Joanna Korch, Anna Zyskowska
WYWIERANIE WPŁYWU
Chcąc być dobrym przywódcą, kierownikiem, współpracownikiem, przyjacielem, małżonkiem czy partnerem, musimy posiadać umiejętność osiągania rezultatów przy współpracy i wsparciu innych ludzi. Wszyscy wywieramy wpływ i ulegamy mu, jednak chcąc skutecznie wywierać wpływ, musimy znać ludzi i sytuacje, a także mieć dość samodyscypliny, aby nie zapominać o konkretnym celu, który chcemy osiągnąć poprzez świadomy dobór swych zachowań.
W życiu codziennym jest wiele okazji do wywierania wpływu. Umiejętne oddziaływanie na innych daje różne korzyści:
-zwiększają się zdolności kierownicze;
-nasze osobiste i zawodowe relacje są bardziej pozytywne i owocne;
-wypracowujemy strategie osiągania konkretnych celów;
-zwiększamy elastyczność w postępowaniu z ludźmi o innym pochodzeniu i wykształceniu, różniącymi się od nas płcią, wiekiem, doświadczeniami lub cechami charakteru;
-zwiększamy umiejętność rozwiązywania konfliktów.
Wpływ oznacza nakłanianie innych do podejmowania działań. Władzę można posiadać, ale wpływ wywiera się poprzez działanie. Władza jest mocą potencjalną dopóki nie aktywujemy jej poprzez wpływ.
Władzę można sprawować w sposób bezpośredni (np.”Marsz do łóżka, bo jestem twoją matką i tak ci każę”) lub w sposób pośredni (np.”Powiedz delikatnie Jackowi, że wolałbym innego dostawcę”). Jeśli strona, wobec której stawiane jest żądanie, uznaje prawomocność władzy tego, kto je stawia i jest ona wystarczająco silna, wtedy działanie zostanie podjęte. Jeśli decydujemy się na użycie władzy zwykle lepiej jest to robić w sposób bezpośredni, unikając zamieszania działania z opóźnieniem czy wątpliwości.
Władza może pochodzić z różnych źródeł:
-formalna wiąże się z zajmowanym stanowiskiem, pełnioną funkcją lub rolą, jaką odgrywamy;
-może być nam powierzona przez grupę, którą reprezentujemy;
-źródłem władzy bywa informacja, umiejętności albo wiedza fachowa;
-reputacja wynikająca ze skuteczności i umiejętności doprowadzania spraw do końca;
-relacje międzyludzkie i wzajemne zobowiązania;
-autorytet moralny oparty na szacunku i podziwie innych osób dla przestrzeganych przez nas zasad;
-siła naszej osobowości oparta na pewności siebie i zaangażowaniu dla idei.
Każdy z nas ma swoją „strefę wpływu”. Obejmuje ona te sprawy i obszary, nad którymi sprawujemy kontrolę i w których możemy bezpośrednio wpływać na rezultaty, a także te, na jakie możemy wpływać za pośrednictwem innych osób lub dzięki zespołowi, w którym pracujemy.
Strefy wpływów:
1.Strefa pełnej kontroli : kwestie, nad którymi mamy bezpośrednią kontrolę; nasza władza jest ostateczna np.:
- w co się ubrać?,
-wybór własnego zachowania np. w jaki sposób rozmawiać,
- poziom własnego zaangażowania.
2. Strefa wpływu bezpośredniego : kwestie w wypadku których mamy dostęp do osób podejmujących decyzje czy działania z nimi związane np.:
-w rodzinie,
-wśród przyjaciół,
-wobec przełożonego,
-wobec członków zespołu, w którym pracujemy.
3. Strefa wpływu pośredniego: kwestie na które nie mamy bezpośredniego wpływu, ale możemy na nie wpływać za pośrednictwem innych osób, może ona obejmować:
-kierownictwo wyższego szczebla naszej firmy,
-kierowników innych wydziałów,
-naszą konkurencję,
-krajowe media.
