Spis treści

05.10.2008

Administracja - działalność organizatorska realizowana przy pomocy aparatu urzędniczego, obejmująca zakres spraw o charakterze publicznym, które są regulowane ogólnie przyjętymi normami prawnymi.

Stanowisko pracy - najmniejsza jednostka organizacyjna w przedsiębiorstwie, w której odbywa się proces pracy, wyróżniająca się wyposażeniem, metodą pracy, warunkami pracy, wykonawcą i rodzajem wyrobów lub usługi.

Komórka organizacyjna - składa się ze stanowisk pracy i ma określone miejsce w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa. Komórką organizacyjną zarządza kierownik.

Struktura organizacyjna - zależności służbowe i funkcjonalne.

Struktura liniowa - dominują więzi służbowe. Występuje jeden główny kierownik. Podwładni posiadają odrębnego kierownika i od niego otrzymują polecenia i przed nim rozliczają się ze swoich zadań. Strukturę liniową charakteryzuje duży stopień centralizacji decyzji oraz silne powiązania pionowe.

Zalety struktury liniowej:

1. Jednoosobowe kierownictwo - łatwiejsze określanie kompetencji i odpowiedzialności,

2. Mniejsza sprzeczność zaleceń,

3. Sprzyja szybkości podejmowania decyzji,

4. Łatwiejsza zastępowalność kierowników liniowych

Wady:

1. Uniwersalizacja kwalifikacji dyrektora osłabia szybkość postępu technicznego i organizacyjnego

2. Sprzyja dyrektywnemu stylowi kierowania i osłabia innowacyjność oraz motywację pracowników wyższych szczebli

3. Długie drogi przepływu informacji

4. Możliwość zniekształcenia informacji.

Struktura funkcjonalna - w tej strukturze wyodrębnione są specjalistyczne stanowiska kierownicze posiadające określone uprawnienia, mogą wydawać polecenia kierownikom niższych szczebli i pracownikom.

Zalety:

1. Wysokie kompetencje kierowników funkcjonalnych

2. Większa szybkość podejmowania decyzji

3. Krótsze drogi przepływu informacji

4. Większa elastyczność dostosowania się do zmian wewnętrznych i zewnętrznych.

Wady:

1. Mniej klarowne określenie kompetencji

2. Mniej jednoznaczne egzekwowanie odpowiedzialności

3. Niebezpieczeństwo wystąpienia sprzeczności w zleceniach

4. Trudniejsza zastępowalność kierowników funkcjonalnych.

Struktura sztabowa - liniowo - funkcjonalna. Występują w niej więzi funkcjonalne i są one nałożone na więzi służbowe. W tej strukturze występują doradcy funkcjonalni (specjaliści). Występują na różnych szczeblach zarządzania. Są podporządkowani tylko kierownikom, którym doradzają tworząc razem sztab, kierownicy natomiast sami podejmują decyzję i przekazują podwładnym polecenia.

Zalety:

1. Jednoosobowość kierowania sprzyja klarowności podziału kompetencji i jednoznaczności w egzekwowaniu odpowiedzialności,

2. Sprzyja poprawności podejmowania decyzji łącząc zalety szybkości i trafności decyzji,

3. Elastyczność w dostosowaniu się do zmian.

Wady:

1. Możliwość wystąpienia konfliktu między doradcą a kierownikiem,

2. Niebezpieczeństwo przekształcenia się więzi funkcjonalnych w liniowe

3. Możliwość opóźnienia w podejmowaniu kompleksowych decyzji ze względu na wielopodmiotowość i specjalizację kierowniczą.

Biuro - jest to przygotowane pomieszczenie do opracowywania informacji w postaci dokumentacji oraz do rejestrowania i przechowywania informacji i dokumentów.

Zakres typowych czynności administracyjno - biurowych:

1. Przyjmowanie korespondencji i informacji,

2. Rejestracja korespondencji i informacji,

3. Przekazywanie informacji wewnątrz przedsiębiorstwa,

4. Opracowywanie informacji,

5. Gromadzenie informacji,

6. Wysyłanie informacji na zewnątrz.

Nośniki informacji: wszelkie dokumenty papierowe oraz elektroniczne. Różne informacje są zbierane i tworzona jest własna baza danych. Informacje są segregowane i przekazywane do różnych działów np. inne są dla kierownika, inne dla sekretarki lub konstruktora. Baza danych powinna być tworzona w sposób bardzo dokładny, ponieważ zwykły błąd może zmienić pozycję informacji w bazie, co podważa przydatność użytkową takiej bazy.

19.10.2008

Rola informacji w procesie decyzyjnym

- selekcja

- przetwarzanie (zbieranie, porównywanie)

Proces decyzyjny:

1. Zebranie informacji

2. Podejmowanie decyzji dotyczących określonych działań

3. Przekazywanie decyzji w formie polecenia

4. Wykonywanie poleceń - jest to działanie

5. Kontrola, czy są realizowane.

Zasady obiegu pism:

Obieg pisma jest to droga od momentu wpływu do danej jednostki do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi. Czynności związane z obiegiem pism wykonują pracownicy różnych komórek organizacyjnych.

Komórki te są punktem zatrzymania.

Typowymi punktami zatrzymania są:

1. Kancelaria ogólna, która przyjmuje pisma, rejestruje, rozdziela pomiędzy poszczególne komórki, oraz wysyła na zewnątrz.

2. Sekretariat, który otrzymuje z kancelarii pisma przychodzące i przedkłada je szefowi.

3. Szef zapoznaje się z treścią pisma i przekazuje do komórki organizacyjnej właściwej dla danego pisma.

4. Kierownik komórki organizacyjnej dekretuje korespondencję.

5. Pracownik, który załatwia sprawę.

6. Aprobant, który wyraża zgodę na sposób załatwienia sprawy.

7. Hala pisania pism.

8. Sekretariat przedkładający korespondencję wychodzącą szefowi do podpisu.

9. Kancelaria ogólna, która wysyła pismo.

Liczba punktów zatrzymania powinna być jak najmniejsza i ograniczona do niezbędnych.

W jednym punkcie pismo powinno być tylko raz.

