Zarządzanie informacją

Halina Tańska

Istota zarządzania

informacją

• Zarządzanie informacją uznaje się za odrębną sferę

zarządzania organizacjami gospodarczymi

działającymi w dynamicznie zmieniającym się

środowisku. Wynika to z następujących przyczyn:

– Rosnącej roli informacji w sprawnej realizacji coraz bardziej

złożonych procesów gospodarczych.

– Ogólnej tendencji wzrostu informacyjnej złożoności

odwzorowania otaczającej nas rzeczywistości i „świata”.

– Szczególnego charakteru informacji jako czynnika produkcji.

– Dynamicznego rozwoju technologii informatycznych i ich

zastosowań w praktycznej realizacji procesów

informacyjnych.

• Racjonalne działania w sferze informacyjnej

organizacji gospodarczych wymagają tworzenia

odpowiednio zorganizowanych struktur i systemów

zarządzania organizacją.

Poziomy zarządzania

• Trzy poziomy zarządzania:

– Strategiczny, obejmujący działania długookresowe
– Taktyczny, dotyczący działań średniookresowych
– Operacyjny, obejmujący działania bieżące.

• Na każdym poziomie zarządzania organizacją

problemy zarządzania informacją należy

rozpatrywać w dwóch aspektach:

– Statycznym, tj. zarządzania zasobami informacyjnymi
– Dynamicznym, tj. zarządzania procesami informacyjnymi.
– Ujęcie statyczne i dynamiczne wzajemnie się uzupełniają,

ich logiczne rozdzielenie ma istotne znaczenie w

kompleksowej analizie tak złożonych (wielowątkowych)

zagadnień, jak zarządzanie informacją.

Zarządzanie zasobami

informacyjnymi

• Chodzi tu o ich planowanie,

organizowanie oraz nadzorowanie i
kontrolę samych informacji. Wiąże się
z zagadnieniami polityki
informacyjnej, wymaganego poziomu
jakości informacji, polityki
bezpieczeństwa informacji w
kontekście technologii
informacyjnych.

Zarządzanie procesami

informacyjnymi

• Wiąże się z planowaniem, organizowaniem

oraz nadzorowaniem i kontrolą faktycznej

realizacji ciągów działań, składających się

na procesy informacyjne i wykorzystywane

w nich technologie. Podstawowe procesy

informacyjne dotyczą:

• Generowania i pozyskiwania informacji
• Gromadzenia i przechowywania informacji
• Przetwarzania informacji
• Emisji i dystrybucji informacji

Zarządzanie strategiczne

informacją

• Wymaga określenia niezbędnych zmian w zasobach, procesach i

technologiach informacyjnych organizacji, jakie powinny

nastąpić ze względu na strategię rozwoju organizacji w

dłuższych okresach czasu (2-3 lata). Zarządzanie strategiczne

informacją polega na planowaniu, organizowaniu i kontroli tych

zmian. Jego celem w organizacji jest planowanie wykorzystania

informacji dla uzyskania przewagi konkurencyjnej na rynku.

Informacje w kreatywnej ich roli rozpatruje się jako element

strategii poprawy pozycji firmy na rynku. Wymaga to

opracowania określonej strategii informacyjnej oraz strategii

informatyzacji organizacji (jako elementu ogólnej strategii

gospodarczej firmy) prezentowanej formalnie w tzw. infoplanie

(stanowiącym element biznesplanu).

• Zarządzanie strategiczne informacją wymaga zaangażowania (w

jego realizację) osób z najwyższego kierownictwa, które

dysponują środkami finansowymi, niezbędnymi tak na

opracowanie propozycji, jak i realizację przedyskutowanych i

przyjętych do realizacji strategii: informacyjnej i informatycznej.

Zarządzanie taktyczne

informacją

• Dotyczy realizacji średniookresowych (do 1 roku)

celów i zadań realizacji polityki informacyjnej

organizacji. Polega na zarządzaniu eksploatacją

systemów informacyjnych, w tym:

– Zarządzaniu technologiami (zmiany niezbędne ze względu

na zmieniające się w czasie potrzeby organizacji, postęp

techniczno-technologiczny w otoczeniu organizacji oraz

środkach i technologiach informacyjnych i informatycznych)

– Zarządzaniu procesami informacyjnymi (sterowanie

strumieniami informacji)

– Zarządzaniu zasobami informacyjnymi (spójnością

informacji, ich jakością, bezpieczeństwem itp.).

