E

endlose Zahlenreihen,
komplizierte mathemati-
sche Formeln, zermür-

bendes Kopfrechnen.

Da

werden Gedanken an die
Schulzeit wach. Für viele war
Mathematik sicherlich das
schwerste und unangenehm-
ste Fach ...

Rechnen muß jedoch we-

der schwer noch lästig sein.
Denn es gibt ein Computer-
Programm, das den Umgang
mit Zahlen erheblich ver-
einfacht: das Tabellenkalku-
lations-Programm Excel 97
aus dem Hause Microsoft. Es
stellt Zahlen in übersichtli-
cher Tabellenform und auf
Wunsch auch als

Diagramm

dar. Und es kann

noch weit mehr. Etwa Daten
aller Art verwalten: vom

Terminkalender bis zur Haus-
haltskasse.Aber kaum jemand
hat alle Möglichkeiten dieser
Software voll im Griff.

Wie können Sie zum Bei-

spiel eine gutaussehende
Überschrift über der Tabelle
erzeugen? Wie wird eine Ta-
belle um zusätzliche Spalten
und Zeilen erweitert? Wie he-
ben Sie bestimmte Zahlen
hervor, damit Sie diese auf ei-
nen Blick wiederfinden?

ComputerBILD gibt Ihnen

50 nützliche Tips zu Excel 97,
die Ihnen die Arbeit erleich-
tern. Die Redaktion zeigt
Ihnen auf den nächsten zwölf
Seiten, was Sie mit dem
Tabellenprogramm alles an-
stellen können – und erklärt
Ihnen Schritt für Schritt, wie
Sie kleine Aufgaben lösen.

01 (S.16)

12/ 99

14

50 Tips zu Microsoft Excel 97

Titelthema

Weniger Tabellenblätter

bei einer neuen Datei

1

Stört es Sie,daß eine neue Da-
tei immer so viele

Tabellenblätter

enthält, ob-

wohl sie nur ein Blatt benöti-
gen? So reduzieren Sie die
Zahl der Tabellenblätter:

1

Klicken Sie in der Menü-
zeile von Excel 97 auf

●

und im aufklappenden Menü
auf .

2

Klicken Sie auf den

Registerreiter

●

.

3

Verringern Sie mit einfa-
chen

Klicks auf

●

die Anzahl der Tabellenblätter
einer neuen Datei. Die ge-
wählte Anzahl finden Sie
dann jeweils im

Ein-

gabefeld

links daneben: .

.

4

Sobald Sie die gewünsch-
te Zahl erreicht haben,

klicken Sie zur Bestätigung
auf

.Wenn Sie in Zukunft

eine neue, leere Excel-Datei

erzeugen,

so

enthält diese
nur noch die
einmal ausge-
wählte Anzahl

von Tabellenblättern.

04 (S.16)

03 (S.16)

02 (S.16)

Sobald mehrere Ausdrucke
einer Tabelle auf dem
Schreibtisch herumfliegen,
wird’s unübersichtlich: Wel-
cher ist die aktuelle Version?
Für Durchblick sorgt ein Zeit-
stempel, der auf jeder Seite
etwa in der rechten oberen
Ecke steht und Datum und
Uhrzeit des Ausdrucks verrät.
So bauen Sie den Zeitstempel
in Ihr Dokument ein:

1

Klicken Sie in der Menü-
zeile von Excel 97 auf

●

und im aufklappenden Menü
auf .

2

Im folgenden Fenster
klicken Sie auf den

Registerreiter

mit

der Aufschrift

●

.

03 (S.16)

Zeitstempel

2

Speichern, Öffnen und Drucken von Ta-

50 Tips zu Microsoft Excel 97

50 Tips zu Microsoft Excel 97

Titelthema

12/ 99

15

▼

Speichern, Öffnen und
Drucken von Tabellen

14

Tabellen bearbeiten
und Werte eingeben

16

Das richtige Aussehen
für die Zellen

20

Von den Zahlen zum Bild:
Diagramme

22

Excel als Rechenkünstler 23

Rubrik-Wegweiser

3

Nach einem Klick auf

öff-

net sich ein weiteres Fenster.

4

Klicken Sie hier in das
weiße Feld:

●

.

5

Klicken Sie danach auf
das Symbol

, tippen

Sie ein Leerzeichen ein, und
klicken Sie anschließend auf

. In dem weißen Feld

steht dann

●

.

6

Wenn Sie dann auf
und noch einmal auf

klicken, bekommt jeder Aus-
druck einen Zeitstempel.

Benötigen Sie oft mehrere
Excel-Dateien gleichzeitig?
Dann können Sie alle auf ein-
mal öffnen – wenn Sie sie
vorher richtig abgespeichert
haben:

1

Öffnen Sie alle Excel-
Dateien, die Sie gleich-

zeitig benötigen.

2

Wenn Sie diese auch
nebeneinander auf dem

Bildschirm sehen möchten,
klicken Sie in der Menüzeile
auf

●

und im aufklappenden Menü
auf

●

.

Im nächsten Fenster klicken
Sie auf

und auf

.

Schon sind alle Tabellen sau-
ber angeordnet,etwa so: .

3

Klicken Sie dann auf

und im aufklap-

penden Menü auf

.

4

Im folgenden Fenster tip-
pen Sie einen Namen

ein,etwa

●

.

5

Per Klick auf
wird eine Liste aller

geöffneten Excel-Dateien ge-
speichert.

Falls mehrere Dateien noch

nicht gespeichert waren, be-
antworten Sie die entspre-
chende Meldung mit einem
Mausklick auf

.

War nur eine Datei nicht
gespeichert,

fehlt diese

Schaltfläche

.

Klik-

ken Sie in diesem Fall
einfach auf

.

6

Um später alle Dateien
auf einmal zu öffnen,

klicken Sie in der Menüzeile
auf

●

und im Menü auf

.

7

Im folgenden Fenster
klicken Sie doppelt auf

den in Schritt 4 vergebenen
Namen – schon erscheinen
alle Dateien auf dem Bild-
schirm.

05 (S.19)

Es ist sinnvoll, auf dem Aus-
druck einer Tabelle auch den
Namen der zugehörigen Ex-
cel-Datei zu vermerken.Dann
finden Sie die Datei später
schnell wieder. Den Datei-
namen müssen Sie nicht von
Hand auf den Ausdruck
schreiben – das kann Excel
für Sie erledigen:

1

Klicken Sie in der Menü-
zeile von Excel auf

●

und im aufklappenden Menü
auf

.

2

Ein Fenster erscheint auf
dem Bildschirm. Klicken

Sie darin auf den

Registerreiter

mit der Auf-

schrift

●

.

3

Mit einem Mausklick auf

öff-

nen Sie ein weiteres Fenster.

4

Klicken Sie dort in eins
der drei großen weißen

Felder,etwa

●

.

5

Klicken Sie auf das Sym-
bol

●

.

Im weißen Feld steht dann

●

.

6

Möchten Sie auch noch
den Namen des gedruck-

ten

Tabellenblattes

einfügen, tippen Sie ein Leer-
zeichen und klicken auf

●

.

Im weißen Feld steht darauf-

hin der folgende Text:

●

.

7

Schließen Sie die beiden
Fenster jeweils per Klick

auf

. Auf den nächsten

Ausdrucken stehen am unte-
ren Seitenrand der Dateina-
me und – wenn Sie Schritt 6
ausgeführt haben – der Name
des Tabellenblattes.

02 (S.16)

03 (S.16)

Auf dem Bildschirm sind in
jeder Tabelle Linien zu sehen,
die die einzelnen

Zellen

voneinander abgren-

zen. Auf dem Ausdruck er-
scheinen diese sogenannten

Gitternetzlinien

je-

doch nicht. Folglich ist die
Tabelle oft schwer lesbar. So
drucken Sie diese Linien mit:

1

Klicken Sie in der Menü-
zeile von Excel auf den

Eintrag

●

und im aufklappenden Menü
auf

●

.

2

Im nächsten Fenster
klicken Sie auf den

Registerreiter

●

.

3

Im folgenden Fenster
finden Sie zahlreiche

Möglichkeiten, das

Aussehen

der

Tabelle im Ausdruck zu

verändern. Erzeugen Sie hier
mit einem Klick auf den Ein-
trag

●

einen kleinen Haken in
dem leeren Kästchen davor:

.

4

Da Sie keine weiteren
Änderungen vornehmen

möchten, schließen Sie die-
ses Fenster wieder. Dazu
klicken Sie mit der linken
Maustaste auf die

Schaltfläche

.

Wenn Sie später die Ta-

belle ausdrucken, werden
auch die Gitternetzlinien
zwischen den einzelnen Zel-
len mitgedruckt. Die Tabelle
läßt sich dadurch deutlich
besser lesen.

05 (S.19)

03 (S.16)

07 (S.19)

06 (S.19)

einbauen

Tabellen-Namen mitdrucken

4

Linien auf den Ausdrucken

5

Mehrere Tabellen gleichzeitig öffnen

3

bellen

12/ 99

16

50 Tips zu Microsoft Excel 97

Titelthema

Tabellen bearbeiten und Werte eingeben

Ist eine Tabelle etwas zu groß
geraten und kann nicht mehr

auf ein Blatt gedruckt wer-
den? Excel bietet Ihnen eine
Verkleinerungs-Funktion an.
So geht’s:

1

Klicken Sie in der Menü-
zeile auf

und im

aufklappenden Menü auf

●

.