Organizacja obiegu pisma w dużych firmach jest regulowana przez instrukcję kancelaryjną.

Instrukcja kancelaryjna jest to zbiór wewnętrznych przepisów regulujących czynności związane z przyjmowaniem i wysyłaniem pism.

Ustalony instrukcją sposób wykonywania tych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym.

Wyróżnia się trzy systemy kancelaryjne:

1. System dziennikowy - polega na ciągłej rejestracji i kwitowaniu pism przychodzących i wychodzących w dziennikach podawczych zwanych dziennikami kancelaryjnymi. Jednostka stosująca ten system musi posiadać dzienniki podawcze we wszystkich punktach zatrzymania pism.

Wyróżniamy system jednodziennikowy i dwudziennikowy.

Dziennik korespondencji

Nr kolejny	Data otrzym. koresp.	Nr	data	Od kogo	Treść otrzym koresp.	Załącznik	Znak referenta	data	Do kogo	treść	Nr koresp. uprzedniej	Nr opow.. na koresp.	Nr akt	Uwagi
		Otrzym. Koresp.
1	2	3	4	5	6	7	8	1	2	3	4	5	6	7
1	06.09. 2008	123/2008	04.09. 2008	ZSE w Radości	Prośba o przesłanie oferty na rok 2009 przez Ekonomik	-	A- administracja B - biuro
								10.09. 2008	Poczta Polska	Prośba o informację na temat adresowana przesyłek	_ -_	_	_	_

System bezdziennikowy

Aby system bezdziennikowy działał sprawnie muszą być spełnione 3 warunki:

1. Pracownicy danej jednostki muszą mieć wysokie kwalifikacje.

2. Musi być dokładny podział zadań pomiędzy określone komórki organizacyjne, a w nich pomiędzy poszczególne stanowiska pracy.

3. W danej jednostce powinien być wprowadzony rzeczowy wykaz akt, który określa, do jakiej klasy daną sprawę należy zakwalifikować.

Rzeczowy wykaz akt, jest to podział akt na klasy wg rodzaju załatwionych spraw.

Wszystkie zagadnienia występujące w danej jednostce określa się za pomocą haseł i symboli kwalifikacyjnych.

Wyróżnia się 10 klas I stopnia:

0 - finanse

1 - księgowość

2 - personel

3 - planowanie

4 - płace

5 -

Następnie każdą klasę I-go stopnia dzieli się na 10 klas II-go stopnia, np. klasę 4 dzieli się na:

1. - płace pracowników biurowych i administracyjnych

2. - płace pracowników produkcyjnych

3. - płace pracowników działalności pomocniczej

Klasę 4.0 możemy podzielić na 10 klas III-go stopnia:

1. - płace kierownictwa naczelnego

2. - płace kierownictwa komórek administracyjno - biurowych

Klasę 4.0.0 dzieli się na klasy IV-go stopnia:

1. - płace dyrektora naczelnego

2. - płace zastępców dyrektora

3. - płace głównych specjalistów

26.10.2008

Przyjmowaniem pism, rozdzielaniem i wysyłaniem pism w dużych przedsiębiorstwach zajmuje się kancelaria ogólna, a w małych firmach - sekretariat.

Przyjmując pisma zwykłe pracownicy wykonują następujące czynności:

1. Porządkują i grupują w następujący sposób:

1. Korespondencja pilna: telegramy, telefonogramy, wiadomości telefaksowe i przesyłki ekspresowe,

2. Korespondencja specjalna: przesyłki polecone, za pobraniem pocztowym, za pokwitowaniem odbioru, wartościowe,

3. Korespondencja bankowa,

4. Czasopisma i foldery reklamowe,

5. Pisma skierowane osobiście do kierownika lub kogoś z personelu,

6. Paczki,

2. Otwierają korespondencję i ponownie sprawdzają, czy pisma zostały właściwie skierowane,

3. Sprawdzają liczbę załączników i porównują z liczbą wyszczególnioną w piśmie, w przypadku różnic dokonują na piśmie adnotacji o faktycznej liczbie przysłanych załączników,

4. Przystawiają w polu wpływu pisma pieczątkę wpływu i wypełniają ją (nazwa firmy, data, l.dz.)

1. Pieczątkę wpływu przystawia się w polu wpływu pism przychodzących,

2. Pism poufnych i adresowanych imiennie nie otwiera się, pieczątkę przystawia się na stronie adresowej koperty,

3. Stempluje się pisma główne, nie stempluje się załączników.

5. Przysłane pisma przekazuje się do właściwych komórek organizacyjnych bez kopert, chyba, że na piśmie nie ma daty lub adresu nadawcy.

Przy przyjmowaniu pism poufnych obowiązują odrębne zasady.

1. Jeśli po otwarciu koperty i stwierdzeniu, że pismo jest podwójnie kopertowane, a na drugiej kopercie znajduje się napis „poufne” oraz informacja, dla kogo jest przeznaczone, to koperty nie otwiera się, przystawia się pieczątkę wpływu na kopercie i przekazuje adresatowi.

2. Jeżeli pismo znajduje się w jednej kopercie, a w trakcie czytania okazuje się, że jest poufne, obowiązkiem kancelarii jest zakopertowanie pisma, zaklejenie koperty i wpisanie adnotacji „poufne”.

Rozdzielanie i załatwianie pism: pracownicy kancelarii rozdzielając pisma analizują ich treść i na tej podstawie dzielą korespondencję pomiędzy poszczególne komórki organizacyjne. Najczęściej raz dziennie korespondencja przekazywana jest kierownikowi danej komórki, który przegląda pisma i przydziela odpowiednim pracownikom w celu załatwienia sprawy. Najpierw pisma dekretuje.

Dekretacja to nanoszenie na nie informacji dotyczącej sposobu i terminu załatwienia sprawy.

Pracownik załatwia sprawę merytorycznie i formalnie. Merytoryczne załatwienie sprawy jest uzależnione od faktycznego stanu sprawy, odzwierciedla przyczyny, skutki zdarzeń i interesy stron.

Załatwienie sprawy pod względem formalnym - polega na jej załatwieniu zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami, np. w określonym terminie, na określonym formularzu i po uzyskaniu określonych opinii.

