ZARZĄDZANIE

PROJEKTAMI

Rozwiązania organizacyjne w

realizacji projektów

ZARZĄDZANIE

PROJEKTAMI

Rozwiązania organizacyjne w

realizacji projektów

1

dr inż. Ryszard Bielski



e-mail: [e-mail]

dr inż. Ryszard Bielski



e-mail: [e-mail]

21-12-9

2

ZAKRES
PRZEDMIOTU:

ZAKRES
PRZEDMIOTU:

1.Planowanie organizacyjne
2.Organizacja projektu
3.Kultura środowiska pracy

dr inż. Ryszard Bielski

dr inż. Ryszard Bielski

3

Literatura
obowiązkowa:

Literatura
obowiązkowa:

1. N. Mingus, ‘Zarządzanie projektem’, Wydawnictwo Helion,

Warszawa 2002

2. C. Bruton, N. Michael, ‘Zarządzanie projektem’, Wydawnictwo

ASTRUM, Warszawa 1999

3. H. Brandenburg, ‘Zarządzanie projektami’, AE w Katowicach,

Katowice 2002,

4. E.M. Goldratt, ‘Łańcuch krytyczny’, WERBEL, Warszawa 2000
5. P. Wachowiak, B. Grucza, S. Gregorczyk, K. Ogonek,

‘Kierowanie zespołem projektowym’, Wydawnictwo Difin,
Warszawa,

6. F. Krawiec, ‘Zarządzanie projektem innowacyjnym produktu i

usługi’, Wydawnictwo DIFIN, Warszawa 2001,

7. Yen Yee Choong, E.M. Brown, ‘Zarządzanie ryzykiem

projektu’, Oficyna Ekonomiczna 2001,

8. Z. Chruścicki, ‘Zarządzanie projektem – zespołami

zadaniowymi’, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2001

9. Z. Mietlewski, S. Smoleński, ‘Zarządzanie przedsięwzięciem

gospodarczym – przykłady rozwiązań’, TNOIK/OPO, Bydgoszcz
1999

4

dr inż. Ryszard Bielski

Stwierdzenia wstępne

-

PMBOK® Guide – obszary

wiedzy

Stwierdzenia wstępne

-

PMBOK® Guide – obszary

wiedzy

4

dr inż. Ryszard Bielski

ZARZĄDZANIE

INTEGRACJA

PROJEKTU



opracowanie planu
projektu,



realizacja planu
projektu,



zintegrowanie,
kontrolowanie
zmian.

ZARZĄDZANIE

KOSZTAMI W

PROJEKCIE



planowanie
zasobów,



szacowanie kosztów,



budżetowanie
kosztów,



kontrola kosztów.

ZARZĄDZANIE

KOMUNIKACJĄ W

PROJEKCIE



planowanie
komunikacji,



dystrybucja
informacji,



raportowanie
osiągnięć,



administracyjne
zamknięcie.

ZARZĄDZANIE

ZAKRESEM PROJEKTU



inicjacja,



planowanie zakresu,



weryfikacja zakresu,



kontrola zmian
zakresu.

ZARZĄDZANIE

JAKOŚCIĄ W

PROJEKCIE



planowanie jakości,



zapewnienie jakości,



kontrola jakości.

ZARZĄDZANIE

RYZYKIEM W

PROJEKCIE



planowanie zarządzania
ryzykiem,



identyfikacja ryzyka,



jakościowa analiza ryzyka,



ilościowa analiza ryzyka,



planowanie reakcji na
ryzyko,



monitorowanie i kontrola
ryzyka.

ZARZĄDZANIE

CZASEM W PROJEKCIE



definiowanie zadań,



określanie kolejności
działań,



szacowanie czasu
trwania działania,



kontrola
harmonogramu.

ZARZĄDZANIE

ZASOBAMI LUDZKIMI



planowanie
organizacyjne,



rekrutacja personelu,



rozwój zespołów.

ZARZĄDZANIE

DOSTAWAMI W

PROJEKCIE



planowanie
zaopatrzenia,



planowanie
ofertowania,



ofertowanie,



selekcja dostawców,



administracja
kontraktu,



zamkniecie
kontraktu.

5

 Realizacja projektów odbywa się zawsze z dużym

zaangażowaniem czynnika ludzkiego.

 Człowiek, z jednej strony jest zasobem

podlegającym

starannemu

zarządzaniu,

a

jednocześnie podmiotem projektu.