W wypadku wywierania wpływu pośredniego, możemy działać przy pomocy osób, których pozycja umożliwia im wywieranie wpływu bezpośredniego. Możemy to osiągnąć organizując grupę nacisku, głosując, wysyłając pisma. Na przykład wiedza, że firma, z którą współpracujemy, ma trudności z realizacją zamówień z powodu braku surowców pochodzących z kraju, gdzie trwa wojna, może wpłynąć na sposób negocjowania przez nas kontraktu z tą firmą.
4. Strefa braku wpływu: kwestie, na które nie mamy wpływu, ani nie możemy sprawować nad nimi żadnej kontroli. Wpływ na nie mają działania i decyzje innych osób.
Na efektywną koncepcję wywarcia wpływu składają się cztery elementy:
Rezultaty - czyli co chcemy osiągnąć poprzez wywarcie wpływu na daną osobę? Co chcemy usłyszeć, zobaczyć bądź odczuć, żeby stwierdzić, że odnieśliśmy sukces?
Relacje - jakie są nasze obecne relacje z tą osobą w sferze wywierania wpływu?
Kontekst - jakie czynniki osobiste, organizacyjne czy kulturowe mogą wpływać na rezultaty?
Zachowania - jakiego typu zachowania związane z wywieraniem wpływu pomogą nam w osiągnięciu celu?
Ekspresywne wywieranie wpływu.
Ekspresywne wywieranie wpływu umożliwia dzielenie się naszymi pomysłami i energią z innymi. Efektywnie wywarty ekspresywny wpływ może skłonić do działania i jest szczególnie skuteczny w sytuacjach, w których ludzie nie wiedzą, co mają robić, zaś osoba, która wywiera na nich wpływ cieszy się ich zaufaniem i szacunkiem.
Działania ekspresywne to :
mówienie - to sugerowanie lub wyrażanie swoich potrzeb np.:
- „ Do momentu ukończenia przez nas raportu spotykajmy się dwa razy w miesiącu w sprawie ustalania norm”. (Sugestia)
- „ Na piątek potrzebuję od ciebie informacji na temat planu”.(Wyrażenie potrzeby)
b) przekonywanie - to uzasadnianie (podawanie powodów) lub odwołanie się do wspólnych wartości i celów np.:
- „W ten sposób uda się nam złożyć sprawozdanie w terminie”.(Uzasadnianie)
- „Jeśli obaj się do tego przyłożymy, skończymy ten plan przed urlopem”.(Odwołanie do wspólnych wartości lub celów).
c) negocjowanie - to proponowanie korzyści lub opisywanie konsekwencji np.:
- „Jeśli przedłużysz mi termin o tydzień, otrzymasz ode mnie wstępne wnioski do przedstawienia na twoim spotkaniu”.(Proponowanie korzyści)
- „Chcę żebyś wiedział, że jeśli jutro rano nie będziesz gotowy o godzinie siódmej, nie będę cie mógł odwieźć do szkoły”.(Opisywanie konsekwencji)
d) zjednywanie - to zachęcanie poprzez przedstawienie pożądanej wizji przyszłości oraz inspirowanie (należy pomóc drugiej stronie wyobrazić sobie pozytywne rezultaty podjętego przez nią działania) np.:
- „Widzę już jak nasz zespół tworzy produkt, który postawi na nogi całą firmę”. (Inspiracja)
- „To właśnie ty będziesz potrafił zachęcić najlepszego kandydata, tylko ty tak potrafisz zarażać entuzjazmem”.(Zachęta)
Receptywne wywieranie wpływu.
Receptywne wywieranie wpływu zachęca innych do dzielenia się swoimi pomysłami, posiadanymi informacjami oraz zaprasza do działania. Skuteczne działanie receptywne musi zawierać delikatne wskazówki zamiast kategorycznych poleceń, a konieczne jest do tego przyjęcie przez osobę wywierającą wpływ neutralnego i pozbawionego osądu punktu widzenia. Skutecznie wywarty wpływ w formie receptywnej, daje najczęściej obu stronom możliwość osiągnięcia ważnych dla nich celów.
