OPIS STANOWISKA PRACY
Stanowisko pracy- najmniejsza w strukturze organizacyjnej pozycja organizacyjna, wydzielona ze względu na określoną czynność zawodową lub zespół tych czynności wykonywanych przez jednego pracownika, w pełnym bądź niepełnym wymiarze czasu pracy.
W zależności od rodzaju i charakteru pracy można wyróżnić stanowiska:
*stałe(praca wykonywana jest cały czas w jednym wyznaczonym miejscu)
*zmienne(rozproszone)-pracownik pracuje w różnych miejscach oraz w różnym czasie np: listonosz
*jednorodne(pracownik wykonuje stale w sposób powtarzalny i rutynowy, stałe czynności zawodowe)
*złożone( pracownik wykonuje często zmienne w czasie i złożone czynności zawodowe, które z reguły nie maja charakteru rutynowego i powtarzalnego)
Opis stanowiska pracy- to jedno z podstawowych narzędzi zarządzania zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwie. Odpowiednio przygotowany opis stanowiska może stanowić podstawę wszystkich działań obszaru ZZL. Natomiast przygotowany niewłaściwie jest bezużyteczny, a również zamiast ułatwić pracę może być powodem problemów, w tym też negatywnego postrzegania pracowników departamentu ZZL
Podstawowym zadaniem opisu jest- usprawnienie działania organizacji poprzez usystematyzowanie informacji na temat jej działania, a następnie przekazanie pracownikom wszystkich najistotniejszych informacji na temat zajmowanego przez nich stanowiska.
Z punktu widzenia pracowników porządkują wewnętrzną organizacje przedsiębiorstwa i dostarczają niezbędnych informacji. Jest podstawowym dokumentem, do którego mogą się odwoływać w ramach planowania i realizacji zadań. Opis stanowiska odpowiada także na pytania, które w żadnym wypadku nie mogą pozostać bez odpowiedzi, tj. dlaczego stworzono moje stanowisko? Jakie jest jego znaczenie dla organizacji? Dlaczego zostałem zatrudniony? Jakie są moje obowiązki i jakich efektów oczekuje ode mnie moje przedsiębiorstwo? Jakie kompetencje powinien posiadać, aby właściwie wywiązywać się ze swoich obowiązków? Do kogo mogę zwrócić się o pomoc, a kto może wydawać im polecenia? Na jakie stanowisko mogę awansować?
Prawidłowo opracowany opis stanowiska powinien pozwalać na szybką i sprawną realizację takich działań jak:
Przygotowywanie ogłoszenia rekrutacyjnego
Zawiera zwykle informacje na temat celu, dla którego stworzono stanowisko pracy i głównych zadań jakie są na nim realizowane oraz wymaganych kompetencji i/lub kwalifikacji. Posiadanie odpowiednio przygotowanego opisu pozwala na uniknięcie pracochłonnego analizowania wymagań stanowiska każdorazowo przy rozpoczynaniu procesu rekrutacji a zmniejsza prawdopodobieństwo w sytuacji, gdy do dyspozycji jest zbyt mało czasu odwoływania się do intuicji.
Przygotowywanie odpowiednich narzędzi selekcyjnych np. schematu wywiadu selekcyjnego.
Zamieszczona w opisie stanowisk lista głównych zadań pozwala na szybkie opracowanie schematu wywiadu biograficznego pozwalającego na określenie, czy w dotychczasowej praktyce kandydaci realizowali podobne zadania. Wymagania zamieszczone w opisie pozwalają na szybkie przygotowanie schematu wywiadu opartego na kompetencje, co pozwala na szybką identyfikację potencjału pracowników. Posiadanie opisu stanowiska powoduje nie tylko znaczące przyśpieszenie realizacji procesu, ale także pozwala na poprawę jakości jego przeprowadzenia. Jest to szczególnie istotne w sytuacji, gdy prowadzona rekrutacja i selekcja nie była wcześniej planowana i jest np. wynikiem odejścia jednego z pracowników firmy.
Rzetelne przeprowadzenie i stałe uaktualnianie efektów wartościowania stanowisk.
Właściwe przeprowadzenie procesu wartościowania stanowisk nie jest możliwe bez wcześniejszego opracowania opisów stanowisk. Proces wartościowania prowadzący do opracowania sprawiedliwego systemu zarządzania zasobami ludzkimi musi być przeprowadzony w oparciu o rzetelne informacje dotyczące zarówno treści pracy jak i wymagań kwalifikacyjnych i/lub kompetencyjnych dotyczących konkretnych stanowisk.