• Zarządzanie taktyczne informacją dotyczy

planowania, organizowania i kontroli niezbędnych

zmian w eksploatowanych już systemach

informacyjnych.

Zarządzanie operacyjne

informacją

• Wiąże się z planowaniem, organizowaniem, realizacją i kontrolą wykonania

bieżących prac w zakresie obsługi informacyjnej organizacji (w tym dostępu do

informacji) i bieżącego (codziennego) administrowania informacjami, w sposób

zapewniający właściwą jakość, spójność i bezpieczeństwo (w tym zachowanie

poufności) informacji.

• Uwzględnienie zakresu (zbiór zasobów podlegających zarządzaniu: zasoby,

procesy i technologie informacyjne), horyzontu czasowego zarządzania

(zarządzanie operacyjne, taktyczne i strategiczne) oraz funkcji zarządzania

informacjami (planowanie, organizowanie, kontrola itp.) prowadzi do

możliwości zdefiniowania wielowymiarowej przestrzeni zarządzania informacją

(PZI). Przestrzeń tę można określić w postaci iloczynu kartezjańskiego:
PZI = X(Z, P, TI, E, t)
Gdzie:
PZI – przestrzeń zarządzania informacją,
X – znak iloczynu kartezjańskiego na elementach wymienionych w nawiasach
Z – zasoby informacyjne
P – procesy informacyjne
TI – technologie informacyjne
F – funkcje zarządzania (planowanie, organizowanie, kontrola itp.)
t – horyzont czasowy zarządzania (operacyjne, taktyczne, strategiczne)

Przestrzeń PZI

• Przestrzeń PZI jest swoistą „mapą

zadań i problemów”. Każdy punkt, tak

zdefiniowanej przestrzeni zarządzania

informacją, jest konkretnym zadaniem

odnoszącym się do konkretnego

zasobu, w określonym horyzoncie

czasowym, w kontekście określonej

funkcji zarządzania.

• Problematyka zarządzania informacją

jest bardzo rozległa i złożona.

Potrzeby informacyjne – luka

informacyjna

• „jakość życia jednostek i społeczeństwa zależy przede

wszystkim od jakości przyswajanych i wykorzystywanych

informacji (…) Mówi się, że informacja może czasem

zastąpić inteligencję, choć inteligencja nie może zastąpić

informacji (…) Tylko ignorant sądzi, że ma dość informacji,

by opiniować, choć ich nie ma, i tylko głupiec sądzi, że sam

dla siebie jest wystarczającym źródłem informacji”

[S.Garczyński]

• Potrzeby informacyjne to termin określający informacje

potrzebne dla użytkownika U w jego codziennej działalności

gospodarczej lub ze względu na jego zainteresowania

pozaekonomiczne. Są one kształtowane przez dwa

podstawowe czynniki:

– Rodzaj rozwiązywanego zadania Q

– Wiedzę i doświadczenie człowieka (użytkownika U)

Potrzeby informacyjne – luka

informacyjna

• Potrzeby informacyjne można podzielić na dwa podzbiory:

– Podzbiór Iu informacji potrzebnych do rozwiązywania Q, lecz

już dostępnych użytkownikowi

– Podzbiór L takich informacji, które są potrzebne i nie są

bezpośrednio dostępne.

• Kształtowanie się potrzeb informacyjnych można

zilustrować za pomocą schematu:

<U,Q,M>  I  Iu  L

Gdzie:
U – użytkownik poszukujący informacji
Q – zadanie (problem) rozwiązywany przez U
M – metody, które U zamierza zastosować do rozwiązania Q
I informacje potrzebne dla U do rozwiązania Q przy zastosowaniu

metod M

Iu – informacje, które U już ma
L – informacje potrzebne do rozwiązania Q i których U nie ma

Luka informacyjna

• Do najważniejszych cech zbioru L (luka informacyjna) zalicza się:

• Luka jest zawsze „czyjąś” luką. Nie można jej badać w oderwaniu

od konkretnego użytkownika i rozwiązywanych przez niego

problemów.

