Ewidencja faktur gotówkowych
Faktury zakupu są czasami opłacane od razu przy zakupie przez pracowników firmy. Jak je księgować? Czy trzeba ujmować je na kontach rozrachunków z kontrahentami?
W przypadku gdy faktury zakupowe są regulowane od razu przy dokonywaniu zakupu, nie ma rozbieżności czasowej między ich otrzymaniem a uregulowaniem zapłaty. Nie powstają wówczas rozrachunki pomiędzy sprzedawcą i nabywcą. Występuje w istocie obrót gotówkowy.
Jednostka może przyjąć w zasadach (polityce) rachunkowości uproszczony sposób ewidencji takich operacji. W tym celu można utworzyć konto analityczne w zespole 2 przeznaczone do ewidencji transakcji gotówkowych, np. 21-9 "Transakcje gotówkowe". Wówczas nie księguje się faktur gotówkowych na kontach poszczególnych kontrahentów, a na jednym zbiorczym koncie (21-9). Na podstawie faktury VAT dokonuje się następujących zapisów w księgach rachunkowych:
a) wartość netto
- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu",
b) VAT naliczony
- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie",
c) wartość brutto
- Ma konto 21-9 "Transakcje gotówkowe",
d) zapłata za fakturę
- Wn konto 21-9 "Transakcje gotówkowe",
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" - bo płatność reguluje pracownik.
Przykład
Założenia
Pracownik na polecenie przełożonych dokonał zakupu paliwa do ciężarowego samochodu służbowego. Z otrzymanej faktury wynika, że wartość zakupionego paliwa wyniosła 488 zł (w tym VAT: 88 zł). Pracownik uregulował tę fakturę z własnych środków od razu po tankowaniu.
Po przedłożeniu faktury i dowodu jej zapłaty pracownik otrzymał zwrot wydatkowanej kwoty.
Jednostka prowadzi ewidencję kosztów tylko w zespole 4 i dla faktur gotówkowych stosuje konto 21-9 "Transakcje gotówkowe".
Dekretacja
1. |
FV - zakup paliwa: |
|
|
|
a) |
wartość netto |
400 zł |
|
|
- Wn konto 30 "Rozliczenie zakupu", |
|
|
b) |
VAT naliczony |
88 zł |
|
|
- Wn konto 22-2 "VAT naliczony i jego rozliczenie", |
|
|
c) |
wartość brutto |
488 zł |
|
|
- Ma konto 21-9 "Transakcje gotówkowe", |
|
|
d) |
zapłata za fakturę |
488 zł |
|
|
- Wn konto 21-9 "Transakcje gotówkowe", |
|
|
|
- Ma konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". |
|
2. |
Rozliczenie zakupu: |
400 zł |
|
|
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce: Zużycie materiałów), |
||
|
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu". |
|
|
3. |
KW - zwrot pracownikowi wydatkowanej kwoty: |
488 zł |
|
|
- Wn konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami", |
|
|
|
- Ma konto 10 "Kasa". |
|
|