Właściwe wyznaczanie zadań pracownikom ( w tym zadań ocenianych w ramach oceny okresowej pracowników bazującej na koncepcji zarządzania przez cele).
Pracownikom należy wyznaczać zadania tylko zgodne z ich potencjałem, ale przede wszystkim zgodne z interesem przedsiębiorstwa. Opisy stanowisk pozwalają na uporządkowanie organizacji m. in. w celu zapewnienia realizacji wszystkich kluczowych zadań firmy. Częste odchodzenie od zapisów przy wyznaczeniu zadań pracownikom może wskazywać na mogące się pojawić w przyszłości problemy z realizacją podstawowych zadań organizacji . Pracownicy są zatrudniani w celu realizacji konkretnych celów. Powierzenie im dodatkowych zadań w oczywisty sposób zwiększa motywację pracowników i dobrze służy ich rozwojowi zawodowemu, ale nie może odbywać się kosztem realizacji głównych zadań. Właściwie opisy stanowisk pozwalają na skoncentrowanie menadżerów wokół najistotniejszych zadań, dla realizacji których pracownicy zostali zatrudnieni.
Planowanie kariery pracowników (w tym kadry rezerwowej „księgi sukcesji”, itd.).
Informacje zawarte w opisach stanowisk powinny pozwalać na określenie ścieżki kariery. Często zdarza się że informacje na temat zastępstw, czy ścieżki kariery są elementem opisu stanowiska dzięki czemu problematyka rozwoju zawodowego pracowników ujęta jest w sposób systemowy, który jest zdecydowanie jaśniejszy dla pracowników i traktowany jako sprawiedliwy.
Derekrutacja nieefektownych pracowników.
Zwolnienia pracowników to zadanie w tym samym stopniu nieprzyjemne co niezbędne dla właściwego działania organizacji. Derekrutacja pracowników „bez większych przyczyn” w tym samym, lub może nawet w mniejszym stopniu obniża motywację pracowników, co długotrwałe utrzymywanie w organizacji pracowników nieefektownych. Właściwie przygotowane opisy stanowisk dostarczają niezbędnych informacji dla właściwego prowadzenia działań z obszaru ZZL zarówno na poziomie operacyjnym, w relacji menadżer - pracownik, jak i na poziomie systemowym.
Co powinien zawierać opis stanowiska pracy?
Najbardziej rozbudowane opisy obejmują nawet kilkanaście stron. Tak opracowane opisy są jednak równie niepraktyczne jak ich brak. Typowy - 3-4 strony. Przy konstruowaniu opisów należy pamiętać o zamieszczeniu w nich wszystkich najważniejszych informacjach. Jednocześnie opis nie może nie może zastąpić innych dokumentów i regulacji wewnętrznych firmy. Korzystnym rozwiązaniem jest powoływanie się w opisach stanowisk na inne, przygotowane wcześniej regulaminy, procedury itp.
Nazwa stanowiska pracy i jego jego miejsce miejsce w strukturze firmy.
Opis powinien wyjaśniać miejsce stanowiska w organizacji, wskazywać: bezpośredniego przełożonego lub przełożonych i stanowiska bezpośrednio i pośrednio podległe. Konieczne może być także wskazanie innych stanowisk mogących mieć bezpośredni wpływ na funkcjonowanie pracownika w organizacji. Stosunkowo często w opisach stanowisk umieszcza się także listę stanowisk, z którymi pracownik zajmujący opisane stanowisko najczęściej współpracuje. Oczywistym elementem opisu stanowiska jest jego nazwa. Formalna nazwa stanowiska pracy powinna odzwierciedlać jego rzeczywiste znaczenie dla organizacji.
„Misję” stanowiska - główny cel jego istnienia w organizacji.
Każde stanowisko w organizacji jest tworzone w celu osiągnięcia konkretnych rezultatów, w pewien sposób wspiera lub realizuje główne cele strategiczne firmy. Sformułowanie głównego celu utworzenia stanowiska pracy jest zatem zadaniem, które musi być zrealizowane w celu właściwego przygotowania opisu stanowiska.
Lista głównych zadań/obowiązków realizowanych na stanowisku.
