zarządzanie czasem, zarzadzanie


ZARZĄDZANIE CZASEM

„ZADBAJ O MINUTY , A GODZINY SAME O SIEBIE SIĘ ZATROSZCZĄ”

LORD CHESTREFIELD

Od dawien dawna ludzkość próbuje określić co to jest czas. Okazuje się, że jest to pojęcie pierwotne, niedefiniowalne, które po prostu należy przyjąć. Jednocześnie jest ono tak ściśle wplecione w nasze życie, że bardzo rzadko zastanawiamy się nad tym, jak głęboko tkwi w naszej świadomości i w strukturze całej przyrody. Wszystko, co dzieje się w świecie mikroskopijnych cząstek elementarnych, w świecie tak dużych stworzeń jak człowiek czy w gigantycznej skali całego wszechświata, dzieje się w czasie i przestrzeni. Początek wszechświata i jego koniec, określają granice czasu, w którym rozgrywają się wszelkie procesy - od spotkania na znikomy ułamek sekundy elektronu z elektronem do trwającej miliardy lat ewolucji galaktyk. Jednocześnie sama przestrzeń i czas podlegają prawom fizyki

Czas upływa nawet wtedy, gdy tego nie chcemy. Jest jednym z najbardziej ograniczonych zasobów. Nie można go magazynować ani dokupić. Każdy człowiek ma go w ciągu doby dokładnie tyle samo. Być może brzmi to trywialnie, ale jak się okazuje, mało kto o tym pamięta. Bo to właśnie na rzeczy najbardziej oczywiste zwracamy najmniejszą uwagę.

W miarę wprowadzania zachodniego stylu zarządzania czasem (tzn. czas = pieniądz), zagadnienie to staje się coraz ważniejsze. Wzrastające tempo życia oraz wymagania, jakie stawia przed każdym z nas współczesny rynek pracy sprawiają, że mimo iż doba ma niezmiennie 24 godziny, to jednak jest ona realnie coraz krótsza. Ta sytuacja sprawia, że coraz mniej sypiamy, co prowadzi do różnego rodzaju napięć (na gruncie zawodowym oraz prywatnym) oraz nadmiernego stresu, który ma swoje negatywne skutki. Koncepcja zarządzania czasem istnieje już od 100 lat. Niestety, określenie „zarządzanie czasem” stwarza nieprawdziwy obraz tego, co dana osoba może zrobić. Czasem nie można zarządzać, czasu nie można kontrolować. Możemy jedynie kontrolować samych siebie i sposób, w jaki spędzamy czas.

Jest rzeczą bardzo interesującą, iż potrzebujemy tych samych umiejętności do zarządzania innymi jak i do zarządzania samymi sobą: umiejętność planowania, delegowania obowiązków, organizacji, kierowania i kontrolowania

Aby proces zarządzania czasem był efektywny, należy określić te obszary zarządzania samym sobą, które trzeba ulepszyć. Do najczęściej spotykanych powodów zmniejszonej wydajności pracy należą tzw. „złodzieje czasu”:

- przerywanie pracy telefonami

- przerywanie pracy - odwiedziny

- spotkania

- zadania, które należało powierzyć komuś innemu

- odwlekanie i brak zdecydowania

- działanie na podstawie niepełnych informacji

- praca z członkami zespołu

- zarządzanie kryzysowe (walka z ogniem)

- niepełna komunikacja

- niejasne zadania i priorytety

- brak planowania

- stres i zmęczenie

- nieumiejętność powiedzenia „nie”

- bałagan na biurku i brak samoorganizacji

W życiu mamy do czynienia z trzema rodzajami zdarzeń: tymi, na które mamy bezpośredni wpływ, takimi, na które mamy wpływ pośredni oraz takimi, na które nie mamy żadnego wpływu. Dlatego to właśnie od tej pierwszej kategorii zdarzeń zależy sposób, w jaki wykorzystamy nasz czas. Problem dotyka szczególnie wszystkich, którzy zajmują stanowiska menedżerskie lub po prostu kierują jakąś grupą osób. Często zauważają, że to nie oni dysponują własnym czasem, ale wszyscy wokół dysponują ich czasem. Nie ma w tym nic odkrywczego i na dodatek trzeba się z tym pogodzić oraz nauczyć żyć. Można oczywiście w tej sytuacji wydelegować co tylko się da, ale niestety stosunkowo niewielu to potrafi.
Ponieważ nie sposób wydłużyć doby, to jednak można spowodować, aby mieć więcej czasu. Wystarczy , pamiętać tylko o kilku zasadach .