Do receptywnych form wywierania wpływu należy:
a)dociekanie - poprzez zadawanie pytań otwartych lub drążenie danego tematu np.:
- „Dokąd moglibyśmy wybrać się na urlop w tym roku?”(Pytanie otwarte)
- „Wspomniałeś, że nie podoba ci się kierunek, w którym zmierzamy. Powiedz więcej, co o tym myślisz?” (Drążenie)
b) słuchanie - poprzez parafrazowanie (w celu upewnienia się czy prawidłowo zrozumieliśmy to, co powiedziała druga osoba) oraz poprzez poszukiwanie ukrytego znaczenia- należy wyrazić logiczne rozwinięcie treści wypowiedzi drugiej osoby i poprosić ją o potwierdzenie lub korektę np.:
- „Zatem według ciebie ten wykonawca ma za małe doświadczenie w budowie domów według indywidualnych projektów”?(Parafrazowanie)
- „Czuję, że jesteś bardzo zdenerwowany z tego powodu”. (Poszukiwanie ukrytego znaczenia)
c) dostrajanie się - poprzez identyfikację z drugą osobą oraz ujawnianie informacji o sobie (odsłanianie się) np.:
- „Na twoim miejscu poważnie bym się zastanowił, czy nie będzie to miało wpływu na możliwość uczestniczenia w tym przedsięwzięciu.” (Identyfikowanie się)
- „Podczas naszej ostatniej dyskusji nie słuchałem zbyt uważnie twoich opinii na ten temat”.(Odsłanianie)
d) ukierunkowanie- poprzez wyjaśnianie kwestii oraz zadawanie prowokujących pytań np.:
- „Wydaję mi się, że jednocześnie chcesz być dobrym członkiem zespołu i jesteś przekonany, że jedynie twoja koncepcja zapewni sukces”. (Wyjaśnianie kwestii)
- „Czym byłoby dla ciebie odłożenie tej podróży na rok?”. (Prowokujące pytanie)
Wywieranie wpływu w działaniu
„Zrób to, a będziesz miał władzę, takie jest prawo natury; ci, którzy tego nie zrobią, władzy mieć nie będą”
Wykorzystywanie okazji.
Sposobności do wywierania wpływu nie brakuje, a jedyne, Co nas ogranicza to czas, energia lub oczekiwania. Okazje są różne, mogą się nadarzyć podczas oficjalnych lub nieoficjalnych spotkań, w trakcie posiłku albo podczas przypadkowego spotkania w biurze. Jednak często ignorujemy okazje. Słusznymi powodami zignorowania sposobności do wywarcia wpływu mogą być:
*nasze doświadczenie lub intuicja sugerują, że dana osoba nie jest w tym momencie podatna na wpływ
*sprawa nie jest na tyle ważna, abyśmy ponosili przewidywane ryzyko lub wysiłek
*czas jest nieodpowiedni- naszym zdaniem, jeśli sytuacja się zmieni, będziemy bardziej skuteczni
*sądzimy, że nasza pozycja nie uprawnia nas do wywierania wpływu na określoną osobę w tej sprawie
Niesłuszne powody niewykorzystywania okazji do wywarcia wpływu:
*wolimy pogodzić się z nieodpowiadającym nam stanem rzeczy, niż zaryzykować
*staramy się tłumić nasze oczekiwania, zamiast dążyć do tego, czego chcemy
*wierzymy, że dobre pomysły nie potrzebują promocji, albo, że mając rację, powinniśmy odnieść sukces bez dodatkowych starań
*mamy skłonność do rozładowania własnej frustracji poprzez obwinianie innych za istniejący stan rzeczy, zamiast samemu podejmować działania
Stwarzanie okazji
Czasami dobre okazje do wywierania wpływu nie nadarzają się i wtedy sami musimy je stwarzać. Oto kilka sposobów:
*zorganizowanie oficjalnego spotkania poświęconego tematowi, który nas interesuje, z udziałem ważnych dla sprawy osób
*zaproszenie osoby, na którą chcemy wpłynąć na lunch albo kawę i przedstawienie tematu w sposób bezpośredni
*przekazanie wiadomości pocztą elektroniczną lub telefonicznie, o chęci spotkania się z daną osobą w celu przedyskutowania konkretnej kwestii
*napomknięcie o chęci przedyskutowania danej kwestii w trakcie rozmowy z osobą, na którą chcemy wywrzeć wpływ, z zapytaniem, czy jest to dobry moment na rozmowy na ten temat, a jeśli nie z ustaleniem ewentualnej daty spotkania
Sterowanie sytuacjami
Doświadczenie sterowania sytuacjami, w których wywierany jest wpływ, może być dla nas czymś nowym. Działanie takie wymaga rozwagi i stosowania właściwej taktyki w inicjowaniu określonych sytuacji i w reagowaniu na nie.