• Zmienność w czasie: czas, z jednej strony, może wpłynąć na treść i

uwarunkowania rozwiązania Q, z drugiej zaś, zmienia zasoby

wiedzy użytkownika U, co ma bezpośredni wpływ na jego

zapotrzebowanie na nową informację.

• Rozmytość granic zbioru L. Tylko w wyjątkowych sytuacjach można

jednoznacznie określić rodzaj informacji potrzebnych do

rozwiązania Q. sytuacja taka ma miejsce, kiedy problem Q daje się

rozwiązać na podstawie określonego algorytmu, który nie tylko

jednoznacznie wyznacza rodzaj i kolejność działań, lecz także

dokładnie wskazuje argumenty (informacje), które muszą być

podane.

• Luka L to zbiór potrzebnych, lecz nieznanych informacji,

zróżnicowanych pod względem treści, wzajemnie powiązanych

wielorakimi relacjami, wynikającymi z wewnętrznego modelu

informacyjnego jaki użytkownik ma na temat problemu Q.

Luka informacyjna

• Lukę informacyjną można podzielić na dwa podzbiory:

– Podzbiór Lk informacji koniecznych
– Podzbiór Lp informacji pożądanych (uzupełniających).

• Im wyższe mogą okazać się straty z powodu podjęcia

błędnych decyzji spowodowanych brakiem informacji,

tym bardziej zasadne staje się dążenie do

powiększenia zbioru Lk.

• Pozyskanie informacji wypełniających lukę wiąże się z

ponoszeniem odpowiednich kosztów:

im luka jest

obszerniejsza, tym koszty będą rosły wraz z

dążeniem do zwiększenia stopnia ich

wypełnienia

. Od pewnego momentu ponoszenie

dalszych kosztów może stać się nieopłacalne.

Badanie potrzeb

informacyjnych

• Zbadać potrzeby informacyjne to:

– Ustalić rodzaj potrzebnych informacji

– Ustalić pożądane cechy jakościowe, z

ewentualną ich charakterystyką ilościową

– Ustalić cykliczność potrzeb i ich intensywność

– Określić stopień niezbędności informacji

– Określić dające się przewidzieć zmiany w

zakresie tych potrzeb w czasie

– Ustalić przewidywane grupowania i przekroje

wyników

Psychologowie potrzeby informacyjne traktują

jako skutek właściwości człowieka ze względu

na prestiż, szacunek, potrzebę samorealizacji.

Badanie potrzeb

informacyjnych

Badanie potrzeb informacyjnych wymaga zwrócenia uwagi na kilka

istotnych zagadnień:

– Określenie zakresu tematycznego potrzebnych informacji

:

zaleca się, aby został on zbadany jak najdokładniej, ponieważ

warunkuje to możliwość dokładnego ustalenia innych czynników

wpływających na określenie luki L. zakres tematyczny wyznaczany jest

przede wszystkim przez dane P i X, a także przez czas t.

– Ustalenie niezbędnego poziomu jakości informacji

. Celowe i

konieczne jest dążenie do ilościowej oceny tej jakości. Ostateczna

ocena w sprawie jakości może być podjęta, jeżeli z góry zostaną

ustalone kryteria jej weryfikacji, w przeciwnym przypadku opinie mogą

być wyłącznie subiektywne.

– Określenie sposobów przekazywania informacji użytkownikowi

.

Może to mieć istotne znaczenie zarówno pod względem czasu

uzyskania przez użytkownika potrzebnych mu informacji, jak i

zdeterminuje formę jej przekazu.

– Określenie ilości informacji pod względem fizycznym

. Jedną z

ważnych cech każdego systemu informacyjnego jest to, aby użytkownik

utrzymywał tylko te informacje, jakie są mu potrzebne.

Metody badania PI

• Analiza funkcji i realizowanych zadań i na tej podstawie

normatywne oszacowanie potrzeb

• Obserwacja zachowań użytkownika i zgłaszanych przez

niego potrzeb dotychczasowych

• Wywiad i dyskusje

• Analiza dzienników zawierających zapisy dotyczące

pojawiających się problemów, którymi zajmuje się

użytkownik

• Wstępna oferta, czyli wystąpienie do użytkownika z

pewnymi propozycjami wstępnymi, które może on

skorygować zgodnie z własnymi ocenami.

