Powierzenie czynności pracownikom jednostki


Przykład

[Miejsce, data]

[Nazwa jednostki]

POWIERZENIE CZYNNOŚCI

Na podstawie art. 50 ust. 2 ustawy o finansach publicznych (DzU …) powierzam
………………………………..….
wykonywanie w postępowaniu przetargowym następujących czynności:

1) …
2) …
3) …

[Kierownik jednostki]

Procedura kontroli zarządczej (finansowej)

− zarządzenie

Przykład

ZARZĄDZENIE NR … / … / …

[kierownik jednostki]

z dnia … r.

w sprawie ustalenia procedur kontroli finansowej w …

Na podstawie § … Regulamin organizacyjnego … zarządzam, co następuje:

§ 1. Wprowadzam Procedury Kontroli Zarządczej w … w brzmieniu określonym

załącznikiem do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierzam ...

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

[kierownik jednostki]

Procedura kontroli zarządczej (finansowej)

− część zasadnicza

Przykład 1

Załącznik

do Zarządzenia Nr …/…/…

PROCEDURY KONTROLI FINANSOWEJ

ROZDZIAŁ I

Postanowienia ogólne

§ 1

1. Kontrola finansowa dotyczy procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem

środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem.

2. Kontrola finansowa obejmuje:

a) przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i

dokonywanie wydatków;

b) badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie

dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania

zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych,

udzielania zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych;

c) prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur kontroli.

§ 2

1. Kontrola finansowa wykonywana jest w celu zapewnienia przestrzegania podstawowych

zasad prowadzenia gospodarki finansowej na podstawie następujących kryteriów:

a) legalności,

b) rzetelności,

c) celowości,

d) gospodarności,

e) przejrzystości.

2. Kryterium legalności umożliwia badanie zgodności działania jednostki z obowiązującymi

przepisami prawa. W celu przestrzegania legalności działania pracownicy zobowiązani są

do zapewnienia zgodności wszelkich działań z obowiązującymi w danym czasie

przepisami prawa, aktami administracyjnymi, orzeczeniami sądowymi, zawartymi

umowami cywilnoprawnymi oraz procedurami wewnętrznymi jednostki.

3. Kryterium rzetelności umożliwia badanie zgodności dokumentacji i stwierdzeń ze stanem

faktycznym. Kryterium rzetelności wymaga wypełnienia obowiązków przez

pracowników z należytą starannością, sumiennie i terminowo, należytego wypełnienia

zadań jednostki przez wszystkie komórki organizacyjne, dokumentowania określonych

działań lub stanów faktycznych, zgodnie z rzeczywistością, w wymaganych terminach, z

uwzględnieniem faktów i okoliczności.

4. Kryterium celowości polega na ustaleniu, czy podejmowane działania mieszczą się w

celach określonych w aktach normatywnych, także

− czy zastosowane metody i środki były

optymalne, odpowiednie dla osiągnięcia założonych celów, wynikających z

zatwierdzonych planów działalności.

5. Kryterium gospodarności pozwala na ocenę, czy zadania jednostki są realizowane

oszczędnie, wydajnie i efektywnie. W celu przestrzegania zasady gospodarności

pracownicy są zobowiązani do:

− wykorzystania dostępnych środków w sposób oszczędny i efektywny,
− działań zapobiegających wystąpieniu szkód, a w przypadku ich wystąpienia − do

ograniczenia skutków tych szkód.

6. W celu przestrzegania zasady przejrzystości pracownicy mają obowiązek:

− klasyfikowania dochodów i wydatków publicznych zgodnie z obowiązującymi
przepisami prawa,

− sporządzania sprawozdawczości,
− stosowania obowiązujących zasad rachunkowości.

§ 3

Zakres kontroli finansowej obejmuje wszystkie zdarzenia gospodarcze dotyczące gospodarki

finansowej związanej z działalnością jednostki, a w szczególności:

1. przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i

dokonywania wydatków;

2. badanie i porównywanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym w zakresie

dotyczącym procesów pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania

zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych, udzielania

zamówień publicznych oraz zwrotu środków publicznych;

3. prowadzenie gospodarki finansowej oraz stosowanie procedur dotyczących procesów, o

których mowa w § 1 pkt 2.

ROZDZIAŁ II

Procedura kontrolna pobierania i gromadzenia środków

§ 4

1. Dochodami jednostki są w szczególności:

a) dochody własne,

b) dotacje celowe,

c) środki pozyskane z innych źródeł na zadania własne,

d) dotacje na zadania w ramach porozumień i umów,

e) dotacje rozwojowe,

f) subwencje,

g) dochody z mienia, w tym wpływy z opłat za zarząd, użytkowanie i użytkowanie

wieczyste nieruchomości, wpływy ze sprzedaży składników majątkowych,

h) …

2. Kontrola dochodów ma na celu sprawdzenie w szczególności, czy:

a) prawidłowo, w należnej wysokości i terminowo ustalane są należności z tytułu

dochodów przypadających jednostce;

b) terminowo pobierane są wpłaty i dokonywane zwroty nadpłat;

c) pobrane kwoty przekazywane są na właściwe rachunki, w tym na rachunki

właściwych organów skarbowych;

d) właściwie i poprawnie prowadzone są klasyfikacja i ewidencja dochodów;

e) prawidłowo przekazywane są odbiorcom faktury za wykonane usługi lub

dostawy,

f) terminowo kierowane są do zobowiązanych wezwania do zapłaty i

upomnienia;

g) prawidłowo naliczane i pobierane są należne odsetki za zwłokę;

h) terminowo wdrażane są przewidziane prawem środki egzekucyjne,

i) umarzania, odraczania i rozkładania na raty spłaty należności dokonuje się w

granicach przysługujących uprawnień.

