Wykład 7

15.05.2011

Temat: Negocjacje

Wymogi zaistnienia negocjacji

1. muszą być co najmniej dwie strony

2. istnieje zdefiniowany obszar konfliktu czyli istnienie różnych sprzecznych interesów stron i celów na początku negocjacji

3. intencją stron jest obustronna gotowość zawarcia porozumienia

4. każda ze stron musi wierzyć, że oprócz sfery konfliktu istnieje też obszar wspólnych interesów i że w drodze perswazji istnieje możliwość zmodyfikowania swojego pierwotnego stanowiska

5. proces negocjacji winien być odpowiednikiem procesu komunikacji - ciągiem wymiany informacji przekazywanych bezpośrednio i pośrednio na przemian przez obie strony. Strony nie powinny w trakcie negocjacji „przemawiać”, ich komunikaty nie powinny być rzeczowe i krótkie, nie dłuższe niż 3 minuty

Strony prowadzące negocjacje podejmują rozmowy dotyczące:

1. podziału zasobów

2. wymiany zasobów

3. rozstrzygnięcia jednego problemu / lub wielu problemów

Strony podejmują działania, które w procesie negocjacji przebiegają sekwencyjnie, tzn. w określonej kolejności.

Działania negocjacyjne prowadzą do finalizacji:

• poprzez podpisanie umowy, kontraktu, ustalenie ceny itp.

• Określenie zasad współżycia na przyszłość, bądź

- ponownie wchodzą w fazę konfliktu w przypadku braku porozumienia

Rozwiązanie konfliktu nie musi następować tylko poprzez negocjacje, ponieważ może nastąpić ujęcie konfliktu z nowego punktu widzenia, np. w drodze powiększenia ilości dóbr do podziału, rozwiązań politycznych lub postępowania na podstawie reguł prawnych.

Model negocjacyjny

Fazy procesu negocjacyjnego:

0. pojawienie się konfliktu

1. przygotowanie negocjacji

2. faza wstępna

3. negocjacje właściwe - poszukiwanie rozwiązań

4. finalizowanie negocjacji - zawarcie porozumienia

Faza 0

Możliwość przeprowadzenia negocjacji pojawia się wówczas, gdy dochodzi do konfliktu. Aby sprawnie i efektywnie rozwiązać konflikt należy:

• zebrać fakty dotyczące konfliktu,

• określić rodzaj konfliktu oraz ustalić właściwą procedurę jego rozwiązania, odwołanie się do władzy, prawa lub interesów (cz. II. Konflikty: slajdy 43 - 57)

• przeanalizować wpływ sposobu rozwiązywania konfliktu na obecne i przyszłe relacje z kontrpartnerem;

• po wyrażeniu przez strony konfliktu gotowości do rozwiązania problemu za pomocą negocjacji (na drodze wspólnych rozmów) przystępuje się do przygotowań

Procedury rozwiązywania konfliktów na poziomie grupowym:

Rozwiązanie konfliktu poprzez:	Formy regulacji konfliktów	Skutki konfliktów	Kontrola rezultatu / koszt	Dalsza komunikacja
Władzę (Power)	Wojna / walki Strajki / opór Konfrontacja Dyplomacja Admonicja *	Ofiary, eskalacja konfliktu, restrykcje, przymus, kary, zerwanie kontaktów	Jedna strona / wysoki	Bardzo utrudniona
Prawo	Sąd Arbitraż Pacyfikacja Autorytet	Rozstrzygnięcie korzystne tylko dla jednej strony	Sedzia, arbiter, pacyfikator, autorytet / średni - wysoki	Trudna
Interesy	Mediacja Facylicjacja Koncyliacja	Umowa, wyjście korzystne dla obu stron	Strony / niski	Możliwa

Mediacja

Mediacja to tradycyjna procedura interwencji, oparta na respekcie dla interesów obu stron. Ma zastosowanie w sytuacjach gdy eskalacja konfliktu i niechęć wzajemna uniemożliwia podjęcie negocjacji i wówczas mediator pośredniczy w komunikacji między stronami, które nie chcą spotykać się osobiście. Mediator pomaga stronom zrozumieć problem, chroni przed eskalacją konfliktu, kontroluje proces jego rozwiązywania, pomaga stronom znaleźć rozwiązanie i dokonać analizy alternatywy ale to tylko strony zachowują kontrolę nad treścią porozumienia, warunkiem jego zawarcia jest ich zgoda.