1.Określanie celu

2.Planowanie

- system planowania czasu

- metoda ALPEN

- książka planowania czasu

- organizacja dnia 

- zalety planowania

3. Podejmowanie decyzji

- formułowanie priorytetów

- zasada Pareto

- Analiza ABC

- zasada Eisehowera

- delegowanie zadań,

 Określanie celu

          Efektywne kierowanie przedsiębiorstwem możliwe jest tylko wówczas, gdy realizuje ono jasne, jednoznaczne cele i gdy istnieje kontrola stopnia ich realizacji. Cele stanowią wyzwanie dla wszystkich zaangażowanych i wyzwalają działania: człowiek wie czego chce i jaki wynik końcowy ma uzyskać. Cele są również miernikiem przy ocenianiu osiągnięć.

Określanie celów jest bardzo potężną techniką, która bardzo mocno odbija się na osiągnięciach w każdej dziedzinie życia. Dzięki temu  wiadomo na czym trzeba się skoncentrować, co usprawnić i jakie są przeszkody. Wyznaczenie celów umożliwia skoncentrowanie się na właściwych zadaniach, daje długookresową wizję i krótkookresową motywację, pomaga również zorganizować zasoby.

Cele stają się wyzwaniem i uwalniają energię konieczną do podjęcia odpowiednich działań, są również miarą służącą do oceny wydajności.

Określanie celów to permanentny proces, nie można ich wytyczyć raz na zawsze, ponieważ ulegają ciągłym przeobrażeniom.

Przy formułowaniu celów należy trzymać się następujących zasad:

- muszą być one wyraźnie określone;

- należy się upewnić, czy odnoszą się do konkretnych zadań;

- muszą być krótkie;

muszą być realistyczne;

Parametrami określającymi dobrze postawiony cel są cechy nazywane akronimem SMART, pochodzącymi od angielskich słów:

Specific (dokładny)

Measurale (mierzalny)

Achievale (osiągalny)

Realistic (realny)

Time oriented (zorientowany w czasie).

Wyniki badań (Damond Burton, 1983, Pearson, Tweddle, 1984) wykazały, że ludzie, którzy efektywnie używają technik stawiania celów:

- mniej cierpią z powodu stresu i niepokojów

- lepiej się koncentrują

- przejawiają więcej zaufania do siebie

- efektywniej działają  

- potrafią kontrolować postępy podczas wykonywania

 

Planowanie

            Planowanie codziennej pracy , działań średnio- i długoterminowych oraz innych wydarzeń oznacza zawsze zysk na czasie, sukces i więcej swobody w stosunku do zadań, stojących przed każdym dniem.

Przez zwiększanie  czasu na planowanie można zredukować czas niezbędny na wykonywanie zadań i  zyskać czas. W pewnym momencie proces planowania osiąga punkt optymalny, od którego czas poświęcony na planowanie przestaje być efektywny ( przesadne planowanie)

Na każdy okres do zaplanowania należy przeznaczyć pewien czas na samo planowanie, nie więcej jednak niż 1%. 

System planowania czasu
          Planowanie czasu jest ukierunkowane na osiągnięcie założonych strategicznych celów długoterminowych, które stopniowo zostały podzielone na przejrzyste, operatywne cele cząstkowe.
W życiu zawodowym można wyróżnić następujące okresy planowania:

- cele długoterminowe (3 do 5 lat albo więcej) - plany wieloletnie

- cele średnioterminowe (1 do 3lat) - plany roczne

- cele krótkoterminowe (3 miesiące do 1 roku) - plany kwartalne

- cele bieżące (1 tydzień do 3 miesięcy) - plany miesięczne i plany tygodniowe

Zasady i reguły planowania czasu

1.Reguła podstawowa ( 60/40)


Reguła ta polega na tym aby zaplanować tylko 40% swojego dnia. Resztę czasu powinniśmy przeznaczyć na działania spontaniczne oraz na wszystkie nieprzewidziane zdarzenia na które w ogóle nie mamy wpływu lub też jest on stosunkowo niewielki. Wielu ludzi popełnia fatalny w skutkach błąd. Ich kalendarze przypominają harmonogramy; zagospodarowana jest każda minuta dnia. Ci, oraz tacy, którzy w ogóle nie planują, to dwie największe grupy frustratów.
Należy zaplanować tylko określoną część czasu pracy, według doświadczenia tylko 60%. Nieprzewidziane wydarzenia , zakłócenia ( pożeracze czasu), osobiste zainteresowania i potrzeby wymagają pozostawienia niewypełnionego , wolnego czasu. Rozkład czasu powinien składać się z trzech bloków:
ok. 60% czynności zaplanowane
ok. 20% czynności nieoczekiwane ( rezerwa czasu i czynności, których nie sposób zaplanować)
ok. 20% na czynności spontaniczne (zadania kierownicze, czas aktywności twórczej)

Analiza czynności i czasu ich trwania. Arkusz zakłóceń w pracy.