2

Im nächsten Fenster
klicken Sie auf den

Re-

gisterreiter

●

.

3

Klicken Sie anschließend
auf

●

.

4

Achten Sie darauf, daß in
den beiden Eingabefel-

dern

●

jeweils eine 1 steht (es sei
denn,Sie möchten die Tabelle
auf mehrere Seiten vertei-
len). Stehen dort andere Zah-
len, so stellen Sie die 1 mit
Klicks auf die Pfeile rechts
neben den Feldern ein.

5

Nach Klicks auf
und wird

die

Ta-

belle auf nur eine Seite ge-
druckt.Egal,wie groß sie ist.

03

Für den Druck einer Tabelle
wird jede gefüllte

Zelle

in der aufgerufenen

Datei berücksichtigt. Ist also
eine weit vom gewünschten

Tabellenblatt

entfernte Zel-

le belegt, wird Papier ver-
schwendet.Um das zu verhin-
dern,

können Sie den

Druckbereich festlegen.Dann
wird nur der so ge-
kennzeichnete

Zell-

bereich

gedruckt.So geht’s:

1

Markieren

Sie

den Tabellenbereich, der

gedruckt werden soll. Dazu
klicken Sie in dessen linke
obere Ecke,ziehen den Maus-
zeiger bei weiterhin gedrück-
ter Maustaste auf
die rechte untere
Zelle des Be-
reichs und lassen
dann die Taste
los. Das Ergebnis
sieht danach et-
wa so aus:

●

.

2

Klicken Sie dann in der
Menüzeile auf

,

im aufklappenden Menü auf

und im neuen

Untermenü auf den Eintrag

.

3

Nach einem Klick in eine
leere Zelle kennzeichnet

eine gestrichelte Linie den so
gewählten Druckbereich:

●

.

Wenn Sie die Tabelle später
drucken, wird nur der Be-
reich innerhalb der gestri-
chelten Linie gedruckt.

09 (S.23)

08 (S.19)

02

06 (S.19)

Möchten Sie mehrere neue
Zeilen in eine Tabelle einfü-
gen? Dann brauchen Sie
nicht für jede Zeile einmal in
der Menüzeile auf
und im Menü auf

●

zu klicken. Mit dem folgen-
den Trick geht’s schneller:

1

Klicken Sie in eine belie-
bige

Zelle

jener

Zeile, vor der die neuen Zei-
len eingefügt werden sollen,
etwa

●

.

2

Bewegen Sie den Maus-
zeiger bei gedrückter lin-

ker Maustaste um genau so

viele Zellen nach unten, wie
Sie Zeilen einfügen möchten.
Für drei Zeilen sieht das etwa
so aus:

●

.

Lassen Sie dann die Maus-
taste wieder los.

3

Klicken Sie in der Menü-
zeile auf

und

im daraufhin aufklappenden
Menü auf

●

.

Daraufhin werden die neuen
Zeilen eingefügt. Ihre Anzahl
entspricht der Zahl der
Zellen, die Sie in Schritt 2

markiert

haben:

●

.

Die Markierung entfernen Sie
wieder, indem Sie einfach auf
eine beliebige andere Zelle
klicken.

09 (S.23)

06 (S.19)

Müssen Sie oft neue Zeilen in
Ihre Tabelle einfügen? Leider
gibt’s für diese Funktion kein
Symbol in der

Sym-

bolleiste

von Excel 97. So er-

zeugen Sie eins:

1

Klicken Sie mit der

rech-

ten

Maustaste in die Sym-

bolleiste. Im aufklappenden
Menü klicken Sie – diesmal

mit der linken Maustaste –
auf .

2

Im nächsten Fenster
klicken Sie auf den

Registerreiter

mit der Auf-

schrift

●

.

3

Klicken Sie in der linken
Liste auf

●

.

4

In der rechten Liste
klicken Sie auf

●

und bewegen den Mauszei-
ger bei weiterhin gedrückter

Maustaste auf die Symbol-
leiste:

●

Wenn Sie die Maustaste wie-
der loslassen, erscheint dort
das neue Symbol:

●

.

5

Nach einem Klick auf

steht es Ih-

nen jederzeit zur Verfügung.

03

11 (S. 23)

Oft sind Texte so lang, daß
sie nicht in eine

Zel-

le

der Tabelle passen. Dann

erscheint die Zeile rechts
abgeschnitten:

●

.

So stellen Sie ganz schnell die
optimale Spaltenbreite ein:

1

Bewegen Sie den Mauszei-
ger an die rechte Seite des

Spaltenkopfes

jener

Spalte, die zu den überlangen
Text enthält. Der Mauszeiger
nimmt diese Gestalt an:

●

.

.

2

Nach einem Doppelklick
an dieser Position ist die

Spaltenbreite so eingestellt,
daß alle Texte hineinpassen.

.

10 (S.23)

06 (S.19)

Diagramm

Die Darstellung der Daten
aus einer Excel-Tabelle in
Form einer Grafik heißt
Diagramm. Trends oder
Zusammenhänge können
Sie mit einer solchen Dar-
stellung oft schneller und
besser erkennen als aus
den Zahlen einer Tabelle.
Excel bietet zahlreiche
Diagrammtypen an, mit
denen Sie Ihre Daten bei-
spielsweise in Form von
Kurven, Torten, Balken,
Säulen oder Flächen dar-
stellen können.

Tabellenblatt

In einer Excel-Datei kön-
nen Sie mehrere Seiten
anlegen, die sogenannten
Tabellenblätter. Jedes Blatt
nimmt Daten, Formeln,
Texte oder Bilder auf und
kann als separate Tabelle
behandelt werden. Aller-
dings lassen sich auch Da-
ten zwischen den Blättern
austauschen. Das wäre
mit getrennten Dateien
nicht möglich. Welches
Tabellenblatt erscheint,
erkennen Sie am unteren
Bildrand:

Registerreiter

Windows verwendet zahl-
reiche grafische Symbole
aus der Bürowelt. Wenn in
einem Fenster mehrere In-
halte zur Auswahl stehen,
können Sie die gewünsch-
ten über kleine Felder am
oberen Bildrand wählen.
Diese Auswahlfenster er-
innern an die Aufstecker
(Registerreiter) in einem
Karteikasten.

Eingabefeld

Eingabefelder sind in
Programmfenstern jene
Bereiche, in die Sie In-
formationen eintippen
können. Vor jedem Ein-
gabefeld weist eine mehr
oder weniger deutliche
Beschriftung darauf hin,
welche Information das
Programm an dieser
Stelle erwartet.

04

03

02

01

Was ist eigentlich …

▼

Tabelle auf eine Seite drucken

6

Spalten

anpassen

8

Druckbereich festlegen

7

Mehrere Zeilen einfügen

9

Zeilen schneller einfügen

10

50 Tips zu Microsoft Excel 97

Titelthema

12/ 99

17

▼

Nachträgliche Änderungen
einer fertigen Tabelle sind
kein Problem. Möchten Sie
zum Bespiel zwischen zwei
bereits ausgefüllten Spalten
eine weitere einfügen? So
geht’s:

1

Klicken Sie in eine Zelle
jener Spalte, vor der Sie

eine neue einfügen möchten,
etwa

●

.

2

Klicken
Sie dann in

der Menüzeile
am oberen

Fensterrand auf

●

und im daraufhin aufgeklapp-
ten Menü auf

●

.

Daraufhin erscheint ei-
ne neue, leere Spalte in
Ihrer Tabelle:

●

.

Wissen Sie nach längerer
Zeit noch, was in welcher

Zelle

steht? Mit Hilfe

kleiner Notizzettel, die an die
Zellen geheftet werden, kön-
nen Sie solche Infos hinterlas-
sen – natürlich elektronisch.
In Excel heißen diese Zettel
Kommentare.

1

Klicken Sie in die Zelle,
die Sie mit einem Kom-

mentar versehen möchten,
etwa

●

.

.

2

Per Klicks auf

und

öff-

nen Sie das Kom-
mentarfeld:

●

.

In der ersten Zeile steht be-
reits Ihr Name

●

, damit Sie

später auch wissen, wer den
Kommentar eingefügt hat.

3

Tippen Sie den ge-
wünschten Kommentar-

text ein,etwa

●

.

4

Fertig? Dann klicken Sie
in eine andere Zelle. Der

Kommentar verschwindet.
Übrig bleibt ein kleines rotes
Dreieck:

●

.

Es zeigt an, daß diese Zelle
mit einem Kommentar ver-
sehen wurde.

5

Bewegen Sie dann den
Mauszeiger auf die kom-

mentierte Zelle. Sofort er-
scheint der Kommentartext
wieder in dem kleinen Fen-
ster:

●

.

06 (S.19)

Die Überschrift sollte nach
Möglichkeit in der Mitte über
einer Tabelle stehen. Um sie
exakt dort zu plazieren, ge-
hen Sie am besten so vor:

1

Klicken Sie in zunächst in
die

Zelle

A1

●

.

2

Falls, wie in diesem Bei-
spiel, in der ersten Zeile

bereits Daten stehen, klicken
Sie in der Menüzeile auf

und im aufklappen-

den Menü auf

. Damit

erzeugen Sie eine leere Zeile
für die Tabellenüberschrift.

3

Tippen Sie die Über-
schrift, etwa

,

ein. Beenden Sie die Eingabe
mit der

R-Taste.