Po wstępnym opracowaniu sprawy pracownik przedstawia sposób jej załatwienia kierownikowi w celu uzyskania aprobaty. Aprobata może być wstępna i ostateczna.

Aprobant - osoba zatwierdzająca.

Każde pisma wychodzące z jednostki organizacyjnej musi być podpisane zwykle przez szefa lub jego zastępcę. Pisma do podpisu szefowi podaje się w teczce do podpisu. Ma ona sztywne stronice, każde pismo wkłada się:

1. Oddzielnie między sztywne strony teczki.

2. Jeżeli pismo ma więcej niż jedną stronę, to stronę, to stronę do podpisu kładzie się na wierzchu, a resztę we właściwej kolejności pod spodem.

3. Jeżeli każdą stronę pisma należy podpisać, to każdą stronę wkłada się między sztywnymi stronami teczki.

Pisma wpływające do komórek organizacyjnych powinny być załatwiane w określonych terminach.

Wyróżnia się dwa terminy główne: termin prekluzyjny i porządkowy.

Termin prekluzyjny to termin po upływie, którego czynność prawna pozbawiona jest skutków prawnych i uważana jest za niebyłą.

Wszystkie pozostałe terminy, to terminy porządkowe.

Wysyłanie pism - pisma do wysłania przekazuje się do sekretariatu lub kancelarii, gdzie w związku z wysyłką wykonuje się następujące czynności:

1. Sprawdza się poprawność formalną pisma, czyli ustala, czy pismo sporządzone jest zgodnie z przepisami, czy ma odpowiedni układ graficzny, datę, znaki, podpis i załączniki.

2. Stwierdza wysłanie pisma poprzez odciśnięcie na kopii odpowiedniego stempla z datą wysłania.

3. Pisma wartościowe i polecone wpisuje się do specjalnej pocztowej książki nadawczej, lub książki doręczeń, jeżeli wysłane są przez gońca.

4. Adresuje koperty, przystawia pieczątkę nadawcy, nakleja znaczki i wpisuje znak pisma na kopercie.

09.11.2008

1. Zasady funkcjonowania biura:

1. Efektywne zagospodarowanie przestrzeni biurowej

2. Przestrzeń, jako element budowania tożsamości pracowników

2. Rodzaje pomieszczeń biurowych

1. Do wykonywania podstawowych prac administracyjno - biurowych

1. Gabinety

2. Sekretariaty

3. Kancelarie

4. Sale narad

5. Sale obsługi interesantów

2. Do wykonywania masowych prac administracyjno - biurowych

1. Hale maszyn do powielania

2. Archiwa

3. Biblioteki

4. Magazyny

3. pomieszczenia pomocniczo - gospodarcze

1. warsztaty

2. recepcje

4. pomieszczenia komunikacyjne

1. klatki schodowe

2. windy

5. pomieszczenia higieniczno - sanitarne

1. toalety

6. pomieszczenia socjalne

1. kuchnie i stołówki

7. pomieszczenia na urządzenia i instalacje

1. klimatyzacyjne

2. piece gazowe itp.

8. Pomieszczenia obce

1. Agencje pocztowe

2. Kioski

3. Zasady rozmieszczenia komórek administracyjno - biurowych:

1. Komórki organizacyjne współpracujące ze sobą powinny znajdować się obok siebie lub w pobliżu.

2. Każda komórka łącznie z kierownikiem powinna mieć lokale obok siebie, lub przynajmniej na jednej kondygnacji.

3. Sekretariat powinien być obok pomieszczenia kierownika.

4. Komórki o dużym nasileniu interesantów powinny być na parterze, a jeżeli na wyższych piętrach, to w pobliżu wind.

5. Pomieszczenia, w których pracują urządzenia powinny być oddzielnie.

6. Sala konferencyjna powinna być w takim miejscu, aby nie utrudniać normalnej pracy biurowej i aby zapewnić dobre warunki obrad.

4. Systemy rozplanowania pomieszczeń biurowych.

1. System korytarzowy - zwany systemem celowym, który dzieli się na jednostronny i dwustronny (niewielkie pomieszczenia, brak integracji z pozostałym personelem, utrudniona kontrola).

2. System halowy ( wszyscy pracownicy danej komórki zlokalizowani w jednym pomieszczeniu.

3. System mieszany - każdy pracownik pracuje w oszklonym pomieszczeniu, którego jedna ściana może się przesuwać.

4. System rundowy - koliście rozmieszczone boksy biurowe.

5. Organizacja stanowiska pracy z ergonomicznego punktu widzenia.

Ergonomia - nauka zajmująca się badaniem i dostosowywaniem warunków pracy do potrzeb indywidualnego pracownika.

Z ergonomicznego punktu widzenia wszystkie prace biurowe, niezależnie od ich merytorycznych celów, można scharakteryzować, jako prace umysłowe, wykonywane w pozycji siedzącej.

Podstawowe czynniki uciążliwe mogące występować na stanowisku pracy biurowej:

1. Obciążenia mięśniowo - szkieletowe. Stała pozycja siedząca powoduje statyczne obciążenie mięśni tułowia i pleców, co sprzyja tworzeniu się krzywizn kręgosłupa.

2. Stres - monotonia, praca umysłowa, presja nagłego wykonywania czynności.

3. Niewłaściwe oświetlenie,

4. Hałas,

5. Szkodliwe substancje chemiczne,

6. Nieodpowiednia wentylacja

7. Nieodpowiednia temperatura.

Wymagania dotyczące pomieszczeń:

Pomieszczenia do pracy powinny zapewnić pracownikom higieniczne warunki. Na każdego pracownika jednocześnie zatrudnionego w pomieszczeniu stałej pracy, w którym pracownik przebywa dłużej niż 4 h dziennie powinno przypadać 13 m³ objętości wolnej przestrzeni oraz co najmniej 2 m² wolnej powierzchni podłogi, niezajętej przez maszyny i sprzęty. Wysokość pomieszczeń - nie mniejsza niż 3 m., Jeżeli pomieszczenie ma wysokość 2,5 m - to powinno przypadać na jednego pracownika 15 m³ wolnej powierzchni.