Przygotowanie planu
Zalety i wady planowania
Większość ludzi skutecznie wywierających wpływ obmyśl i planuje okazje do tego typu działania. Dobra stroną planowania jest to, że w określonej sytuacji czujemy się znacznie pewniej, ponieważ lepiej wiemy, dokąd zmierzamy i czego możemy się spodziewać po drodze. Planowanie ma również wadę, ponieważ może stworzyć fałszywe poczucie bezpieczeństwa i prowadzić do ignorowania przez nas rzeczy, które nie przebiegają zgodnie z naszymi oczekiwaniami, albo sprawiać, że czujemy własną słabość, w sytuacji, gdy nasz plan jest zbyt sztywny, a druga osoba zachowuje się niezgodnie z naszymi założeniami. Wystarczy jednak, że dobrze panujemy nad sobą, by zauważyć pojawianie się niepokojących sygnałów.
Etapy planowania:
Rozpoznanie terytorium
Każdy z elementów struktury wpływu, w konkretnej sytuacji zawiera kluczowe informacje, które pomogą nam odnieść sukces bądź też ostrzegą nas przed popełnieniem poważnych błędów.
Wyznaczanie kursu
Należy podjąć decyzję o tym, jaką taktykę przyjąć. Kroki, które w tym momencie możemy uwzględnić to:
*jasne określenie i sprecyzowanie naszego celu
*wyszczególnienie najważniejszych kwestii dotyczących relacji i kontekstu
*wybranie 3 lub 4 najodpowiedniejszych form zachowania przy wykorzystaniu kryteriów
*dopasowanie swojego wyboru form zachowania do siebie i do osoby, na którą chcemy wywrzeć wpływ oraz do uwarunkowań kulturowych
*zastanowienie się nad formą tego, co chcemy powiedzieć i znalezienie przekonujących słów.
Wyszukiwanie i usuwanie problemów
Należy pomyśleć o wszystkim, co może zakłócić nasz plan. Zastanowić się nad wyjściem awaryjnym. Co najgorszego może się wydarzyć i co wtedy zrobimy? Należy się również zastanowić nad alternatywnymi źródłami osiągnięcia naszych zamierzeń, jeśli okazja do wywarcia wpływu, o której myślimy, nie przyniesie rezultatów, na jakie liczymy. Im ważniejsza sytuacja, tym bardziej przydatne jest rozważanie wszelkich możliwych reakcji i zaplanowanie sposobów poradzenia sobie z tymi, które mogą zmienić zaplanowane przez nas rezultaty.
Ustalenie celu
Jeśli nie wiesz, dokąd zmierzasz, żadna ścieżka cię tam nie zaprowadzi. Bycie świadomym swojego celu i konsekwentne zmierzanie do jego osiągnięcia wymaga czasu i energii, lecz na ogół daje lepsze efekty niż improwizacja. Sformułowanie celu jest pierwszym krokiem w planowaniu sposobu oddziaływania na drugą osobę lub grupę.
