628033585

66 TERESA LISICKA

kumentacji są wszędzie jednakie — gdyż określają je potrzeby użytkowników. Redakcje i dziennikarze oczekują od działu dokumentacji :

1.    informacji szybkiej — zwłaszcza redakcje pism codziennych;

2.    informacji kompletnej (dokumentacja wstecz, materiał porównawczy, materiał zdjęciowy i ilustracyjny);

3.    inspiracji tematycznej — na podstawie posiadanego przez dział dokumentacji materiału i prowadzonego kalendarium.

Inspiracja tematyczna jest wyższym stopniem działalności wykraczającym poza tradycyjne zadania dokumentacyjne. Ten rodzaj współpracy dokumentalisty z użytkownikiem właściwy jest dokumentacji dla prasy a wykonywany winien być przez specjalnie do tego powołanych pracowników z dużym doświadczeniem dziennikarskim. Prace ich to zarówno przygotowanie materiału problemowego na zamówienie i wstępna jego „obróbka”, jak i proponowanie „tematu dnia” na podstawie kalendarza rocznic czy też częstotliwości pojawiania się na łamach prasy jakiegoś zagadnienia. Może to również być polemiczne ustosunkowanie się do konkretnej publikacji na podstawie własnego materiału.

Tych kilka uwag dotyczących ogólnych zasad funkcjonowania działu dokumentacji stanowi też wskazówkę co do gromadzenia i doboru materiałów do bardzo istotnej części zbioru, jaką stanowi księgozbiór.

Nazwa „księgozbiór”, mimo że powszechnie w praktyce i literaturze stosowana — w odniesieniu do działu dokumentacji prasowej nie całkiem odpowiada rzeczywistości, gdyż są to zarówno książki, jak i broszury, dokumenty życia społecznego i niektóre akty normatywne.

Wspólną cechą dokumentów księgozbioru podręcznego jest ich przydatność i niezbędność do udzielania szybkiej, ale i krótkiej informacji, sprowadzającej się do podania daty, liczby, nazwiska lub funkcji osoby, nazwy miejscowej lub wiadomości typu encyklope-dyczno-słownikowego. Poza księgozbiorem pozostaje dokumentacja problemowa, wycinki, zszywki, zdjęcia.

Szczególnej pieczy wymaga aktualność informacji zawartych w tej części zbioru. Trzeba stale eliminować publikacje przestarzałe, zabiegać o to, żeby mieć na półce ostatnie wydanie jakiegoś tytułu lub żeby usuwać opracowania cząstkowe w momencie, gdy ukazała się publikacja łącząca w sobie wiadomości w nich zawarte i poszerzona o wiadomości nowsze. Wcześniejsze zatem i niepełne publikacje przestają już być użyteczne. Błędem jest przechowywanie nieaktualnych wydawnictw — gdyż nie tylko zajmują niepotrzebnie miejsce, ale jeszcze mogą być źródłem mylnych informacji. Wartość księgozbioru wzrasta z jego specjalizacją — a im mniej jest w księgozbiorze przypadkowych książek, tym łatwiej się nimi posługiwać. Tylko niezbędne w codziennej pracy pozycje powinny się na półkach znajdować.