Pomieszczenia powinny być oświetlone światłem dziennym lub elektrycznym spełniającym wymagania Polskich Norm. Temperatura w pomieszczeniach powinna być nie mniej niż 18^o C.

Organizacja przestrzenna stanowisk pracy biurowej.

Powinna być dostosowana do charakteru i wymagań pracy. Jeżeli jest to praca rutynowa, prosta, o zautomatyzowanym toku, wymagająca stałej łączności między stanowiskami pracy, wtedy dobrym rozwiązaniem jest pomieszczenie wielko przestrzenne, które w miarę komplikacji zadać może być podzielone na strefy pracy grupowej, lub boksy biurowe.

Tam, gdzie w pracy biurowej występuje przewaga pracy twórczej, z ergonomicznego punktu widzenia, najkorzystniejsze są pomieszczenia indywidualne, nie większe niż na 3 stanowiska.

Przestrzeń stanowisk pracy.

To powierzchnia dla materiałów, narzędzi i wolna przestrzeń, pozwalająca na swobodę ruchu rąk, przy wykonywaniu czynności. Wyróżniamy następujące strefy zasięgu:

1. Strefa zasięgu normalnego - do 30 cm od brzegu biurka,

2. Strefa zasięgu maksymalnego - do 50 cm od brzegu biurka

3. Strefa zasięgu wymuszonego - do 100 cm od brzegu biurka.

23.11.2008

BHP w biurze

Podstawy prawne ochrony pracy zawarte są w KP, który jest podzielony na działy. W dziale VIII znajduje się ochrona pracy kobiet. W dziale IX znajdują się informacje, dotyczące zatrudnienia młodocianych. W dziale X znajdują się przepisy dotyczące bhp określające prawa i obowiązki pracodawcy, prawa i obowiązki pracownika, wymagania bhp dotyczące maszyn i urządzeń, szkolenia w zakresie bhp oraz postępowanie w sprawie wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

Obowiązki pracodawcy:

1. Od liczby zatrudnionych pracowników w firmie zależy, czy będzie utworzona służba bhp. Powinno być > 10 pracowników.

2. Jeżeli firma zatrudnia > 50 pracowników, to powinna w firmie działać komisja bhp.

Wszyscy pracownicy powinni być dopuszczeni do pracy przez lekarza oraz przeszkoleni w dziedzinie bhp.

Podstawowe obowiązki pracodawcy:

1. Pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bhp w zakładzie pracy,

2. Jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników przez odpowiednie zabezpieczenia warunków pracy przy wykorzystaniu nowoczesnych osiągnięć nauki i techniki,

3. Powinien organizować pracę zgodnie z zasadami bhp,

4. Powinien zapewnić przestrzeganie w zakładzie pracy przepisów oraz zasad bhp oraz wydawać polecenia usunięcia uchybień w tym zakresie oraz kontrolować wykonanie tych poleceń,

5. Zapewnić wykonanie nakazów, wystąpień, decyzji i zarządzeń wydawanych przez organy nadzoru nad warunkami pracy.

Pracodawca powinien znać przepisy bhp.

Jeżeli w jednym miejscu są zatrudnieni pracownicy z różnych firm, to należy wyznaczyć koordynatora sprawującego nadzór nad bhp wszystkich pracowników zatrudnionych w tym miejscu. Wyznaczenie koordynatora nie zwalnia poszczególnych pracodawców z obowiązku zapewnienia bezpieczeństwa swoim pracownikom.

Obowiązki bezpośrednich przełożonych:

1. Dbać o sprawność środków ochrony indywidualnej oraz ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem.

2. Organizować pracę tak, aby uwzględniać zabezpieczenia pracowników przed wypadkami i chorobami zawodowymi.

3. Dbać o higienę i porządek w pomieszczeniach pracy.

4. Egzekwować przestrzeganie przez pracowników przepisów i zasad bhp.

5. Zapewniać wykonanie zaleceń lekarza sprawującego opiekę zdrowotną nad pracownikami.

Obowiązki pracownika (wg kp):

Art. 210. [Powstrzymanie się od wykonywania pracy] § 1. W razie gdy warunki pracy nie odpowiadają przepisom bezpieczeństwa i higieny pracy i stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika albo gdy wykonywana przez niego praca grozi takim niebezpieczeństwem innym osobom, pracownik ma prawo powstrzymać się od wykonywania pracy, zawiadamiając o tym niezwłocznie przełożonego.

§ 2. Jeżeli powstrzymanie się od wykonywania pracy nie usuwa zagrożenia, o którym mowa w § 1, pracownik ma prawo oddalić się z miejsca zagrożenia, zawiadamiając o tym niezwłocznie przełożonego.

§ 3. Za czas powstrzymania się od wykonywania pracy lub oddalenia się z miejsca zagrożenia w przypadkach, o których mowa w § 1 i 2, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

§ 4. Pracownik ma prawo, po uprzednim zawiadomieniu przełożonego, powstrzymać się od wykonywania pracy wymagającej szczególnej sprawności psychofizycznej w przypadku, gdy jego stan psychofizyczny nie zapewnia bezpiecznego wykonywania pracy i stwarza zagrożenie dla innych osób.

§ 5. Przepisy § 1, 2 i 4 nie dotyczą pracownika, którego obowiązkiem pracowniczym jest ratowanie życia ludzkiego lub mienia.

§ 6. Minister Pracy i Polityki Socjalnej w porozumieniu z Ministrem Zdrowia i Opieki Społecznej określi, w drodze rozporządzenia, rodzaje prac wymagających szczególnej sprawności psychofizycznej.