Wyznaczanie ambitnego celu
Cel wywierania wpływu dostarcza nam motywacji do odnoszenia sukcesów, zatem powinien być na tyle atrakcyjny, aby wart był wysiłku, a jednocześnie na tyle osiągalny, żeby łatwo się nie poddawać. Cele wywierania wpływu różnią się od innych rodzajów tym, że muszą być zrealizowane w krótkim i określonym czasie.
Kryteria do wyznaczenia ambitnego celu, to: cel powinien być:
*elastyczny- świadomość potrzeb, które leżą u podstaw naszego celu wywierania wpływu, umożliwia nam zachowanie elastyczności oraz dostrzeganie nadarzających się okazji. Elastyczność umożliwia formułowanie celu w taki sposób, który daje realną szansę osiągnięcia sukcesu.
*możliwość stwierdzenia realizacji celu- cel wywierania wpływu powinien być tak skonstruowany, abyśmy wraz z rozwojem sytuacji mogli obserwować, czy się do niego zbliżamy. Dzięki temu uzyskamy możliwość dostosowania naszego zachowania do sytuacji.
*przejrzystość- cel powinien być przejrzysty dla nas samych, a nie mglisty i bezkształtny, powinien być sformułowany jasno zarówno dla nas, jak i dla osoby, na którą chcemy wpłynąć.
*przydatność i optymizm - warto zastanowić się czy nasze cele wywierania wpływu spełniają krótkoterminowe, indywidualne potrzeby, czy też umożliwiają nam osiągnięcie długoterminowych, ważniejszych rezultatów. Musimy się upewnić, że nasze cele są nie tylko przydatne, ale również na tyle optymistyczne, że warto do nich dążyć.
*konkretność- cel wywierania wpływu powinien być konkretny w odniesieniu do rezultatów, które chcemy osiągnąć, tak abyśmy mieli pewność, że nasze potrzeby zostaną spełnione, a jednocześnie, abyśmy mogli być wystarczająco elastyczni, żeby wykorzystać alternatywne środki. Konkretność dotyczy dat, czasu, ilości itp., oraz jest gwarancją, że nie zgodzimy się na coś, co spełnia nasze potrzeby w niewystarczającym stopniu.
Znaczenie wytrwałości
Cechą, jaka wyraźnie odróżnia ludzi skutecznie wywierających wpływ od innych, jest ich wytrwałość w dążeniu do osiągnięcia swoich celów. Osoby te nie godzą się łatwo z odmową. Wiedzą, kiedy się wycofać i poczekać na następną sposobność, a także wyczuwają, kiedy powinni zmienić swoją taktykę i spróbować ponownie.
Skupienie uwagi na relacjach
Związki z zakresu wywierania wpływu nie muszą być bliskie, nawet nie musimy się lubić z drugą osobą. Konieczne jest jednak uznanie wartości istniejącej w tym związku, a także świadomość, że wzajemny szacunek i wsparcie są ważne, ponieważ „ręka rękę myje”. Musimy wiedzieć, że możemy zaufać drugiej osobie w zakresie dotrzymywania porozumień, tajemnicy, a także zachowania wzajemnej uczciwości. Musimy być przekonani, że obie strony mają wystarczająco dużo wspólnych interesów w tej relacji, więc będą chciały utrzymać jej równowagę. Najważniejszą rzeczą, o której trzeba pamiętać w związkach dotyczących wywierania wpływu jest to, że są one udane tylko wtedy, gdy przez cały czas jest w nich zachowana równowaga. Oznacza to, że żadna ze stron nie czuje się stale obiektem, na który wywierany jest wpływ. Każdy powinien mieć wyrównane oczekiwania w kwestii otrzymywania wsparcia lub oddziaływania na decyzje drugiej strony.