Mediacja jest najstarszym sposobem rozwiązywania konfliktów, znanym już w średniowieczu; stosowana wtedy, gdy strony z jakiegoś powodu nie chcą rozmawiać ze sobą bezpośrednio.

Mediator

Mediator to osoba bezstronna, zwykle ekspert od technik rozwiązywania konfliktów i wspierania negocjacji, nie zaś od treści (przedmiotu) sporu. Dzięki swojemu wykształceniu i praktyce potrafi przeprowadzić strony przez cały proces porozumienia. Skuteczność mediacji jako alternatywy dla wyroków sądu potwierdzają statystyki. Strony osiągają satysfakcjonującą ugodę w 70 - 80 % mediacji. Korzyścią stron jest tu możliwość swobodnego przedstawienia swojego stanowiska i zrozumienie stanowiska zajmowanego przez drugą stronę podczas rzeczowej rozmowy o problemie.

Mediacja

Podstawowe zasady prowadzenia mediacji przez mediatora to: dobrowolność i akceptowalność, neutralność, bezstronność, poufność.

Dobrowolność oznacza, że strony same podejmują decyzję o rozpoczęciu mediacji. Strony mają możliwość przerwania mediacji na każdym jej etapie, nie muszą nawet podawać przyczyny rezygnacji. Mediatorowi nie wolno zmusić stron do rozpoczęcia czy kontynuowania mediacji. Strony muszą także akceptować osobę mediatora, choć zawsze mają możliwość zrezygnowania z danej osoby w trakcie mediacji i wyboru innego mediatora.

Neutralność oznacza, że mediator ma pomagać obu stronom wypracować takie rozwiązanie, które będzie najlepiej odpowiadało ich interesom. Mediator nie narzuca ani nie sugeruje stronom rozwiązania, ani też nie wypowiada swoich personalnych opinii. Rozwiązanie konfliktu zależy wyłącznie od stron mediacji. Mediator gwarantuje właściwy przebieg mediacji - czyli dba o stworzenie stronom przestrzeni do bezpiecznej i rzeczowej rozmowy o problemie.

Bezstronność oznacza, że mediator w równym stopniu wspiera strony w rozwiązywaniu sporu. Mediator dba o równowagę między stronami w trakcie prowadzenia mediacji. Każda ze stron może poinformować mediatora jeżeli czuje, że mediator jest stronniczy.

Poufność oznacza, że informacje uzyskane przez mediatora w trakcie mediacji są objęte tajemnicą. Mediator nie może ujawnić przebiegu mediacji, składanych w trakcie mediacji propozycji czy jakichkolwiek danych uzyskanych w trakcie trwania mediacji. Mediator nie będzie mógł być świadkiem w ewentualnym procesie między stronami mediacji (chyba, że strony zdecydują inaczej).

Mediacja polityczna

Mediacja to alternatywna metoda rozwiązywania sporów także między podmiotami prowadzącymi działalność ekonomiczną lub polityczną. Pozwala na utrzymanie relacji, często utrzymanie pokoju mimo powstałego między stronami ostrego konfliktu interesów prowadzącego do wojny. Mediacja w tych sferach jest czasem definiowana jako wspierane negocjacje (facilitated negotiation). W trakcie takich mediacji strony zachowują pełną kontrolę nad opracowywanym porozumieniem, jednak w momentach trudnych, szczególnie istotny jest udział mediatora.

Mediacja pracownicza

Mediacje pracownicze służą pozasądowemu rozwiązywaniu konfliktów w różnych miejscach pracy tj. urzędach, instytucjach, firmach, korporacjach, organizacjach pozarządowych. Jednym z ich celów jest budowanie dobrych relacji oraz usprawnianie komunikacji między pracownikami.

Przykładowe konflikty tego typu to nieporozumienia między przełożonym a pracownikiem dotyczące oceny wykonywania obowiązków służbowych np. spóźnienia, niewłaściwy ubiór, rywalizacja o względy szefa, spory dotyczące kompetencji, poglądów, wzajemne przeszkadzanie sobie w pracy (zbyt głośne mówienie, zostawianie bałaganu), czyli sytuacje prowadzące do rozwiązania umowy o pracę.