4

Klicken Sie erneut
in die Zelle A1,und

bewegen Sie den Mauszeiger

nach rechts,
bis er die letzte
benutzte Spal-
te erreicht hat.
Im Beispiel ist
das die Spalte

C. Wenn Sie die Taste loslas-
sen,sieht das so aus:

●

5

Klicken Sie an-
schließend in der

Symbolleiste

auf das

Symbol

.

Schon steht die Überschrift in
der Mitte über der Tabelle:

●

.

6

Um zum Schluß noch die
Schrift zu vergrößern,

klicken Sie in der Symbollei-
ste auf den Pfeil

●

und in der aufklappenden
Liste auf die gewünschte

Schriftgröße,
etwa .
Das Ergebnis:

●

.

11 (S. 23)

06 (S.19)

Haben Sie eine Tabelle an-
gelegt und dann festgestellt,
daß die Spalten besser Zeilen
wären und umgekehrt? Wenn
Sie etwa diese Tabelle

●

um

90 Grad „drehen“ möchten,
müssen Sie nicht alles von
Hand ändern. Das kann Excel
97 für Sie erledigen:

1

Fügen Sie zunächst,wie in
Tip „

(

9

)

Mehrere Zeilen

einfügen“ beschrieben, so
viele Zeilen über der beste-
henden Tabelle ein, wie sie
Spalten hat. Im Beispiel sind
das neun Zeilen:

●

.

2

Markieren

Sie

die Tabelle. Klicken Sie

dazu in die obere linke

Zelle

, und ziehen Sie

den Mauszeiger bei weiter

gedrückter

Taste in die rechte

untere Zelle. Lassen Sie die
Taste los.Das Ergebnis:

●

.

3

Klicken Sie in der Menü-
zeile auf

und im aufklappenden Menü
auf

●

.

4

Klicken Sie dann in die
Zelle, die die linke obere

Ecke des Bereichs für die um-
gedrehte Tabelle enthalten
soll.Das ist im Beispiel

●

.

5

Klicken Sie in der Menü-
zeile auf

. Im

aufklappenden Menü klicken

Sie auf den Eintrag

●

.

6

Im nächsten Fenster
klicken Sie dann auf

und auf

. Schon wird die Tabelle

wieder eingefügt und gleich-
zeitig gedreht:

●

.

7

Damit haben Sie die
Tabelle zweimal auf dem

Tabellenblatt. Um die ur-
sprüngliche Fassung zu lö-
schen, markieren Sie sie, wie
in Schritt 2 beschrieben, und
tippen dann auf

K

Entf

.

06 (S.19)

09 (S.23)

Haben Sie eine Tabelle
mit mehreren

Tabellen-

blättern

? Dann stehen am un-

teren Fensterrand die Namen
der einzelnen Blätter,etwa

●

.

Diese sagen allerdings nicht
viel über die Inhalte aus.
So vergeben Sie sinnvolle
Namen:

1

Klicken Sie mit der

rech-

ten

Maustaste auf den

Registerreiter

des Tabellen-

blattes, dem Sie einen neuen
Namen geben möchten. Im
Beispiel ist das

●

.

2

Im aufklappenden Menü
klicken Sie auf

●

.

Der Tabellenname ist dann
schwarz hinterlegt:

●

3

Tippen Sie den neuen
Namen ein,etwa

●

.

Bestätigen Sie die Eingabe
mit der

R-Taste. Das Ta-

bellenblatt trägt daraufhin
bis auf Widerruf den neuen
Namen.

03

02

Kommentar abgeben

11

Tabellenblätter umbenennen

13

Zeilen und Spalten tauschen

15

Tabellen-Überschriften

14

Spalten einfügen

12

Sie können nicht in jede

Zelle

jeden Wert eintragen:

Stehen sinnlose Werte darin,
mit denen Excel nicht rech-
nen kann, hagelt es mögli-
cherweise Fehlermeldungen
oder die ganze Tabelle gerät
durcheinander. So begrenzen
Sie die Eingabemöglichkei-
ten in einer Zelle, zum Bei-
spiel auf ganze Zahlen zwi-
schen 1 und 10:

1

Klicken Sie in die Zelle,
deren Eingabemöglich-

keiten Sie beschränken
möchten,etwa

●

.

2

Per Mausklick auf
öffnen Sie ein Menü.

Klicken Sie darin auf

.

3

Klicken Sie dann auf den
Pfeil

●

und in der er-

scheinenden Liste auf den
Eintrag

●

.

Das Programm gibt weitere

Eingabefelder

frei.

4

Wenn im Feld

●

nicht dieser Begriff steht,
klicken Sie auf den Pfeil dane-
ben und in der Liste auf

.

5

Klicken Sie anschließend
in das Eingabefeld

●

,

und tippen Sie den kleinsten
erlaubten Zahlenwert ein. Im
Beispiel ist das

.

6

Danach klicken Sie in das
Eingabefeld

●

und tippen den größten er-
laubten Zahlenwert ein, bei-
spielsweise .

7

Nach einem Klick auf

sind die Einga-

bemöglichkeiten in dieser
Zelle beschränkt. Probieren
Sie es aus: Tippen Sie eine

●

ein. Nach Betätigen der

R-

Taste erscheint eine War-
nung.

Klicken Sie auf

, dürfen Sie es er-

neut versuchen.Tippen Sie

●

ein, und drücken Sie die

R-

Taste – schon steht der Wert
in der Zelle.

04 (S.16)

06

Wenn Sie häufiger denselben

Zellbereich

mar-

kieren

müssen, können Sie

sich die Arbeit erleichtern.
Geben Sie dem Zellenbe-
reich einen Namen, dann
genügt ein Mausklick zum
Markieren.

1

Markieren Sie den ge-
wünschten Zellbereich,

zum Beispiel

●

.

Klicken Sie dazu einmal mit
der linken Maustaste in die

linke obere

Zelle

des Be-

reichs, und bewegen Sie den
Mauszeiger bei weiterhin ge-
drückter Maustaste auf die
rechte untere Zelle des Ab-
schnitts. Wenn Sie dann die
Maustaste wieder loslassen,
ist der Zellbereich markiert.

2

Klicken Sie einmal in das

Namensfeld

●

in der

Symbollei-

ste

von Excel.

Der Text darin rutscht

nach links und wird blau
hinterlegt:

.

3

Tippen Sie einen passen-
den Namen für den Zell-

bereich ein, zum Beispiel

, und bestäti-

gen Sie diesen, indem Sie auf
die

R-Taste tippen.

4

Um den Bereich später
erneut zu markieren,

klicken Sie auf den Pfeil

●

rechts neben dem Namen-
feld. In der erscheinenden Li-
ste klicken Sie auf den zuvor
vergebenen Namen

●

– und

der zuvor benannte Bereich
ist wieder markiert.

Übrigens: Solche Namen

können Sie auch in

Formeln

verwenden. Diese

werden dadurch erheblich
übersichtlicher und lassen
sich besser lesen.

13 (S.26)

11 (S.23)

12 (S.23)

06

09 (S.23)

08

12/ 99

18

50 Tips zu Microsoft Excel 97

Titelthema

Nur bestimmte Werte zulassen

20

Zahlenreihen einzutippen ist
mühsam. Manchmal brau-
chen Sie sich die Mühe nicht
zu machen: Ob fortlaufendes
Datum in den

Zellen

einer

Spalte oder die Zahlen von 1
bis 10 untereinander – Excel
97 hilft Ihnen bei Zahlenrei-
hen:

1

Klicken Sie in die Zelle,
die den ersten Wert der

Reihe enthalten soll:

●

.

2

Tippen Sie dann den er-
sten Wert der Zahlenfol-

ge ein. Für eine Spalte mit
fortlaufendem Datum ist das
beispielsweise .

3

Bewegen Sie den Maus-
zeiger auf das kleine

schwarze Kästchen in der
rechten unteren Ecke der
Zelle:

●

.

.

4

Klicken Sie darauf, und
bewegen Sie den Maus-

zeiger bei weiterhin gedrück-
ter Maustaste nach unten

– und zwar so-
weit, wie Sie
Zellen mit fort-
laufendem Da-
tum füllen
möchten: .
Das Feld

neben dem

Mauszeiger zeigt dabei an,bis
zu welchem Datum die Zel-
len gefüllt werden.

5

Lassen Sie
die Mausta-

ste los, sieht das
so aus: .

Genauso kön-

nen Sie auch Zei-
len ausfüllen. Bewegen Sie
dafür den Mauszeiger in
Schritt 4 nach rechts.

06

Möchten Sie sich etwa in der
Anwesenheitsliste

●

nur die

Zeiten anzeigen lassen,zu de-
nen beispielsweise Meier ge-
fehlt hat? So geht’s:

1

Klicken Sie zunächst in
eine beliebige

Zelle

innerhalb Ihrer

Tabelle, beispielswei-
se

●

.

2

Klicken Sie dann in der
Menüzeile auf

und im aufklappenden Menü

auf . Im

erscheinenden

Untermenü klicken Sie auf

.

Daraufhin steht neben je-

dem Namen ein kleiner
Pfeil:

●

3

Klicken Sie auf den
Pfeil neben

●

.

In der aufklappenden Liste
klicken Sie einmal auf den
Eintrag . Schon

werden

Ihnen nur die Fehltage von
Meier gezeigt:

●

.

4

Um wieder alle Tage zu
sehen, klicken Sie erneut

auf den Pfeil neben

●

und in der Liste auf

.

