70002 img6

110 5. Przeprowadzanie efektywnej rozmowy kwalifikacyjnej

Należy poinformować kandydata, że prowadzący zadaje kolejne pytania po to, aby lepiej zrozumieć jego odpowiedzi. Jednocześnie należy uprzedzić, że jeśli prowadzący przerywa wypowiedź kandydata, aby zadać następne pytanie, nie oznacza to, że jest ona zla, lecz że prowadzący próbuje dokładnie zrozumieć jej sens. Dzięki takim wyjaśnieniom kandydaci postrzegają zgłębianie odpowiedzi jako sposób na uzyskanie lepszego porozumienia.

Pytaliśmy wielu kandydatów, jak się czuli, gdy prowadzący zgłębiał ich odpowiedzi, zadając dodatkowe pytania. Większość nie miała nic przeciwko takim pytaniom, nawet gdy nie dotyczyły głównego tematu, pod warunkiem że prowadzący nie sprawiał wrażenia, że ich „przepytuje”. Jednak różnice kulturowe i indywidualne mogą mieć wpływ na reakcję kandydata na próbę zgłębiania jego odpowiedzi, dlatego ważne jest wyjaśnienie celu tej czynności.

Wybór odpowiedniego momentu na zgłębianie odpowiedzi zazwyczaj zależy od długości wypowiedzi kandydata. Można poczekać, aż kandydat skończy mówić, i wtedy zapytać o szczegóły. Inną opcją jest uprzejme przerwanie odpowiedzi, jeżeli zmierza ona w niewłaściwym kierunku lub nie jest wystarczająco szczegółowa. Czasami prowadzący unikają przerywania, gdyż uważają to za niegrzeczne. Jeżeli zgłębianie odpowiedzi odbywa się w profesjonalny sposób, stanowi metodę zbierania określonych informacji. Pozwala także zapobiec sytuacji, w której kandydat w swej wypowiedzi podąża w złym kierunku lub udziela niekompletnej odpowiedzi. Odkładanie pytań zgłębiających dany temat do momentu, gdy kandydat skończy swoją wypowiedź, może sprawić, że czas rozmowy kwalifikacyjnej nie będzie wykorzystany efektywnie.

• Przed rozpoczęciem rozmowy kwalifikacyjnej prowadzący powinien potwierdzić, że zapoznał się z życiorysem kandydata

Stosując metodę strategicznych rozmów kwalifikacyjnych, prowadzący nie musi przeglądać życiorysu kandydata w trakcie rozmowy. W tym wypadku wymagania stanowiska, a nie życiorys, są podstawą do opracowania pytań, pożądane odpowiedzi zaś powinny być takie same dla wszystkich kandydatów. Życiorys nie jest jednak bez znaczenia, służy bowiem do sprawdzenia już na wstępie, czy kandydaci spełniają podstawowe wymagania stanowiska, na przykład dotyczące wykształcenia.

Wielu kandydatów przychodzi na rozmowę kwalifikacyjną przygotowanych do omawiania swoich życiorysów zawodowych. Niektórzy mogą poczuć się zaniepokojeni, jeżeli prowadzący nie zadaje pytań o życiorys. Wnioskują z tego, że jest nieprzygotowany i niezainteresowany ich osobą.

Istnieją co najmniej dwie strategie rozwiązania tego problemu. Najprostszą jest poinformowanie kandydata na wstępie, że prowadzący zapoznał się z jego życiorysem, jednak rozmowa kwalifikacyjna będzie skoncentrowana na wymaganiach stanowiska i zachowaniu kandydata. Zaleca się także poinformować kandydata, że podczas odpowiedzi na pytania może podkreślać te fakty ze swojego życiorysu zawodowego, które uzna za stosowne.

Drugą strategią jest różnicowanie przygotowanych pytań pod kątem życiorysu kandydata. Przyjmując tę strategię, należy unikać nieuzasadnionych założeń i ograniczania możliwych odpowiedzi kandydata. Na przykład prowadzący może powiedzieć: „Proszę opisać sytuację, gdy pracując w firmie X, prowadził pan zespół, w którym jedna z osób nie przykładała się do pracy”. Zadając pytanie w taki sposób, prowadzący zakłada, że kandydat ma określone doświadczenie na wskazanym stanowisku, i wymusza na nim, aby podał przykład dotyczący tego stanowiska. Prowadzący powinien pozwolić kandydatowi decydować, na jakie przykłady z życia zawodowego będzie się on powoływał. Lepszą wersją tego pytania byłoby: „Zauważyłem w pana życiorysie, że pracował pan w firmie X i prowadził zespół wsparcia marketingu. Czy w tym zespole lub w innym prowadzonym przez pana znajdowała się osoba, która nie przykładała się do pracy? Jeśli tak, to co pan zrobił w tej sytuacji?”.

• Należy ograniczyć rozmowę nieformalną na początku rozmowy kwalifikacyjnej

Rozmowa nieformalna pozwala kandydatowi na zrelaksowanie się i oswojenie z sytuacją, umożliwia nawiązanie dobrego kontaktu między prowadzącym i kandydatem, co pozytywnie wpływa na efektywność rozmowy kwalifikacyjnej¹. Jednak, jak napisaliśmy wcześniej, zbyt długa rozmowa nieformalna ogranicza czas przeznaczony na ocenę oczekiwanych efektów. Proponujemy podejście: „miło - merytorycznie - miło”. Prowadzący powinien rozpocząć miłą rozmowę z przyjaznym nastawieniem, zakładając jednak ograniczony czas na rózmowę nieformalną. W części przeznaczonej na pomiar predyspozycji kandydata na dane stanowisko należy posługiwać się profesjonalnym stylem wypowiedzi i skupić na kwestiach merytorycznych. Nie chodzi przy tym o to, aby sprawiać nieprzyjazne wrażenie, ale o to, by skoncentrować się na ocenie oczekiwanych efektów. Prowadzący musi pamiętać, że gromadzi informacje, a nie prowadzi zwykłą rozmowę, dlatego w tej części powinno pojawiać się niewiele osobistych uwag. Na końcu rozmowy kwalifikacyjnej należy powrócić do miłego i przyjacielskiego tonu, aby pozostawić dobre wrażenie.

S.M. Ralston, Applicant Communication Satisfaction, Intent to Accept Second Intewiew Offers, and Recruiter Communicator Style, „Journal of Applied Communication Research” 1993, nr 21, s. 53-65.