 Z reguły organizacja projektu i zarządzanie

zasobami ludzkimi są kluczowymi czynnikami
sprawności i skuteczności działań w projekcie, a
nawet osiągania sukcesu projektu.

dr inż. Ryszard Bielski

dr inż. Ryszard Bielski

6

1. Plan

owanie

organiz

acyjne

7

Planowanie organizacyjne -

udziałowcy

Planowanie organizacyjne -

udziałowcy

 Udziałowcy

przedsięwzięcia

(ang.

stakeholders) – osoby zarówno z wewnątrz jaki i
zewnątrz organizacji, które w jakiś sposób mają
do czynienia i są zainteresowane realizowanym
projektem, uważają że projekt ich dotyczy.

 Udziałowcy – kluczowe osoby:

1. sponsor (inwestor),
2. klient, użytkownik,
3. kierownik projektu,
4. kierownik liniowy,
5. wykonawcy,
6. podwykonawcy (dostawcy),
7. Opiekun projektu.

dr inż. Ryszard Bielski

8

Planowanie organizacyjne

- organizacja projektu

Planowanie organizacyjne

- organizacja projektu

dr inż. Ryszard Bielski

struktura

organizacyjna

Obejmuje między innymi:

 komórki organizacyjne ( zespoły ) w

strukturze władzy i ich wzajemne zależności,

 ustalenie, opis i przydzielenie ról ( kto co ma

robić?),

 ustalenie obowiązków i odpowiedzialności (

kto decyduje o czym i za co odpowiada?).

9

zarządzanie

zasobami ludzkimi

•

obejmujące między innymi: dobór, kwalifikacje,
motywacje i postawy osób zaangażowanych w
realizację przedsięwzięć.

kultura środowiska

•

obejmuje formalne, nieformalne oraz ukryte formy
postępowania i oddziaływania.

zarządzanie wiedzą

•

obejmuje

pozyskanie,

usystematyzowanie

i

udostępnianie wiedzy na potrzeby realizowanych
przedsięwzięć.

dr inż. Ryszard Bielski

Planowanie organizacyjne

- organizacja projektu

Planowanie organizacyjne

- organizacja projektu

10

dr inż. Ryszard Bielski

2. Orga

nizacja

projekt

u

11

Organizacja projektu – Zespół

wykonawczy

Organizacja projektu – Zespół

wykonawczy

 stanowi

podstawową

jednostkę

organizacyjną

realizującą projekt,

 prowadzony jest przez kierownika projektu lub

kierownika zespołu, jeżeli występuje kilka zespołów w
projekcie,

 jest powoływany do realizacji określonego projektu i na

okres jego realizacji,

 skład osobowy może ulegać zmianie w miarę

zaawansowania projektu oraz w zależności od tematyki i
zakresu realizowanych prac ( im bardziej stabilny skład
zespołu, tym większe prawdopodobieństwo, że projekt
będzie zachowywał ciągłość),

 jest zorganizowany i umieszczony tak aby ułatwiać

sobie sprawną komunikację, nie znaczy to jednak, że
członkowie zespołu muszą być zlokalizowani w jednym
miejscu.

dr inż. Ryszard Bielski

12

dr inż. Ryszard Bielski

Organizacja projektu – Zespół

wykonawczy

Organizacja projektu – Zespół

wykonawczy

Kierownictwo

organizacji

Kierownik

projektu

Kierownictwo

jednostek

funkcjonalnych

Zespół

wykonawczy

Sponsor

(klient)

Zespół
wirtualny!

13

 wybór członków zespołu jest realizowany na

podstawie ich kwalifikacji, dostępności dla
projektu

oraz

osobowości

(

jakość

utworzonych zespołów z punktu widzenia
osobowego i sposoby pracy przenosić się
będą na jakość wyniku końcowego projektu),

 w zespole powinna istnieć równowaga pod

względem kompetencji tzn. w każdym zespole
muszą być osoby twórcze oraz osoby
wykonujące

zadania

rutynowe,

wspomagające.

dr inż. Ryszard Bielski

Organizacja projektu – Zespół

wykonawczy

Organizacja projektu – Zespół

wykonawczy

14

Budowa zespołu nie jest perfekcyjną sztuką, zawsze

występuje

ryzyko

konfliktów.