06

Haben Sie – wie im Tip

(

16

)

„Zellbereiche benennen“ be-
schrieben – vielen

Zell-

bereichen

einen Namen ge-

geben? Bereichsnamen, die
Sie nicht mehr benötigen,
können Sie aus der Liste strei-
chen:

1

Klicken Sie in der Menü-
zeile von Excel 97 auf

den Eintrag

●

,

im Menü auf

●

und im dann erscheinenden
Untermenü auf

.

2

Im nächsten Fenster
klicken Sie in der Na-

mensliste auf den Namen,
den Sie löschen möchten,
beispielsweise

●

.

3

Ein einfacher Mausklick
auf die

Schaltfläche

genügt, und schon

ist der Name aus der Liste
verschwunden.

4

Das Fenster verschwin-
det nach einem Klick auf

vom Bildschirm.

05

08

Zellbereichs-Namen löschen

17

Haben Sie gemäß Tip

(

16

)

„Zellbereiche benennen“ vie-

le Namen eingefügt und
benötigen nun eine Über-
sicht? Kein Problem:

1

Klicken Sie in eine leere

Zelle

. Achten Sie dar-

auf,daß neben und unterhalb
dieser Zelle genug Platz ist,
etwa

●

.

2

Klicken Sie in der Menü-
zeile auf

●

und im dar-

aufhin erscheinenden Menü
auf . Im

Untermenü

klicken Sie auf

.

3

Klicken Sie danach auf

.

Schon

steht die Übersicht in der Ta-
belle. In der ersten Spalte
steht der Name

●

und dane-

ben der

Zellbereich

●

.

08

06

Namensliste in der Tabelle

18

Gut gefiltert

21

Zellbereiche benennen

16

Automatisches Ausfüllen

19

50 Tips zu Microsoft Excel 97

Titelthema

12/ 99

19

▼

Schaltfläche

Schaltflächen führen be-
stimmte Aktionen aus.
Eine der wichtigsten ist
das

in vielen Aus-

wahlfenstern, aber auch
die Funktionen-Symbole
unter der Menüzeile
gehören dazu. Schaltflä-
chen werden mit der Maus
angeklickt.

Zelle

Ein

Tabellen-

blatt

in Excel ist in Zeilen

und Spalten und damit in
viele rechteckige Felder
eingeteilt. Jedes dieser
Rechtecke wird als Zelle
bezeichnet. Sie ist die
kleinste Informationsein-
heit der Tabelle. In die Zel-
len können Sie Zahlen
oder Text eingeben oder
Berechnungen in ihr
durchführen. Die einzel-
nen Spalten sind mit
Buchstaben, die Zeilen mit
Zahlen gekennzeichnet.
Auf diese Weise läßt sich
jede Zelle eindeutig identi-
fizieren. Die Zelle A1 bei-
spielsweise befindet sich
in der linken oberen Ecke
der Tabelle: .

Gitternetzlinie

Die Begrenzungslinien der

Zellen

, die sich aus der

Aufteilung einer Tabelle in
Zeilen und Spalten erge-
ben, heißen auch Gitter-
netzlinien.

Sie werden normalerwei-
se auf dem Bildschirm an-
gezeigt, jedoch nicht mit
ausgedruckt.

Zellbereich

Ein Zellbereich ist ein
rechteckiger Bereich in
Ihrer Tabelle, der aus
mehreren nebeneinander
und untereinander liegen-
den

Zellen

besteht.

06

08

06

07

02 (S.16)

06

05

▼

Was ist eigentlich …

Bei manchen Tabellen ist es
sinnvoll, die

Zellen

nicht

spaltenweise von oben nach
unten, sondern zeilenweise
von links nach rechts zu fül-
len. Bei der Eingabe springen
Sie gewöhnlich innerhalb ei-
ner Spalte von Zelle zu Zelle,
indem Sie auf die

R-Taste

tippen. Sie können die Rich-
tung aber auch ändern:

1

Klicken Sie in der Menü-
zeile von Excel 97 auf

und im aufklappen-

den Menü auf

.

2

Nach einem Klick auf
den

Register-

reiter

mit der Aufschrift

er-

folgt ein Klick
auf den Pfeil

●

.

3

In der daraufhin erschei-
nenden Liste klicken Sie

dann auf

●

.

4

Klicken Sie auf

.

Fortan wandert das

Markierungskästchen nach
rechts und nicht nach unten,
wenn Sie auf die

R-Taste

drücken.

Wenn Sie später wieder

den ursprünglichen Zustand
herstellen möchten, wieder-
holen Sie einfach diesen Tip,
klicken in Schritt 3 jedoch
auf

.

03 (S.16)

06

Von links nach rechts

22

Tragen Sie in Ihrer Excel-Ta-
belle in einer Spalte oft Daten
ein, die Sie in einer darüber-
stehenden Zelle schon ein-
mal eingetippt haben? Das
kann etwa bei einem Haus-
haltsbuch der Fall sein:

●

.

In diesem Beispiel werden

sich verschiedene Begriffe in
der zweiten Spalte wiederho-
len. Diese brauchen Sie aber
nicht jedesmal neu einzutip-
pen.Es geht auch einfacher:

1

Klicken Sie einmal mit
der

rechten

Maustaste in

die

Zelle

, in die ein Begriff

eingegeben werden soll. Im
Beispiel ist das

●

.

2

Im aufklappenden Menü
klicken Sie dann auf

. Eine Liste mit al-

len Werten inner-
halb der gewählten
Spalte erscheint:

.

3

Klicken Sie in dieser Li-
ste auf den gewünschten

Begriff, etwa

.

Schon steht er in der Zelle: .

06

Auswahlliste benutzen

23

Haben Sie eine Tabelle mit
vielen

Formeln

? Lei-

der sehen Sie nur das Ergeb-
nis auf dem Bildschirm. Doch
das können Sie ändern. So
zeigt Ihnen Excel alle For-
meln einer Tabelle an:

1

Klicken Sie in der Menü-
zeile auf

und im

aufklappenden Menü auf

.

2

Im nächsten Fenster
klicken Sie auf den

Registerreiter

mit

der

Aufschrift

.

3

Im unteren Bereich des
Fensters finden Sie den

Eintrag

●

. Klicken Sie darauf,

so daß ein Häkchen in dem

weißen Kästchen davor ent-
steht:

.

4

Nach einem weiteren
Klick auf

zeigt Ihnen

Excel die Formeln in den Ta-
bellen,etwa

●

.

5

Wenn Sie später wieder
die Rechenergebnisse se-

hen möchten, wiederholen
Sie die Anleitung, entfernen
aber in Schritt 3 das Häkchen
per Mausklick.

03 (S.16)

13 (S.26)

Formeln anzeigen

24

Texte gleichzeitig in mehrere

Tabellen einfügen

25

Wundern Sie sich manchmal
über

Zellen

, in denen meh-

rere Doppelkreuze stehen,
etwa

●

?

Diese

Aneinanderreihung

von Zeichen wird auch „Lat-
tenzaun“ genannt. Mit diesen
Zeichen kennzeichnet Excel
Zellen, deren Breite nicht für
die Darstellung der eingege-
benen Zahlen reicht. So ver-
hindern Sie einen Latten-
zaun:

1

Klicken Sie einmal in die
Zelle, in der der Latten-

zaun erscheint.Im Beispiel ist

das die Zelle A4:

●

.

2

Klicken Sie in der Menü-
zeile auf den Eintrag

●

,

im daraufhin aufklappenden
Menü auf

●

und im Untermenü auf

●

.

Schon ist die Zahl zu lesen:

●

.

06

####### vermeiden

26

Wenn Sie im Tabellenpro-
gramm Excel 97 einen Bruch
eintippen,etwa

●

,

und anschließend auf

R tip-

pen,erscheint das Datum

●

in der

Zelle

.So erhalten Sie

eine Bruch-Darstellung:

1

Klicken Sie zunächst ein-
mal in die Zelle, die den

Bruch enthalten soll,etwa

●

.

2

Tippen Sie dann eine
Null und ein Leerzei-

chen ein:

.

3

Erst danach schreiben
Sie den gewünschten

Bruch,etwa

●

.

4

Tippen Sie auf die

R -

Taste. In der Zelle steht

das gewünschte Ergebnis:

●

.

Daß Excel diese Eingabe

als Bruchzahl erkennt, sehen
Sie in der

Formelzei-

le

, wenn Sie erneut auf die in

Schritt 1 gewählte Zelle klik-
ken.Dort erscheint der Inhalt
als Dezimalzahl:

.

14 (S.26)

06

Brüche richtig eingeben

27

Wenn Sie bereits zu Beginn
Ihrer Arbeit wissen, daß Sie
bestimmte Elemente, zum
Beispiel

Texte, auf mehreren

Tabellenblättern

be-

nötigen,müssen Sie diese nur
einmal erzeugen.Mit dem fol-
genden Trick werden sie
gleich auf andere Tabellen-
blätter übertragen.

1

Klicken Sie bei gedrück-
ter

S-Taste jeweils auf

die

Registerreiter

für

die Tabellenblätter am unte-
ren Fensterrand, die den glei-
chen Text erhalten sollen. Sie
sind dann alle weiß gefärbt:

2

Klicken Sie in die erste

Zelle

, in der Text auf

allen Blättern stehen soll,
zum Beispiel .

Tippen Sie den gewünschten
Text ein,beispielsweise

●

.

Wiederholen Sie diesen
Schritt für alle weiteren ge-
meinsamen Elemente.