Art. 211. [Podstawowe obowiązki pracownika] Przestrzeganie przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy jest podstawowym obowiązkiem pracownika. W szczególności pracownik jest obowiązany:

1) znać przepisy i zasady bezpieczeństwa i higieny pracy, brać udział w szkoleniu i instruktażu z tego zakresu oraz poddawać się wymaganym egzaminom sprawdzającym,

2) wykonywać pracę w sposób zgodny z przepisami i zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz stosować się do wydawanych w tym zakresie poleceń i wskazówek przełożonych,

3) dbać o należyty stan maszyn, urządzeń, narzędzi i sprzętu oraz o porządek i ład w miejscu pracy,

4) stosować środki ochrony zbiorowej, a także używać przydzielonych środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z ich przeznaczeniem,

5) poddawać się wstępnym, okresowym i kontrolnym oraz innym zaleconym badaniom lekarskim i stosować się do wskazań lekarskich,

6) niezwłocznie zawiadomić przełożonego o zauważonym w zakładzie pracy wypadku albo zagrożeniu życia lub zdrowia ludzkiego oraz ostrzec współpracowników, a także inne osoby znajdujące się w rejonie zagrożenia, o grożącym im niebezpieczeństwie,

Klasyfikacja rzeczowa akt

archiwalnej „A” i niearchiwalnej „B”. Klasyfikacja rzeczowa polega na grupowaniu akt w klasy (grupy) według zakresu i treści spraw w obrębie odpowiedniej kategorii archiwalnej. Celem klasyfikacji jest podział wytwarzanej dokumentacji aktowej na odpowiednie teczki przedmiotowe umożliwiające w miarę szybkie i sprawne odszukiwanie danej sprawy (pisma) wśród innych. Natomiast kwalifikacja archiwalna polega na określeniu, które akta ze względu na zawartą w nich informację źródłową mają wartość historyczną — trwałą (kategoria „A”), a które jedynie praktyczną — czasową (kategoria „B”).

Tak więc w pracy kancelaryjnej rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę podziału wytwarzanej dokumentacji aktowej na poszczególne teczki obejmujące jednorodne grupy spraw o jednakowych kategoriach archiwalnych. Wykaz dobrze opracowany i właściwie stosowany chroni materiały archiwalne przed zniszczeniem oraz umożliwia terminowe brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. W kancelarii systemu bezdziennikowego rzeczowy wykaz akt pełni również funkcję ewidencyjną, gdyż stosowany w nim „znak akt” jest elementem numeru sprawy (pisma). Natomiast w kancelarii wojskowej (systemu dziennikowego) „znak akt” może mieć jedynie znaczenie pomocnicze w wyszukiwaniu poszczególnych teczek.

Kategoria archiwalna — oznaczenia literowe określające czas przechowywania dla poszczególnych grup akt (teczek) objętych danym hasłem. Dlatego też podział rzeczowy wytwarzanej dokumentacji winien być taki, aby akta poszczególnych kategorii (A, B lub Bc) gromadzone były w oddzielnych teczkach.

Bc- niszczona w kancelarii jednostki.

Sekretariat w strukturze organizacyjnej firmy

1. Sekretariat w małej firmie prywatnej

Komórka usługowa - sekretarka ma znać schemat organizacyjny

Rola asystencka, przyjmowanie interesantów, nienormowany czas pracy

2. Sekretariat w przedsiębiorstwach państwowych

Stanowisko pośrednie

Określony przydział czynności

Stałość pracy

Korzysta z porad lekarza zakładowego

Największa władza - rada zakładowa

3. Sekretarka w spółce akcyjnej - oprócz umiejętności wyszczególnionych w pozostałych jednostkach powinna znać odpowiednie terminy:

1. Statut spółki - akt notarialny, określający formę organizacyjno - prawną, siedzibę, czas trwania, wysokość kapitału akcyjnego, organizację władz zarządu oraz rad nadzorczych.

2. Absolutorium - wyrażenie aprobaty i uznania dla działalności ustępującego zarządu przez głosowanie

3. Kworum (quorum) - liczba obecnych na zebraniu osób, aby podejmowane uchwały były prawomocne.

Sekretarka powinna być zorientowana w tematyce zebrań sprawozdawczo - odbiorczych, komisji rewizyjnej i rady nadzorczej.

Powinna również odróżniać protokół walnego zgromadzenia od protokołu posiedzenia zarządu.

4. Sekretariat w administracji państwowej

Początek i koniec sprawy w sekretariacie. To sekretarka w dużym stopniu wpływa na tworzenie opinii o pracy danego organu. Oczekuje się od niej znajomości organizacji gospodarki narodowej, prawa administracyjnego, postępowania administracyjnego, podstaw zagadnień z zakresu ekonomii, socjologii, psychologii i etyki zawodowej. Załatwiając sprawę w Urzędzie sekretarka powinna:

1. Udzielić informacji, czy dana sprawa może zostać załatwiona w tym właśnie urzędzie, a jeżeli nie, to do jakiego urzędu należy się z nią zwrócić.

2. Jakie dokumenty i do jakiej komórki należy przygotować.

3. Jakie obowiązują terminy przy załatwianiu danej sprawy.

4. Czy dokumenty doręczać osobiście, czy drogą korespondencji.

Regulamin organizacyjny firmy - określa jej funkcjonowanie, zarówno w formie opisowej, jak i graficznej. Regulamin ten jest również nazywany regulaminem zakresu czynności, lub księgą służb.

Na podstawie regulaminu organizacyjnego sporządza się zakresy czynności dla każdego stanowiska pracy, schemat obiegu korespondencji, instrukcję kancelaryjną.

Regulamin składa się z dwóch części:

I - ogólna

1. Zawiera dane przedsiębiorstwa.

2. Część druga zawiera organy przedsiębiorstwa: nazwiska dyrektora i pełnomocników oraz daty wystawienia pełnomocnictw.

3. Strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa.

4. Zakres czynności pracowników zajmujących stanowiska kierownicze.

5. Wykaz aktów normatywnych

II - szczegółowa

1. Szczegółowy zakres obowiązków dyrektora, ewidencję zmian w organizacji.

2. Nazwę, symbol, miejsce działu w strukturze organizacyjnej firmy oraz ramowy zakres czynności i nazwy stanowisk w dziale.