Przykładowe

problemy i kwestie do rozwiązania:
a) jaka powinna być optymalna wielkość

zespołu wykonawczego? Jakie czynniki mają
wpływ na określenie optymalnej wielkości
zespołu wykonawczego?

b) co robić aby zespół działał sprawnie i

bezkonfliktowo?

c) jak zachować się w zespole, aby przez swoje

postępowanie

nie

zrażać

do

siebie

pozostałych współpracowników niezależnie
od stanowiska?

dr inż. Ryszard Bielski

Organizacja projektu – Zespół

wykonawczy

Organizacja projektu – Zespół

wykonawczy

15

dr inż. Ryszard Bielski

2.1

Organiz

acja

projektu

– struk

tura

organiz

acyjna

16

Organizacja projektu – struktura

organizacyjna

Organizacja projektu – struktura

organizacyjna

Przypadek 1:

organizacja – przedsiębiorstwo

zorientowane jest na czynności powtarzalne
( działania, produkcja powtarzalna)

Projekty są realizowane:

 jako działania dodatkowe z reguły na

„potrzeby własne” ( projekty wewnętrzne) w
oparciu o kontrakty lub zlecenia wewnątrz
firmy,

 w dużym stopniu w oparciu o własne zasoby,

niekiedy przy udziale jednostek z zewnątrz,

 w mniejszej lub większej zależności do

podstawowej, powtarzalnej działalności firmy.

dr inż. Ryszard Bielski

17

Przypadek 1:

organizacja – przedsiębiorstwo

zorientowane

jest na czynności powtarzalne ( produkcja

powtarzalna)

Problem:

jak

wkomponować

realizację

projektu

w

powtarzalne

funkcjonowanie

przedsiębiorstwa,

a

tym

samym

jak

wkomponować

zespół

wykonawczy

(lub

zespoły) w strukturę przedsiębiorstwa?

dr inż. Ryszard Bielski

Organizacja projektu – struktura

organizacyjna

Organizacja projektu – struktura

organizacyjna

dr inż. Ryszard Bielski

18

Kierownik ds

planowania

Kierownik montowni

sprzętu

Dyrektor

Wykonawc y - elektronicy i programiś ci

Kierownik ds.

oprogramowania

Struktura Funkcjonalna

Struktura Funkcjonalna



specjalizacja

prac

i

pracowników

w

ramach

komórek,



przepływ informacji między
komórkami

ponad

„niewidzialnymi ścianami”



szeregowe rozwiązanie zadań
– kolejno w poszczególnych
komórkach,



koncentrowanie

się

specjalistów

na

swoich

zagadnieniach, bez patrzenia
na całość

19

dr inż. Ryszard Bielski

a) W oparciu o „kluczowe stanowiska”

projekt podzielony jest na poszczególne części,

które są

realizowane

przez

komórki

funkcjonalne.

Odpowiedzialnymi

za realizację tych części są kierownicy danych

komórek.

b) W oparciu o „komitety organizacyjne”

Zasady realizacji projektu są określane przez

członków

wyższego kierownika firmy, którego członkowie

na okresowo

zwoływanych spotkaniach określają i kontrolują

przebieg

projektu.

Najczęstszy problem to

brak jednej osoby odpowiedzialnej za projekt

Organizacja projektu

– struktura organizacyjna 

funkcjonalna

Organizacja projektu

– struktura organizacyjna 

funkcjonalna

dr inż. Ryszard Bielski

20

Dział kontroli

realizacji planu

Budżetowanie

Kierownik ds

planowania

kontrola jakoś ci

montażu

Dział montażu

komputerów

Dział

kompletowania

częś ci

Kierownik montowni

sprzętu

Dyrektor

Dział testów

Dział

oprogramowania

Dział projektów

Kierownik ds.

oprogramowania

Funkcja linowo-sztabowa

Funkcja linowo-sztabowa

21

 Przypadek 2: przedsiębiorstwo – organizacja

zorientowana na projekty ( projektowo). Cele
biznesowe organizacji osiągane są poprzez
realizację projektów ( produkcja jednostkowa).

Projekty są realizowane:

 jako działania podstawowe w oparciu o kontakty

zawarte z zewnętrznymi klientami ( projekty
zewnętrzne),

 w oparciu o zasoby własne ( ograniczone) oraz

często przy udziale wykonawców z zewnątrz.

dr inż. Ryszard Bielski

Organizacja projektu – struktura

organizacyjna

Organizacja projektu – struktura

organizacyjna

22

Przypadek 2:

przedsiębiorstwo – organizacja

zorientowana na projekty ( projektowo). Cele
biznesowe organizacji osiągane są poprzez
realizację projektów ( produkcja jednostkowa).

Problem: jak organizować zespoły wykonawcze
oraz współprace między nimi aby zabezpieczyć
sprawną

i

realizację

wielu

projektów

jednocześnie (  koordynacja działań, optymalne
wykorzystanie zasobów!)