Należy dokumentować i sprawdzać na co wykorzystuje się czas. W ten sposób można uzyskać:
stałą orientację w użytkowaniu zasobów czasu
doświadczenie konieczne do oceny potrzebnego czasu w przyszłości
punkt wyjścia do polepszenia osobistej metodyki pracy i rozkładu czasu.

2. Zbiór zadań - plan czynności


Należy wymienić wszystkie czynności do wykonania w ciągu planowanego czasu. W przypadku pojawienia się wolnego czasu oraz przy sporządzaniu planu na następny okres punktem wyjścia mogą być nie załatwione sprawy z tej listy.

3. Realistyczne planowanie
Należy planować tylko taką ilość zadań, która jest możliwa do zrealizowania.

4. Sprawy nie załatwione
Należy nanieść wszystkie nie załatwione zadania, z których nie rezygnujemy , na plan następny. Dzięki temu staną się one widoczne i zostaną uwzględnione w procesie dalszego planowania.

5. Terminy wykonania


Należy wyznaczyć ostateczne terminy załatwiania poszczególnych spraw. W ten sposób można uniknąć opóźnień wynikających z niezdecydowania i przesuwania czynności na inny termin.

6.. Priorytety (hierarchia ważności)
Należy dokładnie wiedzieć co i według jakiej hierarchii ważności należy załatwić.

7. Delegacja
Od samego początku należy ustalić jakie sprawy musza być załatwione osobiście, a jakie można delegować pracownikom.

8. Pożeracze czasu i rezerwy czasu


Należy zachować pewien procent czasu jako rezerwę na nieoczekiwane wizyty lub rozmowy telefoniczne, kryzysy lub zbyt nisko oszacowany czas wykonywania poszczególnych czynności. Należy spróbować zredukować zakłócenia

.

9. Blokada czasu, czas bez zakłóceń


Należy rezerwować sobie dłuższy, niezakłócony czas na wykonywanie większych zadań (czas bez zakłóceń, godziny blokady przyjęć pracowników klientów) i krótsze okresy na seryjne załatwianie większej ilości spraw drobniejszych na raz.

10. Czas na planowanie i aktywność twórczą


Należy rezerwować sobie określony czas na czynności związane z planowaniem i przygotowaniem pracy, kreatywność oraz doskonalenie zawodowe.

Planowanie czasu za pomocą metody ALPEN


          Zastosowanie metody ALPEN przy planowaniu przynosi przy niewielkim nakładzie czasu (10 - 20 minut dziennie) zwielokrotniony zysk.


Wyróżnia się pięć etapów metody ALPEN:

- Zestawienie zadań

- Ocena czasu trwania czynności

- Rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane

- Ustalanie priorytetów, skracanie i delegowanie czynności

- Kontrola realizacji zadań - przeniesienie spraw nie załatwionych

Organizacja dnia 

          Sprawność psychofizyczna każdego człowieka podlega określonym wahaniom zgodnym z jego naturalnym rytmem. Mówi się zazwyczaj o „rannych ptaszkach”  , „śpiochach” albo „nocnych markach”

Ludzie określani przez naukowców o „wczesnym rytmie” szczególnie wydajnie mogą pracować rano natomiast po południu są już zmęczeni i potrzebują wczesnego zakończenia pracy.

Osoby o „późnym rytmie” dochodzą do siebie dopiero przed południem i pracują potem najchętniej do wieczora a nawet do późna w nocy.

Żaden z tych podstawowych typów nie pracuje lepiej ani gorzej, jedynie inaczej. Ich dzienna sprawność osiąga wyże i niże o różnych porach.

Zalety planowania o osobistym zarządzaniu czasem

- określanie celów zawodowych i prywatnych;

- lepsze i szybsze osiąganie celów zawodowych i prywatnych;

- realistyczna ocena celów w aspekcie niewielkiej ilości czasu;

- oszczędzanie czasu i uzyskiwanie go na rzeczywiście ważne zadania i cele;

- orientacja we wszystkich projektach, zadaniach i czynnościach pod względem czasu (co, kiedy i w jakim czasie jest do zrobienia?);

- lepsza ocena upływu czasu i świadomość potrzebnego czasu;

- koncentracja na rzeczywiście ważnych zadaniach i zapewnienie ich wykonania;

- oznaczenie bardziej i mniej ważnych czynności oraz zadań, które mogą być oddelegowane innym osobom;