3

Wechseln Sie per Klick
auf einen der im Hinter-

grund stehenden Registerrei-
ter auf ein anderes Tabellen-
blatt, etwa

. Auch

dort stehen alle Texteingaben.

06

03 (S.16)

02 (S.16)

12/ 99

20

50 Tips zu Microsoft Excel 97

Titelthema

Um ein

Tabellenblatt

in einer Excel-Datei vor wei-
teren Veränderungen zu
schützen, gehen Sie folgen-
dermaßen vor:

1

Klicken Sie in der Menü-
zeile von Excel 97 auf

●

und im aufklappenden Menü
auf

●

.

Im dann erscheinenden Un-
termenü klicken Sie auf

●

.

2

Im nächsten Fenster klik-
ken Sie einfach auf

.

Wenn Sie dann versuchen, ei-
nen Zellinhalt zu verändern,
erscheint die Meldung

●

.

Quittieren Sie die mit einem
Klick auf

.

3

Wenn Sie doch wieder
auf dem Tabellenblatt ar-

beiten möchten, wiederho-
len Sie Schritt 1, klicken aber
im letzten Untermenü auf

●

.

Damit ist der Schreib-
schutz aufgehoben und die
Tabelle wieder für jede be-
liebige Änderung offen.

02 (S.16)

In Tip

(

28

)

(links) wird ge-

zeigt, wie Sie eine ganze
Tabelle vor nachträglichen
Veränderungen schützen
können. Wenn Sie aber in
einigen

Zellen

der

Tabelle Eingaben zulassen
möchten, ist das mit wenigen
Schritten eingestellt:

1

Haben Sie bereits die
ganze Tabelle geschützt?

Dann heben Sie den Schutz
gemäß Tip

(

28

)

,Schritt 3,wie-

der auf. Andernfalls wären
die folgenden Schritte nicht
möglich.

2

Klicken Sie mit der

rech-

ten

Maustaste in eine Zel-

le, in der Änderungen zuläs-
sig bleiben sollen,etwa

●

.

Im aufklappenden Menü
klicken Sie mit der linken
Maustaste auf den Eintrag

●

.

3

Daraufhin wird ein neues
Fenster geöffnet. Klicken

Sie darin auf den

Registerreiter

mit der Auf-

schrift

●

.

4

Entfernen Sie dann mit ei-
nem einfachem Maus-

klick auf

●

das Häkchen vor die-
sem Eintrag.

5

Danach schlie-
ßen Sie das Fen-

ster wieder, und zwar mit
einem Mausklick auf die

Schaltfläche

.

6

Wiederholen Sie die
Schritte 2 bis 5 dieser

Anleitung mit allen anderen
Zellen, in denen Sie Änderun-
gen zulassen möchten.

7

Schützen Sie die Tabelle
anschließend gemäß Tip

(

28

)

. Schon ist diese Datei ge-

gen jede weitere Verände-
rung geschützt – mit Ausnah-
me der in Schritt 2 gewählten
Ausnahme-Zellen.

Übrigens:

Zellen,

die

Formeln

enthalten,

können grundsätzlich mit
Schreibschutz versehen blei-
ben. Sobald in andere, nicht
geschützte Zellen neue Werte
eingetippt werden, berech-
net Excel 97 das Ergebnis
jedesmal neu. Auch wenn die
Formel-Zellen gegen Verän-
derung gesichert sind.

13 (S.26)

05 (S.19)

03 (S.16)

06 (S.19)

Tabellenblatt vor

Veränderungen schützen

28

Veränderungen begrenzen

29

Es ist kein Problem,eine Post-
leitzahl in eine Excel-Tabelle
einzutippen. Es sei denn, die
Zahl beginnt mit einer Null.
Dann unterschlägt Excel
nämlich die erste Ziffer. So
richten Sie eine Spalte ein, in
der alle Postleitzahlen richtig
dargestellt werden:

1

Markieren

Sie

die gewünschte Spalte.

Klicken Sie dazu auf den ent-
sprechenden

Spal-

tenkopf

,etwa

●

.

Die Spalte ist da-
nach schwarz
hinterlegt:

●

.

2

Klicken Sie dann in der
Menüzeile auf

und im aufklappenden Menü
auf .

3

Im nächsten Fenster ist
ein Klick auf den

Registerreiter

mit

der Aufschrift

fällig.

4

Nach einem Klick auf

●

erscheint im rechten Fenster-

bereich eine weitere
Liste.

5

Klicken Sie darin auf

●

.

6

Per Klick auf

ver-

bannen Sie das Fenster

vom Bildschirm.

7

Klicken Sie zum Auspro-
bieren einmal auf die

Zelle

●

,

und tippen Sie eine Postleit-
zahl ein,etwa

●

.

Nach einem Druck auf die

R-Taste steht die Zahl mit

führender Null in der Zelle.

06 (S.19)

03 (S.16)

10 (S.23)

09 (S.23)

Möchten Sie, etwa in einer
Monatsübersicht, den Wo-
chentag sehen? Kein Pro-
blem: Mit dem richtigen
Datumsformat zeigt Ihnen
Excel diese Information:

1

Klicken Sie mit der rech-
ten

Maustaste in eine

Zelle

, die ein Datum

enthält,etwa

●

.

Im aufklappenden Menü
klicken Sie auf den Eintrag

.

2

Klicken Sie dann auf den

Register-

reiter

mit der Auf-

schrift

●

.

3

In der linken Liste
klicken Sie auf

●

.

4

Klicken Sie dann doppelt
in das

Eingabe-

feld

●

,

und tippen Sie die Zeichen-
folge ein.

5

Nach einem Klick auf

steht das ausführli-

che Datum in der gewählten
Zelle:

●

.

04 (S.16)

03 (S.16)

06 (S.19)

Postleitzahlen-Spalte

31

Wochentag anzeigen lassen

32

Möchten Sie Daten lieber in
ein Extra-Fenster und nicht
direkt in die Tabelle einge-
ben? So geht’s:

1

Klicken Sie in eine belie-
bige ausgefüllte

Zelle

,etwa

●

.

2

Klicken Sie dann in der
Menüzeile auf

●

und im Menü auf

●

.

Das darauf-
hin geöffne-
te Fenster
zeigt außer
diversen

Schaltflä-

chen

auch verschiedene

Eingabefelder

– und

zwar für jede Spalte Ihrer
Tabelle eins:

●

.

Darin befinden sich die Wer-
te der Zeile, die Sie im ersten
Schritt angeklickt haben.

3

Klicken Sie auf

,

um Werte für eine neue

Tabellenzeile einzugeben.
Klicken Sie jeweils in die
jetzt leeren Eingabefelder

●

,

und tippen Sie die gewünsch-
ten Angaben ein,etwa

●

.

4

Wiederholen
Sie Schritt 3,

um weitere Daten

in die Tabelle
zu tippen.

5

Fertig?
Dann

schließen Sie
das Fenster

per Klick auf

. Die

neuen Angaben wurden an
die Tabelle angehängt:

●

.

04 (S.16)

05 (S.19)

06 (S.19)

Praktische Dateneingabe

30

Anzeige von Zellinhalten bearbeiten

50 Tips zu Microsoft Excel 97

Titelthema

12/ 99

21

▼

Möchten Sie eine Tabelle
übersichtlicher gestalten und
bestimmte Einträge hervor-
heben? In einer Anwesen-
heitsliste wie dieser

zum Beispiel können Sie
die Einträge für Abwesenheit
in roter Schrift erscheinen
lassen:

1

Markieren

Sie

die ganze Tabelle, indem

Sie auf

●

klicken.

2

Klicken Sie dann in der
Menüzeile auf

●

und im aufklappenden Menü
auf

●

.

.

3

Klicken Sie danach auf
den Pfeil

●

und in der Liste auf

.

4

Klicken Sie in das

Eingabefeld

rechts daneben

●

,

und tippen Sie das Wort ein,
das in Ihrer Tabelle für „Ab-
wesenheit“ steht. In diesem
Beispiel ist es die schlichte
Aussage

.

5

Nach Mausklicks auf

und auf den

Registerreiter

●

sehen Sie das Fenster für die
Schrifteinstellungen.

6

Klicken Sie zum Einstel-
len der Farbe auf

●

und im dann aufklappenden

Farbmenü

auf die ge-

wünschte Schriftfarbe für Ab-
wesenheits-Einträge,etwa

.

7

Schließen Sie beide Fen-
ster mit Klicks auf

.

8

Sobald Sie in eine leere
Zelle klicken, erschei-

nen alle Abwesenheitsmel-
dungen in roter Schrift:

.

15 (S.26)

03 (S.16)

04 (S.16)

09 (S.23)

Werte hervorheben

34

Möchten Sie in einer Tabelle
mit verschiedenen Zahlen-
werten den höchsten Wert
hervorheben? So geht’s bei-
spielsweise mit der folgen-
den

Tabelle:

●

.

1

Geben Sie zunächst dem
Zahlenbereich der Ta-

belle

●

gemäß

Tip „

(

16

)

Zellbereich

benennen“ einen Namen, im
Beispiel:„Ortstemperaturen“.

2

Klicken Sie in eine leere
Zelle der Tabelle,etwa

●

.

Die benötigen Sie als Zwi-
schenlager für den größten
Tabellenwert.

3

Tippen Sie dort die

Formel

ein, und bestätigen Sie die
Eingabe mit der

R-Taste.

Sie sehen dann den höchsten
Wert der Tabelle:

. (Statt

„Ortstemperaturen“ tippen
Sie den Namen, den Sie dem
Zellbereich gegeben haben.)

