DSC01329

5. Poprawianie błędów księgowych

Błędy księgowe wynikają głównie z nieprawidłowych, opóźniojci oraz nie dokonanych zapisów księgowych i mogą mieć swe źródło w:

—    dokumentacji księgowej, stanowiącej podstawę zapisów,w urządzeniach księgowych,

—    zapisach dokonanych w urządzeniach księgowych, _M j

—    zestawieniach pomocniczych i kontrolnych.

Błędy w dokumentacji księgowej mogą polegać na błędach w treści dokumentów księgowych, błędach rachunkowych, lub wyznaczenie niewłaściwej korespondencji kont, na których powinna być księgowana dana operacja gospodarcza.

Błędne zapisy w urządzeniach księgowych polegają na zaksięgowaniu dokumentu na niewłaściwych kontach, zaksięgowaniu operacji gospodarczej w niewłaściwej sumie, opuszczeniu zapisu księgowego, dwukrotnymi ujęciu w urządzeniach ewidencyjnych tej samej operacji gospodarca® błędnym sumowaniu obrotów w urządzeniach ewidencyjnych itp.

Do błędów w urządzeniach pomocniczych i kontrolnych zalicza się: błędy w dodawaniu i odejmowaniu, Wędy polegające na opuszczeniu, zmianie lub dwukrotnym podaniu danych liczbowych w czasie ich przepisywąfljp z urządzeń księgowych do zestawień (np. do zestawienia obrotów i sald).JI

Błędy w dokumentach księgowych mogą być usunięte przez dokonaflfe czytelnych i podpisanych przez właściwą osobę poprawek. Niektóre dokumenty (np. kasowe) nie mogą być poprawiane; w takim wypadku błędnie wystawiony dokument powinien być anulowany, a na jego miejsce sporządzony nowy dokument.

Błędy stwierdzone w urządzeniach księgowych mogą być poprawiane w dwojaki sposób:

1)    przez przekreślenie niewłaściwego zapisu, z zachowaniem jego czytelności oraz dokonanie zapisu prawidłowego i złożenie podpisu przez osobę poprawiającą błąd oraz zamieszczenie daty dokonania sprostowania błędu; taki sposób poprawiania może być stosowany wówczas, gdyż błąd został dostrzeżony w trakcie księgowania (przed podsumowaniem obrotu konta) lub gdy popełniony błąd naruszył zasadę podwójnego księgowania;

2)    przez przeprowadzenie zapisu korygującego, gdy poprawicie Wędo przez przekreślenie spowodowałoby znaczną liczbę poprawek (np. w sumowaniu poszczególnych stron konta).

Zapisy korygujące są dokonywane za pomocą specjalnego księgowania Rwanego stornem, spełniającego wszystkie warunki zasady podwójnego zapisu. Z punktu widzenia techniki dokonywania tych zapisów oraz uzyskiwanych efektów końcowych rozróżnia się stoma czarne i stoma czerwone.

Storno czarne polega na dokonaniu zapisu korygującego na tych samych kontach, na których nastąpiło błędne księgowanie lecz po bdwrotnych stronach. Natomiast storno czerwone polega na dokonaniu zapisu korygującego za pomocą liczb ujemnych na tych samych kontach i po tych samych stronach, na których nastąpiło błędne księgowanie. 1 Z punktu widzenia techniki dokonywania zapisów korygujących można wyodrębnić następujące wypadki:

I 1) operację zaksięgowano na dwóch niewłaściwych kontach;

I 2) operację zaksięgowano na właściwych kontach, lecz w niewłaściwej sumie;

I 3) operację zaksięgowano na jednym koncie właściwym i na drugim koncie niewłaściwym.

j Sposoby poprawiania błędów księgowych przy zastosowaniu stoma czarnego i czerwonego przedstawiają trzy przykłady uwzględniające podane wyżej typy błędów.

Przykład

Zakup materiałów u dostawcy na sumę zł 3 000,- został zaksięgowany następująco: Dt konto „Wyroby gotowe” i Ct konto „Rozrachunki z odbiorcami” (zamiast: Dt konto „Materiały” i Ct konto „Rozrachunki z dostawcami”).

Zaksięgowanie błędnego zapisu i jego poprawienie za pomocą stoma czarnego:

Zapis błędny

Stomo czarne

„Rozrachunki

Dt z odbiorcami” Ct 3 000,-r~* 3 000,-

Dt „Wyroby gotowe” Ct 3 000,-

Zapis poprawny

„Rozrachunki

„Pt z dostawcami” Ct 3 000,-

Dt_„Materiały” Ct 3 000,-

79