Opis stanowiska pracy

By zacząć robić opis stanowiska pracy, musimy zastanowić się, jakie są nasze wymagania, oczekiwania i cele organizacji. Jak ma być wykonywana praca, jakie powinny być relacje miedzy pracownikami patrząc jednocześnie na ich indywidualne potrzeby? Dlatego, tworząc dane stanowisko, musimy wiedzieć, jaki jest jego cel i jaki wkład ma ono w osiągnięcia ogólnych celów organizacji. Nie powinno się wyznaczać zadań, dając je osobie do wykonania bez przeanalizowania, czy w ogóle jest nam ono (owe zadanie) potrzebne. Pracownik powinien wykonywać pracę, która będzie wykorzystywana dla ogolonych celów naszej organizacji.

Nasz pracownik powinien spełniać dwa aspekty stanowiska:

- techniczny (narzędzia)

- proceduralny(wiedza)

Interakcja i łączenie ich ma wpływ na sposób wykonywania pracy na danym stanowisku. Pracownik nie może mieć niezrozumiałych zadań, musi widzieć w nich cel i sens; ponosząc za nie odpowiedzialność dążąc do jak najlepszych wyników. By pracownik wydajnie pracował potrzeba również dobrych relacji miedzy pracowniczych zarówno tych formalnych w strukturach służbowych jak i nieformalnych miedzy kolegami. Prowadzi to do przyjemniej atmosfery pracy i niestosuje pracownika, co pozwala na jego wydajną pracę.

Pracownik musi również spełniać w pracy swoje potrzeby indywidualne, czuć się docenionym. Musi być za dobrze wykonana pracę pochwalony. Doceniony dobrym wynagrodzeniem pieniężnym być może w postaci premii lub podwyżki; ale również dobrym źródłem motywacyjnym jest możliwość rozwijania swoich umiejętności, możliwość awansu itp. Musi wiedzieć, że podział wynagrodzenia w organizacji jest sprawiedliwy; nie awansuje osoba, która jest leniwa, bo na to nie zapracowała tylko ta, która włożyła w swa prace wysiłek i zrobiła ją rzetelnie. Człowiek działa najskuteczniej, gdy odczuwa, że ma wpływ na swój los, a jego aspiracje są możliwe do spełnienia i dopasowane do potrzeb i celów organizacji. Niedopasowanie celów do pragnień i nadziei, jakie jednostka wiąże z przyszłością, może doprowadzić do utraty zainteresowania i jednocześnie zniechęcenia do efektywnej pracy. Poważne potraktowanie celów i marzeń jednostki przy tworzeniu stanowiska pracy pozwala na ustanowienie solidnych podstaw organizacji.

Celem opisu stanowiska pracy jest, więc stworzenie funkcjonalnego opisu powierzonych pracownikowi zadań i obowiązków. Taki opis powinien być użyteczny i pomagać pracownikowi w wypełnieniu warunków kontraktu, a jednocześnie pomagać kierownikowi liniowemu w ustalaniu, czy osiągane przez pracownika efekty odpowiadają uzgodnionym standardom. Powinien on być na tyle elastyczny, by można go było dostosować do przewidywanych zmian.

Opis stanowiska pracy powinien zawierać:

• nazwę stanowiska

• relacje służbowe (komu podlega to stanowisko oraz czyim przełożonym jest osoba na nim zatrudniona)

• cel i zakres stanowiska

• obszary odpowiedzialności, granice uprawnień, kluczowe cele i standardy efektywności

Aby wykonać poprawny opis stanowiska, należy:

• zapoznać się z misją przedsiębiorstwa, strukturą organizacyjną i celami jakie organizacja chce osiągnąć w danej sytuacji

• przejrzeć dokumenty firmy czyli tzw. źródła opisu

• wybrać odpowiednią metodę opisu i przystąpić do analizy pracy

• po wykonaniu opisu przeprowadzić dyskusję o jego poprawności z osobami kompetentnymi

