Kanban w języku japońskim znaczy tyle, co karta, dokument lub widoczny znak, zapis. W przeszłości Japończycy mianem KANBAN określali szyld sklepowy. Kolorowy, artystycznie wykonany zawierał informacje o sprzedawanych w sklepie produktach, bądź świadczonych usługach. Współczesne karty (znaki) KANBAN, w sposób prosty i dokładny mówią o tym co, i w jakiej ilości, ma być terminowo dostarczone odbiorcy. Tworzą wizualny system sterowania przepływem wyrobów lub usług , dyscyplinujący luźną kontrolę ich przepływu przez ścisłe połączenie wykonawcy (dostawcy) z odbiorcą w celu uzyskania satysfakcji nabywcy i zdobycia konkurencyjnej przewagi. Decydujące znaczenie ma tutaj czas, a rozwiązanie tych problemów leży we właściwej metodzie jego regulacji.
Karty KANBAN stanowią tym samym regulator kolejek przedmiotów (usług) oczekujących na obsługę w określonym systemie, ograniczając czas oczekiwania każdego (każdej) z nich. Tworzyć go mogą między innymi:
> klasyczne karty KANBAN: krążące kontenery wraz z doczepionymi kartami;
> etykietowane pojemniki: krążące kontenery i karty: trwałe karty utożsamiane z przymocowanymi na stałe etykietami;
> nie oznakowane pojemniki lub obszary KANBAN: wyraźnie określona droga przepływu, bez konieczności stosowania kart;
> kolorowe piłki, żetony, itp.: zużycie (zmniejszenie się zapasu) przekraczające określony limit jest sygnalizowane za pomocą kolorowych "wskazówek":
> elektroniczne lub ustne sygnały: zawiadomienie o zużyciu przekraczającym określony limit następuje przez system elektronicznej lub ustnej komunikacji;
> automatyczny regulator „kolejek" i czasu oczekiwania na obsługę: zawiadomienie o zużyciu (zmniejszeniu się zapasu) przekraczającym określony limit następuje automatycznie.
> sygnały świetlne lub dźwiękowe: ograniczenie czasu oczekiwania w miejsce ograniczenia ilości.
W systemie tym karty KANBAN krążą, każdy kontener z częściami musi mieć doczepioną kartę KANBAN, zawierającą następujące informacje: nazwę przedmiotu, numer magazynowy, ilość, określenie użytkownika, określenie dostawcy, numer karty KANBAN.
W tym przypadku karty KANBAN są w sposób trwały przymocowane do cyrkułujących kontenerów czy wózków. Metoda ta wykorzystywana jest w sterowaniu przepływem części składowych w fabryce silników i przekładni Harley-Davidson w Milwaukee.
KANBAN dla określonej przekładni, wędrujący od komórki produkcyjnej (centrum maszynowe) do wydziału montażu przekładni, może być utożsamiony np. z czterema pojemnikami zawierającymi części (KANBAN) w liczbie 20 sztuk, z których każdy wyposażony jest w na stałe przymocowaną stalową plakietkę zawierającą konieczne informacje. Brak pojemników oznacza brak produkcji tych części w komórce.
Nie oznakowane kontenery lub obszary ( KANBAN Sąuares)
Wiele firm używa nie oznakowanych krążących kontenerów lub KANBAN Sąuares, czyli przestrzeni, obszarów na podłodze lub stołach montażowych. Identyfikacyjna tabliczka nie jest konieczna w przypadku, gdy:
L Każdy kontener zawiera tylko jednorodne (homogeniczne) przedmioty;2