4

Markieren

Sie

danach den Wertebe-

reich der Tabelle. Gehen Sie
dafür am besten vor, wie in
Tip

(

16

)

, Schritt 4, beschrie-

ben:

●

5

Klicken Sie in der Menü-
zeile auf

●

und im aufklappenden Menü
auf

●

.

6

Im folgenden Fenster
klicken Sie zunächst auf

den Pfeil

●

und in der Liste auf

.

7

Klicken
Sie in das

rechte

Ein-

gabefeld

,

tip-

pen Sie ein
Gleichheits-
zeichen,

und

klicken Sie

dann in die Zelle aus Schritt
2. Das Eingabefeld sieht dann
im Beispiel so aus:

.

8

Klicken Sie auf

,

im daraufhin erscheinen-

den Fenster auf den

Registerreiter

mit der Auf-

schrift

und dann auf

die gewünschte Hintergrund-
farbe, mit der Sie den höch-
sten Wert hervorheben wol-
len,etwa

●

.

9

Nach Klicks auf

, wieder

und in eine leere Zelle
ist der höchste Wert

farblich hervorgehoben:

●

03 (S.16)

04 (S.16)

09 (S.23)

13 (S.26)

Größte Zahl kennzeichnen

33

In Tabellen haben die obere
Zeile und die vordere Spalte
meist Sonderfunktionen: Es
stehen keine Werte darin,
sondern

Titel. Um diese ganz

schnell hervorzuheben, kön-
nen Sie die erste Spalte und
die erste Zeile gleichzeitig

markieren

.So geht’s:

1

Klicken Sie auf die Zei-
lennummer der Titelzei-

le,im Beispiel

●

.

Die Zeile ist markiert:

●

.

2

Klicken Sie dann bei ge-
drückter

S-Taste auf

den

Spaltenkopf

der

Titelspalte,also

●

.

Daraufhin ist außer der Zeile
auch die Spalte markiert:

●

.

3

Um die Einträge darin
etwa fett darzustellen,

klicken Sie in der

Symbolleiste

auf

. Das Er-

gebnis sehen Sie, sobald Sie
in eine leere Zelle klicken:

11 (S.23)

10 (S.23)

09 (S.23)

Titelzeilen und -spalten

hervorheben

36

Führen Sie Ihr Haushaltsbuch
mit Excel? Um negative Geld-
beträge, etwa Ihre Ausgaben,
hervorzuheben, können Sie
diese in roter Schrift dar-
stellen:

1

Markieren

Sie

die Spalte, in der die Be-

träge stehen. Im Beispiel
klicken Sie dazu auf

●

.

2

Klicken Sie dann in der
Menüzeile auf

●

und im aufklappenden Menü
auf

●

.

3

Im folgenden Fenster
klicken Sie zunächst auf

den

Registerreiter

mit der Aufschrift

●

.

4

Klicken Sie danach in der
Liste im linken Fenster-

bereich auf

.

5

Rechts unten im Fenster
erscheint daraufhin eine

weitere Liste. Klicken Sie dar-
in auf den Eintrag

●

.

6

Nach Mausklicks auf

und in eine leere

Zelle

sehen Sie das

Ergebnis: Negative Zahlen
erscheinen fortan in roter
Schrift, positive Zahlen dage-
gen weiterhin in schwarzer
Schrift.

●

06 (S.19)

03 (S.16)

09 (S.23)

Negative Beträge in Rot

35

Ein Bild sagt mehr als tausend
Zahlen. Wenn Sie Zahlen-
reihen grafisch darstellen,
sind sie viel schneller zu ver-
gleichen. Vorausgesetzt, Sie
verwenden ein sinnvolles

Diagramm

. Im fol-

genden Beispiel, einer Zu-
sammenstellung diverser
Haushalts-Ausgaben, kommt
es darauf an, die einzelnen
Sparten zu vergleichen.Dafür
ist ein Tortendiagramm am
besten geeignet:

1

Legen Sie diese kurze
Tabelle als Beispiel an:

Markieren

Sie anschlie-

ßend die Tabelle, indem Sie
zunächst auf die

Zelle

A3 klicken, dann den

Mauszeiger bei gedrückter
Maustaste auf die Zelle B6 be-
wegen und danach die Maus-
taste wieder loslassen.

2

Klicken Sie dann in der
Menüzeile auf

und im daraufhin aufgeklapp-
ten Menü auf

.

3

Klicken Sie in der linken
Liste auf den Diagramm-

typ .

4

Mit einem
Klick auf

wählen Sie
eine räumliche
Darstellung.

5

Wenn Sie auf
klicken,

erscheint ein

neues Auswahlfenster mit ei-
ner Vorschau:
In diesem Fenster ist alles
bereits so eingestellt, wie Sie
es brauchen. Klicken Sie also
erneut auf

.

6

Im nächsten Fenster
klicken Sie zunächst in

das weiße

Eingabe-

feld

und tippen einen passenden
Titel für das Diagramm ein,
etwa: .

7

Nach Klicks auf die Fel-
der und

steht das Diagramm fix und
fertig in der eingegebenen
Tabelle: .

Um es zu verkleinern oder

zu vergrößern, bewegen Sie
die

Anfasser

bei ge-

drückter Maustaste in die ent-
sprechenden Richtungen.
Das ganze Diagramm bewe-
gen Sie, indem Sie auf die
weiße Fläche innerhalb des
Rahmens klicken und das
Diagramm mit gedrückter
Maustaste verschieben.

16 (S.26)

04 (S.16)

06 (S.19)

09

01 (S.16)

12/ 99

22

50 Tips zu Microsoft Excel 97

Titelthema

Von den Zahlen zum Bild: Diagramme

37

Möchten Sie in einer Excel-
Tabelle einen Rahmen
um mehrere

Zellen

gleichzeitig ziehen? Damit
lassen sich etwa Tabellen-
überschriften oder andere
wichtige Daten besonders
gut hervorheben.So geht’s:

1

Markieren

Sie die Zel-

len, die innerhalb des

künftigen Rahmens stehen
sollen. Klicken Sie dazu auf

die linke obere Zelle des
gewünschten Bereichs, und
halten Sie die Maustaste ge-
drückt.

2

Bewegen Sie dann den
Mauszeiger bei weiterhin

gedrückter linker Maustaste
auf die rechte untere Zelle
des Bereichs. Erst dort lassen
Sie die Maustaste wieder los.
Der markierte Bereich sieht
etwa so aus:

3

Klicken Sie dann mit der

rechten

Maustaste auf

eine dieser schwarz hinter-
legten Zellen. Neben dem
Mauszeiger erscheint ein
Menü. Klicken Sie darin mit
der linken Maustaste auf die
Zeile .

4

Mit einem Mausklick auf
den

Register-

reiter

mit der Aufschrift

rufen Sie die zugehörige Re-
gisterkarte auf.

5

Danach müssen Sie die
Rahmenart wählen. Klik-

ken Sie beispielsweise auf
das Feld

.

6

Per Klick auf eines der
Felder unter

legen Sie fest, wie die Umran-
dungslinie aussehen soll,
etwa so: .

7

Nach Klicks auf

und

in eine leere Zelle sehen

Sie das Ergebnis: .

03 (S.16)

09

06 (S.19)

Zellen einrahmen

38

Zahlen-Torte

39

Tortendiagramm beschriften

Haben Sie ein Tortendia-
gramm erstellt, wie in Tip

38

beschrieben? Dann ist es
sinnvoll, die einzelnen Tor-
tenstückchen zu beschriften,
und zwar mit den Beträgen
jeder Sparte oder mit ihrem
prozentualen Anteil.

So

geht’s:

1

Klicken
Sie mit

der rechten
Maustaste
auf eine
weiße
Fläche im
Diagramm-
Rahmen,
etwa hier .
Im aufklap-
penden Menü
klicken Sie mit
der linken Maus-
taste auf .

2

Danach ist
ein Klick mit

der linken Maustaste auf den
Registerreiter fällig.

3

Wenn Sie die einzelnen
Tortenstücke mit den

tatsächlichen Beträgen be-
schriften möchten, klicken

Sie dann auf

.

Möchten Sie dagegen den
jeweiligen prozentualen An-
teil wissen, klicken Sie auf
das Feld

.

4

Nach einem Klick auf

zeigt Ihnen Excel

dann entweder die Beträge

oder, in Prozent, deren An-
teile am Gesamtbetrag: .

Die Beschriftung mit
Prozent-Angaben ist
besonders dann ge-
eignet, wenn es sehr

viele kleine Anteile gibt. Die
können Sie so viel besser ein-
schätzen, als wenn sie mit
Summen dargestellt werden.

.

Wie viele Zellen, die aktuell

markiert

sind, haben einen

Inhalt? Sie können die Zellen
natürlich zählen. Oder diese
Arbeit Excel überlassen:

1

Markieren Sie die ganze
Tabelle, indem Sie auf das

Feld klicken. Die Tabelle ist

dann schwarz hinterlegt: .

2

Klicken Sie mit der rech-
ten

Maustaste auf

am unteren
Rand des Ex-
cel-Fensters.
Im daraufhin
aufgeklapp-
ten Menü
klicken Sie
auf

den Ein-

trag .

3

Blicken
Sie in der

Statuszeile
weiter nach
rechts. Dort
finden Sie die
gewünschte
Information:

.