3. Nazwa stanowiska pracy, nazwisko pracownika, podporządkowanie służbowe, główne zadania i jego szczególne uprawnienia (np. prawo do podpisywania dokumentów)

4. Wykaz aktów prawnych, instrukcji, regulaminów obowiązujących na danym stanowisku pracy.

Regulamin jest wprowadzany przez dyrektora w drodze zarządzenia i uzupełniony zbiorem obowiązujących dokumentów. Każdy kierownik komórki organizacyjnej otrzymuje kopię tego dokumentu i każdy pracownik po zapoznaniu się z zakresem czynności powinien potwierdzić jego przyjęcie własnoręcznym podpisem na regulaminie organizacyjnym, lub otrzymać do ręki stosowne pismo podpisane przez dyrektora.

Ramowy zakres czynności sekretarki

W zakresie czynności sekretarki wyróżniamy trzy podstawowe obszary zadań:

1. Związane z planowaniem. Są prowadzone periodycznie i dotyczą zwykle ustalonego okresu np. planowanie stałych spotkań, konferencji, szkoleń i urlopów. Mogą być to zadania planowane na cały rok.

2. Zadania związane z organizowaniem. Wykonywane są w okresie poprzedzającym powstanie danej sytuacji i dotyczą np. przygotowania wyjazdu służbowego szefa, lub posiedzeń zarządu.

3. Zadania związane z wykonywaniem. Łączenie rozmów telefonicznych, przyjmowanie, wysyłanie korespondencji, prowadzenie i przechowywanie dokumentacji, kontakty z interesantami oraz dbałość o estetykę miejsca pracy.

Korespondencja dotycząca zatrudnienia

Jak skutecznie szukać pracy - powiedzieć wszystkim znajomym osobom, dzwonić po nowo otwartych firmach, składać dokumenty wszędzie ewentualnie skorzystać z agencji zatrudnienia, szukać ogłoszeń w prasie.

Sposoby redagowania cv:

1. Chronologiczny, w którym podajemy informacje na podstawie kolejności zdarzeń, rozpoczynając od aktualnych faktów, a kończąc na bardziej odległych

2. Funkcjonalny - inaczej umiejętnościowy. Podkreśla się tu kwalifikacje kandydata. Ta forma jest odpowiednia dla osób o niewielkim doświadczeniu a dużych umiejętnościach

3. Chronologiczno - funkcjonalna - w tej kombinacji doświadczenia zawodowe są przedstawione w porządku chronologicznym, ale szeregowane według kryterium umiejętności.

08.03.2009

Rodzaje pism

Pisma wpływające do sekretariatu można podzielić na wiele grup wg następujących kryteriów:

1. Treść

Treść pisma ma charakter informacyjny wówczas, gdy dostarczamy adresatowi danych dotyczących określonej sytuacji, zamierzeń i sposobów ich realizacji.

Dane mogą być wysłane z inicjatywy nadawcy lub na prośbę adresata.

Zalicza się do nich:

- faktury

- protokoły

- sprawozdania

- awiza

- notatki służbowe

- zawiadomienia itp.

Treść pisma ma charakter przekonujący, wymaga użycia odpowiednich argumentów, aby przekonać go o słuszności podjęcia decyzji sugerowanej przez nadawcę np. Wnioski, podania, skargi, reklamacji.

2. Forma

Najczęstszą formą jest firmowy blankiet korespondencyjny, o nadrukach porządkujących całe pismo, w których poszczególne elementy pisma mają stałą pozycję.

Firmy o długiej tradycji opracowują własne blankiety firmowe, które są traktowane jak dobro niematerialne i prawne.

3. Obieg

Wśród listów napływających do sekretariatu znajdują się te, które dostarczono z zewnątrz i należy je przekazać do innych komórek firmy. Mogą być również pisma sporządzone w firmie, które przekazuje się na zewnątrz. Dużą część stanowią pisma, które nie opuszczają firmy tzn. pozostają w jej obiegu.

4. Termin załatwienia

Wyróżniamy pisma pilne - powinny być załatwione najpóźniej w ciągu 3 dni.

Pisma terminowe - załatwione najpóźniej w terminie.

Pisma zwykłe - załatwione w ciągu 7 do 14 dni.

5. Rodzaj sprawy

Rodzaj sprawy zawarty w piśmie wpływa na dalsze postępowanie z tym pismem.

6. Stopień zabezpieczenia tajemnicy

Pisma tajne i poufne.

7. Elementy z jakich składa się pismo dzielimy na:

1. pisma zatytułowane, posiadające tytuł: zawiadomienie, upoważnienie, protokół

2. pisma zaadresowane

3. pisma mieszane, zawierające obydwa wymienione elementy

Pisma te mają pewne elementy, które je różnią oraz elementy wspólne. Elementy wspólne to:

- treść i warunki, jakie powinno spełniać, aby było uprzejme, przejrzyste, właściwie zredagowane i przede wszystkim skuteczne.

Redagując oficjalne pismo należy przestrzegać odpowiedniego układu treści.

W treści pisma powinny być umieszczone następujące elementy:

1. Wprowadzenie, tj. znalezienie wspólnej płaszczyzny zdarzeń, faktów, rozmów i pism,

2. Przedstawienie zagadnienia, czyli poinformowanie odbiorcy o sprawach, celach, konsekwencjach i korzyściach, jakie wiążą się z pismem,

3. Uzasadnienie pisma tj. użycie takich argumentów rzeczowych i prawnych, aby skłonić adresata do naszego punktu widzenia,

4. Wnioski, które wypływają z użytej argumentacji, powinny wywołać określone stanowisko adresata i zmusić go do działania.

15.03.2009

Sformułowanie treści pisma powinno opierać się na kilku zasadach:

1. Styl urzędowy - umożliwiający szybkie zrozumienie głównej treści

1. Przewaga zdań pojedynczych

2. Posługiwanie się stroną bierną i formami bezosobowymi

3. Specjalistyczna terminologia szczególnie w pismach handlowych

4. Posługiwanie się gotowymi formułami np. „odpowiadając na wasze pismo”

5. Nieużywanie pierwiastków emocjonalnych

2. Ograniczenie treści pisma do jednej strony

1. Unikanie zbędnych zwrotów i powtórzeń

2. Nieumieszczanie nic niewnoszących szczegółów

3. Poprawna polszczyzna

1. Bez skomplikowanych określeń

2. Bez zwrotów obcojęzycznych

4. Jednoznaczne i precyzyjnie określone sprawy (tematy)

5. Uprzejmość pisma

6. Stosowanie przyjętych w korespondencji zwrotów i schematów, czyli korzystanie z wzorów pism

7. Podstawowym warunkiem załatwienia sprawy jest kompletność pisma

8. Przejrzystość i staranność wykonania, poprawność językowa, przestrzeganie zasad pisowni - daje to efekt pozytywnie wpływającego na obraz nadawcy.