Mediacja rodzinna

Mediacja rodzinna to jeden ze sposobów rozwiązywania konfliktów między członkami rodziny. Najczęściej po pomoc mediatora sięgają te osoby, dla których mediacja jest alternatywą wobec postępowania sądowego (rozwód). W odróżnieniu od innych sposobów rozwiązywania konfliktów mediacja bazuje na przekonaniu, że możliwe jest doprowadzenie do sytuacji obopólnej wygranej, czyli do zaspokojenia istotnych dla obu stron potrzeb i interesów. Oznacza to, że w mediacji nie ma strony przegranej. W przypadku rodziny w naturalny sposób przekłada się to na przegraną dla wszystkich, zwłaszcza uwikłanych w konflikt dzieci.

Mediacja sąsiedzka

Mediacje sąsiedzkie są metodą pozasądowego rozwiązywania konfliktów między sąsiadami. Przykładowe konflikty sąsiedzkie: zakłócanie ciszy i spokoju, np. urządzanie głośnych spotkań towarzyskich, naruszanie terytorium sąsiada, naruszanie ogólnych reguł postępowania np. palenie papierosów w zamkniętych pomieszczeniach publicznych, zostawianie śmieci. Mediacje w sytuacji sporów sąsiedzkich mają szczególne znaczenie:

• adresowane są do osób, które się znają i na co dzień widują. Prowadzą do wspólnego wypracowania między sąsiadami reguł postępowania;

• zapobiegają powstawaniu kolejnych konfliktów oraz sprzyjają utrzymaniu dalszych poprawnych relacji.

Mediacja karna

Mediacja karna jest jedną z możliwych dróg postępowania wobec konfliktów, regulowanych przez kodeks prawa karnego (np. kradzież, napad, rabunek, pobicie, uszkodzenie mienia). Opiera się na spotkaniach trzech stron - ofiary, sprawcy i mediatora. U jej podstaw tkwi dążenie do naprawy wyrządzonej krzywdy lub popełnionego przestępstwa. Istotą jest współpraca wszystkich osób, w interesie których leży rozwiązanie danego konfliktu. Działania mediacyjne koncentrują się na potrzebach poszkodowanego oraz przyjęciu przez sprawcę odpowiedzialności. Centralnym punktem w tej mediacji jest osoba poszkodowana, jej oczekiwania wobec dalszego zachowania sprawcy tj. zadośćuczynienia (np. publiczne przeprosiny, odszkodowanie finansowe, naprawa szkody). Celem jest: osiągnięcie pozasądowego porozumienia między ofiarą a sprawcą poprzez ofertę rozmów do ofiary i osiągnięcie rozwiązania rekompensującego jej wyrządzoną szkodę, poniesienie odpowiedzialności przez sprawcę za popełniony czyn, możliwość naprawienia błędu i odsunięcia od sprawcy perspektywy więzienia.

Koncyliacja

Podobnie jak mediacja koncyliacja należy do alternatywnych sposobów rozstrzygania sporów opartych na regule respektowania interesów stron a nie reguł prawa. Podobieństwo do innych form dotyczy przede wszystkim zasady dobrowolności, co oznacza, że zarówno koncyliacja jak i mediacja trwają dopóki strony wyrażają na to zgodę i chęć uczestnictwa w niej.

Facylitacja

Facylitacja to procedura prewencyjna mogąca ochronić przed konfliktem. Jest to rodzaj komunikacji - wymiana informacji, w której istotą jest dyskusja oparta na różnicy zdań. Stosowana bywa w przypadkach, gdy w konflikcie biorą udział więcej niż dwie strony i gdy mają problem z przestrzeganiem prawa i obyczajów. Facylitator w odróżnieniu od pacyfikatora „jest miękki”, zadaje pytanie, sugeruje, przypomina, śledzi podstawowy porządek, a następnie sprawdza czy strony są gotowe do podjęcia decyzji. Jego rola polega na zadbaniu, by wszyscy uczestnicy czuli, że mają prawo głoszenia swoich racji, będą słuchani i akceptowani. Zachowuje największą neutralność i pilnuje, aby nie doszło do eskalacji konfliktu, aby nie przekroczył on ram.

Procedury odwołujące się do prawa:

1. arbitraż - forma rozwiązywania konfliktu, kiedy strony nie mają kompetencji merytorycznych, gdy istnieją między nimi różnice w interpretacji sytuacji, gdy zablokowana jest komunikacja, ale chcą polubownie rozwiązać konflikt. Porozumienie stron dotyczy wyboru arbitra i zobowiązania do respektowania jego decyzji podejmowanej na podstawie właściwych przepisów;

2. pacyfikacja - to procedura interwencji a pacyfikator to strażnik prawnej procedury procesu przebiegu i rozwiązywania konfliktu. Stosowana jest, kiedy problemy dotyczą złożonych problemów, a uczestnicy mają kłopoty z ustaleniem i przestrzeganiem procedur i trzeba twardo egzekwować ustalone reguły. W sytuacji kryzysu, chaosu, niebezpieczeństwa pacyfikator wymusza dostosowanie się do litery prawa.