09

Führen Sie Ihr Haushaltsbuch
mit Excel 97? Dann möchten
Sie sicherlich auch wissen,
wieviel Sie insgesamt für Le-
bensmittel oder Benzin aus-
gegeben haben. Wenn diese
Posten, wie im folgenden Bei-
spiel, immer die gleichen
Namen haben, geht das ganz
einfach:

1

Klicken Sie in eine leere

Zel-

le

neben der Ta-

belle,

und tippen Sie den Namen
der ersten Ausgabenkatego-
rie ein. Sie müssen ihn genau-
so schreiben, wie er in der Ta-
belle steht,etwa:

.

2

Drücken Sie

D

3

, und tip-

pen Sie dann die folgen-

de

Formel

ein:

.

3

Als nächstes tippen
Sie den Buchstaben des

Spaltenkopfes

der Spalte,

die diese Posten enthält. Im

Beispiel ist das

B

.Tippen Sie

danach einen Doppelpunkt,
noch einmal

B

und einen

Strichpunkt ein. Das sieht
dann so aus:

.

4

Klicken Sie dann in die
Zelle aus Schritt 1, und

tippen Sie erneut einen
Strichpunkt ein:

.

5

Tippen Sie den Buchsta-
ben des Spaltenkopfes

ein, unter dem die Beträge
stehen. Im Beispiel ist das

C

.

Anschließend folgt ein Dop-
pelpunkt, dann wiederholen
Sie auch diesen Buchstaben.
Es folgt eine geschlossene
Klammer. Die Formel ist fer-
tig und sieht so aus:

.

6

Tippen Sie auf

R, und

das Ergebnis steht augen-

blick in der in Schritt 1
markierten Zelle:

.

7

Klicken Sie dann noch
einmal in die Zelle mit

der Formel und schließlich in
der

Symbolleiste

auf

.

Das Ergebnis:

8

Wiederholen Sie diese
Anleitung für alle wei-

teren Ausgabeposten. Das Er-
gebnis sieht dann etwa so
aus: . Wenn Sie später wei-

tere Ausgaben hinzufügen,
werden die Summen automa-
tisch angepaßt.

11

10

13 (S.26)

06 (S.19)

50 Tips zu Microsoft Excel 97

Titelthema

12/ 99

23

▼

Excel als Rechenkünstler

Markieren

Mit der Markierung legen
Sie fest, welche

Zellen

im nächsten Schritt

bearbeitet werden sollen
(um zum Beispiel die
Schriftgröße oder die
Hintergrundfarbe zu
ändern). Sie markieren
eine einzelne Zelle, indem
Sie diese einfach an-
klicken. Einen

Zellbereich

markieren Sie,

indem Sie den Mauszeiger
bei gedrückter Maustaste
über die gewünschten
Zellen bewegen. Die
markierten Zellen erschei-
nen negativ auf dem Bild-
schirm (also normaler-
weise in weißer Schrift
auf schwarzem Grund).
Die Markierung aufzuhe-
ben ist noch einfacher:
Klicken Sie einmal mit der
Maus auf irgendeine ande-
re Zelle.

Spaltenkopf

Am oberen Rand jeder
Spalte sehen Sie ein grau-
es Feld mit einem oder
zwei Buchstaben. Das ist
der Spaltenkopf. Klicken

Sie einen dieser Buchsta-
ben an, so wird die ge-
samte Spalte markiert.

Symbolleiste

Befehle finden Sie in Excel
nicht nur in den Auswahl-
menüs. Für die häufig
verwendeten Funktionen
gibt es Symbole, die in
einer Leiste zusammen-
gefaßt sind. Vorteil: Ein
Mausklick auf ein Symbol
löst sofort die zugehörige
Funktion aus.

Namensfeld

Das Namensfeld in der

Symbolleiste

von Excel

zeigt Ihnen immer an, wel-
che

Zelle

aktiv

ist, etwa . Haben Sie ein-

zelnen Zellen oder einem
ganzen

Zell-

bereich

einen Namen ge-

geben, so wird dement-
sprechend dieser im
Namensfeld angezeigt,
falls die Zelle oder der
ganze Zellbereich markiert
ist. Per Klick auf den Pfeil
daneben können Sie eine
Liste mit allen vergebenen
Namen aufrufen.

08 (S.19)

06 (S.19)

11

12

11

10

08 (S.19)

06 (S.19)

09

▼

Was ist eigentlich …

40

Posten zusammenzählen

41

Zellen zählen

42

Mittelwert kontrollieren

Excel 97 hilft Ihnen,wenn Sie
schnell den Mittelwert einer
eingegebenen Zahlenreihe
benötigen. Dazu ist keine

Formel

notwendig:

1

Markieren Sie die Zahlen-
reihe. Steht sie in einer

Zeile, klicken Sie auf die Zei-
lennummer links .

Steht die Zahlenreihe dage-
gen senkrecht in einer Spalte,
klicken Sie auf den entspre-
chenden Spaltenkopf, zum
Beispiel auf

für die erste Spalte.

2

Klicken Sie dann mit
der

rechten

Maustaste in

die Statuszeile am unteren
Fensterrand neben den Ein-
trag

.

3

Daraufhin klappt neben
dem Mauszeiger ein

Menü auf.

Klicken Sie

darin mit der linken Maus-

taste auf

.

Schauen Sie in der Statuszeile
weiter nach rechts. Dort fin-
den Sie die gewünschte Infor-
mation:

.

13 (S.26)

Wenn Sie einzelnen

Zellen

oder

Zellbe-

reichen

Namen zugeordnet

haben (siehe Tip

16

„Zellbe-

reiche benennen“), können
Sie diese auch in

Formeln

verwenden. Möch-

ten Sie etwa den höchsten
Wert in einer Temperatur-
Tabelle mit einem Blick auf
die Zelle B20
ablesen,gehen Sie so vor:

1

Tippen Sie zuerst die Ta-
belle ab.

2

Geben Sie
den Zellen

B2 bis C18, wie
im Tip

16

auf

Seite 18 be-
schrieben, den
Namen „Orts-
temperaturen“.

3

Klicken Sie
dann in die

Zelle B20. Die soll die höch-
ste Temperatur enthalten.

4

Tippen Sie dort die For-
mel

ein,und drücken Sie dann die

R-Taste.Das Ergebnis:

.

Der Begriff „Ortstempera-

turen“ in der Formel ist ein
Beispiel. Natürlich muß das
Wort immer mit dem Namen
des ausgewählten Zellbe-
reichs übereinstimmen.

13 (S.26)

08 (S.19)

06 (S.19)

Namen in Formeln verwenden

43

Wenn Sie römische Zahlen
benutzen wollen, hilft Ihnen
Excel bei der Umrechnung:

1

Klicken Sie in eine belie-
bige leere

Zelle

,

zum Beispiel . Tippen Sie

dort den Zahlenwert ein, den
Sie als römische Zahl darstel-
len möchten,etwa .

2

Klicken Sie anschließend
in die Zelle rechts da-

neben, und tippen Sie dort
den ersten Teil der

Formel

zur Umrechnung ein.

Das sieht folgendermaßen
aus: .

3

Anschließend klicken Sie
noch einmal in die Zelle

aus Schritt 1 und tippen zum
Abschluß der Formel eine ge-
schlossene Klammer ein. Das
sieht dann so aus: .

4

Nach Betätigen der

R-

Taste steht die römische

Zahl in der Zelle: .

13 (S.26)

06 (S.19)

Möchten Sie wissen, wie oft
ein bestimmter Wert in Ihrer
Tabelle vorkommt? Das kann
zum Beispiel in der Anwesen-
heitsliste aus Tip

(

34

)

der Fall

sein, etwa um die Fehltage ei-
nes Mitarbeiters zu berech-
nen.So geht’s:

1

Klicken Sie in der Tabelle
in die Zelle, in der die

Fehltage des ersten Mitarbei-
ters stehen sollen,etwa .

2

Klicken Sie in der

Symbolleiste

von Excel auf .

3

Klicken Sie dann auf den
Pfeil

(bei Ihnen kann auch ein an-
derer Begriff in dem grauen
Feld stehen) und in der Liste
auf .

4

Im Fenster, das sich
dann öffnet, klicken Sie

einmal auf einen beliebigen
Eintrag der rechten Liste

und tippen dann auf der Ta-
statur auf das

K.

5

Sie sehen danach den
Eintrag .

Führen Sie den Mauszeiger
darauf, und wählen Sie ihn
per Doppelklick aus.

6

Bewegen Sie das graue
Fenster an eine andere

Position,

damit Sie die

Spaltenköpfe

sehen

können. Klicken Sie das Fen-
ster dafür an, und bewegen

Sie es bei gedrückter linker
Maustaste. Dann lassen Sie
diese wieder los.

7

Klicken Sie danach in
das

Eingabefeld

und anschließend auf den
Kopf der Spalte, die die An-

wesenheitsliste des ersten
Mitarbeiters enthält. Im Bei-
spiel ist das

.

8

Klicken Sie anschließend
in das Eingabefeld für

Suchkriterien

,

und tippen Sie dort das Wort

(mit den Anführungs-

zeichen) ein.

9

Nach einem Klick auf

steht in der ge-

wählten Zelle die Anzahl der
Fehltage für den ersten Mitar-
beiter:

.

10

Wiederholen Sie die
Anleitung für alle wei-

teren Mitarbeiter. Das Ergeb-
nis: .