3. Kontrola dochodów z mienia będącego w zarządzie jednostki ma na celu sprawdzenie w

szczególności, czy:

a) we wszystkich przypadkach sporządzono umowy;

b) zawarte umowy są zgodne z przepisami, w szczególności z wymogami ustawy o

gospodarce nieruchomościami;

c) prawidłowo ustalono wysokość czynszu lub opłaty;

d) podano do publicznej wiadomości informacje o wykazie nieruchomości

przeznaczonych do sprzedaży, dzierżawy lub najmu;

e) sprzedaż dokonywana jest w drodze przetargu;

f) istnieje aktualna wycena nieruchomości;

g) prawidłowo ustalono opłatę za użytkowanie wieczyste;

h) zaplata czynszów i dokonywanie opłat odbywa się w sposób terminowy;

i) prawidłowo zostały naliczone odsetki od nieterminowych wpłat;

j) wystawiano wezwania do zapłaty w razie zwłoki dłużnika;

k) sprawy dotyczące zaległości w zapłacie należności egzekwowane są na drodze

postępowania sądowego;

l) prawidłowo dokonuje się klasyfikacji budżetowej i ewidencji;

ł) prawidłowo dokonywana jest sprawozdawczość w zakresie dochodów z mienia.

ROZDZIAŁ III

Procedura kontroli zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków

§ 5

1 Podjęcie decyzji o przeprowadzeniu danej operacji gospodarczej angażującej środki

publiczne poprzedza wstępna ocena celowości zaciągania zobowiązania i dokonania

wydatku, realizowana poprzez:

a) analizę rezultatów poprzednich działań,

b) określenie wysokości wydatku,

c) badanie projektów dokumentów i umów skutkujących zaciągnięciem zobowiązań,

d) sprawdzenie zgodności wydatku z planem finansowym.

2. Wstępna ocena, o której mowa w ust. 3 pkt 1 i 3, realizowana jest przez pracownika

występującego z wnioskiem o przeprowadzenie operacji gospodarczej.

3. Wstępna ocena, o której mowa w ust. 3 pkt 4, realizowana jest przez głównego

księgowego jednostki, któremu przedkładany jest wniosek o przeprowadzenie operacji

gospodarczej. W razie zastrzeżeń główny księgowy zwraca przedłożone mu dokumenty

do wnioskodawcy z żądaniem udzielenia wyjaśnień w terminie 3 dni.

4. Główny księgowy, podpisując dokumenty dotyczące danej operacji, stwierdza ich

poprawność pod względem formalnorachunkowym, zgodność wydatku z planem

finansowym oraz posiadanie środków finansowych na pokrycie wydatku, umieszczając

klauzulę: ,,Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym”, z zaznaczeniem daty

sprawdzenia dokumentu.

5. Kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona dokonuje wstępnej oceny

celowości zaciągania zobowiązań oraz przeprowadza kontrolę jej wykonania przez osoby

wymienione w ust. 3 i 4.

6. Osoby wykonujące wstępną ocenę, o której mowa w ust. 1, oraz przeprowadzające kontrolę

jej wykonania potwierdzają dokonanie tych czynności w formie podpisu na wniosku.

§ 6

1. Kontrola merytoryczna dokonania wydatku polega na:

a) sprawdzeniu zgodności przedmiotu zamówienia z umową lub wnioskiem, w

szczególności co do terminu, ceny i jakości,

b) potwierdzeniu odbioru dostawy lub świadczenia usług.

2. Kontrola merytoryczna dokonywania wydatków realizowana jest przez pracownika i

kierownika wydziału występującego z wnioskiem.

§ 7

1. Wydatki powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady

uzyskiwania najlepszych efektów.

2. Kontrola wydatków ma na celu zbadanie, czy przyznane kontrolowanej komórce

organizacyjnej jednostki środki zostały wydatkowane w sposób gospodarny i oszczędny,

stosownie do opracowanego planu finansowego, w granicach przyznanych kwot oraz z

zachowaniem wymogów przepisów o finansach publicznych.

3. Kontrola wydatków polega w szczególności na zbadaniu, czy:

a)

prawidłowo sporządzono plan finansowy;

b)

zobowiązania zaciągane są w prawidłowej wysokości;

c)

środki finansowe wykorzystane są zgodnie z przeznaczeniem;

d)

realizacja wydatków dokonuje się zgodnie z zadaniami rzeczowymi;

e)

prawidłowo dokumentuje się poszczególne wydatki.