Procedury rozstrzygania konfliktów za pomocą prawa - „sprawiedliwość oznacza zgodność z literą prawa”. Inne procedury:

• decyzja autorytetu

• kiedyś spory rozstrzygano na podstawie kodeksu honorowego

Faza 1 - przygotowanie negocjacji

Powstanie pomysłu / planu rozpoczęcia negocjacji trwa do momentu ich bezpośredniego rozpoczęcia. Polega na uświadamianiu problemu i uznaniu, że negocjacje są najwłaściwszą drogą do jego rozwiązania. Podczas tej fazy może dojść do nieformalnych negocjacji. Faza ta obejmuje dwa cykle:

• przygotowanie merytoryczne - strategia typu BATNA. Polega to na znalezieniu najlepszej alternatywy negocjowanego porozumienia na podstawie analizy pozycji. BATNA jest oparta na przygotowaniu przez negocjatora pewnego „wzorca” jako oczekiwanego rezultatu negocjacji w celu porównywania z nim spodziewanych efektów bieżących rozmów. Rezultaty negocjacji lepsze niż BATNA - kończymy negocjacje na uzyskanych warunkach. Rezultaty negocjacji gorsze niż BATNA - należy zrezygnować z negocjacji i podjąć realizację „rozważań alternatywnych”

Faza 2 - przygotowawcza

To negocjacje na temat negocjacji.

Strony porozumiewają się co do procedury prowadzenia negocjacji: ustalają miejsce, czas, terminy spotkań i ogólne zasady, kolejność rozpatrywania poszczególnych kwestii negocjacyjnych, itp. Ustalenie stałych reguł postępowania:

• istotne sprawy organizacyjne; gdzie się odbywają negocjacje

• negocjatorzy, okrągły stół

• ważne detale techniczne.

Faza wstępna

Na tym etapie odbywa się wzajemna prezentacja stanowisk lub ofert oraz możliwie dokładne zrozumienie interesów partnera.

Negocjacje właściwe

Jest to faza poszukiwania rozwiązań

Botna 1000

Kad 350

Jest to również wymiana pierwszych ofert, kolejne oferty, kontroferty, negocjacje, wzajemna wymiana ustępstw między negocjującymi stronami

Finalizacja negocjacji - porozumienie

To etap kończący negocjacje. Przyjmuje się tu uzgodnione stanowisko; przed podpisaniem umowy następuje formułowanie wzajemnych zobowiązań, bada się ich konsekwencje, formułuje wzajemne gwarancje a następnie wprowadza się w życie wspólne postanowienia. Najczęściej zawiera się umowę pisemną, określającą precyzyjnie wzajemne zobowiązania stron. Zdarza się, że tuż przed podpisaniem porozumienia, z różnych przyczyn nie można podpisać umowy i wówczas cały proces negocjacyjny rozpoczyna się od nowa, zjawisko takie określa się mianem spirali negocjacyjnej.

Finalizacja negocjacji - ocena

Główne kryteria oceny wyniku negocjacji:

• porozumienie - czy negocjatorzy doszli do porozumienia, czy też nastąpiło przerwanie rozmów?

• Dystrybucja - w jaki sposób dostępne zasoby podzielone zostały pomiędzy negocjatorów?

• Integracja - w jakim stopniu uczestnicy negocjacji gotowi byli zintegrować swoje interesy?

• Percepcja - czy uczestnicy negocjacji zadowoleni są z ich przebiegu i osiągniętych rezultatów?

• Trwałość porozumienia - czy trwałe jest porozumienie i w jakim stopniu zostało wprowadzone w życie?

• Efekt systemowy - jaki wpływ porozumienie wywiera na organizację i jej otoczenie?

• Koszty - jak wiele środków użytych zostało w negocjacjach i jaki jest stosunek kosztó do uzyskanych efektów?

Negocjacje jako sposób porozumiewania się w życiu społecznym: wykłady

Prof. nadzw. dr hab. Jerzy Gieorgica

Semestr 2

- 6 -

---