KIERUNKI USZCZEGÓŁOWIENIA EWIDENCJI

Ustawa o rachunkowości daje przedsiębiorstwom swobodę w kształtowaniu zakładowego planu kont. Od rodzaju i zakresu prowadzonej działalności oraz potrzeb informacyjnych zalezą stosowane rozwiązania ewidencji księgowej i jej szczegółowość.

W celu uzyskania pożądanej szczegółowości dokonuje się podziału lub łączenia kont księgowych.

Podzielność kont polega na zwiększeniu liczby kont i pozwala na uzyskanie bardziej szczegółowych informacji dotyczących zasobów, źródeł ich pochodzenia oraz procesów zachodzących w przedsiębiorstwie.

Wyróżniamy: podzielność poziomą kont - konta powstałe po podziale przyjmują wszystkie funkcje konta dzielonego,

podzielność pionową kont - konta powstałe po podziale przyjmują wyróżnione funkcje konta dzielonego,

Poziomy podział kont

Poziomy podział kont polega na wprowadzeniu do ewidencji określonego przedmiotu, w miejsce stosowanego dotychczas jednego konta, dwóch lub większej ilości kont bardziej szczegółowych.

Wyróżniamy dwa sposoby podziału poziomego kont:

1. Konto dzielone ulega likwidacji, a jego miejsce zajmują konta powstałe po podziale, które stanowią nowe konta syntetyczne i przejmują wszystkie funkcje konta dzielonego.

Przykład Konto przed podziałem:

Środki trwałe Sp) 250 000

Konta po podziale:

Środki transportu Sp) 90 000

Budynki Sp) 130 000

Maszyny produkcyjne Sp) 30 000

2. Konto dzielone funkcjonuje nadal jako konto syntetyczne, a jego uszczegółowieniem są konta analityczne.

Przykład Konto syntetyczne:

Materiały Sp) 21 000

Konta analityczne do konta „Materiały":

Materiały podstawowe Sp) 14 500

Paliwo Sp) 3 400

Opakowania Sp) 3 100

Konta syntetyczne (księgi głównej) to konta służące do ewidencji operacji
w sposób zbiorczy, co umożliwia ich zbilansowanie.

Konta analityczne (księgi pomocniczej) to konta służące do uszczegółowienia zapi­sów na kontach syntetycznych.

Zasady ewidencji analitycznej

Konta analityczne (ksiąg pomocniczych) są uzupełnieniem zapisów kont syntetycznych (kont księgi głównej). Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg (kartotek, komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla:

1. środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,

2. rozrachunków z kontrahentami,

3. rozrachunków z pracownikami,

4. operacji sprzedaży,

5. operacji zakupu,

6. kosztów i istotnych dla jednostki składników aktywów,

7. operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy.

Na kontach analitycznych obowiązuje zapis jednostronny powtarzany.

Zapis powtarzany polega na tym, że zapis dokonany na koncie syntetycznym powtarza się na koncie analitycznym w tej samej kwocie, po tej samej stronie konta.

Między kontami syntetycznymi a prowadzonymi do nich kontami analitycznymi zachodzą następujące zależności:

1. Obrót debetowy (Winien) konta syntetycznego musi być równy sumie obrotów debetowych (Winien) kont analitycznych.

2. Obrót kredytowy (Ma) konta syntetycznego musi być równy sumie obrotów kredytowych (Ma) kont analitycznych.

3. Saldo debetowe (lub kredytowe) konta syntetycznego musi być równy sumie sald debetowych (lub kredytowych) kont analitycznych.

Powyższe równości winny być poddane okresowej kontroli w celu stwierdzenia ewentualnych błędów księgowych. Kontroli tej służy zestawienie obrotów i sald kont analitycznych prowadzonych do poszczególnych kont syntetycznych.

Łączenie kont

Łączenie kont to proces odwrotny do podziału kont. Polega na łączeniu kont o tej samej lub podobnej treści ekonomicznej.

Decyzja o łączeniu kont podyktowana jest zazwyczaj niewielką ilością zapisów na danym foncie lub też w przypadku gdy szczegółowe grupowanie składników okazuje się zbędne.

Konto powstałe w wyniku połączenia kont może mieć charakter:

1. konta aktywnego - powstaje w wyniku łączenia kont aktywnych,

2. konta pasywnego - powstaje w wyniku łączenia kont pasywnych,

3. konta aktywno-pasywnego - powstaje w wyniku łączenia kont aktywnych i kont pasywnych.

