76418 img8

114 5. Przeprowadzanie efektywnej rozmowy kwalifikacyjnej

Choć wcześniej wspomnieliśmy o konieczności wielokrotnego zgłębiania odpowiedzi w celu pełnego zrozumienia zachowania kandydata, czasami nie jest to możliwe: po prostu nie ma żadnych informacji ukrytych i kandydat nie może opisać zachowania potwierdzającego jego wypowiedź. Trzeba zachować czujność i wycofać się, gdy kandydat nie potrafi podać szczegółów.

• Należy zgłębiać wypowiedź, gdy pojawi się „czerwone światło”, lecz nie zakładać z góry, że jest ono złym znakiem

„Czerwone światło” pojawia się wtedy, gdy prowadzący odnosi wrażenie, że kandydat mógł zachować się nieodpowiednio w jakiejś sytuacji w przeszłości. Często informacje podawane przez kandydata sugerują problem związany z zachowaniem, mogą jednak świadczyć o problemach kompetencyjnych. Przy zgłębianiu wypowiedzi takie „czerwone światła” pozwalają odkryć ważne aspekty zachowania kandydata. W pewnej rozmowie kwalifikacyjnej kandydatka na dyrektora zarządzającego dużej instytucji non profit ujawniła, że opuściła poprzednie stanowisko z powodu nieporozumień z zarządem. Dla członków komisji prowadzącej rozmowę kwalifikacyjną pojawiło się „czerwone światło”, zgłębili więc jej wypowiedź, pytając o powód konfliktu i działania podjęte w zaistniałej sytuacji. Kandydatka odpowiedziała, że poprzedni zarząd nakazał jej zatajenie pewnych informacji finansowych przed agencją finansującą. Choć to polecenie nie było niezgodne z prawem, uznała je za wyraźnie nieetyczne i złożyła rezygnację, ponieważ nie mogła przekonać zarządu do przyjęcia jej zaleceń. Prowadzący jedynie dzięki zgłębianiu wypowiedzi kandydatki mogli zrozumieć to zdarzenie i jej zachowanie.

• Należy unikać przedwczesnych osądów: zapisywać raczej informacje opisujące niż oceniające i powstrzymać się od wydawania opinii podczas rozmowy kwalifikacyjnej

Rolę osoby prowadzącej rozmowę kwalifikacyjną można porównać do roli reportera lub dziennikarza gromadzącego fakty i piszącego na ich podstawie artykuł. Dobry dziennikarz nie pisze artykułu, dopóki nie zbierze wszystkich niezbędnych informacji. Niestety, niektórzy prowadzący próbują „napisać artykuł”, wydając opinię o kandydacie, jeszcze przed zgromadzeniem kompletnych informacji. Jednym ze sposobów przeciwdziałania tej tendencji jest sporządzanie notatek podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Należy skupić się na opisaniu konkretnych działań kandydata i unikać oceniających sformułowań i etykiet typu „świetnie sobie poradził” lub „prowadził zespół”.

Należy też skupić się na możliwie najlepszym zrozumieniu działań kandydata w sytuacjach podobnych to tych, które będą decydować o sukcesie na danym stanowisku. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej celem nie jest ocenienie, czy czynności wykonane przez kandydata były odpowiednie. Prowadzący, którzy wydają sądy zamiast zbierać potrzebne informacje, ryzykują pominięcie ważnych danych i popełnienie jednego z wielu błędów w ocenie, jakie opisujemy w rozdziale szóstym. Powstrzymanie się od przedwczesnych sądów to umiejętność wymagająca dyscypliny, większość osób ma bowiem skłonność do wydawania opinii już na początku kontaktu z nową osobą oraz do formułowania opinii na podstawie pierwszego wrażenia.

Strategia 4: Wzmacnianie pożądanego wrażenia

Wrażenie, jakie chce wywrzeć prowadzący rozmowę kwalifikacyjną, można wzmocnić przez zastosowanie strategii werbalnych i niewerbalnych. Po pierwsze, trzeba zdecydować, jakie powinno być to wrażenie. Większość uczestników seminariów na temat rozmów kwalifikacyjnych twierdzi, że pragną być postrzegani jako życzliwi i kompetentni profesjonaliści. Takie wrażenie można stworzyć dzięki umiejętnościom interpersonalnym i nawiązaniu dobrego kontaktu z kandydatem.

Choć wielu z uczestniczących w rozmowach kwalifikacyjnych kandydatów nie otrzyma propozycji pracy, mogą nawiązać inne relacje z firmą (na przykład jako klienci). Bardzo ważne jest zatem wywieranie dobrego, profesjonalnego wrażenia na wszystkich kandydatach¹. Na ogólne wrażenie wpływają zarówno sygnały werbalne, jak i niewerbalne, dlatego należy monitorować nie tylko zawartość wypowiedzi, lecz również sposób jej przekazania. Sygnały niewerbalne obejmują: ubiór, gesty, wyraz twarzy, modulację głosu i kontakt wzrokowy. Na ilustracji 5.2 podano zalecenia dotyczące wywierania dobrego, profesjonalnego wrażenia.

Ilustracja 5.2. Zalecenia dotyczące wywierania odpowiedniego wrażenia podczas rozmowy kwalifikacyjnej

• Należy zadbać o odpowiedni ubiór.

• Należy okazywać zainteresowanie kandydatem przez odpowiedni wyraz twarzy i stosowne wypowiedzi.

• Należy się uśmiechać i zwracać się do kandydata po nazwisku podczas powitania.

• Należy zachować profesjonalny styl w czasie rozmowy kwalifikacyjnej, zadając pytania i zgłębiając odpowiedzi kandydata w celu uzyskania informacji na temat jego zachowań.

• Należy utrzymywać częsty kontakt wzrokowy z kandydatem, mimo sporządzania notatek.

• Należy unikać takich zachowań, jak nadmierne potakiwanie, marszczenie brwi, obojętne spojrzenie, które mogą wprawić kandydata w zakłopotanie.

R.C. Liden, C.L. Martin, C.K. Parsons, Interyiewer and Applicant Behaviors in Em-ployment Interyiews, „Academy of Management Journal” 1993, nr 36, s. 372-386.