Posiadanie certyfikatu jest tylko jednym z dwóch warunków uprawniających do dostępu do informacji chronionych. Tym drugim warunkiem jest niezbędność informacji niejawnych do wykonywania pracy lub służby na zajmowanym stanowisku albo innej zleconej pracy. Oznacza to, że bez korzystania z informacji niejawnych osoba nie mogłaby wykonywać swojej pracy i wypełniać powierzonych obowiązków. Należy przy tym podkreślić, że obydwa warunki muszą zaistnieć łącznie. Dodatkowo zakres dostępu do informacji niejawnych określa wykaz stanowisk lub prac zleconych w danej jednostce organizacyjnej, których wykonywanie wymaga wglądu do dokumentów oznaczonych klauzulą tajności. O tym, z pełnieniem jakich stanowisk lub wykonywaniem jakich prac zleconych wiąże się w danej jednostce organizacyjnej dostęp do informacji niejawnych, decyduje jej kierownik (art. 26 ust.l). Określenie stanowisk oraz rodzajów prac zleconych sporządza się odrębnie dla każdej klauzuli tajności.
Dopuszczenie do pracy lub pełnienia służby na stanowisku albo zlecenie pracy, z którymi może łączyć się dostęp do informacji niejawnych poprzedza szkolenie w zakresie ochrony informacji niejawnych prowadzone zapoznania się z :
- zagrożeniami ze strony obcych służb specjalnych działających przeciwko Rzeczypospolitej Polskiej i państwom sojuszniczym, a także zagrożeniami ze strony organizacji terrorystycznych,
- przepisami dotyczącymi ochrony informacji niejawnych oraz odpowiedzialności za ich ujawnienie,
- zasadami ochrony informacji niejawnych w zakresie niezbędnym do wykonywania pracy lub pełnienia służby,
- sposobami ochrony informacji niejawnych stanowiących tajemnicę państwową oraz postępowania w sytuacjach zagrożenia dla takich informacji lub w przypadku ich ujawnienia,
- odpowiedzialnością karną, dyscyplinarną i służbową za naruszenie przepisów o ochronie informacji niejawnych.