympatię i poparcie tych, którymi jest zainteresowana obecnie lub może być zainteresowana w przyszłości poprzez badanie ich opinii o organizacji, w celu maksymalnego dostosowania do nich swoich celów i swojej działalności, aby osiągnąć poprzez planowe, szerokie rozpowszechnianie informacji, lepszą współpracę ze społeczeństwem oraz aby skuteczniej realizować swoje interesy.” Tak więc PR jest funkcją zarządzania całym przedsiębiorstwem, wpływa na każdą działalność firmy, mając na uwadze jej dobrze pojęty interes. Inne definicje ujmują PR podobnie, kładąc nacisk na: 1) planowe, perswazyjne komunikowanie się, które zmierza do wywarcia wpływu na znaczne grupy społeczne, 2) odkrywanie tego, co ludziom podoba się u siebie, i wzmacnianie tych sympatii oraz odkrywanie tego, co się nie podoba, i eliminowanie tych antypatii, 3) funkcję kierownictwa, która polega na rozpoznawaniu dążeń społeczeństwa oraz ustalaniu kierunków i sposobów działania w interesie społecznym, 4) przemyślane, planowe i systematyczne wysiłki w kierunku wzajemnego zrozumienia pomiędzy organizacją i społeczeństwem.
Wymień główne zadania PR
Głównym celem PR jest dobro organizacji, jego zadaniem jest uczynienie wszystkiego, co możliwe, aby ludzie kupowali wyroby firmy, korzystali z jej usług, nabywali akcje, udzielali kredytów, kooperowali w dziedzinie dostaw produktów, wydajnie i twórczo pracowali. Służą temu konkretne zadania nakierowane na wizerunek: kreowanie reputacji firmy, jej ochrona i poprawa; na sponsoring; uczestnictwo w akcjach organizowanych przez organizacje społeczne lub charytatywne; dbanie o wizerunek w sytuacjach kryzysowych; uczestnictwo w targach i organizowanie wystaw; skierowane do wewnątrz firmy: komunikacja z działami marketingowymi, promocyjnymi oraz reklamowymi przedsiębiorstwa (wspieranie się w różnego rodzaju przedsięwzięciach, uwzględnienie PR w planach marketingowych, ustalenie budżetu PR itp.); human relations, czyli komunikacja z pracownikami i kierownictwem przedsiębiorstwa (tworzenie właściwej atmosfery w pracy, organizacja szkoleń, wycieczek, kontakty pracowników z dyrekcją, motywacja i system wynagradzania). Opracowanie informacji i raportów na temat działalności firmy; skierowane na zewnątrz firmy: kontakty ze społecznością oraz władzami lokalnymi; bieżące informowanie społeczeństwa o aktywności firmy (nowe produkty, współpraca z fundacjami społecznymi i kulturalnymi, nowe umowy o współpracy z innymi); relacje inwestorskie (kontakty z udziałowcami i akcjonariuszami, kampanie PR towarzyszące sprzedaży akcji, udziałów firmy); relacje finansowe (dobre stosunki z bankami, biurami maklerskimi itp.); publicity (media) publikacje na temat firmy i jej działalności w publicznych środkach masowego przekazu; firmowe imprezy promocyjne (zwiedzanie zakładu, "drzwi otwarte"); kontakt ze szkołami i uczelniami wyższymi (organizacja konferencji i seminariów).
Jakie metody wpływają na budowę pozytywnego wizerunku firmy
Wizerunek bywa często świadomie i celowo kreowany przez firmę. Przydatne okazują się tutaj również emocjonalne czynniki brzmienia marki, opinie uznanych liderów, światowa popularność czy uznanie jakości i niezawodności produktów. Coraz bardziej popularnym sposobem wpływania na wizerunek przedsiębiorstwa jest udział w targach czy działalność sponsoringowa. Pewnym sposobem kreowania wizerunku organizacji jest wykorzystywanie wizerunku osób sławnych i popularnych. Polega on na wykorzystaniu dwóch mechanizmów: 1) uzyskania sympatii przez pokazanie się z osobą budzącą powszechną sympatię; 2) na pokazaniu produktu czy firmy w towarzystwie osoby znanej, co da wrażenie, że produkt lub firma są lepsze od innych. Decyzję o takim posunięciu trzeba jednak przemyśleć, ponieważ wybór niewłaściwej, znanej osoby może zaszkodzić wizerunkowi fumy. W posługiwaniu się wizerunkiem osób znanych ważne jest zatem dopasowanie charakteru osoby i firmy.
