Planowanie

Planowanie

w sytuacjach

w sytuacjach

nadzwyczajnych

nadzwyczajnych

zagro

zagro

ż

ż

e

e

ń

ń

Planowanie

Planowanie

w sytuacjach

w sytuacjach

nadzwyczajnych

nadzwyczajnych

zagro

zagro

ż

ż

e

e

ń

ń

Planowanie

Planowanie

w sytuacjach

w sytuacjach

nadzwyczajnych zagro

nadzwyczajnych zagro

ż

ż

e

e

ń

ń

cz. 1

cz. 1

dr in

ż

. Romuald Grocki

opracowano na podstawie materiałów

John H. Martinez

New Mexico Commission of Public Records – State Records Center and Archives

„

„

Można mieć

Można mieć

nadzieję, że nic się

nadzieję, że nic się

nie wydarzy,

nie wydarzy,

ale mimo to lepiej

ale mimo to lepiej

być

być

przygotowanym”

przygotowanym”

Planowanie

Etapy i zasady
tworzenia planu

“Plan jest

niczym,

planowanie

jest

wszystkim”

(General Dwight David Eisenhower,

Commander in Chief, Allied Forces,

Europe)

Planowanie

Kluczem do zarządzania w sytuacjach

kryzysowych, jest dobrze opracowany plan

DOBRZE

OPRACOWAN

Y

PLAN

Planowanie

Planowanie

Co to jest planowanie?
Dlaczego to robimy?
Co jest produktem finalnym?

Planowanie

Co to jest planowanie?

ZARZĄDZANIE

ZARZĄDZANIE

ZARZĄDZANIE

ZARZĄDZANIE

obejmuje

obejmuje

cztery podstawowe funkcje

cztery podstawowe funkcje

:

•

planowanie

i podejmowanie decyzji

• organizowanie

• przewodzenie

• kontrolowanie

Planowanie

Co to jest planowanie?

PLANOWANIE

PLANOWANIE

PLANOWANIE

PLANOWANIE

wytyczanie celów i okre

ś

lanie sposobu ich najlepszej realizacji

Planowanie

Dlaczego to robimy?

Planowanie

Po

ż

ary

Powodzie
Huragany
Terroryzm
Trz

ę

sienia

ziemi
Inne???

Dlaczego to robimy?

Planowanie

Co jest produktem finalnym?

Planowanie

Proces planowania

Misja organizacji

 Cele  Przesłanki  Wartości

 Kierunki

Cele
strategiczne

Cele taktyczne

Cele
operacyjne

Plany
strategiczne

Plany
taktyczne

Plany
operacyjne

Proces planowania odbywa się w kontekście określonego otoczenia.
Managerowie muszą wyrobić

sobie pełne i dogłębne zrozumienie tego kontekstu, aby określić misję

organizacji i opracować

jej poszczególne cele.

OTOCZENIE

Planowanie

Misja

Misja

– sformułowanie podstawowego

celu organizacji.

Planowanie

Cele organizacji

Cele strategiczne

– ustalone na

najwyższym szczeblu i dla najwyższego
kierownictwa organizacji.

Cele taktyczne

– ustalone na średnim

szczeblu i dla managerów średniego
szczebla organizacji.

Cele operacyjne

– ustalone na najniższym

szczeblu i dla managerów niższego
szczebla organizacji.

Planowanie

Rodzaje planów

Plan strategiczny

– ogólny plan

zawierający decyzje dotyczące alokacji
zasobów, priorytetów i działań
niezbędnych do osiągnięcia celów
strategicznych.

Plan taktyczny

–plan skierowany na

osiągnięcia celów taktycznych,
opracowany dla realizacji elementów
planu strategicznego.

Plan operacyjny

–plan nastawiony na

wykonanie planów taktycznych, dla
osiągnięcia celów operacyjnych.

Planowanie

Ramy czasowe planowania

Plan długookresowy

– plan obejmuje

okres wieloletni, może być nawet okres
kilku dziesięcioleci.

Plan średniookresowy

–plan

obejmujący na ogół okres od roku do
pięciu lat.

Plan krótkookresowy

–plan obejmujący

na ogół okres jednoroczny lub krótszy.
Do planów tego typu zalicza się:

plan działania – używany do uruchomienia jakiegoś
innego planu
plan reagowania – opracowany w celu zareagowania
na nieprzewidziane okoliczności.

Planowanie

Planowanie sytuacji nieprzewidzianych.

Proces planowania w toku

Punkt 1.
Opracować plan,
uwzględniając
wydarzenia
nieoczekiwane.

Punkt 2.
Wdrażać plan i
formalnie określić
wydarzenia
nieoczekiwane.

Punkt 3.
Określić
wskaźniki sytuacji
nieoczekiwanej i
przygotować plan
na każdą
ewentualność.

Punkt4.
Zrealizować plan
podstawowy lub
reagowania.