Uwaga: ze względu na trudności w jednoznacznym ustalaniu

potrzeb (luki L) zaleca się stosowanie przynajmniej dwóch

różnych sposobów. Ocenia się, że wywiady i

kwestionariusze długo będą stosowane jako podstawowe

techniki badania potrzeb informacyjnych.

Zarządzanie spójnością

informacji

• Spójność informacji jest warunkiem

koniecznym dla zapewnienia:

– Sprawności działania pojedynczego systemu i

dostosowania jego możliwości do potrzeb

użytkowników (celów i zadań, które system

powinien z założenia spełniać)

– Możliwości współpracy różnych systemów, które

z określonych względów powinny ze sobą

współpracować

– Możliwość korzystania przez użytkowników z

wzajemnie uzupełniających się informacji

zawartych w różnych systemach informacyjnych.

Spójność

• W ogólnej teorii systemów

spójność dowolnego

układu cybernetycznego oznacza zarówno

stan

(w znaczeniu rzeczowym), jak i

makrocechę

(w znaczeniu atrybutowym) takiego zorganizowania

elementów tego układu, że funkcjonuje on jako

całość, tj. system.

• Systemy podlegają zmianom w czasie, w tym

działaniom dezintegracyjnym (podział progresywny),

które mogą zakłócić lub obniżyć pierwotny poziom

spójności systemu. Przeciwieństwem podziału jest

integracja progresywna – będąca działaniem

(procesem) mającym na celu utrzymanie lub

zwiększenie poziomu spójności systemu.

Spójność

• Spójność jest w swej istocie makrowłasnością

przedstawioną jako relacja warunkowa o postaci:
(V ! Y)| A

k

Gdzie:
V, Y, A – niepuste (co najmniej jednoelementowe) zbiory

obiektów fizycznych (materialnych) lub abstrakcyjnych

(myślowych, informacyjnych)

! – znak relacji spójności
| znak warunku
K – wskaźnik siły spójności
Oznacza to że obiekt V jest spójny z obiektem Y ze względu

na obiekt A w stopniu k. Obiekt A stanowi kryterium

badania spójności obiektów V i Y. Wskaźnik siły spójności

(k) oznacza stopień (siłę, moc) spójności obiektów V i Y,

ze względu na obiekt A, jako kryterium spójności.

Język

• Informacje gromadzone, przechowywane, emitowane i użytkowane w

systemach informacyjnych odwzorowują określony fragment rzeczywistości

(działalności organizacji, tj. przedsiębiorstwa, instytucji itp.). Narzędziem

pozwalającym na poznanie i odwzorowanie rzeczywistości, jak też

przetwarzanie informacji o tej rzeczywistości oraz komunikowanie się jest

język. Język opisuje się ogólną formułą:

J = (F, S, G)

Gdzie:
J – język
F – alfabet
S – słownik (leksyka)
G – gramatyka

• Alfabet oznacza repertuar głosek i odpowiadających im znaków

występujących w napisach, z których składa się ogół używanych w danym

języku słów, konkretnie wypowiadanych lub pisanych.

• Słownik zawiera wyrazy lub wyrażenia (grupy wyrazowe) stanowiące

nazwy wyróżnionych w systemie informacyjnym obiektów, nazwy własności

obiektów.

• Gramatykę stanowi ogół reguł określających język i pozwalających odróżnić

zdania od nie zdań w tym języku.

Metabaza

• Instrumentem wdrożenia i utrzymania spójności językowej i

informacyjnej systemów informacyjnych jest ich metabaza.

Musi ona minimalnie zawierać opis zasobów informacyjnych

systemu, zapewniających jednoznaczność i precyzję

rozumienia treści występujących w nim pojęć i kategorii,

jednoznaczność klasyfikacji zdarzeń, zjawisk i ich

zbiorowości oraz ściśle określa informacje pomocnicze

niezbędne dla prawidłowej eksploatacji systemu.