Przykład 2

Procedura kontroli zarządczej

(…)

[Kontrola należności i zobowiązań]

§ 12

1. Zadaniem kontroli zobowiązań jest sprawdzanie w drodze kontroli wstępnej, bieżącej i

następnej należności, roszczeń i zobowiązań dotyczących rozliczeń:

a) z odbiorcami i dostawcami z tytułu rozliczeń za dostawy towarów i
materiałów, roboty i usługi;

b) rozliczeń publicznoprawnych (urzędy skarbowe, ZUS);

c) roszczeń spornych i w postępowaniu sądowym;

d) roszczeń i należności z tytułu niedoboru i szkód;

e) rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń, pobranych zaliczek,
dobrowolnych ubezpieczeń i innych;

f) różnych innych rozrachunków krótko- i długoterminowych oraz tzw.
pozostałych rozrachunków:

− prawidłowości prowadzonej ewidencji księgowej rozrachunków na
kontach syntetycznych i analitycznych,

− terminowości uzgadniania sald należności i zobowiązań z
kontrahentami,

− bieżącej i terminowej windykacji należności i regulowania
zobowiązań,

− czy i w jakiej wysokości oraz z jakich przyczyn istnieją należności
przeterminowane, nieściągalne lub przedawnione,

− prawidłowości i terminowości rozrachunków z budżetem z tytułu
podatków i opłat,

− zasadności dokonywanych odpisów należności w wyniku ich umorzenia,

− prawidłowości i terminowości naliczania, płacenia i windykacji
należnych odsetek za zwłokę oraz kar umownych.

2. Kontrolę rozrachunków i roszczeń rozpoczyna się od:

a. sprawdzenia podpisanych umów, które powodują powstanie należności i
zobowiązań, pod względem legalności, rzetelności i przyszłych skutków
finansowych,

b. sprawdzenia umów pod względem zgodności z Prawem zamówień
publicznych,

c. sprawdzenia, czy umowy zawierają wszystkie niezbędne dane oraz czy
regulują terminy fakturowania i płatności za wykonane usługi lub sprzedane
wyroby i towary oraz tryb załatwiania reklamacji,

d. sprawdzenia ewidencji rozrachunków z poszczególnymi kontrahentami,

e. sprawdzenia terminów płatności, co pozwala ustalić należności i
zobowiązania:

− bieżące,

− wątpliwe, nieuzasadnione właściwymi dokumentami,

− przeterminowane, nieuregulowane z winy dłużnika,

− sporne, czekające na orzeczenie sądu,

− przedawnione, podlegające wpisaniu w pozostałe koszty operacyjne;

6. kontrola rozrachunków publicznoprawnych (rozrachunki objęte ustawą o
zobowiązaniach podatkowych). Są to rozrachunki z:

a) urzędem skarbowym.

b) Zakładem Ubezpieczeń Społecznych;

Przykład 3

Załącznik

Do Zarządzenia…/…

z dnia …r.

Instrukcja kontroli finansowej w …

(…)

[Kontrola zamówień publicznych]

1. Do głównych zadań kontroli w zakresie zamówień publicznych należy zbadanie:

a. prawidłowości przygotowania dokumentacji projektowo-kosztorysowej oraz

terminowości realizacji inwestycji i remontów;

b. zasadności finansowania podjętych prac inwestycyjnych i remontowych ze środków

własnych i obcych;

c. kompletności i rzetelności dokumentowania zakupów dóbr inwestycyjnych oraz

wykonywania robót budowlano-montażowych i prac remontowych;

d. prawidłowości udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i

usługi opłacane w całości lub w części ze środków publicznych, w zakresie ustalonym
przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (DzU z
2004 r., Nr 19, poz. 177 ze zmianami);

e. zgodności z ustalonym planem rzeczowo-finansowym wydatków inwestycyjnych i

remontowych;

f. oceny celowości i zachowania zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych

nakładów;

g. realizacji wydatków zgodnie z przyjętym na dany rok budżetowy planem wydatków;

h. zgodności rozliczenia finansowego z umową i protokołem odbioru;

i. naliczenia ewentualnych kar za nieterminowe wykonawstwo lub niewłaściwą jakość;

j. płacenia przez jednostkę odsetek za zwłokę z tyt. nieterminowej realizacji

zobowiązań;

k. prawidłowości ewidencji;

l. prawidłowości wyceny, terminowości i kompletności wprowadzenia do ksiąg

składników majątkowych uzyskanych w wyniku zakończonych inwestycji oraz
terminowości rozpoczęcia amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych
oraz prawnych.

2. W jednostce obowiązuje Regulamin udzielania zamówień publicznych, wprowadzony
zarządzeniem kierownika jednostki organizacyjnej Nr…/… z dnia… r.

Przykład 4

Załącznik …
do Zarządzenia Nr …/…
………………………..
z dnia … r.


Procedury kontroli finansowej oraz zasady przeprowadzania wstępnej oceny celowości
zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w …

Rozdział I

§ 1

1. Kontrola finansowa dotyczy całokształtu procesów związanych z pobieraniem i
gromadzeniem dochodów, zaciąganiem zobowiązań finansowych, dokonywaniem wydatków
oraz gospodarowaniem mieniem jednostki.
2. Celem kontroli jest ochrona instrumentów i praw majątkowych jednostki oraz zapewnienie
prawidłowego wykonywania zadań publicznych.
3. Kontrola finansowa polega na badaniu zgodności stanu faktycznego ze stanem
wymaganym w oparciu o przyjęte kryteria kontroli, takimi jak kryterium legalności i
celowości gospodarności.