Skupienie uwagi na osobie
Trzy ważne rzeczy, których musimy się dowiedzieć o osobie, na którą chcemy wywrzeć wpływ w odniesieniu do naszego celu oddziaływania:
1 wartości: jakimi zasadami będziemy się kierować? (dotyczy wartości, których źródłem zazwyczaj jest środowisko kulturowe, rodzinne lub zawodowe, są to przekonania dotyczące tego, co jest dobre, prawdziwe i właściwe, które stanowią podstawę do podejmowania ważnych decyzji)
2 potrzeby: co chce lub musi zrobić? (potrzeby odnoszą się do bieżących interesów własnych, czyli tego, co dana osoba może zyskać lub stracić w związku z konkretną sprawą)
3 aspiracje: na co ta osoba liczy? (dotyczy długoterminowych aspiracji, nadziei i marzeń)
Wszystko, co pozwala nam zrozumieć, jakie podejście najlepiej się sprawdzi, a jakie zawiedzie w stosunku do konkretnej osoby, pomoże nam odnieść sukces w wywieraniu wpływu. Jeśli zawsze traktujemy ludzi w taki sam sposób, jak nam samym odpowiada, to będziemy skuteczni w kontaktach z tymi osobami, które są do nas podobne. Jest to ograniczenie, na które większość nas nie może sobie pozwolić. Wszystko, o czym mówimy, pomoże nam wybrać zachowanie, które będą skuteczne w oddziaływaniu na daną osobę. Kiedy już dowiemy się, na co ktoś najlepiej reaguje, nie musimy zachowywać się wyłącznie w ten sposób. W tym konkretnym przypadku to wcale nie musi być najlepsza metoda. Jednak za jej pomocą możemy zwiększyć nasze szanse na sukces, nawiązując porozumienie lub tworząc strefę, w której obie strony dobrze się czują.
Mając do czynienia z osobą, na którą oddziaływanie jest dla nas istotne, spróbujmy uświadomić sobie, w jaki sposób opisujemy tego człowieka, na własne potrzeby. Następnie podczas kilku przypadkowych spotkań po prostu starajmy się zaobserwować, co dana osoba robi bez przyjmowania żadnych założeń. Założenia ułatwiają życie, lecz również ograniczają swobodę eksperymentowania. Niesprawdzone przypuszczenia dotyczące osoby, na którą chcemy wywrzeć wpływ mogą nas zaprowadzić w ślepy zaułek. Będziemy oczekiwać, że zachowa się w przewidywany dla nas sposób.
System, organizacja, kultura i czas
Ponieważ nie jesteśmy w stanie kontrolować lub znać wszystkich ważnych czynników należących do systemu, jedyną formą obrony jest zastanowienie się nad wszystkim, co mogłoby ingerować w naszą próbę wywarcia wpływu. Musimy, zatem przeanalizować system pod kątem wszelkich czynników, które mogą powodować problemy lub które mogą nam pomóc, a następnie uwzględnić je w naszym podejściu. Chcąc lepiej dostosować nasz pomysł do organizacji, należy, po pierwsze skupić się na tym, w co dana instytucja wkłada najwięcej energii. Jeśli uda nam się udowodnić, że pomysł rozwiązuje kluczowy problem organizacyjny, wspiera priorytety lub przyspiesza osiągnięcie istotnego celu, wówczas mamy dużo większą szanse na odniesienie sukcesu. Następnie należy dokonać przeglądu struktury instytucji oraz jej działań, tak, aby mieć pewność, że nasze podejście będzie dopasowane do sposobu funkcjonowania zespołu lub rodziny. Należy przeanalizować obowiązujące normy i podstawowe zasady, które zasugerują nam, z kim, kiedy i w jaki sposób należy rozmawiać.
My sami
Uświadomienie sobie własnych upodobań w zakresie wywierania wpływu nie oznacza, że musimy działać właśnie w taki sposób. W rzeczywistości zrozumienie własnych preferencji może nas powstrzymać od ulegania im w sytuacji, gdy jest to nieodpowiednie. Wygoda rzadko towarzyszy wywieraniu wpływu. Musimy mieć oczy szeroko otwarte i panować nad sobą. Zaskakujące momenty mogą nas zdziwić tylko wtedy, gdy jesteśmy ich nieświadomi.