• Metabazę – jako instrument zarządzania spójnością

informacji, traktuje się strukturalnie jako zbiór zdań

opisujących systemy badane pod względem ich spójności;

zaś semantycznie - jako zawartość informacyjną metabazy

– zawartość informacyjną zdań języka opisującego systemy

w metabazie.

Spójność

• Dwa systemy informacyjne (z

i

, z

j

) należące do zbioru

systemów Z (zbioru systemów, które bada się ze względu na

ich spójność językową) opisanych w języku J, są spójne

językowo, jeżeli istnieje co najmniej jedno zdanie  należące

do metabazy B*(J) opisujące pewną własność (tę samą)

każdego z systemów zbioru Z. spójność tę nazywa się

zewnętrzną spójnością językową ze względu na zdanie .

• Dowolny system informacyjny (z

i

) jest spójny wewnętrznie

(ze sobą samym – relacja zwrotna) ze względu na język J, tj

zbiór wszystkich zdań w metabazie systemu opisanego w

języku J, obejmującego wszystko to, co w sądzie prawdziwym

można orzec o z

i

.

• Spójność informacyjna (wewnętrzna i zewnętrzna) oznacza

równoważność zawartości semantycznej zdań

rozpatrywanych wcześniej dla określenia spójności językowej;

spójności informacji nie można osiągnąć bez uprzedniego

zapewnienia spójności językowej systemów informacyjnych.

Kryteria spójności językowej

• Zarządzanie spójnością informacji wymaga

określenia pożądanego poziomu ich spójności

(k) oraz koniecznych dla jego osiągnięcia

kryteriów spójności językowej i informacyjnej.

• Kryteria spójności językowej dotyczą

elementów decydujących o jednoznaczności

języka informacyjnego, tj alfabetu, słownika i

gramatyki, w tym szczególnie reguł

syntaktycznych i pragmatycznych,

związanych z konstrukcją i ustaleniem

zawartości bazy indeksowo-normatywnej,

słowników, tezaurusów, jako podstawowych

elementów metabazy systemu.

Kryteria spójności językowej

• Kryteria badania spójności językowej dotyczą

prawidłowości ustalania i kompletności:

– Zasad wyróżniania obiektów (materialnych i

abstrakcyjnych) i ich cech

– Zasad i sposobu tworzenia nazw obiektów i ich

cech oraz ustalania zakresu (denotacji) nazw

– Powiązań między obiektami i/lub ich własnościami

– Klasyfikacja zdarzeń, zjawisk, procesów i ich

zbiorowości, w tym:

• Doboru metod indeksowania (symbolizacji) różnych

zbiorowości (zdarzeń, zjawisk, procesów),

• Prawidłowości opracowania systemu kodowego

(symbolizacji).

Kryteria spójności językowej

• Informacje stanowią wejścia i wyjścia systemów

informacyjnych, są przedmiotem przetwarzania w systemie,

wspomagają procesy decyzyjne organizacji eksploatujących

i użytkujących te systemy. Ten punkt widzenia na informacje

stanowi podstawę wyróżnienia następujących kryteriów

spójności informacji:

– Prawidłowości realizacji procesów przetwarzania informacji

– Prawidłowości odwzorowania rzeczywistości przez informacje

źródłowe i wynikowe

– Zgodność informacji z celami systemu, wynikającymi z potrzeb

informacyjnych użytkowników systemu

• Spójność językowa i informacyjna (ustalonego poziomu k)

jest warunkiem koniecznym i stanowi podstawowy wymóg

(minimum) jakości, które muszą spełniać informacje

emitowane i udostępniane użytkownikom przez system

informacyjny.