§ 2

1. Kontrola, o której mowa w § 1, sprawowana jest w postaci:

a) kontroli wstępnej, która ma na celu zapobieganie niepożądanym działaniom; obejmuje

ona w szczególności badanie projektów umów, porozumień i innych dokumentów
powodujących powstanie zobowiązań finansowych;

b) kontroli bieżącej, polegającej na badaniu czynności i operacji w toku ich

wykonywania w celu stwierdzenia, czy przebiegają one prawidłowo, tzn. czy są
zgodne z planem finansowym jednostki i harmonogramem dochodów i wydatków;

c) kontroli następnej, obejmującej badanie stanu faktycznego i dokumentów

odzwierciedlających czynności już dokonane w kontekście ich zgodności z planem
finansowym jednostki i harmonogramem dochodów i wydatków.

§ 3

Kontrola wstępna i bieżąca wykonywane są w ramach kontroli funkcjonalnej przez
kierownika jednostki, kierowników komórek organizacyjnych oraz głównego księgowego
zgodnie z ustalonymi dla nich zakresami czynności.

§ 4

1. Główny księgowy dokonuje kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z
planem finansowym oraz kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących
operacji gospodarczych i finansowych.
2. Dowodem dokonania kontroli przez głównego księgowego jest jego podpis złożony na
dokumentach dotyczących danej operacji obok podpisu właściwego merytorycznie
pracownika.
3. Złożenie podpisu przez głównego księgowego oznacza, że:
a) nie zgłasza zastrzeżeń co do przedstawionej przez właściwych merytorycznie pracowników
oceny merytorycznej prawidłowości operacji i jej zgodności z prawem,

b) nie zgłasza zastrzeżeń co do kompletności oraz formalnorachunkowej poprawności
dokumentów dotyczących tej operacji,
c) zobowiązania wynikające z operacji mieszczą się w planie finansowym jednostki.

§5

Kontrola procesów pobierania i gromadzenia dochodów oznacza w szczególności kontrolę
terminowości wpływu należności jednostki oraz podejmowanie niezbędnych czynności
windykacyjnych.


Przykład 5






Zasady wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych dokonywania
wydatków

1. Planowanie zaciągnięcia zobowiązania finansowego i dokonania wydatku podlega
wstępnej ocenie, dokonywanej przez kierownika komórki organizacyjnej.
2. Wstępna ocena, o której mowa w ust.1, sporządzona jest w formie dokumentu

− Wniosek o

dokonanie zakupu, w którym zamieszcza się informacje dotyczące zobowiązania i wydatku,
jego uzasadnienie, wielkość szacunkowej kwoty wydatku, informacje o zabezpieczeniu
środków w planie finansowym oraz propozycje procedury udzielenia zamówienia
publicznego.
3. Podstawowymi kryteriami wstępnej oceny planowanego zaciągnięcia zobowiązania
finansowego i dokonania wydatku są kryteria celowości i gospodarności. Wydatków należy
dokonywać w sposób oszczędny, zgodnie z przeznaczeniem i zasadami wyboru
najkorzystniejszej oferty oraz przyjętymi do realizacji zadaniami.
4. Uzasadnienie celowości zobowiązania (wydatku) zawiera w szczególności odniesienie do
realizowanych zadań jednostki, związku między wydatkiem poprzedzonym zaciągnięciem
zobowiązania a realizacją zadań, oraz do spodziewanych efektów.

5. Wydatki ponoszone przez jednostkę mogą być realizowane do wysokości ustalonej w
planie finansowym zgodnie z harmonogramem realizacji dochodów i wydatków
budżetowych.
6. Wstępnej oceny zgodności planowanej operacji finansowej z planem finansowym dokonuje
główny księgowy.
7. Potwierdzeniem dokonania wstępnej oceny jest podpis głównego księgowego na
dokumencie Wniosek o dokonanie zakupu. Złożenie podpisu oznacza, że planowane
zobowiązanie mieści się w planie finansowym oraz w harmonogramie dochodów i
wydatków).
8. Planowane zobowiązanie/wydatek w oparciu o dane zawarte we Wniosku o dokonanie
zakupu zatwierdza kierownik jednostki lub osoba przez niego upoważniona.
9. Negatywna ocena celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków stanowi
przesłankę do odstąpienia od zamiaru podjęcia decyzji o zaciągnięciu zobowiązania i
dokonaniu wydatku.




15. Regulamin kontroli wewnętrznej (inspekcyjnej)

− zarządzenie

Przykład

Regulamin wewnętrznej kontroli finansowej

Zarządzenie Burmistrza Nr .../...

z dnia ....

w sprawie nadania regulaminu wewnętrznej kontroli finansowej w Urzędzie Miejskim w …

Na podstawie art. 31 ustawy o samorządzie gminnym oraz § … Regulaminu

organizacyjnego …,

zarządzam, co następuje:

§ 1

Ustala się Regulamin wewnętrznej kontroli finansowej, stanowiący załącznik do niniejszego
zarządzenia.

§ 2

Wykonanie zarządzenia powierzam skarbnikowi gminy.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrz

...

16. Regulamin kontroli wewnętrznej (inspekcyjnej)

− część zasadnicza

Załącznik Nr …

do Zarządzenia Nr .../...
Burmistrza ...
z dnia

REGULAMIN

wewnętrznej kontroli finansowej

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1 [zakres regulacji]

Niniejszy regulamin określa cele, zasady oraz tryb przeprowadzania kontroli wewnętrznej w
Urzędzie Miasta w ...

