Elektroniczna Skrzynka Podawcza (ESP) jest podstawowym komponentem Elektronicznego Urzędu Podawczego - EUP realizującego ustawowy wymóg określony w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 29.09.2005 w sprawie warunków organizacyjno-technicznych doręczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (DZ.U. 2005 Nr 200, poz. 1651). Oznacza to, że posiada funkcjonalność: "Dostępnego publicznie środka komunikacji elektronicznej służącego do przekazywania informacji w formie elektronicznej do podmiotu publicznego przy wykorzystaniu powszechnie dostępnej sieci teleinformatycznej".
Elektroniczna Skrzynka Podawcza jest systemem służącym do przesyłania dokumentów i formularzy elektronicznych do urzędu. Aby skorzystać z systemu konieczne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
„Elektroniczna skrzynka podawcza” (ESP2) wraz modułem HSM3 - zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumenty w formie elektronicznej składa się do urzędu za pośrednictwem Elektronicznej Skrzynki Podawczej. ESP przyjmuje dokumenty adresowane do urzędu i wystawia Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) - obowiązkowo przy użyciu specjalnego, sprzętowego modułu bezpieczeństwa HSM. UPO jest następie przekazywane nadawcy pisma, jako dowód jego doręczenia do urzędu w formie elektronicznej.
Sposób działania elektronicznej skrzynki podawczej (esp) Poniższy schemat przedstawia model działania elektronicznej skrzynki podawczej. Uwzględnione są dwie typowe sytuacje - gdy dokument do urzędu składa osoba fizyczna (ewentualnie inny podmiot, który nie posiada własnej ESP), oraz gdy dokument składa podmiot posiadający własną ESP (np. inny Urząd). Przedstawione rozwiązanie jest zgodne z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie warunków organizacyjno - technicznych dostarczania dokumentów elektronicznych podmiotom publicznym (Dz. U.05.200.1651).
Sytuacja pierwsza: gdy dokument do urzędu składa osoba fizyczna (ewentualnie inny podmiot, który nie posiada własnej ESP )
Obywatel może złożyć do urzędu dokument w postaci elektronicznej:
A) pocztą elektroniczną(mailem) - kroki: A.1.1. napisanie maila), A.1.2. wysłanie maila (obowiązek przyjmowania podań również za pomocą poczty elektronicznej wynika bezpośrednio z art.63 KPA) ;
B) jako wypełniony elektroniczny formularz - wysłany z dowolnego serwera formularzy (należy uwzględnić i taką sytuację) - kroki: B.1.1. wypełnienie formularza, B.1.2. wysłanie formularza;
C) jako wypełniony elektroniczny formularz - wysłany z serwera formularzy urzędu będącego adresatem; kroki: C.1.1. wypełnienie formularza, C.1.2. wysłanie formularza
Ważne jest aby e-formularz został wraz z załącznikami odpowiednio „spakowany” i w takiej formie przekazany na ESP. Niestety, nie ma do tej pory ustanowionego standardu w tym zakresie. W zasadzie istnieją dwie propozycje rozwiązań:
jedna opracowana przez stowarzyszenie PEMI
druga koncepcja opracowana przez firmę CeBIP (www.gdf.org.pl) - zainteresowanych tematem odsyłam na podane strony WWW. W dalszej części taki „spakowany dokument” wraz z załącznikami będzie określany jako dokument zapakowany do „elektronicznej koperty”. To określenie chyba najlepiej oddaje istotę sprawy - podobnie jak w przypadku tradycyjnej koperty i w tym przypadku wszystkie dokumenty (może być ich dowolna ilość) „wkładamy do elektronicznej koperty”, dołączamy stosowne „etykiety adresowe” (czego dotyczy dokument i do kogo jest adresowany, oraz kto jest nadawcą). Dzięki temu przesyłka może być odbierana i przekazywana dalej przez dowolne systemy ESP i EOD, i nawet nie ma potrzeby „zaglądania do wewnątrz koperty” (dane zawarte na etykietach są jawne, są to „metadane” przesyłki).
Jak widzimy, ESP (elektroniczna skrzynka podawcza) powinna być w stanie obsłużyć przyjmowanie zarówno poczty elektronicznej jak i wypełnionych e-formularzy. Zwróćmy uwagę, że jeżeli ESP nie będzie obsługiwała maili, wówczas de facto nie ma prawnej możliwości wnieść podania za pomocą poczty elektronicznej (chyba, że na jakiś urzędowy adres któregoś z urzędników- jednak w świetle obowiązujących przepisów niezaprzeczalność takiego rozwiązania jest nader wątpliwa - jak w takim przypadku automatycznie wystawić Urzędowe Poświadczenie Odbioru?).
ESP powinna sprawdzić w jakiej przyjmowany dokument jest postaci (czy jest to mail, czy też e-formularz) i w zależności od tego odpowiednio podejmować kolejne czynności. Ponadto jeżeli otrzymany dokument nie byłby zapisany w postaci „spakowanego dokumentu” wówczas ESP powinna go w takiej postaci zapisać. Następnie system ESP zapisuje stosowne informacje dot. otrzymanego dokumentu oraz wystawia UPO - urzędowe poświadczenie odbioru (krok nr 3). UPO - są to dane elektroniczne dołączone do dokumentu elektronicznego doręczonego podmiotowi publicznemu lub połączone z tym dokumentem w taki sposób, że jakakolwiek późniejsza zmiana dokonana w tym dokumencie jest rozpoznawalna. Zgodnie z cytowanym wyżej rozporządzeniem UPO jest podpisywane automatycznie przy użyciu HSM - jest to sprzętowy moduł bezpieczeństwa (Hardware Security Module), spełniający wymagania normy FIPS 140-2 (Security Requirements for Cryptographic Modules) poziom 3 lub wyższy, wydanej przez National Institute of Standards and Technology (NIST).
UPO odsyła się nadawcy dokumentu elektronicznego (krok 5A), a dokument dostarczony na ESP przekazywany jest do systemu obiegu dokumentów (EOD) urzędu (krok 5B). Może też być pobierany przez urzędnika ze skrytki ESP ręcznie i przekazany do załatwienia. W takim przypadku trzeba pamiętać że bieg sprawy rozpocząłby się i tak od daty wystawienia UPO. Obywatela bowiem nie będzie obchodziło w jaki sposób zorganizowana jest praca w urzędzie jeśli będzie miał potwierdzenie dostarczenia.
Doręczona do systemu EOD „e-paczka” jest „rozpakowywana” i system EOD zapisuje do swojej bazy odpowiednie informacje - wszystko to pozwala na automatyczne przyjecie i zarejestrowanie w EOD wpływającej korespondencji (krok nr 7).
Sytuacja druga: gdy dokument do urzędu składa podmiot pubiczny (ewentualnie inny podmiot, który posiada własną ESP).
W porównaniu do sytuacji opisanej wyżej, w tym przypadku różnica jest taka, że UPO należy odesłać nie na adres mailowy ale na ESP podmiotu publicznego będącego nadawcą dokumentu (krok nr 15A). ESP podmiotu będącego nadawcą (Urząd B) winna wystawione UPO przyjąć i przekazać do systemu EOD (krok nr 15D). Równocześnie ESP Urzędu B, zgodnie z własnym, standardowym algorytmem działania, powinna wystawić UPO i przesłać je do ESP Urzędu A - będzie to m.in. stanowiło dowód że UPO wystawione przez ESP Urzędu A, rzeczywiście dotarło do ESP Urzędu B. Całość powinna działać w taki sposób aby nie doszło do „zapętlenia” w wystawianiu kolejnych UPO przez ESP obu urzędów.