Pożądane cechy jakościowe

informacji

•

Poprawność: zgodność informacji ze stanem faktycznym opisywanego obiektu

•

Użyteczność: przydatność do rozwiązywania problemu, którym zajmuje się

użytkownik

•

Wiarygodność: źródło pochodzenia informacji oraz procesy i metody jej pozyskania

spełniają warunki wiarygodności

•

Selektywność: informacja związana z potrzebami informacyjnymi użytkownika

niezbędna do rozwiązania realizowanego przez niego zadania. Selektywność uznaje

się za cechę przeciwstawną redundancji, tj. nadmiarowości informacji

•

Kompletność: cecha oznaczająca, że użytkownik otrzymuje wszystkie informacje

potrzebne do rozwiązania problemu i nie jest zmuszany do zasięgania informacji

dodatkowych

•

Aktualność: informacje aktualne to informacje opisujące obiekty w czasie

odpowiadającym zainteresowaniom użytkownika

•

Terminowość: dostępność informacji w czasie umożliwiającym jej wykorzystanie do

rozwiązania danego problemu. Oznacza dostarczanie informacji na określony moment

czasowy (datę, godzinę) według określonych harmonogramów lub zgodnie z

zamówieniem.

•

Komunikatywność (zrozumiałość): możliwość jej „przyswojenia” przez użytkownika

bez dodatkowych zabiegów dotyczących interpretacji zawartości semantycznej

dostarczanych mu komunikatów.

•

Dyspozycyjność: dostępność informacji w miejscu, czasie i formie dogodnej dla

użytkownika.

Problemy

• Zarządzanie jakością informacji, w kontekście pożądanych

jej cech, wiąże się z takimi problemami jak:

– Analiza pojęcia jakości informacji i ustalenia cech jakościowych

(często wektorów cech) oraz z ich poziomu dla uznania

określonych rodzajów informacji za odpowiadające

wymaganiom użytkownika w kontekście rozwiązywanych przez

niego zadań

– Analizowanie źródeł i przyczyn wpływających na obniżanie się

poziomu jakości informacji oraz pozyskiwanie sposobów

utrzymania i podnoszenia jakości informacji

– Analizowanie kosztów utrzymania i podnoszenia jakości

informacji

• Sprawne zarządzanie jakością informacji wymaga korelacji

działań związanych z określeniem (ustalaniem) pożądanego

poziomu jakości informacji, akceptowanego przez ich

użytkowników, z działaniami związanymi z co najmniej

utrzymaniem tego poziomu, przy rozsądnych kosztach

realizacji procesów informacyjnych.

Zarządzanie tajnością i

poufnością informacji

• Tajność jest cechą dotyczącą stopnia ochrony informacji. Różne

rodzaje informacji charakteryzuje zróżnicowany poziom ich

tajności i mogą być dostępne tylko dla upoważnionych do tego

użytkowników. Tajność dotyczy nie tylko informacji osobowych

(personalnych), lecz również wszystkich innych, które z

określonych względów muszą być utajnione.

• Poufność jest pojęciem dotyczącym ludzi, praw jednostki (lub

organizacji – osoba prawna) do decydowania o tym, kiedy, jak i

w jakim zakresie informacje o sobie udostępni innym.

• Zarządzanie tajnością i poufnością informacji wymaga:

– Na poziomie strategicznym – wypracowania określonej polityki

firmy w tym zakresie, tj. ustalenia ogólnych zasad i reguł

określających co będzie objęte ochroną i na jakim poziomie

– Na poziomie taktycznym – podejmowanie decyzji odnośnie

sposobów realizacji ustalonej w tej sferze polityki organizacji

– Na poziomie operacyjnym – podejmowanie decyzji dotyczących

bieżącej realizacji wymagań, nadzorowania i kontroli ich wykonania.

Dostęp do zasobów

informacyjnych

• Udzielenie dostępu do zasobów

informacyjnych systemu zależy od kilku
czynników:

– Przywilejów dostępu posiadanych przez terminal
– Przywilejów dostępu posiadanych przez

użytkownika

– Żądanej operacji
– Rodzaju danych
– Wartości danych
– Innych czynników (np. czasu)

Zarządzanie integracją

informacji

• Zagadnienia zarządzania integracją

informacji dotyczącą całokształtu działań

nakierowanych na realizację (wdrożenie i

utrzymanie) założonego poziomu spójności

informacji. Określone mechanizmy działań

integracyjnych (metody i środki) dotyczą:

– Ochrony informacji, tj zapobiegania próbom

naruszania spójności informacji

– Kontroli informacji, czyli wykrywania już

dokonanych naruszeń spójności informacji

– Przywracanie spójności informacji – poprzez

mechanizmy korekty błędów, odtwarzania

informacji lub cofania nieprawidłowych akcji.