- realistyczne wyznaczanie  i dotrzymywanie terminów, określanie potrzebnego czasu;

- rezerwy czasu na rzeczy nieprzewidziane;

- czas do dowolnej dyspozycji w ciągu dnia;

- wstępna strukturyzacja i dzięki temu racjonalniejsze wykorzystanie przebiegu dnia;

- szybsze załatwianie spraw przez grupowanie zadań w bloki;

- unikanie pustych przebiegów czasowych u siebie i u innych (pracownicy);

- dobry klimat w pracy (dobre stosunki z pracownikami);

- zlecanie zadań do wykonania pracownikom;

- mniej pośpiechu i chaosu, więcej przewidzianych działań, lepsze rozplanowanie przerw;

- zmniejszenie stresu pozwalające na wydajniejszą pracę;

- więcej satysfakcji z pracy, zredukowanie presji terminów, mniej niecierpliwości.

PODEJMOWANIE DECYZJI

Formułowanie priorytetów

 

Przygotowanie planu działania to klucz do kolejnej zasady, jaką jest priorytetyzacja. Ustalanie priorytetów to w zarządzaniu czasem bardzo istotna rzecz. Każdy, kto chce lepiej wykorzystywać swój czas musi nauczyć się ustalać priorytety. I tak, postępując zgodnie z tą zasadą, należy nauczyć się oceniać wagę zadań. Zwrócić przy tym należy również uwagę na ich ciężar gatunkowy. Oznacza to, że najpierw powinno się wykonywać zadania najtrudniejsze i stopniowo przechodzić do coraz łatwiejszych. Wynika to z naszej fizjologii. Im dłużej jakaś czynność jest wykonywana, tym bardziej jesteśmy zmęczeni i spada nasza efektywność.


Każdego dnia wykonujemy także szereg czynności żmudnych aczkolwiek niezbędnych. Należy je zawsze uwzględnić w planie dnia i wyznaczyć na ich wykonanie określone ramy czasowe. To jedne z niewielu rzeczy, jakie jesteśmy w stanie przewidzieć. Tym bardziej aby je sprawnie wykonać, czas przeznaczony na ich wykonanie powinien być niczym nie zmącony. To tzw. „cicha godzina”.

Zasada Pareto


Zasada ta identyfikowana jest także jako reguła 20/80. Oznacza ona (akurat w tym przypadku, ponieważ ma zastosowania także w innych kwestiach), że 20% czasu przynosi nam 80% efektów, natomiast 80% czasu przynosi ich tylko 20%. Wynika z tego, że największy efekt zapewnia nam realizacja najważniejszych zadań. Nie oznacza to bynajmniej, że pozostałe 80% zadań możemy zignorować. Chodzi jednak o to, aby podejmować decyzje, na czym należy najbardziej skupić uwagę i czemu poświęcić najwięcej energii.

Kolejna zasada to wykorzystywanie dostępnych narzędzi wspomagających zarządzanie czasem. Zawsze powinny być one dostosowane do indywidualnych preferencji. Wielu osobom wystarcza zwykły kalendarz-terminarz (koniecznie jeden dzień na jednej stronie). W przypadku menedżerów oraz osób pracujących nad różnego rodzaju projektami, a także w firmach doradczych lepszym rozwiązaniem mogą okazać się rozpowszechnione coraz bardziej tzw. organizery. Bardziej zaawansowaną formą będą ich elektroniczne odpowiedniki lub programy komputerowe. Najmniej wymagającym wystarcza zwykła kartka papieru. Pamiętać jednak należy, że narzędzie zawsze musi być dopasowane nie tylko do osoby, ale również do rodzaju wykonywanej pracy tak, aby jak najłatwiej można było z niego korzystać (i oszczędzać w ten sposób czas).


Podsumowując, skuteczne zarządzanie czasem polega na eliminowaniu z życia "pożeraczy czasu " oraz "złudy bycia ważnym i niezastąpionym", ograniczaniu do minimum "konieczności" a koncentrowaniu się na "powiększaniu zdolności". Warto wprowadzić w swoje i firmy życie kategorię "czasu inwestycji" na kreowanie przyszłości. Często działania w tym obszarze są traktowane jako strata czasu i przyczyniają się do powstawania poczucia winy. Jeżeli w odpowiednim czasie będziemy inwestować w siebie (zdobywać większe umiejętności, budować jakość życia, dobre relacje z ludźmi, dbać o zdrowie, itp.), to zdobędziemy wpływ na swoje przyszłe sukcesy. Typowy dzisiejszy menedżer zwykle ciężko pracuje, często kosztem życia prywatnego. Mimo to, jak zbadano, niemal połowa jego wysiłków nie przynosi konkretnych rezultatów. Ma on realną szansę na poprawę rezultatów swojej pracy, tylko wtedy jeżeli zmieni strukturę wykorzystania swojego czasu. Zajmowanie się usprawnianiem starej struktury czasu za pomocą organizacyjnych i technicznych gadżetów nie tylko nie pomoże, ale jeszcze pogłębi kryzys. Potrzebne jest nowe podejście do tego tematu - nauczenie się zarządzania sobą w czasie zamiast zarządzania czasem. Uwaga musi być położona na osobę, nie na czas.