Całość tych zachowań można określić mianem kultury firmy (corporate culture), która jest utrwalonym tradycją i przekazywanym z pokolenia na pokolenie spisanym kodeksem wartości, norm, postaw i wzorców zachowań. Są one stymulatorami zachowań pracowników firmy i oddziałują na kształtowanie jej stosunków z otoczeniem. Pracownicy decydują o sukcesie firmy, z drugiej strony są oni również jej ambasadorami w otoczeniu zewnętrznym. Każdy zadowolony pracownik opowiada o firmie w swoim bliższym i dalszym otoczeniu, wpływając w ten sposób na wizerunek organizacji. Osiągnięcie pozytywnej relacji pracownik-pracodawca jest zatem jednym z celów PR.
Na jakie pytania odpowiada poprawnie skonstruowana informacja?
Co?- fakt, produkt, przedmiot, którego dotyczy informacja
Kto?- firma, osoba
Gdzie?- adres siedziby firmy, miejsca wydarzenia, produktów sprzedaży
Kiedy?- data i godzina lub adres
Jak?- możliwość dotarcia na miejsce wydarzenia, warunki zakupu sposób dostawy
Dlaczego?- wskazanie celu informacji, zwrócenie uwagi na potencjalną korzyść i dobro odbiorcy informacji
Z jakimi skutkami?- wyjaśnienie i uświadomienie odbiorcy informacji korzystnych dla niego skutków pośrednich i bezpośrednich
Rodzaje konferencji prasowych
KONFERENCJE PRASOWE DZIELIMY NA:
Konferencja reporterska - prasowa, zwołana w celu przedstawienia aktualnych faktów. Temat - poinformowanie o podpisaniu poważnego kontraktu lub ogłoszenie projektu inwestycyjnego
Briefing - wyjaśnia kontekst i spodziewane konsekwencji określonych wydarzeń. Zwoływana jest w celu przedstawienia dodatkowych faktów, które mogą zapewnić pożądaną interpretację głównego wydarzenia. W takiej konferencji uczestniczą dziennikarze fachowcy w danej dziedzinie. Briefing ma charakter fachowej dyskusji.
Przyjęcie prasowe - cel: pozyskanie przybyłych dziennikarzy na rzecz określonego przedsięwzięcia. Może ono być organizowane z okazji wejścia firmy na nowy rynek, wprowadzenie nowego towaru lub usługi, wyboru nowego zarządu, rocznicy powstania firmy itp.
Media tours - wizyty w redakcjach zainicjowane przez samą organizację
Jaki harmonogram działań obowiązuje przy organizowaniu konferencji prasowej
* PLANOWANIE KONFERENCJI
- temat i problematyka
- lista gości
- ustalenie prowadzącego
- ustalenie daty, miejsca I godziny
WYSYŁANIE ZAPROSZEŃ
- do dziennikarzy ( poczta, faks, posłaniec lub osobiście, minimum 7 dni przed konferencją)
- do innych gości ( zaprzyjaźnione firmy, władze lokalne)
MATERIAŁY PISMENE
- materiały info dla dziennikarzy
- materiały promocyjne np. folder, drobne upominki
POTWIERDZENIE PRZYBYCIA
- ponowne telefoniczne zaproszenie dziennikarzy, potwierdzenie obecności
PRZYGOTOWANIE SALI
- miejsce dla osób udzielających info ( na podwyższeniu)
- mikrofony , aparatura nagłaśniająca
- tabliczki kartonowe z nazwiskami
- tabliczki z napisem „ konferencja prasowa”, kierujące do sali konferencji
POCZĘSTUNEK
- np.: kawa, herbata, zimne napoje, kanapki, ciastka
STOLIK INFORMACYJNY
- przygotowanie stolika informacyjnego przed wejściem na salę, Na około pół godziny przed wejściem wyznaczona osoba powinna oczekiwać gości. Rozdaje materiały, foldery, zbieranie wizytówek od dziennikarzy.