Aby sprawa była pozytywnie załatwiona w piśmie powinno się znaleźć sugestywne przekazanie punktu widzenia, aby odbiorca przyjął go za własny.

Efekt taki można osiągnąć pod następującymi warunkami:

1. Dobra znajomość sprawy

2. Dobra znajomość psychiki odbiorcy

3. Umiejętne formułowanie myśli

4. Odpowiednia argumentacja

Pismo powinno dotyczyć tylko jednej sprawy.

Każde pismo powinno zawierać następujące elementy:

- nagłówek (dane nadawcy), adres odbiorcy, znak rozpoznawczy sprawy, krótkie określenie sprawy, treść sprawy i podpisy

- załącznik - słowo na 3 odstępy od treści pisma

- do kogo (do wiadomości) po kolejnych 3 odstępach

Pisma zatytułowane

Układ pisma zatytułowanego nie jest określony żadną normą, ale zwyczajowo rozmieszczenie poszczególnych elementów wygląda następująco:

1. Pieczęć nagłówkowa w lewym górnym rogu, pełna data po prawej stronie u góry, tytuł pisma pośrodku uwypuklony za pomocą wersalików

2. Treść pisma od akapitu i każda myśl nowa oddzielona odstępem

3. Zwroty grzecznościowe na początku i końcu pisma

4. Podpisy zależnie od ilości osób i hierarchii

(równe - kolejno pod sobą, najwyższy po lewej, drugi po prawej, najniższy pośrodku)

Pisma zatytułowane mogą być wielostronne i należy ponumerować strony, ale bez numeru na pierwszej stronie.

Do pism zatytułowanych należą: upoważnienia i protokoły.

Upoważnienia określane są jako pełnomocnictwo, w którym mocodawca uprawnia wskazaną osobę do wykonania kilku szczegółowych czynności. To pełnomocnictwo nazywa się szczegółowe.

Pełnomocnictwo ogólne jest wtedy, gdy pełnomocnik uprawniony jest do reprezentowania firmy w zakresie praw i obowiązków majątkowych.

Protokoły - to pisma zatytułowane, które są dokumentami potwierdzającymi pewne zdarzenie, rozmowy lub czynności.

W protokołach obowiązuje odmienny sposób pisania daty. Jest ona umieszczona, jako jeden z elementów tytułu pisma.

Protokoły mogą być pisane według schematycznych formularzy, jeśli sporządza się je w firmie często.

W przeważającej części protokoły pisze się na blankietach A4 lub A5, w zależności od zawartości treści:

1. Powitanie

2. Wybór protokolanta

3. Porządek obrad

4. Sprawy różne i wnioski porządku obrad

22.03.2009

Pisma zaadresowane

Pisma zaadresowane pisze się na blankietach korespondencyjnych określonych Polską Normą, lub na papierze maszynowym.

Przedmiotem normy są blankiety korespondencyjne z nagłówkami instytucji wysyłających pisma przeznaczone do korespondencji zewnętrznej.

Pisma te mają określone wymiary i układ, który określony jest za pomocą znaków. Rodzaje:

1. BB - blankiety bezkopertowe

2. BU - blankiety uproszczone - są o uproszczonej liczbie nadruków i o uproszczonym układzie graficznym. Blankiety te zawierają tylko adres nadawcy, nie zawierają nadruków stałych takich jak okienka adresowe, czy znaki powoławcze pisma.

Stosuje się je do pism zatytułowanych.

3. BZ - blankiety zwykłe są powszechnie stosowane, zawierają duże pole przeznaczone do wpisywania treści, a niewielkie na nagłówki. Blankiety BZ formatu A5 przeznaczone są do listów roboczych, krótkich.

4. BR - blankiety reklamowe, są to blankiety z powiększonym polem nagłówkowym, przeznaczonym na cele reklamowe. Umieszczenie znaków firmowych i innych znaków specjalnych stosowane jest w listach wysyłanych po raz pierwszy.

Blankiety tego typu składają się z dwóch rodzajów nadruków:

1. Nadruki stałe - powinny być umieszczone na blankiecie, zgodnie z założeniami takimi jak: nadruki wyrazów „wasze pismo”, „nasz znak” itd. powinny być wykonane czcionką nr 6, natomiast słowo „sprawa”, albo „dotyczy” należy wykonać czcionką 8 pikseli.

2. Nadruki zmienne, których tekst ustala zamawiający.

Całość nadruków powinna zapewniać estetyczny wygląd i dobrą czytelność.

Oznaczenia pól:

A - pole adresowe (adres odbiorcy)

C - pole identyfikacyjne (miejsce przeznaczone na umieszczenie cechy, symbolu i oznaczenia formularza)

D - pole informacyjne na umieszczenie identyfikatora cyfrowego nadawcy, numeru REGON, telefonu, konta bankowego

F - pole firmowe na umieszczenie znaku firmowego

G - pole adresu nadawcy (nagłówkowe)

K - pole korespondencyjne (treść)

M - pole marginesowe

N - pole przeznaczone na pieczęć nadawcy

P - pole przeznaczone na dalszy ciąg korespondencji

R - pole reklamowe

S - pole symbolowe (powierzchnia przeznaczona na nalepki, adnotacje, znaki)

W - pole przeznaczone na adnotację wpływu, obiegu i decyzję

P - pole znaczkowe (na kopercie)

05.04.2009

Organizowanie spotkań biznesowych

Spotkania pracowników

Spotkania z gośćmi

1. Aranżacja przestrzeni w recepcji i sekretariacie:

• czyste, uporządkowane pomieszczenie, zapach powinien być lawendowy lub sosnowy,

• Miejsce, w którym goście mogliby usiąść i oczekiwać na spotkanie,

• Wygląd pracownika recepcji lub sekretariatu - pracownik powinien być uprzejmy, uśmiechnięty, gotowy do pomocy, powinien być ubrany w elegancki strój biznesowy: kobiety powinny być ubrane w kostium, bluzkę koszulową i zakryte buty, makijaż delikatny i delikatna biżuteria, u mężczyzn garnitur, zakryte buty. Kolor bordowy, szary, granat, czarny.