Podstawowa

struktura

organizacyjna:

struktura macierzowa

dr inż. Ryszard Bielski

Organizacja projektu – struktura

organizacyjna

Organizacja projektu – struktura

organizacyjna

dr inż. Ryszard Bielski

23

Organizacja projektu

– struktura organizacyjna 

macierzowa

Organizacja projektu

– struktura organizacyjna 

macierzowa

C

B

A

Badania i

rozwój

Planowanie

Zaopatrzenie

Zbyt

Administracja

ogólna

Rachunkowoś ć
Kadry
Sprawy socjalne

Zespół
zadaniowy

Zespół
zadaniowy

U K Ł A D F U N K C J O N A L N Y

Dyrektor

24

 Pracownicy:



…są na stałe przyporządkowani do komórek o
charakterze funkcjonalnym, następuje ich czasowe
angażowanie ( wypożyczenie) do określonego
zespołu realizującego projekt lub jego część,



…mogą być „przerzucani” z jednego projektu do
drugiego w zależności od istniejącego w danej chwili
zapotrzebowania,



…są odpowiedzialni wobec kierownika komórki
funkcjonalnej a jednocześnie odpowiadają przed
kierownikiem projektu za wykonanie przydzielonych
prac

dr inż. Ryszard Bielski

Organizacja projektu

– struktura organizacyjna 

macierzowa

Organizacja projektu

– struktura organizacyjna 

macierzowa

25

 Wymagana jest współpraca między kierownikiem

projektu,

a

kierownikami

komórek

funkcjonalnych, aby wykonać projekt,

 kierownik funkcjonalny ma pracowników, kierownik

projektu dysponuje środkami finansowymi,

 kierownik projektu w konsultacji z kierownikami

funkcjonalnymi ustala jacy pracownicy będą potrzebni
oraz którzy i kiedy zostają włączeni do realizacji
określonego projektu,

 kierownik projektu odpowiada za osiągnięcie celów

projektu,

kierownicy

funkcjonalni

za

działania

techniczne realizowane w projekcie

dr inż. Ryszard Bielski

Organizacja projektu

– struktura organizacyjna 

macierzowa

Organizacja projektu

– struktura organizacyjna 

macierzowa

26

ZALETY:

 wysoka integracja działań nad określonym

projektem,

 wysoka

elastyczność

funkcjonowania

–

pracownicy mogą dzielić czas na pracę w kilku
zespołach lub na stałe w jednym zespole,

 wzajemna koordynacja wszystkich projektów w

skali całej organizacji,

 szybkie rozwiązanie zadań poprzez stosowanie

równoległego przebiegu prac.

dr inż. Ryszard Bielski

Organizacja projektu

– struktura organizacyjna 

macierzowa

Organizacja projektu

– struktura organizacyjna 

macierzowa

27

WADY:

 możliwość powstania konfliktów wynikających z

posiadania więcej niż jednego szefa i zaangażowania w
więcej niż jednym zespole,

 stosunkowo trudne do realizacji obsadzenie i nadzór

personelu w układzie dwóch linii władzy: funkcjonalnej i
projektowej,

 konieczność

precyzyjnego

określenie

zasad

wynagrodzenia pracownika za prace w określonym
zespole,

 możliwość wystąpienia trudności w pracy zespołowej

pracowników o różnych kwalifikacjach i zróżnicowanym
doświadczeniu.

dr inż. Ryszard Bielski

Organizacja projektu

– struktura organizacyjna 

macierzowa

Organizacja projektu

– struktura organizacyjna 

macierzowa

28

Organizacja projektu

–

biuro realizacji

projektów

Organizacja projektu

–

biuro realizacji

projektów

Biuro realizacji projektów (BRP)

 Wydzielona jednostka organizacyjna skupiająca w

jednym miejscu osoby, kompetencje oraz wiedzę w
zakresie zarządzania projektami,

 celem funkcjonowania BRP jest podniesienie

sprawności, skuteczności i efektywności realizacji w
ujęciu całościowym,

 szczegółowe rozwiązania, realizowane funkcje i

zakres odpowiedzialności BRP zależą od struktury
organizacyjnej oraz poziomu dojrzałości projektowej
organizacji.

dr inż. Ryszard Bielski

29

zaadaptowanie (lub opracowanie) oraz wdrożenie i
opieka nad stosowaniem określonej metodyki
zarządzania projektami w organizacji,

dr inż. Ryszard Bielski

Organizacja projektu

–

biuro realizacji

projektów

Organizacja projektu

–

biuro realizacji

projektów

BRP realizowane funkcje mogą

obejmować:

wewnętrzny konsulting, szkolenia i zapewnienie
wsparcia w zakresie stosowania określonej
metodyki zarządzania projektami dla wszystkich
członków,

zbieranie i rozpowszechnianie informacji o
najlepszych praktykach i standardach w zakresie
zarządzania projektami ,

