CCF20111121004

Zasada pełności budżetu oznacza, że określony budżet musi objąć wszystkie składniki kosztów, które wchodzą w jego zakres. Ograniczenie się w procesie budżetowania tylko do wybranych pozycji kosztowych w ramach ośrodka odpowiedzialności może doprowadzić do nie kontrolowanego wzrostu wartości tych pozycji kosztowych, które nie zostały objęte budżetem. Przykładowo w obrębie budżetu kosztów materiałów biurowych znaleźć się muszą wszystkie koszty, nawet te, które do tej pory stanowiły niewielki udział w ogólnej sumie kosztów tej pozycji.

Zasada szczegółowości stanowi, aby budżet był sporządzany z odpowiednią szczegółowością, a nie w ujęciu globalnym. Szczegółowość budżetu powinny determinować zadania i cele, które zostały przed nim postawione. Zbytnia szczegółowość budżetu powoduje jego małą czytelność i utrudnia realizowanie istoty budżetu, a więc dokładne jego wykonanie oraz następującą po nim kontrolę.

Zasada jawności budżetu oznacza, że zarówno informacje kosztowe w nim zawarte, jak i zachodzące pomiędzy nimi relacje muszą być znane osobom odpowiedzialnym za realizację budżetu w części ich dotyczącej. Nie oznacza to jednak zupełnej jawności dokumentacji budżetowej, która w swej treści zawierać może dane objęte tajemnicą handlową.

Zasada równowagi w budżetowaniu polega na zapewnieniu odpowiednich relacji i powiązań pomiędzy stroną kosztową i przychodową sporządzanego budżetu. Należy dążyć do utrzymania sytuacji, w której wpływy przewyższają wydatki, co umożliwi zachowanie płynności finansowej przedsiębiorstwa.

Zasada uprzedniości postuluje, aby budżet został sporządzony przed okresem jego realizacji, a nie w trakcie okresu objętego budżetowaniem. Prace nad budżetem w trakcie jego realizacji mogą spowodować sytuację, w której nie będzie mogła zostać spełniona jego funkcja decyzyjna i kontrolna.

4. Metody budżetowania kosztów

W zależności od podejścia do opracowania budżetu możemy wyróżnić dwie podstawowe metody budżetowania:

1)    metodę budżetowania „przyrostowego”,

2)    metodę budżetowania „od zera”.

Tradycyjną i najczęściej stosowaną metodą sporządzania budżetów jest metoda przyrostowa. Polega ona na tym, że wartości budżetu poprzedniego okresu koryguje się o odchylenia powstałe w trakcie jego realizacji oraz aktualizuje się o dodatkowe informacje dotyczące okresów przyszłych. Informacje te mogą dotyczyć w szczególności danych o koniunkturze, konkurencji, planowanej inflacji bądź cenie pieniądza. Największą zaletą tej metody jest jej stosunkowo mała pracochłonność i prostota polegająca praktycznie na powielaniu schematu budżetu poprzedniego okresu. Należy jednak uważać na możliwość powtórzenia tych samych błędów oraz dopuszczenie do niegospodarności związanej z bezkrytyczną oceną wielkości kosztowych zawartych w budżecie.

Metodą, która pozwala na wyeliminowanie tych wad, dzięki rozpoczęciu procesu budżetowania od podstaw, jest metoda budżetowania od zera. W podejściu tym przyjmuje się założenie, że tworzy się budżet, odrzucając informacje historyczne, tak jakby działalność dopiero była rozpoczynana. W ten sposób dla określonych celów podmiotu gospodarczego formułuje się zadania nakierowane na ich realizację, z wytyczonymi niezbędnymi działaniami oraz kosztami z nimi związanymi. Określając kosztowność poszczególnych działań ustala się dla nich limity poszczególnych rodzajów kosztów.

W sporządzonym w ten sposób budżecie podkreślone zostają te zadania, które w największej mierze przyczyniają się do realizacji stawianych celów, oraz wyeliminowane te, których koszt przewyższałby uzyskane efekty. Podstawową wadą budżetu budowanego od podstaw jest jego duża pracochłonność oraz trudności ze szczegółowym oznaczeniem sposobów realizacji wyznaczonych celów.