ORGANIZACJA i ZARZĄDZANIE w  ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ

dr Andrzej Chajęcki

ORGANIZACJA - to celowa grupa społeczna, która funkcjonuje według pewnych reguł i zasad, współpracująca ze sobą - by osiągnąć określony cel. Istotą organizacji jest świadomość zasad, reguł, misji, celów oraz dopasowanie, wspomaganie działań innych.

ZARZĄDZANIE - to działalność kierownicza polegająca na ustalaniu celów i powodowaniu ich realizacji w organizacjach podległych zarządzającemu, w taki sposób aby pracownicy realizowali założone cele. Zarządzanie to zestaw działań planowanie, organizowanie, kierowanie, koordynowanie i kontrolowanie.

W zarządzaniu ważnymi elementami są:

- przygotowanie przełożonego - powinien znać teorię (posiadać wiedzę teoretyczną) oraz posiadać doświadczenie praktyczne,

- podwładny - (koncepcja stylów kierowania McGregor Douglas)

Postuluje, że przełożony powinien dostosować styl kierowania do postawy pracowników

1. pracownik typu X - uznaje, że praca jest jedną z najnieprzyjemniejszych czynności w życiu i jedynie czego można oczekiwać, to płacy i świętego spokoju. Nie jest ambitny i nie chce się rozwijać. Nie jest twórczy. Trzeba mu wyznaczać proste zadania i ściśle go kontrolować. Proces zadania powinien być zaprogramowany. W motywowaniu trzeba wykorzystać tylko kary. Trzeba wymusić realizacje zadania.

2. pracownik typu Y - praca jest jedną z naturalnych potrzeb człowieka. Chce się rozwijać, jest ambitny, chce się pochwalić kompetencjami jakie posiada, sam się dokształca i rozwija swoje kompetencje. Wyznaczać ambitne cele, zaangażować w decydowanie o sprawach firmy, wysyłać na szkolenia. Motywować przez system nagród niematerialnych.

- cel i struktura organizacji - musi istnieć pewna struktura komórek i stanowisk w organizacji, aby osiągnąć założony cel.

- krąg zewnętrzny -

1. Autorytet przełożonego:

1. formalny - prawo do wydawania poleceń i wymuszania posłuszeństwa,

2. osobisty - umiejętność wydawania poleceń w taki sposób, aby były one przyjmowane bez sprzeciwu (znajomość rzeczy, znajomość ludzi, zaangażowanie).

2. Bodziec - jest to instrument pozostający w gestii przełożonego za pomocą, którego wskazuje jakie zachowania są najużyteczniejsze dla organizacji.

Bodźce materialne - (w dzisiejszych warunkach są to płace) system wynagrodzeń musi być transparentny (przejrzysty), czyli pracownik musi wiedzieć ile, kiedy i za co? Płace powinny być utajnione (poufność). Formuła nagradzania - maksymalnie najkrótszy czas od momentu dobrze wykonanej pracy do momentu wypłacenia nagrody.

3. Bodźce moralne - to na przykład zdobycie jakiejś prestiżowej nagrody, która otworzy drogę do lepiej płatnej pracy, lub na przykład dążenie do tego aby nazwisko znalazło się wśród innych znanych osobistości w wyniku czego osoba będzie bardziej ceniona przez innych. Bodziec moralny jest bardziej cenny niż bodziec materialny, gdyż praktycznie zawsze od razu otwiera drogę do czerpania korzyści materialnych na dłuższy okres czasu.

Dn. 18.11.2007r.

Temat: Style kierowania.

1.

Styl autokrytyczny życzliwy autokrata styl demokratyczny

A ŻA D

- Styl demokratyczny - charakteryzuje się dystansem dla współpracowników. Minimalizacje pracowników do kierowania; kontakty ograniczone do poleceń i sprawdzenia wykonania polecenia.

- Życzliwy autokrata - stara się realizować zadania bez zrażanie sobie ludzi. Tych ostatnich traktuje co prawda instrumentalnie, ale w miarę im ufa i pozostawia samodzielność działania. Dzięki temu może mieć dobre wyniki nawet przy ambitnych zadaniach.

- Demokrata - to osoba, która realizuje w umiejętny sposób; deleguje uprawnienia i odpowiedzialność dla swoich pracowników. Suma uprawnień równa się sumie odpowiedzialności. Organizacja może funkcjonować nawet gdy nie ma przełożonego. Ingerencja jest tylko w sytuacjach awaryjnych.

2.

Styl bierny lub biurokratyczny styl konserwatywny nastawienie na rozwój

(przełożony który nie eksperymentuje na sobie)

B K R

Biurokrata - przywiązuje wagę do formalnych procedur i kontroli podlegającego mu personelu. Przez otoczenie ceniony jest jako sumienny i skrupulatny. Może osiągnąć niezły wyniki działania.

Rozwojowiec (otwarty) - uważany za człowieka ufnego, delegującego uprawnienia na podwładnych, dbającego zarazem o ich rozwój. Takie nastawienie zapewnia mu sukcesy, tym większe, im bardziej zintegrowany jest zespół.

3.

Styl misyjny styl pragmatyczny

M P

Misjonarz - wkłada wiele wysiłku przede wszystkim w zapewnienie jak najlepszych stosunków międzyludzkich. Przez otoczenie jest odbierany jako człowiek miły, ale nieskuteczny, nie umiejący stawiać zadań a bardziej jeszcze egzekwować ich wykonanie.

Pragmatyk - to taki typ człowieka, który posiada umiejętność patrzenia na wycinki przez pryzmat całości.

Temat: Funkcje zarządzania.

Funkcje zarządzania - jest to część procesów kierowniczych realizowanych przez przełożonego lub pod jego nadzorem.

1. Przewidywanie (planowanie) - Planowanie, jako element zarządzania polega na decydowaniu o podjęciu działań zorientowanych na wywołanie zjawisk, które nie zaistniałyby samoistnie. Wytyczanie celów organizacji i określenie najlepszego sposobu ich osiągnięcia, częścią tego procesu jest podejmowanie decyzji polegające na wyborze określonego sposobu działania spośród wielu dostępnych możliwości. Plan musi być celowy, zrozumiały, realny, długodystansowy, terminowy, operatywny, musi uwzględniać zasadę planowania kroczącego.

2. Organizowanie - jest związane z współtworzeniem i określeniem zasad funkcjonowania organizacji. Etapy łączenia, dzielenia, projektowania systemu obiegu informacji, proces formalizacji. Jest to logiczne grupowanie działań i zasobów, przez co organizacja przyczynia się do podniesienia sprawności organizacji.

Informacja - suma wiedzy na temat jakiegoś zjawiska. Proces formalizacji to status, regulaminy, zakresy czynności.

3. Funkcja rozkazodawstwa (motywacyjna) - kierowanie ludźmi; zespół procesów wykorzystywanych w celu sprawienia, by członkowie organizacji współpracowali ze sobą w interesie organizacji, aby identyfikowali się z misją organizacji. Jest to oddziaływanie na podwładnych.

4. Funkcja kontrolna - obserwowanie postępów organizacji w realizowaniu jej celów. Obejmuje 3 podstawowe czynności

- określenie mierników efektywności ( ilościowo określić co chcemy osiągnąć)

- pomiar bieżącej efektywności

- porównanie efektywności z wyznaczonymi miernikami

Jeśli efektywność nie odpowiada miernikom, podejmuje się działania korygujące, funkcja jest dopełnieniem zarządzania

---