Metody jakie można wykorzystywać:

• obserwacja czynności i zachowań pracownika (opis kierownika lub kogoś z zewnątrz)

• obserwacja czynności własnych pracownika (opis pracownika)

• ankieta dla wielu stanowisk podobnych (opis pracownika + analiza kierownika)(ankieter z zewnątrz)

• indywidualne wywiady z pracownikami dla stanowisk złożonych ( opis pracowników + analiza kierownika) (specjalista personalny z zewnątrz)

• dyskusja w zespole pracowniczym ( opis zespołowy pracowniczy wyłoniony w trakcie dyskusji)

• dyskusja w zespole zarządzającym opis zespołowy kierowniczy wyłoniony w trakcie dyskusji)

Przykładowy opis stanowiska pracy:

Nazwa stanowiska - kierownik zakładu

Podlega - prezesowi firmy

Przełożony - starszych inżynierów i kierowników działów

Cel - uzgadnianie i wprowadzanie takiego planu operacyjnego dl organizacji, który pozwoli na osiąganie wydajnej, efektywnej i bezpiecznej produkcji, rozwijanie metod pracy i umiejętności personelu

Główne obowiązki:

1. planowanie - proponowanie uzgadnianie planów, kontrolowanie jego wdrażania, ocena reakcji klienta

2. działanie - wdrażanie planu, dostosowanie działań w celu utrzymania wydajnych i skutecznych metod pracy

3. rozwój - proponowanie zmian w zakresie planu organizacyjnego, ciągły przegląd metod pracy i organizacji, umożliwianie pracownikom uczestnictwa w mechanizmach kontrolowania planów

4. personel - inicjowanie systemu oceniania służącego do analizy efektywności załogi, uzgadnianie indywidualnych celów, uzgadnianie ocenianie i wdrażanie planów rozwoju pracowników

5. autonomia pracy - ustalanie priorytetów i zarządzanie swoją pracą, zaangażowanie w osobisty i zawodowy rozwój, przegląd własnej efektywności i udział w procedurze oceniania,

PROFIL OSOBOWY

Do sporządzania profilu osobowego najczęściej służy „siedmiopunktowy plan Rodgera”. Podstawową zaletą tego planu jest lista punktów, które obejmują wszystkie niezbędne cechy, jakie powinien mieć pracownik zatrudniony na danym stanowisku. Natomiast głównym zagrożeniem jest to, ze często wypełnia się ten formularz bez głębszych przemyśleń.

Prawidłowo wykonany profil osobowy wskazuje jakiej osoby potrzebujemy do właściwego i kompetentnego wykonywania całej pracy na danym stanowisku. Wymagania te nie powinny opierać się na przeszłości, ale wybiegać w przyszłość i przewidywać jakie cechy będą najpotrzebniejsze. Profil powinien być elastyczny by móc dokonywać zmian. Profil osobowy powinien wskazywać nasze oczekiwania względem osoby obejmującej stanowisko, dotyczące niezbędnych poziomów umiejętności, doświadczeń, wiedzy, zdolności i preferencji. Profile osobowe nie powinny koncentrować się na opisie osoby najlepszej w danym momencie. Powinny raczej stanowić podstawę do długoterminowego rozwoju wybranej osoby i Stanowic punkt odniesienia dla późniejszej oceny efektywności. Przy tworzeniu profilu osobowego należy strzec się stereotypów!!

