Najstarsza zachowana w Archiwum księga grodzka wschowska pochodzi z roku 1495 i zawiera przede wszystkim akta wieczyste i zeznania przed starostą grodzkim wschowskim. W latach 1588 i 1591 na ostatnich stronach ksiąg znajdują się notatki o przedwczesnym zakończeniu ksiąg ze względu na śmierć starostów kolejno: Jana Górskiego i Jerzego z Kretkowa. W 1650 roku starostwo wschowskie objąt Andrzej Ossowski , a następnie w roku 1720 Antoni Mycielski . W 1738 roku władza starosty przechodzi z Piotra na Lachowicach Sapiehy na Ignacego z Iwanowic Koźmińskiego.
Podobnie sprawa wygląda ze starostwem nakielskim. W 1594 roku władzę objął starosta Piotr z Bnina Opaliński, po zakończeniu kadencji w roku 1612 Mikołaja Walewskiego urząd w roku 1613 obejmuje Krzysztof Rysiński. Od 1690 roku urzęduje Marcin Franciszek Smogulecki, a od 1738 roku urząd piastują Działyńscy.
Pracę w kancelarii grodzkiej organizowały i korygowały zarządzenia starostów, pisarzy lub regentów. Podział i kolejność kompetencji urzędników wyglądał następująco:
1. starosta i zastępcy starosty
2. surogator, wcześniej burgrabia ziemski
3. pisarz aOO przełożony kancelarii
4. regent aOO zastępca pisarza
5. susceptant aOO współpracownik regenta
6. woźny §00 miał za zadanie wierne oddawanie pozwów oraz składanie urzędowych relacji bez stronniczości.
W XVIII wieku oblatowano w księgach także uwagi, instrukcje, regulaminy.
Kancelarię właściwą stanowili: regent, susceptanci i ich pomocnicy.
Nie wszystkie kancelarie grodzkie wielkopolskie miały równe znaczenie. Należące do starosty generalnego wielkopolskiego grody: Poznań, Kalisz, od 1768 roku Gniezno oraz Nakło, Wałcz, Wschowa miały prawo przyjmowania akt wieczystych odprawianie roków sądowych( działalność terenowa). Pozostałe grody starosty generalnego tj. Kcynia, Kościan, Konin, Pyzdry nie miały w/w uprawnień, dlatego też produkcja dokumentacji kancelarii grodzkich tych miast była o wiele mniejsza od poprzednich.