Koszty związane z zatrudnieniem pracownika, podstawowe zasady rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych
Poniższe informacje dotyczą ewidencji kosztów w kolumnach 12 i 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a więc kosztów wynikających z wypłaty wynagrodzeń (kolumna 12) i obciążeń, jakie z tego tytułu ponosi pracodawca, a także jego własnych ubezpieczeń społecznych (kolumna 13).
Przedsiębiorcy w Polsce z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej objęci są obowiązkowo ubezpieczeniem społecznym stanowiącym dla nich koszt uzyskania przychodów. Kosztem tym jest także składka na Fundusz Pracy. Natomiast nie stanowi kosztu uzyskania przychodu składka na powszechne ubezpieczenie zdrowotne, gdyż jest ona potrącana w wysokości 7,75% podstawy wymiaru tej składki od zaliczki na podatek dochodowy (lub od podatku dochodowego w rocznym rozliczeniu PIT przedsiębiorcy).
Przedsiębiorca ponoszący wydatki związane z wypłata wynagrodzeń z tytułu umów o pracę, zlecenie i o dzieło oraz narzutów związanych z tymi wynagrodzeniami, może je zakwalifikować jako swoje koszty uzyskania przychodów. Wynagrodzenia w gotówce i
w naturze są ewidencjonowane w kol. 12 księgi przychodów i rozchodów w kwotach brutto (a więc z zawartymi w płacy składkami na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe
i zdrowotne oraz zaliczką na podatek dochodowy). Narzuty na wynagrodzenia są ewidencjonowane w kwotach faktycznie zapłaconych w miesiącu, w których przypada termin ich płatności.
Przedsiębiorca rozlicza się z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych w terminie do 10 każdego miesiąca jeśli w jego firmie nie ma zatrudnionych pracowników lub do dnia 15 każdego miesiąca - jeśli zatrudnia on pracowników. W tych terminach przedsiębiorca ma obowiązek odprowadzić stosowne składki na konto urzędu, przy czym dotyczą one rozliczenia miesiąca poprzedniego.
Przykład:
Przedsiębiorca A zatrudnia jednego pracownika, którego wynagrodzenie w miesiącu lipcu br. wyniosło 1 126 zł brutto. Potrącenia z listy płac (ta część składek, o jaką pomniejszone zostanie wypłacone wynagrodzenie), narzuty na wynagrodzenie (ta część składek, którą przedsiębiorca musi opłacić za swojego pracownika) oraz składki własne przedsiębiorcy w łącznej kwocie 924,54 zł powinny zostać uiszczone do dnia 15 sierpnia br., zaś dowód wewnętrzny dokumentujący to zdarzenie przedsiębiorca A zaewidencjonował w 13 kolumnie prowadzonej przez siebie księgi przychodów i rozchodów z umowną datą 31 sierpnia br.
Przedsiębiorcy rozpoczynający działalność gospodarczą przez okres 24 miesięcy kalendarzowych od dnia rozpoczęcia wykonywania tej działalności mogą opłacać składki na ubezpieczenia społeczne od zadeklarowanej przez siebie kwoty, nie niższej jednak niż 30% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. Z tych preferencyjnych zasad opłacania składek przedsiębiorcy mogą skorzystać, o ile:
w okresie ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych przed dniem rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej nie prowadzili oni pozarolniczej działalności gospodarczej,
nie wykonują działalności gospodarczej na rzecz byłego pracodawcy, u którego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej, w bieżącym lub w poprzednim roku kalendarzowym, wykonywały w ramach stosunku pracy lub spółdzielczego stosunku pracy czynności wchodzące w zakres wykonywanej działalności gospodarczej (a więc osoby, które najczęściej za namową pracodawcy zakładają własne firmy, aby współpracować z dawnym pracodawcą wykonując na jego rzecz te same czynności, które wchodziły w zakres ich obowiązków jako osób zatrudnionych na umowę o pracę).
Osoby opłacające składki na ubezpieczenia społeczne w wysokości preferencyjnej są także zwolnione z opłat Funduszu Pracy przez analogiczny okres 24 miesięcy.
Osoba prowadząca działalność gospodarczą podlega ubezpieczeniom od dnia faktycznego rozpoczęcia działalności gospodarczej.
W chwili obecnej (stan na 31 sierpnia 2008 r.) wysokość poszczególnych składek wynosi:
dla ubezpieczenia emerytalnego: 19,52% podstawy wymiaru składki,
dla ubezpieczenia rentowego: 6,00% podstawy wymiaru składki,
dla ubezpieczenia chorobowego: 2,45% podstawy wymiaru składki,
dla ubezpieczenia wypadkowego: 1,80% podstawy wymiaru składki,
dla ubezpieczenia zdrowotnego: 9,00% podstawy wymiaru składki.
Ubezpieczenie chorobowe dla osób prowadzących działalność gospodarczą jest dobrowolne
i obowiązuje od dnia wskazanego na wniosku. Przedsiębiorcy, którzy nie mają prawa do ulgowej wysokości składek ZUS, opłacają także obowiązkowo składki na Fundusz Pracy w wysokości 2,45% podstawy wymiaru.
Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy dla osób prowadzących działalność gospodarczą (opłacających pełne składki) stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 60 % średniego wynagrodzenia miesięcznego w sektorze przedsiębiorstw. Uśredniona kwota, od której liczone są poszczególne składki podawana jest w drodze obwieszczenia przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego za dany kwartał.
Podstawą wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne dla osób prowadzących działalność gospodarczą stanowi zadeklarowana kwota nie niższa niż 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w danym kwartale, włącznie z wypłatami z zysku.
Jak już wspomniano, przedsiębiorca zatrudniający pracowników lub inne osoby
(np. zleceniobiorców) ponosi z tego tytułu nie tylko koszty związane z wypłatą wynagrodzeń, ale również koszty wynikające z konieczności zapłaty stosownych składek. Podobnie jak sam przedsiębiorca, także pracownik podlega obowiązkowo ubezpieczeniom społecznym: emerytalnemu, rentowym, chorobowemu i wypadkowemu, a także obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu.
Stawki ZUS przy zatrudnianiu pracowników lub zleceniobiorców wynoszą:
Płacone przez pracownika:
9,76 % (ubezpieczenie emerytalne),
1,50 % (ubezpieczenie rentowe),
2,45 % (ubezpieczenie chorobowe).
Płacone przez płatnika:
9,76 % (ubezpieczenie emerytalne),
4,50 % (ubezpieczenie rentowe),
1,80 % (ubezpieczenie wypadkowe - dla firm zgłaszających do ubezpieczenia maksymalnie 9 osób).
Podstawa wymiaru preferencyjnych składek na ubezpieczenie społeczne dla osób w roku 2008 wynosi 337,80 zł (30 % minimalnego wynagrodzenia z 2008 r., które wynosi 1 126,00 zł).
Jest to najczęściej występująca stawka, obowiązująca tych pracodawców, którzy rozliczają maksymalnie do 9 osób. Najwyższa przewidziana przepisami prawa stawka tego ubezpieczenia wynosi w chwili obecnej 3,60%.
W chwili obecnej wynosi ona 1 790,39 zł dla ubezpieczeń społecznych i 2 287,40 zł dla ubezpieczenia zdrowotnego.