3624817308

oglądy/ Zdarzenia ■

Będziemy rządzić się inaczej

Na pytania dotyczące wdrożenia SAP w Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej odpowiada Dyrektor ds. Informatyzacji Krzysztof Puch

								—

• Pierwszego stycznia bieżącego roku rozpoczęło się wdrażanie zintegrowanego systemu zarządzania uczelnią (SAP). Jak będzie przebiegać uruchomienie systemu w roku 2008?

- Do zrozumienia mechanizmu wdrożenia SAP, konieczne jest krótkie wprowadzenie. Zintegrowane systemy informatyczne podzielone są na tzw. obszary, obejmujące różne aspekty funkcjonowania organizacji - na przykład obszar płac, obszar kadr czy obszar kontrolingu. Moment, od którego zaczyna funkcjonować dany obszar, określa się mianem startu produktywnego tego obszaru.

Wdrożenie systemu SAP na UMCS podzielone jest na etapy. W tym momencie jesteśmy na etapie pierwszym, w którym będą uruchamiane procesy podstawowe, czyli związane z gospodarką własną uniwersytetu, a wynikające także z konieczności spełniania wymogów prawa wewnętrznego i zewnętrznego. Ich start produktywny wyznaczony jest na styczeń 2008 roku. Kolejny etap będzie polegał na uruchomieniu ob sługi toku studiów (obsługa dydaktyki) i badań naukowych. W trzecim etapie włączone zostaną procesy uzupełniające - hurtownia danych oraz funkcje portalowe, czyli dostęp do informacji dla pracowników i studentów z poziomu przeglądarki internetowej.

W niewielkich organizacjach zwykłe wyznacza się jeden termin, w którym następuje start produktywny wszystkich objętych wdrożeniem obszarów. W przypadku większych organizacji start produktywny jest procesem długotrwałym i uwzględnia sukcesywne uruchamianie poszczególnych obszarów, dlatego określany jest jako rozmyty start produktywny. W naszym przypadku start produktywny będzie przebiegał zgodnie z tabelarycznym wykresem przedstawionym poniżej (na dole strony).

• Jaka jesf struktura zarządzania projektem?

- Poczynając od najwyższego szczebla tej struktury, w formalnych kontaktach z Wykonawcę uniwersytet jest reprezentowany przez JM Rektora prof. dr hab. Wiesława A. Kamińskiego. Nad całością projektu czuwa Komitet Sterujący, któremu przewodniczy Prorektor d/s Kadr prof. dr hab. Tadeusz Borowiecki. Organizacyjnie przedsięwzięciem zarządza Kierownictwo Projektu w składzie: Dyrektor ds. Informatyzacji Krzysztof Puch (z ramienia uniwersytetu) oraz Ryszard Hetnarowicz (ze strony Wykonawcy). Funkcję Audytora Jakości pełni Grzegorz Kseniak. Bezpośrednie prace wdrożeniowe realizują zespoły wdrożeniowe, w których skład wchodzą pracownicy uniwersytetu oraz Wykonawcy. Listę zespołów wdrożeniowych oraz ich kierowników przedstawia tabela na następnej stronie.

Osobami odpowiedzialnymi merytorycznie za poszczególne obszary są kierownicy jednostek skojarzonych z danym obszarem, a w strukturze organizacyjnej projektu - kierownicy zespołów wdrożeniowych. Na obecnym etapie prac (etap procesów podstawowych), funkcja osoby kierującej danym obszarem w strukturze organizacyjnej uniwersytetu, zasadniczo pokrywa się z funkcją tej osoby w zespole wdrożeniowym.

• Jakie będą korzyści z wdrożenia systemu

dla poszczególnych jednostek organizacyjnych?

- Decyzje władz uczelni co do sposobów realizacji poszczególnych czynności na wydziałach, już zostały podjęte. Dzięki tym decyzjom władze wydziałów otrzymają katalog możliwości, z których będą mogły wybrać rozwiązania najodpowiedniejsze dla swojej jednostki. Dzisiaj możemy więc mówić jedynie o wariantach rozwiązań organizacyjnych przygotowanych przez zespoły wdrożeniowe.

Posłużę się przykładem potencjalnych korzyści, które z poziomu wydziałów będą wyraźnie widoczne w obszarze zamówień publicznych (ZP). Składanie zamówienia (np. w Dziale Zaopatrzenia czy w Dziale Aparatury Naukowej) bezpośrednio na wydziale, lub w innej jednostce organizacyjnej przy użyciu komputera z SAP pozwoli zamawiającemu poznać stan maga-

31

^lAOOMOŚCI UNIWERSYTECKIE; grudzień 2007