Przykłady profil osobowy kierownika zakładu:

Czynniki:

• poziom wykształcenia - High National Diploma lub odpowiednik, szkolenie z zakresu BHP, szkolenie z zakresu umiejętności menadżerskich

• doświadczenie - zarządzanie personelem, tworzenie i wdrażanie planów działania,

• umiejętności - komunikowanie się, przywództwo, umiejętności planowania i organizacji

• uzdolnienia - pomaganie innym w osiąganiu celów, utrzymywanie bezpieczeństwa przy pracy, konsultowanie i partycypowanie, monitorowanie osiągnięć

• zainteresowania - własny rozwój, ciągłe doskonalenie, inni ludzie

okoliczności - zdolność do elastyczności

Metody rekrutacji

Rekrutacja jest to działanie mające na celu pozyskanie grupy kandydatów, z których będzie możliwy wybór (i docelowo zatrudnienie) osoby odpowiedniej na dane stanowisko. Ma ona na celu zainteresowanie potencjalnych kandydatów podjęciem pracy na oferowanym przez firmę stanowisku. Rekrutacja powinna zagwarantować napływ ofert osób , które w największym stopniu spełniają oczekiwania przyszłego pracodawcy.

Rekrutacja spełnia 3 podstawowe funkcje:

• informacyjna-informuje o warunkach i kryteriach zatrudnienia, które kandydat powinien spełniać oraz o perspektywach kariery

• motywacyjną-rekrutacja ma wzbudzić zainteresowanie wśród potencjalnych pracowników podjęciem pracy w firmie

• selekcyjną-powinna mieć jasno sformułowane kryteria i wymagania stawiane kandydatowi, co ma na celu ograniczenie napływu ofert od osób, które ich nie spełniają.

Istnieją różne formy rekrutacji:

1. Podział ze względu na miejsce pozyskiwania kandydatów :

Rekrutacja wewnętrzna-jest to forma rekrutacji polegająca na pozyskiwaniu kandydata spośród dotychczasowych pracowników przedsiębiorstwa. Polega na uruchomieniu procesu informującego o możliwości ubiegania się o wolne stanowisko. Sposobem dotarcia do zainteresowanych są komunikaty na tablicach ogłoszeń, w biuletynach, nadawane przez radiowęzeł lub przekazywane pracownikom przez ich przełożonych.

Zalety rekrutacji wewnętrznej:

• niższy koszt

• udrożnienie ścieżek awansu o Otwarcie wakującego stanowiska dla osób już zatrudnionych jest sygnałem, że są w firmie możliwości awansu, i że traktujemy poważnie naszych własnych pracowników. Może to być szansą, by lepiej wykorzystać zasoby ludzkie, jakie już posiadamy

• krótszy okres wdrożenia do pracy oraz mniejsze ryzyko popełnienia błędu- Firma zna kandydata, zaś kandydat firmę. To oszczędza kosztów związanych ze zbieraniem i weryfikowaniem informacji oraz pozwala uniknąć wzajemnego rozczarowania.

• motywacja i różnorodność pracy - Objęcie nowego stanowiska oznacza nowy rodzaj pracy i odejście od dotychczasowej rutyny. Nowo objęte stanowiska mogą być źródłem większej satysfakcji, a więc i lepszej pracy osób, które je objęły.

Wady rekrutacji wewnętrznej:

 efekt domina-przejście jednej z osób na wyższe stanowisko oznacza, że jej poprzednie stanowisko się zwalnia, a więc poszukujemy kandydata i na to zwolnione.

 rutyna-pracownik awansujący zabiera ze sobą wszystkie wcześniejsze przyzwyczajenia, więc trudno liczyć, że zacznie pracować zupełnie odmiennie niż dotąd. Stąd, nie możemy liczyć na przełom w sposobach wykonywania zadań, gdy nowy szef nie zna innych sposobów działania niż dotychczasowe.

 konflikty- otwarcie stanowiska w rekrutacji wewnętrznej może okazać się przyczyną sporu między osobą, która je otrzyma, a zawiedzionym kandydatem, który też na nie liczył. Taki konflikt może paraliżować pracę na długi czas, więc warto zadbać, by nie wystąpił, jasno podając przyczyny wyboru tej, a nie innej osoby na nowe stanowisko.

