20440 img5

108 5. Przeprowadzanie efektywnej rozmowy kwalifikacyjnej

Ilustracja 5.1. Wytyczne do przygotowania podręcznika dla prowadzącego rozmowę kwalifikacyjną

• Należy rozpocząć od ogólnych wytycznych, których prowadzący powinni przestrzegać podczas rozmów kwalifikacyjnych.

Wytyczne powinny dotyczyć zadawania wszystkich pytań każdemu kandydatowi, aby w procedurze prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej żaden z nich nie byt traktowany inaczej niż pozostali. Powinny zawierać uwagi o unikaniu tematów, które mogłyby być podstawą do oskarżenia o dyskryminację, takich jak pytania o wiek, rasę lub stan cywilny. Należy też polecić, aby prowadzący robili notatki opisujące odpowiedzi kandydatów.

• Należy poinstruować prowadzących, jak mają rozpoczynać rozmowę kwalifikacyjną.

Należy polecić, aby prowadzący rozpoczynali rozmowę kwalifikacyjną od poinformowania kandydata o jej procedurze. Jeżeli dla kandydata zaplanowano kilka spotkań, powinien dowiedzieć się, kto będzie je prowadził i jaki jest ich ogólny cel. Na przykład, można powiedzieć, że specjalista ds. zasobów ludzkich będzie zadawał pytania i rozmawiał na temat korzyści oferowanych przez firmę, a menedżer działu sprawdzi, czy kandydat rozumie najważniejsze obowiązki i zna zakres odpowiedzialności na danym stanowisku. Opisując ogólny cel każdej z rozmów, trzeba unikać szczegółów ujawniających kandydatom standardy używane przez prowadzących do oceny ich odpowiedzi.

• W podręczniku prowadzącego rozmowę kwalifikacyjną należy umieścić część przeznaczoną do pomiaru.

W tej części należy wypisać oczekiwane efekty, jedno lub więcej pytań, które je mierzą, oraz przykładowe efektywne i nieefektywne odpowiedzi. Często podręczniki zawierają tylko pytania lub pytania z przykładowymi odpowiedziami. Aby prowadzący mógł skupić się na przyczynie zadawania pytań, należy uwzględnić: cele, jakie kandydat powinien osiągnąć, co powinien zrobić (bariera stanowiska), aby osiągnąć dany cel, jak powinien się zachowywać, dążąc do celu (wymagania kompetencyjne). Posiadanie tych wszystkich informacji pozwoli prowadzącemu ocenić, czy kandydat może osiągnąć oczekiwane efekty na danym stanowisku pracy.

• Należy tak zorganizować pytania, aby w rozmowie kwalifikacyjnej pojawiały się w logicznym porządku.

Pytania dotyczące podobnych tematów powinny zostać pogrupowane. Należy tak zorganizować materiał, aby na początku pojawiły się pytania, na które kandydat będzie mógł łatwo odpowiedzieć, co wzmocni jego pewność siebie. Potem powinny następować pytania coraz trudniejsze. Na końcu rozmowy kwalifikacyjnej należy zadać pytanie skoncentrowane na tym, w jaki sposób osiągnięcia kandydata odzwierciedlają jego predyspozycje na dane stanowisko. Są to zazwyczaj pytania trudniejsze, ponieważ kandydat jest proszony o połączenie dokonań z przeszłości z wymaganiami w nowym miejscu pracy.

• Należy uwzględnić zalecenia dla zamknięcia rozmowy kwalifikacyjnej.

Należy przypomnieć prowadzącym, aby upewnili się, że kandydat uzyskał odpowiedzi na wszystkie swoje pytania. Muszą oni informować kandydata o kolejnym etapie procedury. Na koniec należy określić preferowany styl zakończenia procedury prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej.

rządzaniem efektywnością, takich jak delegowanie obowiązków, szkolenie, coaching, doradzanie i ocena efektywności, ponieważ standardy będą jasne i spójne.

Lepsi menedżerowie łatwiej pozyskują i mają większe szanse zatrzymania dobrych pracowników. Menedżerowie wiedzą, jak ważne jest sporządzanie okresowych ocen swoich pracowników. Skoro jest to tak istotne, może warto poświęcić trochę czasu na opracowanie standardów, które będą podstawą tych ocen.

Strategia 2: Przedstawienie kandydatowi procedury prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej

W trakcie rozmowy kwalifikacyjnej prowadzący powinien skupić się przede wszystkim na uzyskaniu informacji od kandydata. Ta część rozdziału zawiera kilka zaleceń dotyczących przedstawienia kandydatowi procedury prowadzenia rozmowy kwalifikacyjnej, tak aby wiedział, czego może się spodziewać, i mógł efektywnie komunikować się z prowadzącym.

• Na początku rozmowy kwalifikacyjnej należy poinformować kandydata, dlaczego prowadzący sporządza notatki

Kandydaci często uważają, że jeżeli prowadzący zapisuje ich odpowiedź, oznacza to, że była ona prawidłowa. W niezamierzony sposób może to doprowadzić do tego, że kandydaci będą udzielać odpowiedzi, które - według nich - podobają się prowadzącemu. Należy poinformować kandydata, że sporządzanie notatek przez prowadzącego nie oznacza, iż kandydat udzielił dobrej lub złej odpowiedzi, lecz służy jedynie do zapamiętania najważniejszych punktów wypowiedzi. Szczegółowe notatki pomagają zrozumieć zachowanie kandydata¹. Jeżeli nie zapisuje się wypowiedzi kandydata, można zapomnieć o niektórych ważnych elementach jego zachowania.

• Na początku rozmowy kwalifikacyjnej należy poinformować kandydata, że prowadzący będzie zgłębiał jego odpowiedzi w celu uzyskania dodatkowych informacji

Zgłębianie odpowiedzi to jedna z najważniejszych części rozmowy kwalifikacyjnej. Oznacza zadawanie kolejnych pytań w celu uzyskania dodatkowych informacji lub poznania szczegółów. Strategie dotyczące zgłębiania odpowiedzi kandydata omówimy poniżej, przy prezentacji strategii 3.

J. Burnett, C. Fan, S. Motowidlo, T. Degroot, Interview Notes and Walidity, „Personnel Psychology” 1998, nr 51, s. 375-396.