§ 2 [podstawa merytoryczna]

Regulamin niniejszy opracowano na podstawie Komunikatu Nr 13 Ministra Finansów z dnia
26 czerwca 2006 r. w sprawie ogłoszenia standardów kontroli finansowej w jednostkach
sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Z 2006 r., Nr 7, poz. 58).

§ 3 [objaśnienia pojęć]

Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:
-

jednostce – oznacza to Urząd Miasta ...,

-

kierowniku – oznacza to kierownika komórki organizacyjnej jednostki, jak również
osobę pełniącą jego obowiązki,

-

kierowniku jednostki – oznacza to odpowiednio burmistrza... lub kierownika komórki
organizacyjnej jednostki,

-

komórce kontrolowanej – oznacza to kontrolowaną komórkę organizacyjną jednostki,
np. wydział, oddział, referat lub inną komórkę organizacyjną,

-

kontrolowanym

− oznacza to kierownika lub pracowników komórki kontrolowanej,

-

kontrolującym – oznacza to pracownika Samodzielnego Stanowiska ds. Kontroli
Wewnętrznej Urzędu Miasta ... lub innego pracownika wyznaczonego do realizacji
konkretnej kontroli,

-

regulaminie – oznacza to niniejszy Regulamin wewnętrznej kontroli finansowej,

-

ustawie o finansach publicznych

− oznacza to ustawę z dnia 30 czerwca 2005 r. o

finansach publicznych (DzU z 2005 r., Nr 249, poz. 2104 ze zm.).

§ 4 [odesłanie]

Merytoryczne kwestie z zakresu gospodarki finansowej i pracy jednostki

w formie właściwych procedur kontroli zostały uregulowane odrębnymi przepisami
wewnętrznymi.

§ 5 [cele kontroli]

Celem działalności kontrolnej jest wykrywanie nieprawidłowości

w funkcjonowaniu jednostki na każdym odcinku jej działania, ujawnienie przyczyn i źródeł
ich powstawania, podniesienie sprawności działania jednostki poprzez eliminację
ujawnionych uchybień w przyszłej pracy.

§ 6 [kryteria kontroli]

Kontrola finansowa w jednostce odbywa się według następujących kryteriów:

1) kryterium legalności – polega na badaniu zgodności działania jednostki z

obowiązującymi przepisami prawa;

2) kryterium gospodarności – polega na ocenie kontrolowanych zjawisk, procesów

gospodarczych i finansowych z punktu widzenia racjonalności i oszczędności;

3) kryterium celowości

− polega na ustaleniu, czy podejmowane działania mieszczą się w

celach określonych w aktach normatywnych, a także czy zastosowane metody i środki
były optymalne, odpowiednie dla osiągnięcia założonych celów, wynikających z
zatwierdzonych planów działalności.

4) kryterium rzetelności – polega na badaniu zgodności dokumentacji i stwierdzeń ze

stanem faktycznym;

5) kryterium przejrzystości

− polega na badaniu prawidłowości klasyfikacji dochodów i

wydatków publicznych, stosowania zasad rachunkowości i prowadzenia
sprawozdawczości;

6) kryterium zgodności z planem i harmonogramem – polega na badaniu, czy

zobowiązania wynikające z zatwierdzonych dokumentów mają pokrycie w planie
finansowym i harmonogramie wydatków budżetowych.

§ 7 [zasady kontroli]

Postępowanie kontrolne winno odbywać się według następujących zasad:

1) zasada legalności postępowania – stanowi, że sama kontrola, jak

i zakres przedmiotowy oraz podmiotowy muszą być umocowane
w przepisach prawa i przepisach wewnętrznych jednostki;

2) zasad prawdy obiektywnej – zobowiązuje kontrolujących do dokonywania

wszelkich ustaleń w pełnej zgodności ze stanem faktycznym oraz do ujmowania
wyników kontroli w zgodności
z rzeczywistym przebiegiem i charakterem badanych zdarzeń
i zjawisk;

3) zasada współpracy kontrolowanego z kontrolującym – polega na możliwości

przedstawienia przez kontrolowanego dowodów, wyjaśnień i argumentacji w
badanej sprawie, obowiązku przyjęcia ich przez kontrolującego i ustosunkowania się
do nich.

§ 8 [kontrola następna]

1. Kontrola instytucjonalna określona w regulaminie przeprowadzana jest w formie

kontroli następnej.

2. Kontrola następna dotyczy sprawdzenia dokumentów odzwierciedlających czynności

już dokonane. Analiza dokumentów pozwala na ocenę, czy dotychczasowa działalność
jednostki przebiegała prawidłowo
i zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz jakie czynniki i przyczyny miały wpływ na
powstanie nieprawidłowości i uchybień.

§ 9 [kontrola formalna, merytoryczna, rachunkowa]

1. Ze względu na kryterium kontroli wewnętrzna kontrola finansowa przeprowadzana jest

za pomocą kontroli formalnej, kontroli rachunkowej oraz kontroli merytorycznej.

2. Kontrola formalna polega na zbadaniu wiarygodności dokumentów, czyli w

szczególności na zgodności stanu dokumentacji z wymogami przepisów określających tryb jej
prowadzenia, prawidłowości doboru
i wypełnienia formularzy, prawidłowości podpisywania dokumentów (podpisanie przez
właściwe osoby i we właściwym miejscu), prawidłowości doboru pieczęci, oznaczenia daty
czy prawidłowości skreśleń.

3. Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu poprawności i rzetelności wyliczeń

zawartych w dokumentach.

4. Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu, czy planowanie danej czynności jest

celowe, czy wykonanie danej czynności jest zgodne z planem lub ustaleniami zawartymi w
umowie.

§ 10 [kontrola planowa i pozaplanowa]

1. Wewnętrzna kontrola finansowa może być przeprowadzana jako kontrola planowa albo

pozaplanowa.

2.

Kontrola planowa wynika z planu kontroli opracowanego zgodnie

z postanowieniami regulaminu.

§ 11 [kontrola kompleksowa i problemowa]

1. Kontrola kompleksowa obejmuje całokształt zagadnień finansowych kontrolowanego

podmiotu, wszystkie operacje gospodarcze i odpowiadające im czynności, dokumenty i
zapisy ewidencyjne.

2. Kontrola problemowa obejmuje wybrany wycinek działalności.

§ 12 [kontrola bezpośrednia i pośrednia]

1. Kontrola pośrednia polega na wykorzystaniu źródeł informacji zawartych w ewidencji

ksiąg rachunkowych, ewidencji ksiąg pomocniczych, ewidencji operatywnej, w
inwentaryzacji, normach, analizach ekonomicznych, w sprawozdawczości, w systemach
obiegu dokumentów, a także zebraniu wyjaśnień i informacji od kontrolowanych
i świadków.

2. Kontrola bezpośrednia polega na sprawdzeniu samego stanu faktycznego, w

szczególności poprzez przeprowadzenie oględzin.

Rozdział II

Tryb kontroli

§ 13 [plan kontroli]

1. Kontrolujący opracowuje roczny plan kontroli, obejmujący rok kalendarzowy, ze

wskazaniem tematów kontroli i określeniem czasu przewidzianego na ich zbadanie. Ustalony
plan należy przedstawić do zatwierdzenia kierownikowi jednostki.

2. W ciągu roku kalendarzowego mogą być przeprowadzane kontrole nieobjęte

zatwierdzonym planem kontroli.

3. Kontrolujący sporządza i przedkłada kierownikowi jednostki roczne sprawozdanie z

realizacji planu kontroli, z uwzględnieniem rodzajów przeprowadzonych kontroli, przedmiotu
kontroli oraz wyników kontroli, w tym ujawnionych nieprawidłowości, ich rodzaju i wagi.

§ 14 [program kontroli]

Przed przystąpieniem do czynności kontrolnych kontrolujący przygotowuje program

kontroli, który określa:

1) rodzaj kontroli,
2) numer kontroli,
3) zakres podmiotowy kontroli (wskazanie kontrolowanej komórki),
4) problematykę kontroli,
5) planowany czasu trwania kontroli,
6) osoby upoważnione do przeprowadzenia kontroli,
7) w przypadku wieloosobowego składu

− wskazanie kierownika zespołu

kontrolnego oraz ewentualnie podział zadań pomiędzy jego członków.

§ 15 [upoważnienie do przeprowadzenia kontroli]

1. Dla wszczęcia czynności kontrolnych niezbędne jest imienne upoważnienie, wystawione

przez kierownika jednostki lub z jego upoważnienia.

2. Każde upoważnienie powinno być wystawione w trzech egzemplarzach: jeden dla

komórki kontrolowanej, drugi załącza się do protokołu kontroli, trzeci ad acta.

§ 16 [czynności kontrolne]

1. Bezpośrednio przed przystąpieniem do czynności kontrolnych kontrolujący przedkłada

kierownikowi komórki kontrolowanej upoważnienie do kontroli oraz informuje o przedmiocie
kontroli i planowanym czasie jej trwania.

2. Czynności kontrolne przeprowadza się w godzinach pracy obowiązujących w komórce

kontrolowanej. W przypadku zaistnienia szczególnych okoliczności kontrola może być
przeprowadzona poza godzinami pracy.

§ 17 [prawa i obowiązki kontrolującego]

1. W trakcie dokonywania czynności kontrolujących kontrolujący ma prawo do:

a) wstępu do pomieszczeń i obiektów komórki kontrolowanej

(z wyjątkiem pomieszczeń, do których mają zastosowanie przepisy o
informacjach tajnych i niejawnych),

b) wglądu do wszelkich dokumentów dotyczących przedmiotu kontroli,
c) sporządzania odpisów i wyciągów z tych dokumentów,
d) przeprowadzania oględzin przedmiotu kontroli,
e) uzyskiwania od pracowników komórki kontrolowanej wyjaśnień (ustnych i

pisemnych),

f) przyjmowania składanych z ich inicjatywy ustnych i pisemnych

oświadczeń.

2. Obowiązkiem kontrolującego jest:

a) rzetelne i obiektywne ustalenie stanu faktycznego,
b) rzetelne dokumentowanie kontroli,
c) w razie stwierdzenia nieprawidłowości – ustalenie ich przyczyn

i skutków oraz wskazanie osób za nie odpowiedzialnych,

d) w razie stwierdzenia osiągnięć – wskazanie osób, które się do nich przyczyniły.

3. Szef zespołu kontrolującego jest dodatkowo zobowiązany do:

a) przygotowania i organizowania pracy zespołu kontrolnego,
b) reprezentowania zespołu na zewnątrz.