Główny cel stanowiska pracy jest realizowany poprzez wiele bieżących zadań. W opisie stanowiska powinny znaleźć się główne z nich.
Zestaw wymagań kwalifikacyjnych/kompetencyjnych niezbędnych do realizacji zadań stanowiska pracy.
Opis stanowiska powinien wyposażony być w opis wymagań stanowiska pracy, których spełnienie pozwala na osiągnięcie oczekiwanych wyników pracy.
Inne informacje.
Korzystne jest zazwyczaj zamieszczenie w opisie stanowiska pracy informacji dotyczących zakresy podejmowanych decyzji, wyposażenia stanowiska pracy, miejsca stanowiska w strukturze wynagrodzeń , informacji na temat ścieżki kariery przewidzianej na stanowisku itd. Podejście usystematyzowane oczywiście zakłada wykorzystanie pojawiających się bieżących szans i możliwości, natomiast jeśli „systemowe” podejście opiera się wyłącznie na „elastycznym dostosowywaniu się do bieżących potrzeb” administrowanie opisami stanowisk i ich ciągłe uzupełnianie i modyfikowanie będzie niezwykle pracochłonne. Utrzymanie aktualności tego rodzaju opisów niemal na pewno będzie niemożliwe, a korzyści związane z przygotowaniem opisów stanowisk nie zostaną osiągnięte.
Potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z opisem stanowiska pracy.
Podpis pracownika złożony pod opisem stanowiska jest gwarancją zapoznania się przez niego z tym dokumentem i od tej chwili może, i powinien być traktowany jako załącznik od umowy o pracę i podstawa wzajemnych zobowiązań pracownika i pracodawcy. Powinien być także podpisany przez bezpośredniego przełożonego pracownika.
Jak zdefiniować główny cel - misję stanowiska?
Główny cel powinien być ujęty w krótkie, jedno- dwuzdaniowe przedstawienie powodów utworzenia stanowiska. To odpowiedz na pytanie: W jaki sposób utworzenie stanowiska przyczynia się do realizacji celów wyznaczonych firmie przez jej misję i strategię działania? Odpowiedz na to pytanie była stosunkowo ogólna, ale odnosiła się bezpośrednio do podstawowych założeń działania organizacji: jej misji, wizji, strategii. Główny cel staowiska opisuje co zajmujący opisane stanowisko pracownik gwarantuje, czy zapewnia firmie
Opisy stanowisk mogą być sporządzane przez:
Osoby zajmujące opisywane stanowiska: w sytuacji gdy dysponujemy niewielką ilością czasu na przygotowanie opisu stanowisk dobrym rozwiązaniem jest powierzenie odpowiedzialności za ich stworzenie osobom zajmującym opisywane stanowiska. Przy właściwym przygotowaniu procesu budowy opisu stanowisk(przygotowaniu czytelnych kwestionariuszy, instrukcji do nich) możliwe jest zakończenie procesu w ciągu jednego dnia. Ma to jednak swoje wady, gdyż uzyskane rezultaty mogą odbiegać od rzeczywistości i mieć znaczące niedoskonałości. Dzieje się tak dlatego, iż informacje na temat realizowanych zadań i wymogów poszczególnych stanowisk opisane zostają z punktu widzenia osób zajmujących stanowiska. Rozumienie znaczenia stanowiska przez Zarząd Firmy może znacznie odbiegać od rozumienia go przez osoby zajmujące stanowiska.
Bezpośrednich przełożonych osób zajmujących opisywane stanowiska- pozwala w większym stopniu uzyskać informacje uwzględniające interes organizacji oraz jej cele. W sytuacji gdy bezpośredni przełożeni odpowiedzialni są za przygotowanie opisów stosunkowo łatwiej jest je wdrożyć ze względu na możliwe do uzyskania wsparcie ze strony kadry kierowniczej-autorów opisów. Zaleta tego rozwiązania jest stosunkowo krótki czas realizacji projektu, zaś dodatkową trudnością jest wyższy koszt ich opracowania ze względu na wyższe koszty pracy menadżerów.