PRZEBIEG KONFERENCJI
- powitanie prze prowadzącego
- przestawienie osób udzielających informacji
- przedstawienie specjalnych gości
- omówienie przebiegu konferencji
- informacja zasadnicza
- pytania i odpowiedzi
- zakończenie konferencji
- podziękowanie za udział
* PO KONFERENCJI
- zebranie materiałów, które ukazały się w mediach po konferencji
- kontakt z dziennikarzami, którzy nie zjawili się na konferencji, przekazanie im materiałów prasowych
- odpowiedzi na dodatkowe pytania, udzielanie wywiadów TV i radiowych
- indywidualne kontakty z dziennikarzami
W trakcie przygotowań do konferencji prasowych należy przestrzegać następujących zasad:
- zaproszenie na konferencję powinno być kierowane do dziennikarza zajmującego się daną problematyką
- termin konferencji nie może kolidować z ważnymi wydarzeniami, które przyciągają uwagę dziennikarzy, unikać weekendów
- najlepszym dniem konferencji jest czwartek, bo w piątek gazety są z reguły obszerniejsze
- nie można się spóźnić z rozpoczęciem konferencji
Na czym polega zarządzanie sytuacją kryzysową
Kryzys to nagłe, niespodziewane wydarzenie, które za pomocą różnych kanałów komunikowania staje się rzeczą publiczną. Jądro kryzysu to wydarzenie, które dotyczy grup społecznych.
Zasady wyjścia z sytuacji kryzysowej.
Przed kryzysem:
Należy ustalić listę potencjalnych zagrożeń (wew. i zew.), które miały miejsce w danej firmie, również za granicą
Niezbędne jest powołanie sztabu kryzysowego. Powinni do niego należeć: prezes, osoba z PR, rzecznik prasowy , dyrektor personalny. Osoby te uczą się zapobiegać kryzysom
Firma gromadzi życzliwych sobie ekspertów , którzy wytłumaczą dziennikarzom, co było przyczyną kryzysu
Stworzenie schematycznych projektów kryzysowych
Przygotowanie dokumentów- certyfikaty
Ustalenie przepływu informacji pomiędzy pracownikami
Analizowanie scenariusza kryzysu- należy zrobić listę życzliwych dziennikarzy, którzy nie napiszą źle o firmie
Wyznaczyć osoby do dokumentacji zmian kryzysowych w firmie- zbieranie wycinków prasowych
W trakcie kryzysu:
Nie szukamy kozła ofiarnego poza firmą.
Należy przewidywać pytania do firmy - mówić szybko i otwarcie
O kryzysie firmy powiadamiamy jako pierwszych pracowników
Powiadomienie organizacji kontrolnych
Nie mówić nic nieoficjalnie o firmie , poza konferencją, gdyż dziennikarze mogą to wykorzystać
Należy ustalić jedną wersję wydarzeń- dyskrecja.
Rzeczowo odpowiadać na zadawane pytania, nie okazywać zdenerwowania.
Negocjować z ludźmi w zrozumiałym dla nich języku , inaczej mówić do lekarzy a inaczej do górników
Podstawa to: cierpliwość, dialog, tłumaczenie
rzecznik prasowy nie powinien krytykować komentarzy dziennikarskich. Nie wolno pouczać pytających, gdyż stracimy wiarygodność
Każdy z reprezentantów firmy musi mówić tym samym głosem. Ta sama wersja wydarzeń u różnych osób z firmy, zgodność czasowa
Zadbać o dobry kanał informacji- nie można mówić pracownikom, że sami są sobie winni
W sprawach konfliktu nie okazywać stronniczości
Wymień najważniejsze elementy komunikacji kryzysowej
Każda firma ma kiedyś swój kryzys. Do komunikacji kryzysowej zaliczamy: działania profilaktyczne, którymi zajmują się osoby odpowiedzialne w firmie za PR. Kryzysem zazwyczaj są np. katastrofy czy wypadki. Należy przygotować program zapobiegawczy. Specjaliści PR muszą tak zadziałać, aby kryzys nie był rozległy. Kryzys firmy zainteresuje media, rozpowszechnianie prawdziwych informacji na ten temat może źle wpłynąć na wizerunek firmy. Jeśli firma wcześniej nie zareaguje rudno będzie wybrnąć z sytuacji-grozi jej nawet upadek. Specjaliści PR muszą zadbać o to, aby media nie manipulowały informacjami o kryzysie firmy, które przekazuje nieuczciwa konkurencja. Najważniejsze jest szybkie zareagowanie danej firmy na panujący kryzys. Firma może sama zadecydować o swojej tożsamości. Etapy komunikowania kryzysowego: 1. Szok. 2. Obrona na reakcję kryzysową- to nie my to oni! 3. Odwrót. 4. Wprowadzenie zmian.
3