§ 18 [wyłączenie kontrolującego]

1. Wyłączeniu z postępowania kontrolnego podlega kontrolujący, jeśli czynności

lub rozstrzygnięcia kontrolne dotyczą jego samego, jego małżonka, krewnych i
powinowatych (w linii prostej oraz w linii bocznej do drugiego stopnia) bądź osób
związanych z nimi z tytułu kurateli, opieki lub przysposobienia.

2. Kontrolujący może być wyłączony również w razie stwierdzenia innych przyczyn, które

mogą budzić

wątpliwości co do jego bezstronności.

O wyłączeniu rozstrzyga kierownik jednostki na podstawie informacji kontrolującego,
zawiadomienia kierownika zespołu kontrolnego lub osoby zainteresowanej.

§ 19 [prawa i obowiązki kontrolowanego]

1. Kontrolowany może w trakcie kontroli:

a) składać pisemne lub ustne oświadczenia,
b) odmówić podpisania protokołu kontroli,

c zgłosić pisemne zastrzeżenia do protokołu kontroli,
d) zgłosić zastrzeżenia do kierownika jednostki.

2. Do obowiązków kontrolowanego należy:

a) uczestniczenie w czynnościach kontrolnych,
b) udostępnianie kontrolującemu niezbędnej dokumentacji,
c) przygotowanie na życzenie kontrolującego niezbędnych zestawień

i obliczeń opartych na dokumentach,

d) udzielanie ustnych i pisemnych wyjaśnień w sprawach dotyczących przedmiotu

kontroli,

e) uwierzytelnianie odpisów i kserokopii dokumentów.

3. Szczególne obowiązki spoczywają na kierowniku kontrolowanej komórki, który:

a) zapewnia odpowiednie warunki do przeprowadzenia kontroli,
b) przygotowuje odpowiednie pomieszczenia do

przechowywania materiałów

kontrolnych,

c) umożliwia dokonywanie oględzin,
d) zobowiązuje pracowników do udzielania wyjaśnień.

§ 20 [dowody]

1. Ustaleń faktów kontrolnych dokonuje się jedynie na podstawie dowodów, do których

zalicza się w szczególności: dokumenty, dowody rzeczowe, protokoły z oględzin, dane
ewidencji i sprawozdawczości, opinie specjalistów i biegłych, zdjęcia fotograficzne, szkice,
oświadczenia i wyjaśnienia.

2. Dowody, o których mowa w ust. 1, załącza się do protokołu kontroli,

z tym że dowody w postaci odpisów, kserokopii i wyciągów z dokumentów winny być, przed
włączeniem, potwierdzone za zgodność z oryginałem.

3. Kontroli bezpośredniej dokonuje się w obecności osoby odpowiedzialnej za

kontrolowany odcinek lub dział pracy, a

w

razie jej nieobecności

−

w obecności kierownika komórki kontrolowanej lub upoważnionego przez niego pracownika
i osoby asystującej.

§ 21 [protokoły]

1. Kontrolujący zobowiązany jest sporządzić protokół z przeprowadzonych czynności

kontrolnych. W protokole winien przedstawić ustalenia kontrolne
w sposób rzetelny, zwięzły i przejrzysty oraz zgodny ze stanem faktycznym.

2. Protokół, o którym mowa w ust. 1, jest podstawowym dowodem dokumentującym

wykonanie kontroli i winien zawierać wszystkie stwierdzone przez kontrolującego fakty
dotyczące kontrolowanego przedmiotu.

3. Do protokołu kontroli mogą być załączane także protokoły szczególne, dokumentujące

fakt podjęcie określonych czynności kontrolnych, a w tym:

- protokół przyjęcia ustnego oświadczenia,
- protokół przyjęcia ustnych wyjaśnień,
- protokół dokonania oględzin,
- protokół pobrania rzeczy.

4. Z przeprowadzonych kontroli może być sporządzone sprawozdanie, pod warunkiem że z

ustaleń kontrolującego nie wynika potrzeba ukarania osób odpowiedzialnych za powstanie
nieprawidłowości. Decyzję w tej sprawie podejmuje zarządzający kontrolę, w której określa
dane, jakie należy uwzględnić w sprawozdaniu.

5. Protokół kontroli wraz z załączonymi dowodami stanowi dokumentację kontroli.
6. Protokół kontroli należy sporządzić w dwóch egzemplarzach, chyba że zarządzający

kontrolę postanowi inaczej. Liczbę dodatkowych egzemplarzy określa zarządzający kontrolę
ze wskazaniem ich przeznaczenia.

§ 22 [zgłaszanie i rozpatrywania zastrzeżeń do protokołu kontroli]

1. Po zakończeniu kontroli kierownik komórki kontrolowanej, w terminie wskazanym w

protokole, zobowiązany jest do podpisania protokołu bez zastrzeżeń lub złożenia
kontrolującemu pisemnej odmowy podpisania protokołu z podaniem przyczyn odmowy.
Kierownik może także skorzystać z prawa złożenia zastrzeżeń, dokonując odpowiedniej
adnotacji w protokole kontroli. Wniesione zastrzeżenia powinny być udokumentowane
i załączone do protokołu kontroli.