2. Powitanie gości - już przy wejściu gość powinien wiedzieć, że jest widziany. Następnie informuje się pracownika - najlepiej telefonicznie - że gość już jest.

3. Serwowanie napojów - przynosi się na tacy, nalewa się do ¾ szklanki.

4. Zachowanie pracownika podczas wizyty gości. Czego nie wolno robić w sekretariacie lub recepcji:

• Odpowiadać gościowi: nie wiem, nie mogę, nie umiem.

• Spożywać posiłków i żuć gumy,

• Poprawiać makijażu,

• Siadać na biurku,

• Głośno rozmawiać w sprawach prywatnych,

• Rozmawiać o sprawach firmy i nieformalnych kontaktach między pracownikami, oraz o nich samych podczas wizyt osób z zewnątrz,

• Zostawiać recepcji/sekretariatu bez opieki,

• Wpuszczać osób spoza firmy na teren biura bez opieki pracownika,

• Mówić nieodpowiednim tonem,

• Ignorować odpowiedź gościa,

• Odpowiadać za gościa,

• Zadawać niewłaściwe pytania.

5. Techniki pomocne w relacjach z klientem:

• Parafraza - aby dobrze zrozumieć, o co chodzi gościowi, możemy w trakcie rozmowy z nim powtarzać własnymi słowami sens usłyszanej wypowiedzi. To pomoże we właściwym wzajemnym zrozumieniu.

19.04.2009

• Potakiwanie

• Kontakt wzrokowy - człowiek, który unika kontaktu wzrokowego, jest uważany za niewiarygodnego, a osoba rozmawiająca z nim, czuje się lekceważona.

• Klaryfikacja - polega na skierowaniu do gościa prośby o skupienie się na najważniejszych rzeczach,

• Odzwierciedlanie - umiejętność dostosowania się do zachowania i emocji partnera rozmowy. Można odzwierciedlać sposób mówienia, słownictwo itp.

I.

1. Organizacja spotkania w firmie dla gości z zewnątrz.

Przy przygotowaniu spotkań w firmie należy zadbać o następujące elementy:

1. Sala powinna być dobrana wielkością do liczby osób biorących udział w zebraniu.

2. Powinna być dobrze oświetlona i jeśli to możliwe klimatyzowana.

3. Wyposażona w odpowiedni sprzęt (np. rzutnik).

2. Usadzenie przy stole.

Po jednej stronie siadają goście, pod drugiej - gospodarze. Gościom należy się miejsce honorowe, naprzeciwko drzwi. Jeśli drzwi są z boku, to naprzeciwko okien. Przedstawiciele gości najwyżsi w hierarchii siadają w środkowej części stołu. Po ich prawej stronie osoby kolejne w hierarchii.

Po stronie lewej siadają osoby kolejne w hierarchii. Przedstawiciele firmy gospodarzy siadają naprzeciwko swoich odpowiedników u gości.

Jeśli potrzebny jest tłumacz, to zajmuje miejsce po lewej stronie osoby, dla której ma tłumaczyć.

Aranżacja stołu - na stole układamy - materiały metodyczne, przybory do pisania, wodę mineralną w małych butelkach, najlepiej szklane i otwieracz oraz szklanki.

Świeże kwiaty - niskie, żeby nie zasłaniać i żeby nie miały mocnego zapachu.

Catering - kawa, herbata itp. Powinny być serwowane w innym pomieszczeniu lub na bocznym stoliku.

II. Organizacja zebrania wewnętrznego.

Przygotowując zebrania z udziałem pracowników firmy, należy wykonać następujące czynności:

1. Ustalić liczbę osób,

2. Ustalić cel spotkania, jego poszczególne punkty z określeniem ram czasowych każdego z nich,

3. Ustalić miejsce, termin i czas trwania całego spotkania,

4. Sporządzić i rozesłać informacje do zainteresowanych osób z prośbą o potwierdzenie uczestnictwa,

5. Ustalić listę sprzętu i wyposażenia, które będą potrzebne,

6. Przygotować materiały,

7. Przygotować listę obecności.

III. Organizacja szkolenia poza firmą dla pracowników firmy:

1. Uzgodnić budżet,

2. Ustalić termin i czas trwania,

3. Ustalić liczbę osób,

4. Wybrać podwykonawców,

5. Zadbać o transport uczestników,

6. Przygotować informacje dla uczestników, wraz z mapą dojazdu oraz przygotować materiały merytoryczne i listę obecności,

7. Ewentualnie - informacja o obowiązujących strojach.

Savoir - vivre: osoba wyższa rangą pierwsza podaje rękę, w pozostałych -

starsza - młodszej,

kobieta - mężczyźnie

24.05.2009

Zadania recepcyjne sekretarki:

1. Wykonywanie prac administracyjno - biurowych i techniczno - usługowych (zawiadamianie serwisu sprzętu)

2. Przyjmowanie interesantów i załatwianie spraw tych interesantów, którzy nie muszą być przyjmowani przez szefa,

3. Zajmowanie się korespondencją:

• Przyjmowanie, segregowanie i przekazywanie korespondencji,

• Redagowanie krótkich pism,

• Zapisywanie pism dyktowanych przez dyrektora,

• Prowadzenie osobistej korespondencji dyrektora.

• Uczestnictwo w planowaniu pracy szefa,

• Przyjmowanie i łączenie telefonów,

• Prowadzenie kontroli terminów,

• Prowadzenie i przechowywanie akt,

• Współpraca sekretarki z szefem.

Terminarz zajęć szefa - terminarz jest użyteczny w planowaniu pracy szefa na następne dni. Może być prowadzony na papierze lub w komputerze.

2

Organizacja pracy biurowej

2008/2009

---