'Łączenia kont aktywnych i kont pasywnych można dokonać jedną z dwóch metod:

1. Łączenie netto - konto powstałe w wyniku łączenia wykazuje w danym momencie saldo debetowe lub kredytowe w zależności od rodzaju zapisów w danym okresie sprawozdawczym. Przykładem takiego połączenia jest łączenie kont „Należności"
i „Zobowiązań" wobec tego samego kontrahenta, instytucji, pracownika itp. Powstają w ten sposób konta rozrachunków, które zamykamy jednym saldem, ponieważ salda kont łączonych ulegają kompensacie. Metodę łączenia netto obrazuje poniższy przykład.

Zapisy na kontach przed połączeniem:

Należności od kontrahenta „A” 120 000

Zobowiązania wobec kontrahenta „A” 65 000

Zapisy po połączeniu:

Rozrachunki od kontrahenta „A” 120 000 65 000

Konto „Rozrachunki z kontrahentem A" jest w tym momencie kontem aktywnym, ponieważ wykazuje saldo debetowe w wysokości 55 000. Saldo to, będące saldem sald kont łączonych oznacza stan należności od kontrahenta „A".

Innym przykładem łączenia netto jest połączenie kont „Rachunek bieżący" z kontem „Kredyt bankowy" w rozrachunkach z tym samym oddziałem banku. Połączone konto może wykazywać saldo debetowe świadczące o istnieniu nadwyżki środków pieniężnych na rachunku lub saldo kredytowe, świadczące o zaciągniętym kredycie bankowym.

Konta połączone metodą netto są zazwyczaj ewidencją analityczną do kont połączonych metodą brutto.

2. Łączenie brutto - połączone konto może wykazywać dwa salda (debetowe i kredytowe jednocześnie) - takie, jakie występowały na kontach łączonych. Łączenie brutto stosowane jest w ewidencji rozrachunków z wieloma kontrahentami, instytucjami, pracownikami itp. Na nowo powstałym koncie nie może nastąpić kompensata wzajemnych obrotów oraz sald kont łączonych, ponieważ nie można dokonać kompensaty należności od jednej osoby
z zobowiązaniem wobec innej.

Metodę brutto łączenia kont obrazuje połączenie konta „Należności od odbiorców" z kontem ..Zobowiązania wobec dostawców". W wyniku łączenia otrzymujemy konto „Rozrachunki
z odbiorcami i dostawcami". Powstałe konto może wykazywać dwa salda:

• saldo Winien, świadczące o istnieniu należności od odbiorców i/lub,

• saldo Ma, świadczące o zobowiązaniach wobec dostawców.

Poniższy rysunek obrazuje proces takiego łączenia kont.

Łączenie kont aktywnych i pasywnych - należności i zobowiązania z tytułu dostaw
i usług

KONTO AKTYWNE Należności od odbiorców Sp) stan początkowy należności (—) zmniejszenia stanu należności (+) zwiększenia stanu należności Obroty debetowe Obroty kredytowe Sk) stan końcowy należności (saldo debetowe Suma kontrolna Suma kontrolna

KONTO PASYWNE Zobowiązania wobec dostawców (—) zmniejszenia stanu zobowiązań Sp) stan początkowy zobowiązań (+) zwiększenia stanu zobowiązań Obroty debetowe Obroty kredytowe Sk) stan końcowy zobowiązań (saldo kredytowe) Suma kontrolna Suma kontrolna

KONTO AKTYWNO-PASYWNE Winien Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami Ma Sp) stan początkowy należności Sp) stan początkowy zobowiązań (+) zwiększenia stanu należności (+) zwiększenia stanu zobowiązań (—) zmniejszenia stanu należności (—) zmniejszenia stanu zobowiązań Obroty debetowe Obroty kredytowe Sk) stan końcowy zobowiązań (saldo kredytowe) Sk) stan końcowy należności (saldo debetowe) Suma kontrolna Suma kontrolna

W ten sam sposób dokonuje się połączenia należności z zobowiązaniami w rozrachunki:

• z instytucjami publicznoprawnymi z tytułu podatków, dotacji, ubezpieczeń społecznych, ceł,

• z pracownikami z tytułu wynagrodzeń i innych rozrachunków,

• z innymi osobami fizycznymi i prawnymi z tytułu ubezpieczeń majątkowych, pożyczek i innych.