• Ograniczone możliwości wyboru

Rekrutacja zewnętrzna-polega na pozyskaniu kandydatów spoza przedsiębiorstwa. Droga do kandydatów są ogłoszenia w mediach , biura pośrednictwa pracy, agencje doradztwa personalnego, spotkania na terenie firmy poświecone jej działalności i możliwościom, jakie oferuje przyszłym pracownikom oraz targi pracy i różnego rodzaju internetowe bazy danych.

Zalety rekrutacji zewnętrznej:

 duży wybór-rekrutacja zewnętrzna daje pewność, że będziemy mieli wielu chętnych na dane stanowisko - im wyższe bezrobocie, tym bardziej sprawdza się ta zasada.

 dopływ "świeżej krwi"- osoby spoza firmy nie mają takich przyzwyczajeń czy sposobów myślenia, jak zatrudnieni pracownicy i ta świeżość jest ich zaletą. Mogą przynieść ze sobą ciekawe pomysły i zmienić rutynę dotąd panującą.

 łatwość rekrutacji-rekrutacja zewnętrzna jest łatwiejsza niż wewnętrzne poszukiwania w przypadku kierowników lub specjalistów. Łatwiej ściągnąć specjalistę z zewnątrz niż przeszkolić do trudnych zadań osoby pracujące.

 reklama-firma decydująca się na rekrutację zewnętrzną decyduje się też na informowanie o sobie, czyli może przy tej okazji tworzyć swój wizerunek na rynku pracy.

Wady rekrutacji zewnętrznej:

 koszty-zazwyczaj zewnętrzne kampanie są drogie i czasochłonne. Musimy zdefiniować, gdzie i kogo szukać, jak go szukać, a później przeprowadzić selekcję kandydatów, co jest poważną inwestycją czasową. Te kwoty dają się obliczyć i na pewno są wyższe niż koszt poszukania kandydata we własnej firmie.

 zagrożenie dla motywacji-decydując się przyjąć do pracy osobę z zewnątrz, dajemy sygnał już zatrudnionym, że nie ma wśród nich osoby dość kompetentnej. Co więcej, dotychczasowi pracownicy będą podlegać nowo zatrudnionemu pracownikowi, co może na początku wzbudzać niechęć.

 inwestycja we wstępne szkolenia(dłuższy okres adaptacji)-nowa osoba musi się dowiedzieć o firmie wszystkiego, musi poznać procedury działania, często też zapoznać się ze sprzętem. To zajmuje czas i zwiększa początkowo ryzyko pomyłek i słabej jakości pracy.

2. Podział ze względu na rodzaj segmentu rynku pracy:

Rekrutacja segmentowa(tzw. wąska)-forma rekrutacji stosowana w przypadku poszukiwania specjalistów z danej branży o szczegółowo sprecyzowanych kwalifikacjach, cechach i umiejętnościach. Polega na kierowaniu ofert pracy do określonego segmentu rynku pracy, najczęściej wykorzystywana przy pozyskiwaniu kandydatów na stanowiska specjalistyczne i kierownicze. Stosujące ją przedsiębiorstwa często utrzymują kontakt z potencjalnymi źródłami rekrutacji, np. ze szkołami, uniwersytetami, organizacjami profesjonalnymi .

Rekrutacja szeroka-forma rekrutacji stosowana w przypadku poszukiwania pracowników o niższych kwalifikacjach lub na niższe stanowiska pracy w strukturze organizacji. Polega na kierowaniu oferty pracy do jak największej liczby potencjalnych kandydatów.

3. Podział ze względu na znajomość procedur i kryteriów przydatności kandydata przez osoby starające się o pracę.

Rekrutacja otwarta-forma naboru oparta na jawnych i znanych otoczeniu kryteriach.

Rekrutacja zamknięta-forma naboru, w której zakłada się, że kandydaci nie znają zasad i kryteriów pozyskiwania pracowników.

---