30

dr inż. Ryszard Bielski

wewnętrzny, całościowy kontroling nad projektami
realizowanymi w organizacji, przygotowywaniu
całościowych raportów dla szefostwa

Organizacja projektu

–

biuro realizacji

projektów

Organizacja projektu

–

biuro realizacji

projektów

BRP realizowane funkcje mogą

obejmować:

gromadzenie wiedzy o wykonanych już projektach,

inne,

31

dr inż. Ryszard Bielski

3.

Kultura

środow

iska

projekt

u

32

Kultura środowiska projektu –

co to jest?

Kultura środowiska projektu –

co to jest?

…jest to zbiór dominujących wartości i

norm

postępowania

charakterystycznych

(specyficznych

dla danego środowiska)

dr inż. Ryszard Bielski

… jest pojęciem nieuprzedmiotowionym,

które wymyka się obiektywnemu
wymiarowi czy obserwacji,

Kultura środowiska

odgrywa ważną rolę w

kształtowaniu

postaw

i

zachowań

wykonawców projektu, a tym samym jest
ważnym

czynnikiem

kształtującym`

skuteczność i styl działania zespołów
realizujących projekty.

33

dr inż. Ryszard Bielski

Kultura środowiska projektu

Kultura środowiska projektu

…kultura środowiska projektu

powinna być kulturą

przyjazną realizacji projektów

oraz powinna tworzyć

atmosferę

sprzyjającą realizacji projektów

w organizacji

…kultura środowiska projektu

powinna być kulturą

przyjazną realizacji projektów

oraz powinna tworzyć

atmosferę

sprzyjającą realizacji projektów

w organizacji

dr inż. Ryszard Bielski

34

Kultura środowiska przyjazna

projektom

-

elementy typowe

Kultura środowiska przyjazna

projektom

-

elementy typowe

… to między innymi:

 otwarta

współpraca,

wzajemna

pomoc

i

solidarność między pracownikami,

 solidarność

pracy

i

dbałość

o

jakość

wykonawstwa,

 poszanowanie pracowników,

 tolerowanie osób posiadających odmienny pogląd

na określone zagadnienia,

 sposoby rozwiązywania konfliktów, itp.

dr inż. Ryszard Bielski

35

… to między innymi:

a) znajomość, zrozumienie i akceptowanie metod oraz

procedur zarządzania projektami przez członków
zespołów wykonawczych,

b) znajomość metodyki zarządzania projektami przez

kierownictwo najwyższego poziomu w organizacji,

c) zaufanie do skuteczności organizacji metodyki

zarządzania projektami, a także powszechne i chętne
jej wykorzystywanie w praktyce,

d) ciągłe uaktualnianie wiedzy, umiejętności i metod

działania przez pracowników w zakresie teorii i
praktyki zarządzania projektami,

Kultura środowiska przyjazna

projektom

-

elementy specyficzne

Kultura środowiska przyjazna

projektom

-

elementy specyficzne

dr inż. Ryszard Bielski

36

… to między innymi:

e) odpowiedni system oceny pracowników, mierzący

wyniki osób oraz zespołów zaangażowanych w
realizację projektów i wynagradzających tych, którzy
osiągają najlepsze wyniki,

f) wysoki

poziom

zaufania

do

kompetencji

i

zaangażowania kierownika projektu i jego zespołu
oraz wzajemnego zaufania wśród realizatorów
projektów,

g) uczciwość i jasne stawianie sprawy w kontaktach

między udziałowcami projektu co do przebiegu
projektu,

Kultura środowiska przyjazna

projektom

-

elementy specyficzne

Kultura środowiska przyjazna

projektom

-

elementy specyficzne

dr inż. Ryszard Bielski

37

Kultura środowiska projektu

Kultura środowiska projektu

…kultura przyjazna realizacji

projektów wspiera zarządzanie

projektami i działania

zespołowe oraz tworzy

atmosferę, która wydobywa z

ludzi to co najlepsze

…kultura przyjazna realizacji

projektów wspiera zarządzanie

projektami i działania

zespołowe oraz

tworzy

atmosferę, która wydobywa z

ludzi to co najlepsze

dr inż. Ryszard Bielski

38

DZIĘKUJĘ

ZA

UWAGĘ

DZIĘKUJĘ

ZA

UWAGĘ