Czas jest naszym najcenniejszym dobrem. Najlepszym odzwierciedleniem będzie tutaj przytoczenie bardzo starego porzekadła: „Czas to pieniądz”.

Czas to nasz kapitał, który musimy bardzo starannie inwestować. Nasze życie możemy opisać jako czas przydzielony nam tu, na ziemi. Naszym zadaniem jest zrobić z niego jak największy użytek. Czas jest dobrem niesłychanie rzadkim, nie jest na sprzedaż, nie da się go ani zmagazynować, ani rozmnożyć, ucieka on stale i nieodwracalnie.
Statystycznie w okresie całego swojego życia mamy do dyspozycji około ,, 70 lat, tj. 25 550 dni, czyli 613 200 godzin. z czego 1/3 przypada na sen, a około 24 lata na okres dzieciństwa i nauki. Na aktywność zawodową, życie rodzinne, wypoczynek, rozrywkę i inne cele pozostaje zatem statystycznemu, dorosłemu Polakowi 23,3 roku, tj. 8 273 dni, czyli 198 563 godziny” . z powyższego wynika, iż priorytetowym zadaniem jest właściwie zarządzać czasem, gdyż tylko w taki sposób uchronimy się od jego marnotrawstwa. Zarządzanie czasem jest ważne w każdej dziedzinie naszego życia, zarówno w życiu domowym, jak i zawodowym. Przedsiębiorstwa coraz większą wagę przywiązują do tego by ich menedżerowie obok licznych umiejętności i wiedzy potrafili we właściwy sposób zarządzać czasem, byli dobrymi organizatorami własnego, jak i podwładnych czasu pracy.

LITERATURA

1. Adair J.: Anatomia biznesu - Zarządzanie czasem.

2 .Bieniok H.: Zarządzanie czasem. SERIA: Nowoczesne zarządzanie w biznesie.

3. Bliss E.C.: Jak gospodarować swoim czasem.

  1. Borowska S.: Wykorzystać sekundy. Zarządzanie czasem.

  2. Clegg B.: Błyskawiczne zarządzanie czasem.

  3. Coleman R., Barrie G.: 525 rad jak być lepszym menedżerem.

  4. Covey S.R., Merril R.R., Merrill R.R.: Najpierw rzeczy najważniejsze.

  5. Drucker P.: Menedżer skuteczny. Nowoczesność,

  6. Fontana D.: Zarządzanie czasem.

  7. Hindle T.: Poradnik Menedżera. Zarządzanie czasem.

  8. Johns T.: Doskonałe zarządzanie czasem. Wszystko, czego potrzebujesz, aby udało się za pierwszym razem.

  9. Lakein A.: Być panem swego czasu i życia

  10. Mayer J.J.: Organizacja czasu.

  11. Seiwert L.J.: Zarządzanie czasem - bądź panem własnego czasu.

  12. Seiwert L.J.: Jak organizować czas.

10



Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
06 zarzadzanie czasemid 6452 Nieznany (2)
Efektywne zarzadzanie czasem 1
EFEKTYWNE ZARZĄDZANIE CZASEM materiały szkoleniowe II edycja
efektywne zarzadzanie czasem
zarządzanie czasem (3 str)
praca magisterska licencjacka?ektywność realizacji projektu w aspekcie zarządzania ryzykiem oraz cza
Zarządzanie Czasem MOJE
efektywne zarzadzanie czasem
zarzadzanie czasemDD
ZARZĄDZANIE CZASEM
Zarządzanie czasem
DISG zarządzanie czasem kurs
Efektywne zarządzanie czasem
Efektywne zarzadzanie czasem (planowanie, organizacja czasu pracy, skuteczne dzialanie)
Zarzadzanie czasem
Zarządzanie czasem
BONUS Efektywne zarzadzanie czasem
ZARZĄDZANIE CZASEM W PRACY
Zarządzanie czasem
Efektywne zarzadzanie czasem I edycja

więcej podobnych podstron