04 (S.16)

10 (S.23)

11 (S.23)

12/ 99

24

50 Tips zu Microsoft Excel 97

Titelthema

▼

Einträge zählen

44

Zahl als Bruch anzeigen

46

Römische Zahlen

45

Z

Die Motorleistung eines Au-
tos wird seit einigen Jahren
in den Kraftfahrzeugschei-
nen und -briefen in Kilowatt
angegeben,zum Beispiel .

Sicherlich können Sie mit

der PS-Angabe mehr anfan-
gen. Um Kilowatt in Pferde-
stärken (PS) umzurechnen,
sollten Sie jedoch nicht die
im Excel vorhandene Einhei-
ten-Umwandlungsfunktion
benutzen. Sie liefert nämlich
ein falsches Ergebnis:

.

Besser geht’s mit einer eige-
nen Formel:

1

Klicken Sie in eine leere

Zelle

,und tippen

Sie den Zahlenwert ein, den
Sie in PS umrechnen möch-
ten,beispielsweise .

2

Klicken Sie dann in die
Zelle, die den PS-Wert

enthalten soll: .

3

Tippen Sie dort ein
Gleichheitszeichen ein,

und klicken Sie auf die Zelle
aus Schritt 1. Das sieht dann
etwa so aus:

4

Tippen Sie noch einen
Stern und den korrekten

Umrechnungsfaktor ein: .

5

Nach Betätigen der

R-

Taste steht das richtige

Ergebnis in der Zelle: .

Wie Sie sehen, ergibt das

etwa 1 PS mehr als nach
der Excel-Berechnung – eine
Ungenauigkeit, die Sie bei-
spielsweise in der Schule
Ihre gute Physiknote kosten
könnte.

06 (S.19)

Können Sie besser mit
Brüchen als mit Dezimalzah-
len umgehen? Dann lassen
Sie sich die Zahlen doch von
Excel als Brüche
anzeigen:

1

Klicken Sie
mit der rech-

ten Maustaste in
die

Zel-

le

, die bereits

eine Dezimalzahl
enthält,etwa .

2

Im aufklappenden Menü
klicken Sie mit der linken

Maustaste auf .

3

Im folgenden Fenster
klicken Sie zunächst

auf den

Registerrei-

ter

mit der Aufschrift .

4

Dann klicken Sie in der
linken Liste auf .

Rechts neben dieser Liste er-
scheint daraufhin eine weite-
re. Darin stellen Sie die Ge-
nauigkeit des Bruchs ein.

Klicken Sie für die höchst-
mögliche Genauigkeit einmal
mit der linken Maustaste auf
den Eintrag .

5

Nach einem abschließen-
den Klick auf

ver-

schwindet nicht nur das Fen-
ster vom Bildschirm, sondern
es steht auch der Bruch in
der Zelle: .

Die Darstellung als Bruch
bleibt auch erhalten, wenn
Sie in diese Zelle eine neue
Dezimalzahl eintippen.

03 (S.16)

06 (S.19)

Wieviel PS hat mein Auto?

47

Die Programmierer von Ex-
cel 97 wollen den Benutzern
auch ein wenig Spaß gönnen
und haben dafür einen klei-
nen Flugsimulator eingebaut.
So wird er aufgerufen:

1

Starten Sie Excel 97 zu-
nächst einmal neu.

2

Tippen Sie dann auf die
Taste

K

F5

.

3

Im folgenden Fenster tip-
pen Sie die Zeichenfol-

ge ein:

Klicken Sie anschließend ein-
mal mit der linken Maustaste
auf .

4

Tippen Sie einmal auf die
Taste

T.

5

Klicken Sie bei gedrück-
ter

S- und U-Taste in

der

Symbolleiste

auf .

Schon erscheint
eine Landschaft
mit Bergen und
Tälern auf dem
Bildschirm: .

Mit der Maus

bewegen Sie sich
nach rechts,links,
oben und unten.
Mit der linken
Maustaste geht’s
vorwärts, mit der
rechten rück-
wärts. Doch Vor-
sicht: Je länger Sie
die Taste gedrückt

halten, desto schneller wer-
den Sie.

6

Haben Sie das Gelände
zur Genüge erforscht,

tippen Sie auf

K

Esc

,um wieder

mit Excel arbeiten zu kön-
nen.

Übrigens: In der Landschaft

ist ein Schild zu finden, auf
dem die Programmierer von
Excel 97 genannt werden.

11 (S.23)

Formeln

lassen sich nicht

nur in einer Richtung ver-
wenden. Je nachdem, welche
Werte Sie haben und welche
Sie errechnen wollen, kön-
nen Sie die entsprechende
Formel auch umdrehen.

Beispiel: Sie haben die For-

mel zur Berechnung des
Kreisumfangs und verschie-
dene Radiuswerte. Nun wol-
len Sie jedoch wissen, wie
groß der Radius sein muß,da-
mit der Umfang beispielswei-
se genau 20 Zentimeter be-
trägt. So lassen Sie Excel die
Formel umdrehen:

1

Tippen Sie für dieses Bei-
spiel einmal die folgende

Tabelle ein:

●

.

2

Klicken Sie danach in die
Zelle B4, und tippen Sie

die Formel zur Berechnung
des Kreisumfangs ein:

Bestätigen Sie die Eingabe
mit der R-Taste.In der Zelle

steht dann

●

.

Wenn Sie anschließend in

die Zelle B3 einen Radius-
Wert eintippen, wird der ent-
sprechende Kreisumfang in
Zelle B4 ausgegeben,etwa

●

.

3

Klicken Sie dann erneut
in die Zelle B4. Per Maus-

klicks auf

und

rufen Sie die
gewünschte
Funktion auf.

4

Im darauf-
hin erscheinenden Fen-

ster klicken Sie zunächst in
das

Eingabefeld

●

und tippen den gewünschten
Umfang ein, im Beispiel ist
das .

5

In das nächste Eingabe-
feld

●

gehört die Information,welche
Zelle berechnet werden soll.
Klicken Sie dafür zunächst in

das Eingabefeld und anschlie-
ßend in die Zelle B3. Das sieht
dann so aus:

●

6

Nun brauchen Sie nur
noch auf

und erneut

auf zu
klicken, schon
hat das Re-
chengenie Ex-
cel die beiden
Zellen nach

Ihren Vorgaben verändert:

●

.

Ein Kreis mit einem Umfang

von 20 Zenti-
metern hat al-
so einen Radi-
us von knapp
3,2 Zentime-
tern. Wenn Sie

weitere Werte berechnen
möchten, wiederholen Sie
die Schritte 3 bis 6.

04 (S.16)

13

Für die Quadratwurzel gibt
es in Excel die

Funktion

=WURZEL(), die Sie in Ihren

Formeln

einsetzen kön-

nen.Anders sieht es aus,wenn
Sie zum Beispiel die dritte
Wurzel (auch Kubikwurzel
genannt) einer Zahl berech-
nen müssen. Dann müssen
Sie sich mit einem mathema-
tischen Trick behelfen:

1

Tippen Sie in eine beliebi-
ge Zelle die Zahl, aus der

Sie die dritte Wurzel berech-
nen möchten,etwa

●

.

2

Klicken Sie in die Zelle,
in der das Ergebnis ste-

hen soll,etwa

●

,

und tippen Sie ein Gleich-
heitszeichen ein:

●

.

3

Klicken Sie dann auf die
Zelle aus Schritt 1, und

ergänzen Sie die Zeile um

●

.

Das Zeichen ^ erscheint erst,
wenn Sie nach einem Druck
auf die Taste

K auf die näch-

ste Taste getippt haben.

4

Wenn Sie dann die

R-

Taste drücken, steht in

der Zelle das gewünschte Er-
gebnis:

●

.

13

17

12/ 99

26

50 Tips zu Microsoft Excel 97

Titelthema

■

Wurzeln ziehen

48

Formeln umdrehen

49

Verstecktes Spiel

50

^

Formel

Für jede Berechnung
benötigen Sie eine Formel.
Diese beginnt immer mit
einem Gleichheitszeichen.
Dem folgen dann die
Funktionen, die mit Zah-
len, Texten oder Zellen
ausgeführt werden sollen.

Formelzeile

Wenn Sie eine Zelle mit
einer Formel anklicken,
steht diese in der Formel-
zeile unterhalb der Sym-
bolleiste von Excel 97.
Darin lassen sich auch
Änderungen an der For-
mel vornehmen.

Farbmenü

Das Farbmenü ist ein
spezielles Menü in vielen
Programmen. Es bietet
Ihnen eine Auswahl an
Farben. Per Klick auf die
gewünschte Farbe wird
diese ausgewählt.

Anfasser

Das sind acht kleine,
schwarze Vierecke, die
zum Beispiel auf dem Rah-
men eines angeklickten
Diagramms erscheinen.

Sie können sie mit dem
Mauszeiger anklicken
und dann bei gedrückter
Maustaste verschieben.
So ändern Sie zum Bei-
spiel die Größe eines
Diagramms.

Funktion

Eine Funktion ist eine
vorgefertigte Formel zur
Lösung bestimmter Auf-
gaben. Sie brauchen nur
die Werte oder Zellbe-
zeichnungen zu überge-
ben, die Berechnung er-
folgt automatisch. Die
Werte oder Zieladressen
werden als Argumente be-
zeichnet. Excel verfügt
über mehrere hundert
Funktionen für verschie-
denste Aufgabenstellun-
gen. Die Auswahl einer
Funktion und die Eingabe
der Argumente erfolgt am
bequemsten über den
Funktions-Assistenten.

17

16

15

14

13

Was ist eigentlich …

▼