Zespoły zadaniowe-jest szczególnie przydatne w sytuacji, gdy nowo powstające opisy stanowisk towarzyszą znaczącym zmianom wprowadzanym w organizacji i służą utrwaleniu zmian. W takim przypadku stosunkowo łatwo jest uzyskać systemowe podejście do procesu tworzenia opisów oparte na jednolitych kryteriach oceny poszczególnych elementów opisu. Przygotowanie opisów stanowisk przez zespół pracowników specjalnie oddelegowany do realizacji tego zadania w sytuacji wdrażania zmian pozwala na lepsze dostosowanie wprowadzanych rozwiązań zarówno do potrzeb poszczególnych stanowisk, czy pracowników, ale przede wszystkim do interesu firmy i celów wprowadzanej zmiany. Metoda ta jest jednak długotrwała i kosztowna.
Zewnętrznych konsultantów-do ich pomocy należy odwołać się zawsze, gdy zatrudnieni pracownicy nie posiadają odpowiedniego doświadczenia w realizacji tego rodzaju procesów oraz gdy opracowywanie i wdrażanie opisów stanowisk wiąże się z wprowadzeniem istotnych zmian.
Niezwykle korzystnym rozwiązaniem jest wykorzystanie dowolnej kombinacji co najmniej dwóch z powyższych metod. W ten sposób można łączyć atuty poszczególnych rozwiązań i jednocześnie niwelować niemal wszystkie wady.
Aby uniknąć problemów z opisami stanowisk, powinny one:
Mieć jednolitą postać- gdyż tworzenie opisów stanowisk według różnych standardów, wykorzystywanie różnych kwestionariuszy, używanie różnorodnego języka do opisu podobnych i takich samych zadań skutkuje niepowodzeniem projektu.
Posiadać jasno określony cel- powinien on uwzględniać nie tylko ich wykorzystanie do realizacji obecnie wprowadzonych rozwiązań z zakresu zarządzania, ale także powinien uwzględniać rozwiązania planowane.
Być starannie przygotowane i mieć jasne instrukcje- wykorzystywane kwestionariusze powinny być sprawdzone pod kątem ich kompletności z punktu widzenia celów, do jakich opisy stanowisk mają służyć oraz pod kątem ich zrozumiałości i przydatności dla wszystkich użytkowników np:(Zarządu, kadry kierowniczej, pracowników).Kwestionariuszom powinny towarzyszyć starannie przygotowane i jasne instrukcje.
Mieć komunikatywny przekaz-dobrze przygotowany opis stanowiska pracy jest przede wszystkim komunikatywny(przekazuje w sposób nie budzący wątpliwości podstawowe informacje na temat stanowiska pracy. Niekiedy należy stosować częste powtórzenia zgodnie z opracowanym wcześniej standardem i unikać zastępowania określenia '' zarządzanie " -''kierowaniem'' czy ''koordynacją''.
Być aktualne-należy opracować i konsekwentnie przestrzegać zasad ich stałej aktualizacji. Najłatwiej jest uzyskać ten efekt poprzez połączenie aktualizacji opisów stanowisk z realizacją innych procesów zarządzania zasobami ludzkimi.
Profil kompetencji
to uporządkowany zestaw kompetencji zawodowych (wiedzy, umiejętności, cech, osobowości, postaw, zachowań) charakterystyczny dla danego stanowiska, roli organizacyjnej lub zawodu, który jest wykorzystywany jako wielofunkcyjne narzędzie w procesie zarządzania zasobami ludzkimi.
3 rodzaje profili kompetencyjnych
profil wymagań pracy- określający pożądane kompetencje na badanym stanowisku
profil kompetencji pracownika- uzyskany w wyniku diagnozy kompetencji kandydata na nie obsadzone stanowisko lub pracownika to stanowisko zajmującego
profil przydatności zawodowej- będący wynikiem porównania wcześniej wymienionych profili, profil przydatności zawodowej może być podstawa do podjęcia właściwych decyzji kadrowych dotyczących doboru pracowników ich szkoleń i rozwoju czy tez pomieszczeń wewnątrz organizacji
Przygotowały:
Justyna Kapusta
Kasia Kidawa
Paulina Kozioł
Źródła:
1)Michael Armstrong „Zarządzanie zasobami ludzkimi” Oficyna Ekonomiczna Kraków 2004
2)„Nowoczesne metody zarządzania zasobami ludzkimi” red. Tomasz Rostkowski, wyd. Diffin, Wa-wa 2004
3)Zarządzanie zasobami ludzkimi- tworzenie kapitału ludzkiego organizacji”, red. Henryk Król, Antoni Ludwiczyński, wyd. PWN, Wa-wa 2007
4)http://www.sciaga.pl/tekst/60346-61-opis_stanowiska_pracy