W praktyce gospodarczej w ewidencji rozrachunków z kontrahentami prowadzi się odrębne konta „Rozrachunki z dostawcami" i „Rozrachunki z odbiorcami", ponieważ nie często występuje sytuacja, aby ten sam kontrahent występował zarówno w roli naszego dłużnika, jak i wierzyciela.

Pionowy podział kont

Pionowy podział polega na wyodrębnieniu z konta dzielonego określonych zapisów
i ewidencjonowanie ich na samodzielnym, odrębnym koncie. Podziałowi może podlegać zarówno strona debetowa jak i kredytowa konta. Celem podziału jest:

• uzyskanie większej przejrzystości zapisów księgowych (np. podział konta „Wynik finansowy", który zostanie omówiony w dalszej części opracowania),

• możliwość ewidencji według wartości umownych różniących się od wartości wykazanych w bilansie (np. podział konta „Środki trwałe").

W tym drugim przypadku podział pionowy prowadzi do powstania kont funkcjonujących jako konta korygujące. Konto podlegające podziałowi określane jest mianem konta podstawowego lub korygowanego. W zależności od złożoności podziału dane konto główne może mieć jedno lub kilka kont korygujących.

Konta korygujące:

• zwiększają wartość danego składnika bilansowego, gdy wykazują saldo o takim samym charakterze jak konto podstawowe. W celu wyceny bilansowej składnika będącego przedmiotem ewidencji, saldo konta korygującego dodaje się do salda konta podstawowego,

• zmniejszają wartość danego składnika bilansowego, gdy wykazują saldo przeciwne do salda konta podstawowego. W bilansie wartość składnika jest różnicą sald konta podstawowego i prowadzonego do niego konta korygującego.

Podział pionowy kont ma zastosowanie przy sprostowaniu wyceny rzeczowych składników aktywów trwałych i obrotowych:

1. środków trwałych - o dotychczasowe zużycie,

2. materiałów - o koszty zakupu i odchylenia od cen ewidencyjnych,

3. towarów - o odchylenia od cen ewidencyjnych,

4. produktów - o odchylenia od kosztów rzeczywistych.

Przykładem podziału pionowego jest podział konta „Środki trwałe".

Przychody i rozchody środków trwałych ujmuje się na koncie według wartości początkowe ustalonej, w zależności od rodzaju obrotu, na poziomie ceny nabycia, kosztu wytworzenia lub wyceny. Wartość środków trwałych ulega także zmniejszeniu na skutek zużycia w procesie działalności. Środki trwałe zużywają się stopniowo, przenosząc swoją wartość na wartość wytworzonych produktów. Zużycie środków trwałych nazywamy umorzeniem, natomiast zużycie zaliczone w koszty działalności nosi nazwę amortyzacji.

Podział pionowy konta „Środki trwałe" polega na wyodrębnieniu ze strony kredytowej kont operacji zużycia środków trwałych i ich ewidencji na wyodrębnionym koncie korygującym „Odpisy umorzeniowe środków trwałych":

KONTO AKTYWNE Należności od odbiorców Zwiększenia wartości środków trwałych w wyniku: zakupu wytworzenia darowizny aportu Zmniejszenia wartości środków trwałych w wyniku: sprzedaży likwidacji darowizny

KONTO PASYWNE Zobowiązania wobec dostawców

Po podziale ewidencja zużycia środków trwałych przebiega w poniżej przedstawiony sposób:

Konto podstawowe Środki trwałe Sp) 450000

Konto korygujące Odpisy umorzeniowe środków trwałych

Koszty (amortyzacja)

Konto „Odpisy umorzeniowe środków trwałych" funkcjonuje podobnie jak konto pasywne i wykazuje saldo kredytowe, które oznacza wartość dotychczasowego umorzenia środków trwałych.

Saldo konta „Środki trwałe" określa wartość początkową (wartość brutto) środków trwałych. Ten sposób ewidencji pozwala na określenie w każdym momencie wartości brutto, dotych­czasowego umorzenia oraz wartości netto środków trwałych.

Saldo konta „Środki trwałe" - wartość brutto

− Saldo konta „Odpisy umorzeniowe - dotychczasowe umorzenie

środków trwałych"

= Wartość bilansowa - wartość netto środków trwałych

PK - polecenie księgowania
miesięczna rata umorzenia
środków trwałych

zużycie środków trwałych

zużycia

---