img9

116 5. Przeprowadzanie efektywnej rozmowy kwalifikacyjnej

Strategia 5: Zarządzanie otoczeniem rozmowy kwalifikacyjnej

Pierwszym krokiem do zapewnienia odpowiednich warunków prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej jest usunięcie wszelkich zakłóceń, zarówno dźwiękowych, jak i wizualnych, aby obie strony mogły komunikować się bez przeszkód. Sprawdzając, czy warunki do prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych w firmie są odpowiednie, należy postawić się w sytuacji kandydata. Na ilustracji 5.3 podano zalecenia dotyczące zarządzania otoczeniem, w którym przeprowadzane są rozmowy kwalifikacyjne. Każde z tych zaleceń ma na celu ułatwienie komunikacji obu stronom.

Ilustracja 5.3. Zalecenia dotyczące odpowiednich warunków prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej

•    Należy wybrać spokojne otoczenie, wolne od zakłóceń.

•    Należy zadbać o optymalną temperaturę i łagodne oświetlenie pomieszczenia.

•    Należy zapewnić obu stronom wygodne miejsce do siedzenia.

•    Należy ustalić dystans między prowadzącym rozmowę kwalifikacyjną a kandydatem ułatwiający komunikację.

•    Należy tak zaprojektować układ miejsc, aby możliwy był kontakt wzrokowy. Nie powinno się jednak sadzać kandydata za stołem lub biurkiem naprzeciw prowadzącego.

•    Należy ograniczyć zakłócenia (telefony, leżące na stole ważne dokumenty, włączone komputery, hałas dobiegający z zewnątrz, przerywanie rozmowy przez innych). Wielu doświadczonych kandydatów potrafi z łatwością odczytać tekst leżący do góry nogami, należy więc odłożyć wszystko, co mogłoby odwrócić uwagę od rozmowy kwalifikacyjnej.

•    Należy ograniczyć bariery (zapełnione biurka, przytłaczająca lub onieśmielająca kandydata aranżacja wnętrz), które źle wpływają na komunikację w rozmowie kwalifikacyjnej. O ile to możliwe, należy rozważyć wykorzystanie okrągłego stołu, aby zminimalizować różnicę pozycji między stronami.

Strategia 6: Usprawnienie procedury prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej przez zastosowanie rozmów komisyjnych

Jedna ze strategii rozwiązania problemu powtarzających się pytań w cyklu rozmów kwalifikacyjnych, dzięki której cała procedura jest także mniej wyczerpująca dla kandydata, to zorganizowanie komisyjnej rozmowy kwalifikacyjnej. Rozmowa ta (zwana również panelową) polega na tym, że kandydata przesłuchuje grupa osób. Jest ona zazwyczaj ograniczona do czterech lub pięciu osób, ponieważ większa liczba może działać onieśmielająco na kandydata. Rozmowa z udziałem wielu osób może być także trudniejsza do koordynowania.

Komisyjne rozmowy kwalifikacyjne najczęściej stanowią drugi etap w procesie selekcji. Nie ma potrzeby angażowania kilku prowadzących, jeżeli kandydat na wstępnym etapie nie wykaże odpowiednich predyspozycji. Rozmowy komisyjne są także bardziej efektywne w wypadku stanowisk wyższego szczebla, stanowisk, na których konieczne są zaawansowane umiejętności techniczne oraz stanowisk wymagających współdziałania z wieloma osobami. Jednak niektóre organizacje szczególnie ceniące pracę zespołową prowadzą takie rozmowy również w wypadku pracowników niższego szczebla.

Oprócz rozwiązania problemu powtarzających się pytań oraz ograniczenia uciążliwości dla kandydata zaletą komisyjnej rozmowy kwalifikacyjnej jest większa dokładność. Prowadzący oceniają bowiem kandydata na podstawie tych samych pytań i odpowiedzi. Dodatkowo prowadzącemu, który bierze udział w komisyjnej rozmowie kwalifikacyjnej, łatwiej zakwestionować podstawę oceny przyjmowaną przez innego członka zespołu. Taka możliwość sprawia, że prowadzący bardzo dokładnie zastanawiają się nad przyjęciem danego kandydata i stosują obiektywne standardy. Jednocześnie badania wykazują, że jeżeli członkowie zespołu podejmują subiektywne decyzje, komisyjne rozmowy kwalifikacyjne nie przewidują efektywności lepiej niż rozmowy indywidualne¹⁰.

Rozmowy kwalifikacyjne, poza tym, że pozwalają dokładnie przewidzieć oczekiwane efekty, mają także kilka innych zalet. Mogą stanowić dyskretną metodę szkolenia prowadzących. Mniej doświadczeni prowadzący, które widzą, w jaki sposób ich koledzy prowadzą rozmowę, mają szansę skorzystać z ich doświadczenia. Komisyjne rozmowy kwalifikacyjne ułatwiają lepszym prowadzącym udzielanie wskazówek mniej doświadczonym kolegom. Mogą także stanowić mechanizm wskazujący osoby, które wymagają dodatkowego szkolenia w zakresie prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych.

Prawdopodobnie największą korzyścią z komisyjnej rozmowy kwalifikacyjnej jest informacja, jaką uzyskuje kandydat. Wiele organizacji twierdzi, że bardzo ceni pracę w zespole, jednak każe kandydatom uczestniczyć w osobnych rozmowach kwalifikacyjnych z udziałem jednego prowadzącego. Komisyjna rozmowa kwalifikacyjna świadczy o tym, że zasady stosowane w organizacji są zgodne z jej deklaracjami. Jeden z kandydatów tak wypowiedział się na temat rozmów komisyjnych: „Podczas rozmowy kwalifikacyjnej ja również próbuję ocenić organizację. Największe wrażenie robią na mnie firmy stosujące rozmowy komisyjne, ponieważ to potwierdza, że funkcjonują zgodnie ze swoją filozofią”. Podczas komisyjnej rozmowy kwalifikacyjnej kandydat ma możliwość sprawdzenia, jaki jest kontakt mię-

¹⁰ A. Huffcutt,D.J.Sf/oehr,FurtherAnalysisofEmploymentInterviewValidity: AQuantitative Eyaluation of Interviewer-Related Structuring Methods, „Journal of Organizational Be-havior” 1999, nr 20, s. 549-560.