2. Przedstawiając kierownikowi komórki kontrolowanej protokół kontroli, kontrolujący

informuje go o przysługującym na mocy regulaminu kontroli wewnętrznej prawie zgłoszenia
umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole oraz o prawie odmowy
podpisania protokołu kontroli.

3. Pisemne zastrzeżenia zgłoszone przez kierownika komórki kontrolowanej do ustaleń

zawartych w protokole kontroli poddawane są przez kontrolującego analizie. Jeżeli z analizy
wynika potrzeba podjęcia dodatkowych czynności kontrolnych, kontrolujący je
przeprowadza. Jeżeli kontrolujący stwierdzi zasadność zastrzeżeń, dokonuje zmiany
protokołu kontroli.

4. W razie nieuwzględnienia zastrzeżeń w całości lub w części kontrolujący przekazuje

kierownikowi komórki kontrolowanej swoje stanowisko na piśmie wraz z pouczeniem o
prawie, sposobie i terminie zgłoszenia zastrzeżeń do kierownika jednostki.

§ 23 [ustalenia pokontrolne]

1. Kontrolujący na podstawie wyników opracowuje projekt wniosków

i zaleceń pokontrolnych, który przedstawia kierownikowi jednostki.

2. Kierownik jednostki, w oparciu o projekt, o którym mowa w ust. 1, podejmuje decyzję o

wydaniu zarządzenia pokontrolnego.

3. Zarządzenie pokontrolne, o którym mowa w ust. 2, winno zawierać zwięzły opis

wyników, ze

wskazaniem źródeł i przyczyn stwierdzonych

w toku kontroli nieprawidłowości i uchybień, polecenia wdrożenia działań zmierzających do
usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień oraz wskazanie kierunków działań
naprawczych. Zarządzenie pokontrolne zawiera także wskazanie terminu realizacji poleceń
oraz terminu do przysłania informacji o sposobie ich wykonania.

4. W terminie do 30 dni od daty otrzymania zarządzenia pokontrolnego kierownik komórki

kontrolowanej powiadamia kierownika jednostki oraz kontrolującego o stanie realizacji
poszczególnych zaleceń zawartych
w zarządzeniu. W przypadku niezrealizowania poleceń kierownik komórki podaje powody.

§ 24 [zawiadomienia]

1. Jeżeli zebrane w toku kontroli materiały uzasadniają podejrzenie popełnienia

przestępstwa ściganego z urzędu, kierownik jednostki sporządza zawiadomienie o
popełnieniu przestępstwa i przekazuje je niezwłocznie, wraz z zebranymi materiałami
dowodowymi, właściwemu organowi powołanemu do ścigania przestępstw.

2. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 1, powinno zawierać:

1) nazwę i adres jednostki,
2) zwięzły opis stanu faktycznego z określeniem czasu, miejsca, okoliczności i przyczyn

zdarzenia,

3) załączenie ujawnionych dowodów,
4) w miarę możliwości: imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe osoby ponoszącej

odpowiedzialność za ujawnione nieprawidłowości, które wyczerpują znamiona przestępstwa,
wysokość powstałej szkody oraz propozycję kwalifikacji prawnej czynu.

3. Jeżeli ujawnione w toku kontroli okoliczności świadczą o naruszeniu dyscypliny

finansów publicznych, kierownik jednostki sporządza zawiadomienie o ujawnionych
okolicznościach wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych i przekazuje je
niezwłocznie właściwemu rzecznikowi dyscypliny finansów publicznych.

4. Zawiadomienie, o którym mowa w ust. 3, zawiera co najmniej:

a) datę, imię i nazwisko, stanowisko służbowe, adres i podpis zawiadamiającego;
b) określenie ujawnionego naruszenia dyscypliny finansów publicznych wraz z

podaniem sposobu, czasu jego popełnienia oraz naruszonego przepisu prawa;

c) wskazanie okoliczności, w jakich doszło do naruszenia dyscypliny finansów

publicznych, a także, jeżeli nastąpiło uszczuplenie środków publicznych, przekroczenie
upoważnienia do dokonywania wydatków ze środków publicznych, do zaciągnięcia
zobowiązań lub niewykonania zobowiązań albo zapłaty odsetek, kar lub opłat

− określenie ich

wysokości;

d) informację, czy przedstawione naruszenie dyscypliny finansów publicznych jest

przedmiotem postępowania karnego, postępowania
w sprawie o wykroczenie, postępowania w sprawie o przestępstwo skarbowe albo
wykroczenie skarbowe.

e) ,wskazanie

− w miarę możliwości − imienia i nazwiska, adresu zamieszkania osoby,

która naruszyła dyscyplinę finansów publicznych, adresu pracodawcy i stanowiska
zajmowanego przez tę osobę w czasie popełnienia naruszenia, a także nazwy i adresu jej
aktualnego pracodawcy.

5. Wystąpienia pokontrolne oraz zawiadomienia o popełnieniu przestępstwa lub innego

czynu, za który ustawowo przewidziana jest odpowiedzialność, włącza się do akt kontroli.

Rozdział III

Postanowienia końcowe

§ 25 [odesłanie]

W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy

ustawy o finansach publicznych, postanowienia Statutu Miasta oraz Regulaminu
organizacyjnego Urzędu Miasta w ...

§ 26 [wejście w życie]

Regulamin wchodzi w życie z dniem ... r.

Burmistrz

...