Obserwować wskaźniki wydarzeń

nieoczekiwanych i w razie potrzeby

wprowadzić plan reagowania.

Planowanie

Opracowywanie i realizacja planów taktycznych

Opracowanie planów taktycznych

Rozpoznanie i zrozumienie

nadrzędnych planów strategicznych
i celów taktycznych.

Określenie odpowiednich zasobów

i terminów.

Rozpoznanie i określenie dostępnych

zasobów.

Realizacja planów taktycznych

Ocena każdego kierunku działania z

punktu widzenia jego celu.

Pozyskanie i rozłożenie informacji oraz

zasobów.

Obserwacja poziomej i pionowej

łączności i integracji działań.

Obserwacja działań podjętych do

osiągnięcia celu.

Planowanie

Hierarchia

planów

Strategiczny  Taktyczny 

Operacyjny

-działania

-reagowania

Planowanie

Hierarchia

planów

Operacyjny  Taktyczny 

Strategiczny

Planowanie

Co jest produktem finalnym?

Plan reagowania kryzysowego to dokument który:

•przydziela organizacjom i osobom fizycznym obowiązki
wykonania określonych zadań w określonym
miejscu i czasie, w sytuacji gdy wypadek wymaga podjęcia
czynności wykraczających poza zakres rutynowego
działania którejś służby reagowania kryzysowego; (SOP)

•ustala zależności kierowania i współdziałania pomiędzy
instytucjami i pokazuje, jak działania reagowania będą
koordynowane;

•opisuje, jak ludzie i ich mienie będą chronieni w czasie
sytuacji kryzysowej;

•określa personel, wyposażenie, urządzenia, zaopatrzenie i
inne zasoby dostępne w ramach własnej społeczności lub
w ramach porozumienia z innymi społecznościami i
możliwe do wykorzystania podczas działań reagowania i
odbudowy;

•określa metody zapobiegania wtórnym stratom podczas
operacji reagowania i odbudowy

Planowanie

Theodore

Theodore

Roosevelt

Roosevelt

NIE KAŻDY

NIE KAŻDY

PROBLEM MOŻE

PROBLEM MOŻE

BYĆ

BYĆ

ROZWIĄZANY,

ROZWIĄZANY,

ALE KAŻDY

ALE KAŻDY

PROBLEM MA

PROBLEM MA

ADRESATA

ADRESATA

.

Terminologia

Planowanie na wypadek katastrof,

usuwanie skutków, zarz

ą

dzanie w

sytuacjach nadzwyczajnych
Katastrofa
Nadzwyczajne zdarzenie
Wypadek
Ryzyko, podatno

ść

, zagro

ż

enie

Łagodzenie
Profilaktyka

Od czego zacz

ąć

?

Utworzenie komisji - zespołu
Odszukanie poprzedniego

planu, je

ś

li jest dost

ę

pny

Okre

ś

lenie podstaw prawnych

Oszacowanie ryzyka
Okre

ś

lenie priorytetów

Zebranie informacji
Rozpisanie procedur
Pisanie planu
Dystrybucja planu
Trening zespołu
Modyfikacja planu

Utworzenie zespołu

Ustalenie kompetencji
Ustalenie członków zespołu ze wszystkich
koniecznych instytucji
Wyznaczenie jednej osoby na szefa
zespołu
Przydzielenie członkom komitetu
okre

ś

lonych zada

ń

Upewnienie si

ę

,

ż

e wszyscy członkowie

rozumiej

ą

zakres swoich zada

ń

Przeznaczenie czasu na zapoznanie sie z

poprzednim planem
Szczegółowe zapoznanie si

ę

z poprzednim

planem
Wykorzystanie elementów planu, do nowego

opracowania
Zabezpiecz plan ( szczególnie wersj

ę

elektroniczn

ą

) w celu ewentualnego

pó

ź

niejszego wykorzystania

Je

ś

li nie ma poprzedniego planu, zapoznanie si

ę

z innymi podobnymi planami ( np. innych słu

ż

b)

Odszukanie poprzedniego

planu, je

ś

li jest dost

ę

pny

Podstawy prawne

Zapoznaj si

ę

z wymaganymi aktami

prawnymi
Zapoznaj si

ę

z innymi koniecznymi

wymaganiami
Okre

ś

l wzajemne relacje pomi

ę

dzy

władzami, słu

ż

bami

Szacowanie ryzyka

U

ż

yj ró

ż

nych dost

ę

pnych metod

szacowania ryzyka
Oszacuj wszystkie zagro

ż

enia

Pami

ę

taj o przeszłych zdarzeniach

Wytypuj najniebezpieczniejsze
zagro

ż

enie oraz o najwi

ę

kszym

prawdopodobie

ń

stwie wyst

ą

pienia

Okre

ś

l i uszereguj poszczególne ryzyka

Zebranie informacji

Ważne numery telefoniczne

służby
osoby

Siły i środki własne
Siły i środki zewnętrzne
System informacji
Analiza zagrożeń - ryzyka
Dane z dotychczasowych planów.

Rozpisanie procedur

Po ....

Przed...

W
czasie ..
.

Rozpisanie procedur

Procedury ewakuacyjne (mapa)
Procedury dla sytuacji kryzysowych
Procedury dla poszczególnych zdarzeń -
katastrofy
Procedury odtwarzania
Inne procedury - wypadki
Listy kontrolne ( check list)

Dystrybucja planu

Kopie planów powinny być szybko
dostępne ( w domu, w aucie, własny
notebook...).
Kopie elektroniczne

Intranet
CD

Wersja do wglądu publicznego.

Trening zespołu

Plan nie może być właściwie użytkowany,
jeśli nie przeprowadzono szkolenia.
Szkolenie zawiera:

przeczytanie planu i zapoznanie się z nim
wykład / dyskusja
pokaz / symulacja

Modyfikacja planu

Testowanie i uwagi do planu
Aktualizacja planu w miarę
powstawania nowych zagrożeń
Roczny przegląd planu
Przegląd i modernizacja po wystąpieniu
zdarzenia

Planowanie, jako element

zarządzania

polega na decydowaniu o podjęciu działań

zorientowanych na wywołanie zjawisk, które nie zaistniałyby samoistnie.
Rodzaje planowania (z uwagi na czas realizacji):
strategiczne (powyżej 5 lat) - plan przyszłości, dzięki któremu o wiele łatwiej wytyczyć
ścieżki postępowania i realizacji (co zamierza się osiągnąć w życiu, lista wartości).
długoterminowe (od 2 do 5 lat) - konkretne przedsięwzięcia służące realizacji
nadrzędnego celu.
średnioterminowe (od kilku miesięcy do roku) - to odpowiedź na pytanie co należy
zrobić, aby zrealizować plan długoterminowy.
krótkoterminowe (do trzech miesięcy) - krótkie zadnia do wykonania.
bieżące - codziennie lub w skali tygodnia (godziny i terminy spotkań, spraw do załatwienia).

Cechy planu: celowość, prymat planowania, kompletność, skuteczność.
Proces planowania obejmuje:

prognozowanie

, programowanie, tworzenie planu.

Etapy procesu planowania:
ustalenie celów
zidentyfikowanie problemów
poszukiwanie alternatywnych rozwiązań
ocenianie konsekwencji
dokonanie wyboru
wdrażanie planu
kontrola realizacji

Etapy planowania:
etap przedsiębiorczości - na tym etapie menedżerowie mało korzystają z funkcji
planowania, raczej odpowiadają na pojawiające się nieliczne problemy.
etap luki administracyjnej - zaczyna się rozwijać sformalizowane planowanie, zwłaszcza
w celu zwiększenia skuteczności.
etap luki oczekiwań - tworzone są plany oceniające wizje dalszego funkcjonowania
przedsiębiorstwa
etap strategicznego rozwoju - menedżerowie zajmują się problemami wzrostu, poszukują
sposobów rozszerzania i dywersyfikacji działalności ustabilizowanego przedsiębiorstwa.

zarządzanie - sekwencja postępowania:

planowanie

,

organizowanie

,

kierowanie

,

koordynowanie

i

kontrolowanie

, nazywane

klasycznymi funkcjami zarządzania

.

Klasyczne funkcje zarządzania wyróżnił pierwszy "klasyk" zarządzania

Henri Fayol

.

Jednakże

paradygmat

zarządzania zmienił się od tego czasu radykalnie, więc warto

powrócić do starszej, bardziej ogólnej definicji:

zarządzanie

to sztuka, bądź praktyka rozumnego stosowania środków

dla osiągnięcia

wyznaczonych celów.

Inne definicje zarządzania:

Zarządzanie

jest sztuką osiągania zamierzonych rezultatów przez innych ludzi,

zarządzający (

menedżerowie

) osiągają cele

organizacji

poprzez organizowanie

pracy

innych, a nie przez wykonywanie zadań osobiście.

Zarządzanie

to działalność kierownicza polegająca na ustalaniu celów i powodowaniu

ich realizacji w organizacjach podległych zarządzającemu, na podstawie własności
środków produkcji lub dyspozycji nimi (wg Gilińskiego).

Zarządzanie

to działanie polegające na dysponowaniu zasobami

(wg prof. T. Pszczołkowskiego).

Zarządzanie

to zestaw działań (planowanie, organizowanie, motywowanie, kontrola)

skierowanych na zasoby organizacji (ludzkie, finansowe, rzeczowe, informacyjne)
wykorzystywanych z zamiarem osiągnięcia celów organizacji. (wg Griffina).

Przerwa

Koniec cz

ęś

ci 1.